Trabalhar de casa tornou-se uma realidade para muitos profissionais, levantando dúvidas sobre as obrigações das empresas em relação ao auxílio home-office.
Será que o auxílio home-office é obrigatório? O que a legislação brasileira diz sobre isso? E, afinal, como determinar um valor justo para esse auxílio?
Com a popularização do home-office, é essencial compreender o que está previsto na legislação trabalhista brasileira e como as empresas podem adequar suas políticas para garantir um ambiente de trabalho eficiente e justo.
Do mesmo modo, definir um valor adequado para o auxílio home-office envolve considerar diversos fatores, como custos adicionais com energia, internet e equipamentos necessários para o desempenho das atividades laborais.
Acompanhe nosso guia para esclarecer todas as suas dúvidas e assegurar que tanto empregadores quanto empregados estejam em conformidade com as normas legais!
Entendendo os custos do home-office
O trabalho remoto está se tornando cada vez mais comum nas organizações como forma de garantir mais economia para as empresas, e um maior equilíbrio entre a vida pessoal e profissional dos colaboradores.
No entanto, essa modalidade de trabalho traz consigo uma série de custos fixos e variáveis que antes eram cobertos pela empresa, no caso do trabalho presencial.
Existem, por exemplo, despesas relacionadas à infraestrutura necessária para a execução das atividades em casa, tais como internet, energia elétrica, telefone e outros gastos dessa categoria.
Por isso, é importante que as empresas estejam cientes dos custos envolvidos no home office e estejam preparadas para cobrir essas despesas, seja através do auxílio home office ou do reembolso dos custos diretamente pelos funcionários.
O que é o Auxílio home-office?
O auxílio home office é um benefício flexível que pode ser oferecido pelas empresas para ajudar os colaboradores a pagar as despesas relacionadas ao trabalho remoto.
A implementação do home office pode resultar em uma redução de custos para as empresas, como manutenção de espaço, energia elétrica, limpeza, internet e outros materiais.
Nesse sentido, as as principais despesas do home office incluem telefone fixo/celular, conexão à internet, energia elétrica, computador/tablet e materiais de escritório.
Sendo assim, a empresa deve negociar com o colaborador a responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento de equipamentos tecnológicos, como computador e tablet.
A utilização de equipamentos inadequados, vale salientar, pode gerar problemas ergonômicos e estresse na equipe.
Para mensurar esses custos, o melhor caminho é estabelecer um diálogo individual com os colaboradores, considerando suas necessidades de equipamentos e materiais.
Assim, será possível calcular uma ajuda de custo adequada para o home office, que não integra o salário e é isenta de encargos.
Auxílio home-office Lei: O que diz a CLT?
Uma das principais dúvidas dos brasileiros sobre este benefício é o que a CLT diz sobre o auxílio home-office.
Na CLT, a regulamentação do teletrabalho ocorreu por meio da Lei Nº 13.467, mais conhecida como Reforma Trabalhista.
Implementada em 2017, a lei em questão define o teletrabalho (home-office) como “a prestação de serviços preponderantemente fora das dependências do empregador, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação que, por sua natureza, não se constituam como trabalho externo“.
A legislação trabalhista também estabelece que os empregadores podem se responsabilizar pelos custos relacionados ao home-office dos funcionários, desde que essa responsabilidade esteja prevista no contrato de trabalho.
“‘Art. 75-D. As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.
Parágrafo único. As utilidades mencionadas no caput deste artigo não integram a remuneração do empregado.”
Em termos mais práticos, a lei não estabelece de forma clara como deve ser a ajuda de custo no home office, e nem cria uma obrigatoriedade para esse benefício.
Por outro lado, a lei deixa bem claro que os auxílios de custo, como os relacionados ao home office, não integram a remuneração do trabalhador e não constituem base para o pagamento de encargos trabalhistas ou previdenciários, de acordo com a CLT.
Auxílio home-office é obrigatório?
Não. De acordo com a CLT e com a Reforma Trabalhista, o auxílio home-office não é obrigatório. Trata-se de um benefício flexível que pode ou não ser oferecido pelas empresas.
- Ou seja: não há um auxílio home-office CLT propriamente dito.
Sendo assim, segundo a legislação trabalhista brasileira, a decisão de pagar ajuda de custo para o home office não é exigida por lei, sendo facultativa a cada negócio.
A Reforma Trabalhista de 2017, através da Lei n.º 13.467, regulamentou o trabalho em home office, permitindo o pagamento da ajuda de custo, porém, sem obrigatoriedade legal.
Como citamos anteriormente, os valores pagos como ajuda de custo para o home office não fazem parte da remuneração do empregado, não integrando o contrato de trabalho e não sendo considerados para o cálculo de outras verbas trabalhistas como contribuição previdenciária e FGTS.
Dessa forma, a empresa tem a autonomia de definir o valor de forma estratégica, levando em consideração os gastos que os colaboradores têm ao trabalhar remotamente.
Mesmo assim, muitas empresas optam por oferecer ajuda de custo no home office como uma medida que contribui para um bom clima organizacional e incentiva a produtividade dos colaboradores nesse novo modelo de trabalho.
Seja como for, a decisão de pagar ou não a ajuda de custo fica a critério de cada empresa, levando em consideração sua política interna e as negociações com os funcionários.
Como funciona o auxílio home-office?
A ajuda de custo no home office funciona como um benefício que pode ser oferecido pela empresa para ajudar o funcionário a cobrir os gastos extras relacionados ao trabalho remoto.
Quanto ao funcionamento, o auxílio home-office pode ser oferecida de diferentes formas, como um valor fixo mensal depositado em um cartão multibenefícios ou através do reembolso dos gastos comprovados pelos funcionários.
Não há um valor mínimo definido por lei para o auxílio home office, sendo a região um fator chave para a variação de valores, por exemplo em planos de internet e gastos com energia.
Abaixo, detalhamos as 3 principais maneiras pelas quais o auxílio home-office é oferecido aos trabalhadores: cartão multibenefícios, reembolso e parceria:
Auxílio home-office no cartão
- Uma opção bastante utilizada pelas empresas é oferecer a ajuda de custo na forma de um cartão multibenefícios.
- Nessa modalidade, os colaboradores recebem cartões para utilização dos valores definidos pela empresa, permitindo um maior controle dos gastos.
- Dessa forma, os funcionários têm mais liberdade para escolher como utilizar o valor da ajuda de custo de acordo com suas necessidades.
- Normalmente, estes cartões integram diversos benefícios, como auxílio-alimentação, saúde e home-office em uma mesma base de gastos.
- Portanto, essa opção se destaca pela praticidade e autonomia que oferece aos funcionários.
Auxílio home-office por reembolso
- Algumas empresas optam por criar políticas de reembolso para as despesas do home office.
- Geralmente, estas empresas condicionam o pagamento do auxílio home-office à comprovação das despesas.
- Para isso, os funcionários podem usar comprovantes como notas fiscais, recibos e faturas.
- Essa medida garante uma maior transparência nos gastos e evita fraudes.
Parcerias estratégicas para auxílio home-office
- Finalmente, outra alternativa interessante é estabelecer parcerias com empresas para obter descontos especiais em produtos e serviços relacionados ao home office.
- Estamos falando de descontos em planos de internet, energia elétrica, móveis e equipamentos para o escritório em casa.
Auxílio home-office valor: Como calcular?
Agora, chegamos a um dos pontos mais importantes do nosso guia: como calcular o valor do auxílio home-office?
Embora não exista uma fórmula específica para determinar o valor da ajuda de custo, algumas orientações podem ser seguidas para garantir que seja justo e adequado às necessidades dos colaboradores.
Primeiramente, é fundamental analisar os gastos relacionados à infraestrutura necessária para o teletrabalho.
Os gastos do home-office incluem, por exemplo, a aquisição e manutenção de equipamentos, como computadores, notebooks, monitores, teclados, mouses, caixas de som, fones de ouvido e cadeiras de escritório.
Sob o mesmo ponto de vista, a empresa também pode se responsabilizar pelo envio de materiais de papelaria, como canetas, blocos de notas, post-its, marcadores e adesivos, que são essenciais para o desempenho de certas atividades profissionais.
Também é crucial considerar que alguns custos fixos do trabalho presencial, como energia elétrica, água e internet, se tornam despesas dos colaboradores no home office.
Cálculo de energia e internet no home-office
Para calcular os custos de energia elétrica no home office, o melhor caminho é encontrar a potência dos aparelhos utilizados, multiplicar o consumo diário pelo preço por kWh cobrado pela fornecedora de energia e realizar o cálculo com base no tempo de uso e frequência.
No caso da internet, é possível utilizar simuladores de consumo para obter valores mais precisos nos reembolsos de custos.
A contratação de um plano fixo de 100mb pode custar em torno de R$200 por mês, o que equivaleria a aproximadamente R$ 6,67 por dia e R$ 0,275 por hora de uso.
Independentemente do valor encontrado, a empresa deve estar aberta à negociação com os funcionários para chegar a uma quantia justa e adequada às necessidades de cada um.
Como criar uma política de auxílio home-office da empresa?
A criação de uma política de ajuda de custos para o home office é fundamental para garantir que todos os colaboradores sejam tratados de forma justa e que as despesas relacionadas ao teletrabalho sejam devidamente cobertas pela empresa.
Para desenvolver essa política, vale e a pena considerar os custos específicos de cada colaborador e suas necessidades individuais.
Em primeiro lugar, o setor de RH deve estabelecer critérios claros para o pagamento da ajuda de custos, definindo os tipos de despesas que serão cobertos, as formas de comprovação dos gastos e os prazos para o reembolso.
A política deve ser transparente, amplamente divulgada e de fácil acesso a todos os funcionários, a fim de evitar mal-entendidos e conflitos no futuro.
Uma política bem-estruturada de ajuda de custos para o home office pode trazer diversos benefícios, como redução de custos operacionais para a empresa, flexibilidade na jornada de trabalho, novos métodos de monitoramento e gestão, e aumento do contentamento e bem-estar dos funcionários.
Como usar o auxílio home-office?
O auxílio home-office, como você já sabe, é um benefício oferecido por muitas empresas para ajudar os colaboradores a estabelecerem um ambiente de trabalho eficiente e confortável em casa.
Sendo assim, como usar auxílio home-office na prática? Basta seguir as dicas abaixo:
- Avalie suas necessidades: Antes de gastar o auxílio, avalie o que realmente precisa para melhorar seu ambiente de trabalho. Pense em itens que aumentarão sua produtividade e conforto.
- Priorize o conforto: Investir em uma cadeira ergonômica e uma mesa adequada pode fazer uma grande diferença para seu bem-estar físico. Esses itens ajudam a prevenir problemas de postura e dores musculares, tornando seu espaço de trabalho mais confortável para longas jornadas.
- Melhore a conectividade: Uma conexão de internet rápida e estável é essencial para o trabalho remoto. Use parte do auxílio para atualizar seu plano de internet, adquirir um roteador de alta qualidade ou mesmo cabos de rede para garantir uma conexão confiável.
- Equipamentos tecnológicos: Se seu computador ou outros dispositivos eletrônicos estão desatualizados, considere usar o auxílio para adquirir novos equipamentos. Um bom computador, monitores adicionais, teclado e mouse ergonômicos podem aumentar sua eficiência.
- Organização e armazenamento: Invista em organizadores de mesa, prateleiras ou armários para manter seu espaço de trabalho arrumado.
- Iluminação adequada: A iluminação é crucial para evitar fadiga ocular. Lâmpadas de LED com temperatura de cor ajustável ou luminárias de mesa podem melhorar significativamente a qualidade da luz no seu espaço de trabalho.
- Software e ferramentas: Use parte do auxílio para adquirir licenças de software, ferramentas de produtividade ou aplicativos que facilitem seu trabalho. Plataformas de colaboração, armazenamento em nuvem e ferramentas de gerenciamento de projetos são ótimas opções.
- Ergonomia: Pequenos ajustes ergonômicos, como suporte para os pés, apoio de punho para o teclado e suporte para monitor, também podem ser incluídos para melhorar sua postura e conforto.
- Adapte seu espaço: Se possível, use o auxílio para criar um espaço dedicado ao trabalho, separado das áreas de convivência da casa. Isso ajuda a criar uma rotina e minimizar distrações.
- Cuide da saúde mental: Itens como plantas, quadros motivacionais ou até um difusor de aromas podem tornar seu ambiente de trabalho mais agradável e reduzir o estresse.
- Manutenção e suporte técnico: Reserve uma parte do auxílio para manutenção de equipamentos e suporte técnico. Isso garante que seus dispositivos estejam sempre funcionando corretamente, evitando interrupções no trabalho.
O auxílio home-office é uma excelente oportunidade para investir em um ambiente de trabalho que favoreça sua produtividade e bem-estar. Avalie suas necessidades, planeje seus gastos e aproveite ao máximo esse benefício para criar um espaço de trabalho ideal.
Projeto de Lei quer tornar o auxílio home-office obrigatório
Como você já deve ter entendido, o auxílio home-office não é um benefício obrigatório. Porém, tudo pode mudar se um Projeto de Lei for aprovado na Câmara e no Senado.
Trata-se do Projeto de Lei 5341/20, que institui o auxílio home-office propriamente dito. De acordo com a proposta, o empregador terá que custear parte das despesas relacionadas ao teletrabalho dos funcionários.
A proposta estabelece que o pagamento do auxílio deve ser realizado no mês seguinte à comprovação das despesas do teletrabalho, junto com a remuneração tradicional pelos dias trabalhados.
O projeto também define quais são as despesas do home-office. Veja abaixo:
- Internet;
- Energia elétrica;
- Softwares utilizados para o trabalho;
- Hardwares utilizados para o trabalho e;
- Toda a infraestrutura necessária ao trabalho remoto.
Segundo a proposta, o empregador terá que custear 30% dos gastos listados. Para isso, os funcionários terão que comprovar a existência e o valor das despesas, o que poderá ser feito por meio de contas, recibos e outros documentos.
“O que se pretende é que o empregador custeie parte das despesas que, consequentemente, aumentaram com a permanência do empregado em casa. Para isso, acredita-se que 30% de ajuda de custo, fornecida pelo empregador, às despesas efetivamente comprovadas, seja um justo parâmetro para ambas as partes envolvidas na relação de trabalho”, explica o deputado Márcio Marinho (Republicanos-BA), autor da proposta.
Para garantir efeitos práticos, o projeto deve ser votado pelas comissões da Câmara dos Deputados, do Senado e; eventualmente, sancionado pelo presidente da república.
Como as próximas etapas não têm data para acontecer, não se sabe se o auxílio home-office se tornará um benefício permanente e obrigatório.
Entendendo a importância do auxílio home office
O auxílio home office tem ganhado cada vez mais importância tanto para os funcionários quanto para as empresas.
O trabalho remoto, afinal, se tornou uma realidade para muitos negócios durante a pandemia da Covid-19, e o auxílio home office surge como uma forma de garantir que os colaboradores tenham as condições adequadas para exercerem suas atividades profissionais à distância.
Para os funcionários, o auxílio home office é uma ajuda bem-vinda para cobrir os gastos extras relacionados ao trabalho remoto.
Esses gastos, como citamos anteriormente, podem incluir despesas com internet, energia elétrica, software e até mesmo equipamentos como monitores, cadeiras e fones de ouvido.
Já para as empresas, o auxílio home office pode ser uma estratégia eficaz para atrair e reter talentos. Ao oferecer esse benefício, a empresa mostra seu comprometimento com o bem-estar e a qualidade de vida de seus colaboradores.
Nessa mesma perspectiva, fornecer o auxílio home office pode ter um impacto positivo no ambiente de trabalho, criando um ambiente mais confortável e produtivo para os funcionários.
Isso sem falar nos benefícios financeiros para a empresa! Com a redução da presença dos colaboradores nos escritórios, é possível economizar em custos operacionais, incluindo aluguel de espaços físicos, energia elétrica, água e manutenção.
Estudos recentes mostram que o trabalho remoto pode levar a um aumento significativo na produtividade dos colaboradores, graças a uma melhor concentração e eficiência no ambiente de trabalho em casa.
