Para uma empresa ser bem sucedida no mercado, um dos pilares principais é que tenha o controle de tudo o que está acontecendo durante as tarefas do dia a dia. Desse modo, ter o controle de entrada e saída dos materiais é algo essencial para uma boa gestão de estoque.
Fazer o registro e realizar o controle de toda a mercadoria e materiais que passam pela corporação é muito importante para auxiliar na administração financeira e ter mais conhecimentos sobre as necessidades que o mercado externo e interno demandam.
Ou seja, um controle eficiente pode determinar o sucesso ou o fracasso de uma organização. Pois, é justamente a partir desse controle que a empresa pode ter o conhecimento daquilo que já tem armazenado e o que está em falta.
Com isso, é possível reduzir o disperdício de produtos, evitar gastos desnecessários e saber quando é preciso fazer a reposição de algum material, colaborando assim, para a logística geral da corporação, trazendo benefícios e aumentando a produtividade.
Quando uma empresa deseja iniciar algum tipo de obra, por exemplo, é essencial que realiza um bom planejamento prévio. Esse processo envolve o estabelecimento de orçamento, contratação de profissionais e, principalmente, o controle dos materiais que irão entrar e sair.
Desse modo, executar o monitoramento de suprimentos é de suma importância para que as obras sejam finalizadas dentro do prazo estabelecido em contrato, além de assegurar que todos os gastos com os materiais não ultrapassem o que está previsto no orçamento pré-determinado.
Logo, é extremamente necessário que os profissionais do ramo empresarial tenham conhecimento sobre como fazer o controle do estoque, para que a aplicação de suas ferramentas seja feita de forma eficiente e sirva como um diferencial para gestores, líderes e empregadores.
Portanto, nós da equipe Genyo preparamos esse artigo com todas as informações que você precisa saber sobre esse assunto. Aqui você irá compreender o que é, qual a importância, como é utilizado pelas empresas, como implementar e muito mais!
Desse modo, continue a leitura atenta do texto, com cuidado para não deixar nenhuma informação importante passar. Ao final, você irá entender como esse tipo de organização pode aumentar o desempenho e trazer resultados incríveis para a sua empresa.
O que é o controle de entrada e saída de materiais?
O controle de entrada e saída de materiais é um procedimento utilizado para monitorar todos os insumos que circulam em uma corporação, auxiliando na distribuição e reposição desses materiais conforme as demandas do mercado.
Esse controle de suprimentos é muito necessário quando a corporação vai iniciar algum processo de construção, pro exemplo. Para esse procedimento, é importante que o gestor desenvolva estratégias de logística para o transporte e armazenamento de toda carga necessária para evitar desperdícios.
Desse modo, além de auxiliar a definir todo o material necessário, o controle de estoque também ajuda na administração financeira para cada etapa do empreendimento e permite que o gestor tenha conhecimento total de todos os produtos presentes naquele momento.
Ademais, a entrada e saída de materiais e mercadorias se refere a todos os produtos registrados no estoque, seja na hora da chegada ao estabelecimento ou no momento da saída, quando é preciso dar baixa no sistema.
Visto isso, a organização é a palavra-chave que resume esse controle. Assim, é essencial elaborar um planejamento de qual método será usado para a gestão do seu estoque. Afinal, uma corporação que não se organiza nesse aspecto, certamente terá outros pilares desalinhados também.
Para executar essa gestão com eficiência, é preciso fazer o registro de todas as datas e assegurar que as etapas dos procedimentos sejam realizadas dentro corretamente e dentro do prazo.
Sendo assim, é fundamental controlar as entradas e saídas do estoque para possibilitar a produção, reposição e venda dos produtos. Só dessa forma é possível assegurar que a empresa terá sempre mercadorias o suficiente para atender os clientes, sem deixar de realizar vendas.
Ademais, com esse procedimento a empresa também consegue evitar a quantidade exacerbada de produtos encalhados no estoque, o que é muito prejudicial ao capital de giro e ao bom desempenho financeiro do estabelecimento.
A depender de qual ramo empresarial a corporação se encaixe, algumas práticas fundamentais para conseguir controlar o estoque podem ser realizadas. Estão entre elas: realizar um inventário periodicamente, utilizar algum software para a gestão, sempre checar se as entradas e saídas estão sendo lançadas corretamente no sistema.
Qual a importância e as vantagens de fazer esse controle?
Após a leitura do tópico anterior, é possível concluir que o controle da entrada e saída de materiais é uma das etapas mais importantes para a construção de uma obra e para a administração do estoque de uma empresa.
Essa importância se dá pelo fato de que só com essa organização é possível ter a noção de todos os materiais que a corporação necessita, quantos insumos já tem no estoque e qual o valor do orçamento será direcionado para tal obra, evitando desperdício e prejuízos futuros.
Desse modo, qualquer ação deve ser registrada de forma clara, constando data, horário e qual produto deu entrada ou saída no estabelecimento. Além disso, no caso do procedimento de obra, o registro da finalidade de alguma movimentação e qual material foi utilizado também é muito importante.
A execução de todos esses pontos são fundamentais, pois influenciam diretamente na qualidade, produtividade, nos lucros e, consequentemente, no nome da marca. Ademais, além de ser um fator muito importante para o andamento da corporação, fazer esse controle também traz diversas vantagens.
Confira a seguir quais são os principais benefícios que o controle de entrada e saída de insumos podem trazer para a sua corporação:
Reforça a segurança do estoque
A primeira vantagem que o controle de estoque oferece, é uma maior segurança para os seus produtos. Isto é, quando se utiliza desse recurso, você evita que algum produto seja desviado para outras funções ou até para outros locais no estoque.
Esses descuidos podem levar a prejuízos muito altos e gerar transtornos que afetam a empresa em sua totalidade, possibilitando que as entradas e saídas ocorram de forma imprevista, fazendo com que os dados não sejam mais confiáveis.
Por esse motivo, quando a corporação começa a fazer esse controle, mais segurança e confiabilidade nos dados é oferecida, assegurando uma obra bem sucedida e um armazenamento de estoque mais consciente.
Reduz os desperdícios
Quando o estabelecimento resolve fazer o controle de estoque de entrada e saída de todos os produtos, é possível identificar quando algum está com o prazo de validade próximo ou quando algum material está em excesso em relação a outros.
Assim, se for uma rede de alimentos, por exemplo, o gestor pode utilizar de estratégias para conseguir utilizar aqueles alimentos que estão perto de vencer da melhor forma possível, para evitar o desperdício.
Desse modo, reduzir os desperdícios significa diminuir os riscos de perdas financeiras. Portanto, ao realizar o controle das datas de entrada e saída dos itens, é possível fazer uma separação com a finalidade de que os mais perto de vencer saiam primeiro, otimizando os gastos.
Melhora a logística
Esse beneficio está ligado principalmente com dois fatores essenciais: a localização física que o produto se encontra dentro do estoque e a data de entrada e saída registradas. Essa organização é um diferencial principalmente para os estabelecimentos maiores, pois auxilia no melhoramento da logística.
Esse recurso é muito útil no momento em que o cliente faz algum pedido, por exemplo. Se a empresa já tem todas as informações citadas acima registradas no sistema, a facilidade em localizar o produto e entregar nas mãos do cliente é muito maior e o tempo de venda é muito menor.
Dessa forma, as tarefas são executadas com mais segurança e a eficiência e produtividade são otimizadas, contribuindo para uma logística satisfatória.
Permite uma gestão de compras mais eficiente
Outra vantagem muito significativa que esse controle oferece é uma gestão de compras mais eficiente e estratégica. Quando é feito o acompanhamento de todos os materiais que entram e sai do estoque, a atividade do gestor é facilitada.
Isso porque é possível determinar o momento exato em que é necessário fazer compras para a reposição dos produtos armazenados, evitando que se compra algo que ainda esteja em excesso.
Ademais, se todos esses dados forem alinhados com projeções de demandas do projeto, ainda é possível determinar quanto tempo aquele produtor irá durar do estoque através de cálculos. Com isso, as compras podem ser realizadas antecipadamente, evitando que só se descubra que o material está em falta quando de fato acaba.
Essas ações em conjunto irão permitir um melhor planejamento e controle de estoque, uma otimização da administração financeira, a diminuição de prejuízos, além da possibilidade de pesquisar os melhores fornecedores para aquele produto antecipadamente
Como começar a fazer o controle de entrada e saída de materiais?
Finalmente chegamos a uma das partes mais importantes desse artigo. Agora você irá ver na prática como de fato começar a fazer o controle de tudo o que sai e entra em seu estabelecimento, ou seja, como implantar esse controle dentro de sua empresa.
Essa é uma organização essencial que precisa ser feita de forma correta e exige uma certa estruturação. Assim, qualquer movimentação de materiais dentro do estoque precisa ser devidamente registrada para evitar qualquer complicação futura.
Desse modo, é de suma importância que todos esses dados documentados sejam seguros, para isso, o uso de ferramentas, tecnologias entre outros recursos podem auxiliar na execução desse monitoramento da forma mais eficiente possível.
Portanto, confira a seguir alguns passos para começar a fazer o controle do estoque da sua corporação, assim você pode identificar qual deles se adéqua ao seu tipo de empresa:
Classifique todos os produtos quem tem em estoque
Normalmente, o primeiro passo a se dar quando deseja iniciar o controle de algo é classificar todas as peças que já tem em armazenamento. Desse modo, é possível catalogar ou criar códigos que diferencie cada tipo de mercadoria.
Porém, é importante ressaltar que independente da forma escolhida para fazer a classificação e identificação desses itens, é importante criar uma regra simples para ser fácil de lembrar por todos os funcionários.
Assim, no dia a dia isso facilitará que os códigos sejam lembrados mais rapidamente e assim, o processo de encontrar o produto e levar ao cliente acontecerá de forma rápida. Lembrando que o próprio código de barras do produto também pode ser aproveitado.
Faça inventários periódicos
Fazer um inventário periodicamente é outro passo que garante uma otimização no controle de estoque. Com esse método é possível verificar se os materiais armazenados fisicamente estão exatamente iguais ao que consta do sistema.
Ademais, com essa ferramenta é possível identificar perdas, fraudes ou roubo, falhas na prática de entrada ou saída de notas fiscais e os produtos que estão com a data de validade vencida.
Desse modo, é possível tomar uma atitude rápida para a correção do problema, evitando que mais prejuízos aconteçam.
Use a tecnologia a seu favor
Realizar a organização do estoque de forma manual nem sempre é uma tarefa fácil, principalmente quando se trata de um estabelecimento grande e com muitos produtos diferentes.
O gestor pode encontrar dificuldade em cumprir a padronização, em atualizar os dados do sistema e em ter o controle das datas de entrada e saída de materiais caso não tenha nenhuma ferramenta tecnologia para auxiliar.
Desse modo, a utilização de um software pode ajudar nessa tarefa. Como existem várias opções o mercado, é importante que o critério para a escolha considere o tamanho da corporação e o tipo de produto que ela trabalha.
Treine sua equipe
Apesar da tecnologia facilitar muitos processos, ainda assim é importante que os profissionais da sua empresa sejam treinados para manusear os sistemas de controle e verificar se está tudo funcionando corretamente.
Logo, investir em treinamentos de capacitação é fundamental para que outros membros também aprendam a executar as tarefas da melhor forma possível.
Após a leitura de todos esses tópicos, achou que essa estratégia será útil para a sua empresa? Esperamos que tenha compreendido a sua eficiência! Para mais artigos sobre estratégias de gestão confira o nosso site e ao contratar nosso serviço, ganhe 15 dias grátis!
