Compliance Empresarial: saiba mais sobre essa prática para manter a sua empresa livre de riscos

O termo Compliance é muito utilizado referente a leis e normas anticorrupção. Clique aqui para aprender mais sobre o compliance empresarial. Veja mais neste artigo!
Sumário
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Nos últimos anos, ocorreram uma série de eventos relacionados diretamente com a corrupção. Isso colocou esse problema, aparentemente tão recorrente, em evidência. Devido a este fato, muitas empresas passaram a prezar pelo conhecimento, e aplicabilidade da prática de compliance empresarial.

Na prática, o compliance tem a função de proporcionar segurança e minimizar os riscos de instituições, e empresas, ao garantir que estas estão agindo conforme os regimentos, as normas e as leis estabelecidas interna e externamente.

Para te explicar mais sobre o compliance e como aplicá-lo na sua empresa, o Genyo preparou esse artigo com todas as informações essenciais para você! Confira o artigo na íntegra e fique por dentro desse assunto!

O que é Compliance?

Compliance significa agir em acordo com as leis, os padrões éticos e os regulamentos vigentes. Esse termo é originado do inglês “to comply” e significa basicamente “obedecer uma ordem, um procedimento”.

Consequentemente, pode-se compreender que o compliance é o guia de comportamento de uma organização, perante o mercado no qual está incluído. Portanto, estar em conformidade com as obrigações legais da empresa significa estar em compliance com a governança corporativa e com os controles internos.

Para garantir que isso ocorra, todos os departamentos da empresa precisam estar envolvidos com essa política. Isso vai desde da área de recursos humanos, até as principais lideranças.

Devido às recentes eclosões de operações de combate à corrupção, o termo “compliance” encontra-se cada vez mais fortalecido. Após a promulgação da Lei número 12.846/13, conhecida como Lei Anticorrupção, e de sua regulamentação, através do Decreto número 8.420/15, agir em transparência tornou-se imprescindível.

Inclusive, essa necessidade, bem como a fiscalização, é um questionamento trazido e cobrado pela própria sociedade. A aplicação da política organizacional alinhada aos interesses da população nunca esteve tão em alta.

Devido a essa preocupação crescente da sociedade, resultou em uma preocupação também das empresas, relacionado com a correção e a austeridade das ações destas. Transcendendo o aspecto operacional e passando a invadir, assim, o campo ético e moral.

Em vista disso, como uma forma de aplicar a política de gestão de riscos, a busca pelo compliance também garante um menor grau de exposição negativa para a própria empresa.

Compliance Empresarial

Neste caso, engloba-se para além do dever de estar em conformidade com os atos e normas internos, porém também com os negócios externos com os quais precisam  se adaptar.

Dessa forma, o compliance empresarial serve para mostrar às organizações os padrões a serem seguidos, de acordo com as normas de controle.

O que diz a Lei Anticorrupção?

Após a aprovação da Lei número 12.846/13, muito conhecida como Lei Anticorrupção, tornou-se muito mais evidente a necessidade de uma área direcionada ao compliance, principalmente na área de compliance empresarial.

De acordo com as disposições gerais da própria Lei:

“Art. 1º Esta Lei dispõe sobre a responsabilização objetiva administrativa e civil de pessoas jurídicas pela prática de atos contra a administração pública, nacional ou estrangeira.

Parágrafo único. Aplica-se o disposto nesta Lei às sociedades empresárias e às sociedades simples, personificadas ou não, independentemente da forma de organização ou modelo societário adotado, bem como a quaisquer fundações, associações de entidades ou pessoas, ou sociedades estrangeiras, que tenham sede, filial ou representação no território brasileiro, constituídas de fato ou de direito, ainda que temporariamente.”

Ou seja, obriga que as próprias organizações proponham políticas internas de controle, bastante rígidas, sobre qualquer possibilidade de fraudes ou atos de corrupção. Assim, isso é justamente o que a área de compliance é destinada a realizar.

Qual o papel do Compliance Empresarial?

Como mencionado acima, o compliance atua com o papel de criar mecanismos para evitar maiores problemas à empresa, no futuro. A falta do cumprimento das normas, pode ocasionar uma série de consequências.

Processos trabalhistas, multas da Receita Federal devido falhas na prestação de contas são só alguns dos exemplos de problemas que podem acontecer. Outro ponto que também pode vir a ser uma problemática é referente ao tratamento das informações, uma vez que este se tornou um tema relevante através da Lei Geral de Proteção de Dados.

O que diz essa Lei?

A Lei Federal número 13.709/2018 é o marco regulamentador da proteção e transferência de dados pessoais no Brasil. Sua criação provém justamente da necessidade de existir um “freio” mediante a utilização de dados pessoais.  Ele também prevê a proteção de dados que identificam a origem, raça ou etnia, religião, entre outros dados pessoais.

Assim, as normas de compliance nas empresas precisam estar atualizadas conforme a Lei Geral de Proteção de dados, não apenas no que condiz aos dados dos seus colaboradores, mas também a todos àqueles que as organizações possuem acesso.

O que é um programa de Compliance?

Sabendo que o Compliance é uma função que envolve a conformidade da empresa às leis e normas de órgãos regulamentadores, um dos principais objetivos é corrigir e prevenir desvios que possam trazer prejuízos judiciais à empresa.

Porém, o compliance pode ser ainda mais benéfico às empresas. Por isso, existe o que se denomina Programa de Compliance e Ética Empresarial, no qual consiste no conjunto de ações que se dedicam a questões relacionadas à ética, sustentabilidade, cultura corporativa, entre outros diversos riscos que podem ocorrer.

Em vista disso, é possível constatar que o programa não abrange apenas as obrigações legais da empresa, mas também as regras e os valores que compõem cada instituição, e que podem vir a ser violados.

Como estruturar um Programa de Compliance?

Compliance empresarialPara estruturar um bom Programa de Compliance, é imprescindível montar uma boa equipe de Compliance. Para isso, essa deve ser composta por uma liderança, denominada de Chief Compliance Officer (CCO), a qual precisa ser escolhida de forma criteriosa.

Ademais, a equipe precisará ser composta por analistas, capazes de analisar riscos operacionais, conhecer e interpretar leis, que estejam relacionadas com a empresa, além da elaboração de manuais de conduta, por exemplo.

Outras funções também necessárias são a realização de auditorias periódicas, o desenvolvimento de projetos de melhoria contínua, a disseminação de compliance por toda a organização, e inclusive o monitoramento da segurança da informação.

Devido à extensão das responsabilidades, em grandes empresas, a divisão dessas pode se estender a coordenadores e/ou gestores. Além disso, também se faz necessário a contratação de assistentes, para garantir que todas as tarefas sejam cumpridas.

Como aplicar o Programa de Compliance?

Ao iniciar o seu programa de compliance, a empresa precisará seguir alguns primeiros passos para garantir que tudo funcione de forma adequada. Inicialmente, é necessário a elaboração de um código de conduta, com linguagem acessível a todos.

Feito isso, é preciso que esse código seja de conhecimento de todos. Em vista disso, é necessário promover a disseminação dele para os funcionários. Para que isso funcione bem, é imprescindível lembrar que o exemplo vem de cima. Portanto, a direção da empresa precisa agir de maneira impecável.

Já em terceira instância, o Programa de Compliance consta com a criação de canais internos de denúncias. Nesses, os próprios funcionários precisam se sentir seguros para relatar atividades que ocorram em desconformidade com os preceitos da empresa.

Por último, é preciso evidenciar, quantas vezes necessário, que a empresa não se envolve em práticas moralmente questionáveis. Dessa forma, será possível adquirir a imagem de uma empresa íntegra e idônea, e garantir a manutenção desta reputação.

Uma vez que os passos tenham sido concluídos, não significa o fim do programa. O mesmo precisa ser monitorado, mediante revisão periódica da análise de riscos jurídicos e socioambientais. A depender dos resultados, é sempre possível realizar adaptações.

Controle Interno

Um dos instrumentos de aplicabilidade do Compliance empresarial é o controle externo. Esse é muito utilizado para que se possa evitar a ocorrência de eventos que venham a materializar um risco, seja esse regulatório ou de reputação.

Através desse controle, os gestores são capazes de acompanhar mais de perto a rotina da empresa perante as obrigações externas e o próprio código de conduta.

Comunicação e Treinamento

O compliance não será muito efetivo sem que haja uma capacitação dos próprios colaboradores. Através desse, visa-se criar uma cultura organizacional baseada nas conformidades legais e éticas.

Em vista disso, é importante garantir que os treinamentos sejam periódicos, em prol de garantir a adaptação e o aprimoramento do programa. Assim, é sempre possível realizar ajustes quando necessário.

Investigação Interna

Uma vez que tenha sido identificado algum desvio que não esteja seguindo conforme o programa de compliance, a empresa deve proceder, de forma imediata, com uma investigação interna.

Dessa forma, visa interromper qualquer irregularidade que tenha sido encontrada, ou mesmo infração que tenha sido identificada. Assim, quando todas as informações sobre o fato já tiverem sido obtidas, convém tomar as medidas cabíveis.

Due Diligence

Due Diligence, ou diligência prévia, é uma prática que consiste basicamente em realizar uma investigação e um levantamento, de tudo que pode ser um risco futuro, antes de firmar um relacionamento contratual.

Por isso, é um artifício muito utilizado para organizações que tenham algum vínculo com a empresa em caso de terceirização, prestação de serviços, consórcios, etc.. A ideia é justamente investigar as condições precedentes de um negócio e avaliar se vale ou não a pena seguir com a investigação.

Quais os benefícios do Compliance Empresarial?

Possuir uma área destinada à aplicação do Compliance na sua empresa possui uma série de vantagens. Algumas dessas são:

  • Segurança jurídica;
  • Identificação de riscos e prevenção de problemas;
  • Construção de imagem positiva;
  • Ganho de Credibilidade;
  • Redução de custos;
  • Transparência no cumprimento de regras;
  • Maior competitividade;
  • Aumento de produtividade;
  • Melhoria da eficiência e qualidade dos serviços/produtos ofertados;

Todos os benefícios citados são de suma importância para a empresa. Através da aplicação estratégica do sistema de compliance na sua empresa, significa que a mesma trabalha com transparência e em um elevado grau de gestão empresarial.

Isso revela que os gestores e as equipes dominam os processos e os procedimentos, garantindo que os mesmos são executados de forma efetiva. Para a empresa que não atua em compliance, pode ocasionar em grandes perdas financeiras, patrimoniais e muitos outros riscos.

É preciso compreender que o seguimento das normas, e por conseguinte, a empresa em compliance simboliza estar à frente dos riscos que podem ocorrer. Caso isso não aconteça, é necessário refletir e mudar este fato.

No cenário empresarial, já foi possível constatar que instituições que apresentam um setor de compliance ativo, independente e bem estruturado, estão se colocando em uma posição muito mais elevada quando comparado a outras empresas que não possuem esse setor. Ou seja, utilizar o compliance é uma necessidade.

Normas do Compliance empresarial

As políticas de compliance empresarial são diretrizes amplas que posicionam atitudes e valores da empresa, em relação a temas como transparência da alta administração da empresa; análise periódica de riscos; maiores controles internos; estabelecimento de canais de denúncia; entre outros assuntos mencionados anteriormente.

Para que essas ações de fato ocorram, existem algumas normas e alguns procedimentos que devem ser seguidos. Confira-os a seguir:

  • Utilização de um sistema de informação que favoreça o monitoramento das atividades da empresa;
  • Optar por um sistema de normatização e padronização da empresa, que possa ser mantido sempre ativo e atualizado;
  • Obter uma comunicação estruturada sobre os instrumentos normativos da empresa;
  • Realizar processos de auditoria interna com foco nos requisitos para se atingir o compliance.

Diferença entre Compliance e Auditoria Interna

A auditoria interna é um processo designado, que ocorre de maneira esporádica, com o objetivo de avaliar e prestar ajuda a alta administração da empresa. Assim, essa é uma forma de obter análises, recomendações e estipular objetivos acerca dos fatos examinados

A auditoria interna é um processo muito importante, inclusive utilizado dentro do compliance empresarial. A diferença é que este é um processo que irá atuar durante todo o tempo dentro da empresa.

Por que investir no Compliance Empresarial?

Investir em ações de compliance é na verdade, se prevenir, para gastos desnecessários futuros. Através dessas ações, é possível reduzir uma série de custos, aumentando seu rendimento operacional e evitando perdas.

Ademais, como mencionado em pontos anteriores, ao seguir conforme das demandas da lei, fornece uma transparência e credibilidade muito maior à empresa, dando a essa uma maior confiança no mercado em que atua.

Uma vez que equipes mais preparadas, aumentam seu desempenho, consequentemente pode-se observar isso refletido diretamente na produtividade. Portanto, utilizar-se desse conceito para guiar boas práticas dentro da organização, é reduzir significativamente os riscos da empresa, promovendo um ambiente mais saudável e confiável.

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