Tarefas como controle de ponto, processos admissionais e demissionais, pagamentos e concessão de benefícios são apenas alguns exemplos do departamento pessoal. A rotina dessa equipe envolve cada uma dessas demandas, e possui uma importância muito significativa na empresa.
Uma empresa possui diversas demandas administrativas, principalmente em relação a coordenação dos colaboradores. Sendo assim, os profissionais que atuam diretamente no capital humano possuem atribuições específicas para administrar aquilo que diz respeito aos funcionários.
Para entender melhor como funciona essa rotina de tarefas e qual o papel do departamento pessoal, criamos um artigo que abordará tudo que você precisa saber sobre o assunto. Além disso, preparamos uma dica valiosa para facilitar e potencializar o trabalho desse setor, trazendo assim inúmeras vantagens para empresa.
Ficou curioso para saber melhor sobre o assunto? Então fica de olho na matéria a seguir!
O que é departamento pessoal?
É preciso, em primeiro lugar, definir e conceituar o que é o departamento pessoal, e quais suas principais características. Dessa maneira, o departamento pessoal é um setor pertencente aos recursos humanos, que tem o papel de realizar algumas funções burocráticas.
Sendo assim, o departamento pessoal é encarregado dos procedimentos relativos a toda a papelada relacionada ao trabalhador. Isso envolve aspectos como em relação à sua entrada, sua associação como funcionário e sua demissão.
Tratando-se por exemplo do processo demissional, ele é realizado visando assegurar a adequada conclusão do processo de desligamento e a devida compensação rescisória, independentemente de quem tenha tomado essa decisão.
Outro exemplo são as atividades mais burocráticas acerca da jornada de trabalho dos colaboradores, que inclui o monitoramento da pontualidade, assiduidade, tempo de trabalho, dentre outros.
O departamento pessoal é encarregado também de estabelecer que as regras previstas na Consolidação das Leis Trabalhistas sejam cumpridas. Sendo assim, esse setor deve possuir um conhecimento profundo sobre as diretrizes e regras previstas na legislação.
Portanto, o departamento pessoal, obrigatoriamente, integra a configuração organizacional da empresa e requer ser administrada com exatidão e comprometimento. Isso indica que empresas que desconsideram essa divisão ou a tratam de forma displicente estão susceptíveis a sérios problemas legais.
Qual a relevância do departamento pessoal na sua empresa?
Como mencionado anteriormente, o departamento pessoal possui uma importância essencial na empresa. Esse setor é o que resguarda o cumprimento das leis trabalhistas, por isso ele é de fundamental importância para respaldar a empresa em possíveis processos judiciais.
Outro aspecto importante está relacionado à responsabilidade desse setor em organizar o grande fluxo de informações contidos nas documentações dos colaboradores. Por isso, o departamento pessoal é importantíssimo para organização dessa papelada, e sem ele não seria possível manter a ordem.
Além disso, o departamento pessoal é importante para manter a comunicação entre a empresa e representantes jurídicos. Ele é o setor que faz a representação da empresa, e é responsável por mediar todas as informações e decisões nessa esfera.
Dessa maneira, o departamento pessoal é um dos setores essenciais para o correto funcionamento da empresa. Sendo assim, quanto maior a empresa, maior a necessidade de atuação do departamento pessoal.
Quais atribuições do departamento pessoal?
A configuração do setor de departamento pessoal vai variar conforme as dimensões da organização, ou seja, se a empresa é de pequeno, médio ou grande porte. Assim, para uma administração mais especializada, é aconselhável a subdivisão do setor em áreas distintas.
Entretanto, existem atribuições gerais que são de responsabilidade do setor de departamento pessoal. Geralmente essas demandas são burocráticas, e exigem um grande esforço de concentração para coordenar as atividades propostas.
A primeira atribuição que destacamos é quanto ao processo de admissão de novos colaboradores no corpo de trabalho da empresa. Nesse quesito, o departamento pessoal é responsável por organizar todo o processo, desde a exigência dos documentos, até o registro das informações dos colaboradores na empresa.
Além disso, outra atribuição está direcionada aos colaboradores que já estão atuando na empresa, controlando e coordenando algumas atividades. Sendo assim, o departamento pessoal possui um papel fundamental no controle da jornada de trabalho, de atestados, cálculo de férias, horas extras, dentre as demais atribuições.
Outra importante função do departamento pessoal está no processo de demissão, e as demais obrigações legais que envolvem as rescisões contratuais. Sendo assim, esse setor coordena o cálculo de verbas rescisórias, aviso da rescisão contratual, recolhimento dos documentos do colaborador, além de muitas outras atividades.
Uma vez entendido as atribuições do departamento pessoal, é preciso detalhar quais são as atividades que fazem parte de cada uma dessas funções mencionadas. Portanto, os próximos tópicos vão elucidar com profundidade cada uma dessas atividades.
Quais as principais atividades da rotina do departamento de pessoas?
Afinal de contas, como é o dia a dia dos indivíduos que trabalham no departamento pessoal? Pensando em auxiliar nisso, separamos uma lista com as principais atividades realizadas pelo setor. As atividades levam em consideração as principais atribuições do setor, que envolve os processos de admissão, demissão e atenção aos colaboradores.
1- Verificação de documentos
Em primeiro lugar, é papel do departamento pessoal organizar e registrar todos os documentos dos colaboradores da empresa. Esses documentos são requisitados desde a contratação do funcionário, e podem ser ainda solicitados conforme a empresa sentir necessidade.
Isso implica que o setor tem a competência de organizar os documentos e informações, assegurando a conformidade com as leis trabalhistas e o cumprimento dos padrões estabelecidos pelo governo. Isso viabiliza que a empresa permaneça em conformidade e evite encargos trabalhistas.
2- Coordenação da jornada de trabalho
Outra atividade fundamental do setor de departamento pessoal é a coordenação da jornada de trabalho dos colaboradores. Isso porque a CLT cria ordens e regras muito específicas para a jornada de trabalho de um empregado, além do descanso intrajornada e interjornada obrigatório.
Por exemplo, a CLT preconiza que a carga horária de trabalho máxima é de 44 horas semanais, com um descanso interjornada de no mínimo 11 horas. Sendo assim, a empresa precisa garantir que haja o cumprimento desses pressupostos, e isso é uma das responsabilidades do departamento pessoal.
Portanto, esse setor é responsável por verificar o ponto dos colaboradores, com seu horário de entrada e saída. Com esse controle é possível garantir que o colaborador esteja cumprindo a carga horária estabelecida no contrato de trabalho.
Além disso, o departamento pessoal também avalia a pontualidade do colaborador, ou seja, se o funcionário possui atrasos frequentes e injustificados. Da mesma forma, é possível também avaliar a assiduidade, para verificar se o colaborador possui faltas não justificadas.
Caso detecte algum problema na jornada de trabalho, é papel do departamento pessoal relatar essa situação para a equipe de gestão de pessoas.
3- Cálculos da folha de pagamento
Outra atividade que faz parte do dia a dia dos profissionais que atuam no setor de departamento pessoal está no fechamento da folha de pagamento de todos os colaboradores da empresa.
Assim, esse setor é responsável por realizar o cálculo do salário dos funcionários, após todos os descontos e acréscimos serem calculados. Por exemplo, o departamento pessoal é responsável por realizar o cálculo de adicional de periculosidade, para aqueles funcionários que recebem esse acréscimo.
Além disso, é preciso realizar o cálculo dos possíveis descontos na folha de pagamento. Por exemplo, o desconto do INSS realizado na folha de pagamento é calculado pelo setor, que descreve além desse, todos os descontos no contracheque.
4- Cálculo de férias
As férias remuneradas é um direito de todo trabalhador, que poderá gozar do benefício de afastamento de suas atividades após 12 meses de trabalho. Além disso, durante o período de férias o trabalhador receberá um acréscimo de ⅓ no seu salário, sendo essa uma exigência prevista na CLT.
Portanto, a escolha do período de férias é um acordo entre o funcionário e a empresa, mas o calendário é organizado pelo departamento pessoal. Sendo assim, o departamento pessoal precisa registrar e coordenar o período de férias de cada funcionário, verificando inclusive se eles atendem aos critérios.
Além disso, o cálculo do pagamento das férias também é feito pelo departamento pessoal, que possui a função de descrever esse acréscimo na folha de pagamento. Dessa maneira, esse setor é responsável tanto por coordenar o período de férias dos funcionários, quanto por calcular o pagamento e realizá-los de maneira devida.
5- Registro de licenças
Existem diversas situações que obrigam o trabalhador a disponibilizar um documento que comprove determinado tipo de licença. Por exemplo, em caso de afastamento por problemas de saúde, o trabalhador deverá disponibilizar o atestado de afastamento para respaldá-lo.
Sendo assim, o departamento pessoal é responsável por receber esses documentos, avaliar se está dentro dos padrões da lei, e arquivá-los junto às demais documentações do colaborador. Além disso, caso seja necessário, a comunicação com órgãos do governo é de responsabilidade da equipe de gestão pessoal.
6- Gestão admissional e demissional
Como mencionado anteriormente, uma das atribuições do setor de departamento pessoal são alguns processos burocráticos na gestão de admissão ou demissão de funcionários.
Durante o processo de admissão, alguns protocolos precisam ser realizados, como a assinatura da carteira de trabalho, inclusão dos dados do funcionário, e o recolhimento de alguns documentos fundamentais.
Assim, durante a admissão, o colaborador deverá disponibilizar documentos como RG, CPF, título de eleitor, comprovante de quitação eleitoral, carteira de trabalho, certificado reservista e carteira de inscrição no PIS/PASEP. Como dito anteriormente, esses documentos são recolhidos e avaliados pela equipe de departamento pessoal.
Além disso, o Atestado de Saúde Ocupacional (aso) é um relatório que atesta a capacidade do colaborador realizar as atividades na empresa, e é solicitado também no processo de admissão. Assim, o departamento pessoal é responsável por acompanhar esse processo, recolher o documento e registrá-lo, para efetivar a contratação.
Durante o processo de demissão, a empresa deverá realizar uma série de procedimentos, dentre eles o cálculo do pagamento das verbas rescisórias. Essa demanda é de responsabilidade do setor de departamento pessoal e o cálculo vai depender do tipo de rescisão contratual.
Sendo assim, é preciso saber quais as regras preconizadas na CLT para o pagamento de verbas rescisórias para cada um dos tipos de demissão. No caso de uma demissão sem justa causa, por exemplo, uma todas as verbas devem ser pagas e calculadas.
Além de realizar todos os cálculos, é papel do departamento pessoal solicitar um exame demissional e fazer o termo de rescisão de contrato de trabalho (TRCT). Por outro lado, o setor também deve notificar o eSocial sobre o término do contrato de trabalho, além de manter a vigilância no cumprimento do aviso prévio, quando aplicável.
7- Gestão de benefícios
Além do pagamento de salário, o funcionário possui uma série de benefícios preconizados pela CLT, e também benefícios espontâneos concedidos pela empresa.
Esses benefícios são coordenados pela equipe do departamento pessoal, que deverá gerenciar a concessão e a validação de cada um deles. Por exemplo, o plano de saúde é um benefício espontâneo, e o departamento pessoal está responsável por fazer a conexão entre os dados do colaborador e a empresa responsável pelo plano
Além disso, é preciso calcular o pagamento dos demais direitos previstos na CLT, como o pagamento de horas extras, adicional de periculosidade e insalubridade, férias, dentre outros. Como já mencionado, essa é uma das atividades desempenhadas pelo departamento pessoal.
Qual a melhor ferramenta para auxiliar nessa rotina?
Como você já deve ter percebido, a rotina de trabalho do departamento pessoal é algo muito complexo, pois requer concentração para o cumprimento de atividades muito burocráticas. Para evitar que erros aconteçam nesse processo, é preciso investir em recursos tecnológicos que auxiliem o trabalho da equipe desse setor.
Dessa forma, a melhor ferramenta disponível no mercado para auxiliar a equipe de departamento pessoal é o software de controle de ponto. A plataforma do Genyo disponibiliza uma série de funcionalidades, que inclui o controle automático de ponto eletrônico, auxiliando na gestão da jornada de trabalho.
Com o Genyo é possível saber o calendário de férias dos funcionários, além do cálculo automático do banco de horas e das horas extras. São inúmeras funcionalidades pensadas para auxiliar o trabalho do departamento pessoal, potencializando sua eficiência e prevenindo muito a probabilidade de erros.
