As catracas com controle ponto, apesar de serem uma tecnologia de fácil execução e aplicação, não são permitidas pela legislação brasileira vigente.
O controle de acesso por catracas nas empresas é uma ferramenta útil para a monitorização inteligente da movimentação de pessoas no interior de uma empresa. Funcionam como utensílios que auxiliam o RH de uma organização no sistema de monitoramento do acesso ao interior dela.
Trata-se de uma ferramenta distinta dos registros de pontos eletrônicos, que podem ser definidos pela Portaria 671 do Ministério do Trabalho, proposta em 2021. Segundo esta portaria, os registros são um ‘conjunto de equipamentos e programas informatizados destinados exclusivamente à anotação da hora de entrada e saída dos trabalhadores’.
Portanto, as catracas e os registros de pontos eletrônicos são equipamentos diferentes por determinação do Ministério do Trabalho que exige requisitos distintos para cada equipamento. Porém, apesar de serem limitadas por uma decisão técnica, estes equipamentos podem auxiliar a sua empresa no controle do fluxo de funcionários e visitantes.
No entanto, o que especifica a legislação sobre o uso de equipamentos que acumulam funções no registro de informações, como possíveis catracas com controle de ponto? Além disso, quais as vantagens que uma empresa pode ter ao adquirir um sistema registrador de ponto eletrônico? Continue a leitura e confira!
Por que as catracas com controle de ponto não podem ser implementadas nas empresas?
O ponto eletrônico surgiu no Brasil na década de 80 e, com seu aparecimento, a legislação foi reestruturada para compreender este fenômeno tecnológico. Iniciou-se com modelos de controle manuais, como livro de ponto, atualmente os controles de ponto possuem modelos repletos de inteligência artificial, como os sistemas digitais.
Uma portaria que foi produzida a fim de regular o uso dos controle de acessos por pontos eletrônicos é a Portaria 1510 do MTE. Nesta portaria, era obrigatório que alguns elementos fossem cumpridos para que o registro adequado fosse realizado, para que houvesse transparência nas informações.
Entre os requisitos para a implementação, o funcionamento ininterrupto do registrador por um período mínimo de 1440 horas, ou seja, 60 dias. Além disso, deve-se manter uma porta USB que permite a realização de auditoria apenas pela equipe de auditores fiscais que irão fiscalizar periodicamente o funcionamento.
Mais do que isso, deve haver um relógio interno associado a um visor que permita que sejam feitas as contagens das horas, minutos e segundos. Outras condições importantes são a impossibilidade de exclusão de dados registrados e a impressão realizada com bobina de papel.
No entanto, esta legislação foi recentemente enriquecida, transformando-se na Portaria 671 do Diário Oficial da União. Nesta nova portaria, todos os requisitos já listados para a portaria 1510 estão mantidos e algumas outras explicações foram incorporadas.
A principal alteração está associada à criação do Registrador de Ponto Eletrônico por Programa (REP-P). Este aplicativo é um software que tem como objetivo o registro do ponto eletrônico de maneira exclusiva, devendo ser aprovado pelo MTE para ser aplicado.
Por não cumprir todos estes requisitos, como por exemplo a impressão em papel e a exclusividade de função, as catracas não podem funcionar como controle de ponto. Porém, quais as vantagens por trás da instalação de uma catraca na empresa? Confira!
Vantagens do uso das catracas
Como explicado acima, a legislação exige que haja uma separação entre o registrador de ponto eletrônico e as catracas registradoras de uma empresa. No entanto, do ponto de vista de funcionalidades, as duas ferramentas se complementam e, quando associadas, otimizam o desempenho da gestão.
A autenticidade das informações registradas em um sistema de registro é muito importante para as empresas. Em catracas eletrônicas é possível fazer essa autenticação por cartão de identificação que possui os dados do usuário previamente digitalizados. Dessa maneira, só são liberados para entrar na empresa, funcionários que provaram autenticidade na catraca.
Além disso, podemos autenticar a passagem de uma pessoa em uma empresa através da biometria. Neste caso, a digital do funcionário é utilizada e o reconhecimento dela é feito pelos softwares. Este modo é interessante porque não há como terceiros fazerem a autenticação pelo funcionário, o que inibe as fraudes que são muito comuns.
Outro modelo possível de ser implementado é através do reconhecimento facial do indivíduo para que possa avançar pela catraca. O reconhecimento facial ainda é uma modalidade em evolução e expansão que consiste em uma análise detalhada dos traços do indivíduo. É comum em ambientes da empresa que precisam de muita segurança.
Por fim, outro modelo em expansão e que apresenta uma alta aplicabilidade é por meio de Tags. As tags são códigos digitalmente lidos que acionam uma catraca automaticamente liberando o acesso. São muito comuns em shoppings e condomínios para permitir que veículos cadastrados, ou que apresentem o código válido, avancem.
Atualmente, as tags têm se expandido e se tornado os QR codes, que são códigos produzidos pelo sistema que podem ser armazenados nos smartphones. Nestes casos, o sistema gera um código que deverá ser lido e interpretado pelo computador de maneira a liberar o acesso do usuário.
Por que utilizar um registrador de ponto eletrônico na sua empresa?
Apesar de vivermos em uma sociedade que evolui do ponto de vista tecnológico, existem ainda empresas que utilizam controles de ponto não eletrônicos. Não possuir um ponto eletrônico pode expor a sua empresa a riscos que variam desde a fraudes a até processos judiciais por parte dos demitidos.
Por exemplo, para funcionários que precisam se ausentar da empresa para exercer funções, não há uma clara distinção entre o expediente e o fim dele. Isso acarreta em confusões que podem sobrecarregar o funcionário por estressá-lo pela perda de horário de lazer, bem como gerar atrasos na entrega das atividades.
Já existem, por exemplo, modelos de softwares desenvolvidos pelo Genyo que permitem uma interação eficiente entre a gestão de pessoas da empresa e funcionários. Isso é interessante porque permite que o funcionário faça o controle do seu horário de trabalho por aplicativos, inclusive em Home Office.
Isso é possível, inclusive para locais onde o acesso à internet é dificultado, seja para fábricas em locais distantes, seja para espaços em subsolo. Os sistemas que são desenvolvidos para o controle de ponto podem funcionar tanto em modo online como em modo offline.
Mais do que isso, o controle total dos horários dos seus funcionários é vital para que se mantenha uma relação adequada entre funcionários e empresa. Isso porque, atrasos costumeiros são motivos para demissão por justa causa ou ainda para punições como advertências ou suspensões.
No entanto, se o empregador não tiver o controle destas faltas constantes não será possível fundamentar suas decisões de advertência ou demissão. Portanto, um registro de ponto que funcione nas mais variadas circunstâncias e que possua um sistema de suporte eficiente serve de proteção para a instituição.
Quando é obrigatório que se faça o registro de ponto?
A história dos registradores de ponto passou por várias fases até chegar no modelo de registro que se aplica atualmente nas empresas brasileiras. O Brasil já teve fases em que o registro de ponto deveria ser feito em um local público para que todos tivessem acesso às informações.
Além disso, houve um período recente em que a obrigatoriedade do registro era feita para instituições que possuíam mais de 10 funcionários. Atualmente essa obrigatoriedade é para instituições que possuam mais de 20 funcionários.
Isso não se limita a empresas que possuem uma sede ou algum local específico para que o trabalho seja exercido. Por exemplo, se há mais do que 20 funcionários realizando serviço doméstico em uma casa, há obrigatoriedade de que o registro desses funcionários seja feito.
É importante salientar que o tipo de controle de registro é de escolha do dono do estabelecimento e não vem discriminado na legislação. A forma mais segura de se fazer esse registro atualmente é através do modelo eletrônico, onde as informações são guardadas e processadas através de softwares.
Assim, quando escolhido um modelo de controle de registro eletrônico é importante que ele siga todas as normas que são estabelecidas pela legislação vigente. Isso porque, ao transgredir aspectos legais explícitos, o empregador pode perder a razão na hora de usar a documentação que possui para justificar seus atos.
No entanto, existem outros tipos de controle de ponto que podem ser utilizados, mas atrasam o trabalho do RH por não apresentar inteligência artificial adequada. Estes tipos de ponto geralmente precisam de uma assistência manual, ou de um funcionário que fiscalize a ação, o que permite o estabelecimento de fraude.
Portanto, faz-se necessário que o empregador escolha um modelo de software que seja seguro e que possua um sistema adequado para a sua empresa.
O ponto eletrônico e as catracas se complementam no auxílio à gestão da empresa
Apesar de haver uma limitação nas funções das catracas devido à legislação, as catracas são um importante recurso no auxílio da gestão da sua empresa. Um dos principais motivos é porque ela é adaptável a vários tipos de empresas e situações dotada de uma inteligência artificial versátil e ampla.
Um dos principais recursos que podem ser utilizados pelas empresas é barrar o funcionário que por algum motivo não pode entrar no espaço da empresa. Um exemplo disso é o funcionário que por algum motivo foi suspenso e que por conta disso não pode adentrar o espaço da empresa.
Entrando na empresa, este funcionário é livre para que possa registrar o ponto, já que não há um recurso no registrador que o impeça de fazê-lo. No entanto, se o funcionário consegue ser barrado na entrada da empresa já é impedido de registrar o ponto por um sistema digital.
Além disso, quando um funcionário é demitido, seu acesso à empresa já é impedido no ato da demissão. É muito comum que funcionários recém-demitidos, pela proximidade com outros funcionários, acabam tendo acesso facilitado ao interior da empresa, expondo a equipe a risco de retaliação.
Nestes casos, uma catraca na entrada da empresa já irá inibir sua tentativa de passar para o interior da empresa. Isso porque a equipe de segurança será alertada pelo próprio sistema de que alguém de fora dos domínios da empresa está tentando invadi-la.
Mais do que isso, funcionários que apresentam um banco de horas no registrador de ponto muito grande podem ser limitados de entrar na empresa também. Isso evita que haja um acúmulo de horas no banco que se transforma posteriormente em uma dívida difícil de solucionar com o funcionário.
Portanto, as catracas são o primeiro ponto de proteção e segurança para a sua equipe de funcionários.
Como fazer a melhor associação entre catraca e registrador de ponto eletrônico para minha empresa?
Escolher a catraca e o registrador de pontos ideias para sua empresa precisa ser norteado por dois fatores principais. O primeiro fator é o fluxo de pessoas por turno que frequentam o local e o outro está associado ao tipo de empresa que está tratando-se.
Empresas com baixo fluxo de pessoas necessitam de catracas e registros de pontos com menor robustez e com um sistema inteligente mais simples. Este sistema precisa registrar as informações mais importantes e fazer a contagem de funcionários no interior da empresa.
No entanto, se a empresa está associada a um grande volume de pessoas, como eventos, é necessário um sistema mais robusto, bem como também a adequação do material utilizado. Ou seja, grandes volumes de pessoas exigem um sistema mais robusto não apenas fisicamente como também mais desenvolvido na inteligência artificial.
Por fim, é necessário entrar em contato com um especialista que avalie a realidade da sua empresa e entenda as necessidades que surgem da sua razão social. Com isso, é possível estabelecer uma associação ideal entre a catraca perfeita e o registrador ideal para sua organização.
Portanto, as catracas com controle de ponto não são viáveis legalmente. No entanto, quando as catracas se associam aos registradores são ferramentas úteis para otimizar a coleta de dados na sua empresa. Para saber mais sobre outros aspectos de uma gestão estratégica, acesse o blog do Genyo e confira outras maneiras de otimizar a sua gestão.
