No mundo empresarial moderno, os arquivos digitais são uma parte fundamental da gestão de informações. A facilidade de acesso e a flexibilidade oferecidas pelos arquivos digitais tornaram-se vitais para empresas de todos os tamanhos e setores.
Neste texto, abordaremos as principais questões que as empresas enfrentam ao gerenciar seus arquivos digitais, desde a proteção contra ameaças cibernéticas até a conformidade regulatória.
Se você é um gestor de empresa ou colaborador que deseja saber mais sobre como lidar com arquivos digitais de forma mais segura e eficiente, este texto é para você. Acompanhe-nos enquanto exploramos as melhores práticas para gerenciar seus arquivos digitais e proteger suas informações críticas de acordo com a legislação.
O que são arquivos digitais?
Arquivos digitais são uma solução para armazenamento de informações em formato eletrônico. Essas informações podem ser acessadas através de diversos dispositivos eletrônicos e, caso estejam na nuvem, podem ser acessadas de qualquer local, o que facilita bastante para os colaboradores que laboram na modalidade home office ou teletrabalho.
Os arquivos digitais podem ser armazenados em diferentes tipos de dispositivos, como HDs externos, pendrives, nuvens, servidores, entre outros. É possível organizar os arquivos digitais por categorias, facilitando a busca e a localização dos mesmos quando necessário. Isso torna o acesso às informações mais rápido e eficiente, contribuindo para a produtividade e eficácia do trabalho.
Como funcionam os arquivos digitais?
Os arquivos digitais funcionam através do armazenamento de informações em formato eletrônico.
O armazenamento dos arquivos digitais pode ser feito em diferentes dispositivos, sendo o HD externo e o pendrive os mais comuns para o armazenamento pessoal.
No entanto, as empresas geralmente optam pelo armazenamento em servidores e nuvens, já que esses dispositivos são mais seguros e permitem o acesso remoto às informações.
Os servidores são computadores que funcionam como um armazenamento centralizado de dados, permitindo o acesso a diferentes usuários de uma mesma rede. Já as nuvens são serviços de armazenamento online, que permitem o acesso aos arquivos de qualquer lugar do mundo, desde que haja acesso à internet.
Para acessar os arquivos digitais armazenados em um dispositivo, é necessário utilizar um programa que permita a leitura do formato em questão. Por exemplo, para abrir um documento de texto no formato PDF, é necessário utilizar um leitor de PDF, como o Adobe Acrobat.
Além disso, é possível utilizar programas de gerenciamento de arquivos digitais e de gestão eletrônica de documentos, que permitem a organização e a categorização dos arquivos de acordo com as necessidades de cada usuário. Esses programas também permitem a busca rápida de informações, agilizando o processo de trabalho.
Quais os benefícios dos arquivos digitais?
Os arquivos digitais tornaram-se cada vez mais populares e essenciais nas empresas modernas, trazendo uma série de vantagens em relação aos arquivos físicos. Vamos tratar agora das principais vantagens dos arquivos digitais e por que eles são tão importantes para o armazenamento e gerenciamento de informações.
Espaço de armazenamento
Uma das principais vantagens dos arquivos digitais é que eles ocupam muito menos espaço físico do que os arquivos impressos. Enquanto os arquivos em papel exigem espaço para armazenamento físico, os arquivos digitais podem ser armazenados em discos rígidos externos, pen drives, nuvens ou servidores, que ocupam muito menos espaço físico. Além disso, o armazenamento em nuvem permite o acesso remoto às informações sem a necessidade de ter os arquivos armazenados localmente, liberando ainda mais espaço.
Acessibilidade e facilidade de compartilhamento
Com arquivos digitais, é fácil compartilhar informações com outras pessoas, mesmo que estejam geograficamente distantes. Basta enviar um e-mail com um anexo ou compartilhar um link para um arquivo hospedado na nuvem. Isso é especialmente importante para empresas que precisam compartilhar informações com seus funcionários, parceiros e clientes em todo o mundo.
Organização e recuperação de informações
Os arquivos digitais permitem uma organização e categorização eficiente das informações. A maioria dos sistemas operacionais oferece ferramentas para criar pastas, etiquetas e outras formas de categorizar e organizar arquivos digitais. Essa facilidade de compartilhamento é especialmente útil em situações de trabalho remoto ou em equipes distribuídas como em trabalhos externos, pois os arquivos digitais podem ser acessados de qualquer lugar com conexão à internet.
Pesquisa fácil e rápida
Outra grande vantagem dos arquivos digitais é a facilidade de pesquisa e localização de informações. Em um arquivo físico, pode ser difícil encontrar uma única página entre milhares de páginas. No entanto, com arquivos digitais, podemos simplesmente pesquisar por uma palavra-chave ou frase e encontrar todas as ocorrências em questão de segundos.
Proteção e segurança
Os arquivos digitais também oferecem maior proteção e segurança do que os arquivos físicos. Os arquivos digitais podem ser criptografados e protegidos com senhas, o que garante que somente as pessoas autorizadas tenham acesso. Além disso, em caso de perda ou dano de um dispositivo de armazenamento, é possível fazer backup dos arquivos em outro dispositivo ou nuvem, garantindo a recuperação dos dados importantes.
Sustentabilidade ambiental
Outra vantagem importante dos arquivos digitais é a sustentabilidade ambiental. Ao reduzir a necessidade de impressões físicas e armazenamento em papel, estamos contribuindo para a redução do consumo de papel e, consequentemente, da demanda por árvores para a produção de papel.
Além disso, a redução de deslocamentos e envios físicos de documentos também contribui para a redução de emissões de gases de efeito estufa. O armazenamento em arquivos digitais é muito importante para aquelas empresas que se preocupam com ESG.
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Qual a importância dos arquivos digitais para a LGPD?
A Lei Geral de Proteção de Dados entrou em vigor em setembro de 2020 e trouxe mudanças significativas para a forma como as empresas e organizações lidam com os dados pessoais de seus clientes e usuários. A LGPD estabelece regras claras para a coleta, uso, armazenamento e compartilhamento de dados pessoais, incluindo dados digitais.
Os arquivos digitais são um dos principais meios pelos quais as empresas coletam e armazenam dados pessoais. Eles incluem dados de clientes, como nome, endereço, número de telefone, e-mail, histórico de compras e informações de pagamento, entre outros. A LGPD afeta diretamente a maneira como esses dados são coletados e processados, bem como as medidas de segurança que devem ser implementadas para proteger esses dados.
A LGPD exige que as empresas coletem apenas os dados pessoais necessários para realizar suas operações e os processem apenas para fins específicos e legítimos. Isso significa que as empresas devem limitar a quantidade de dados que coletam e garantir que esses dados sejam usados apenas para os fins declarados. Além disso, as empresas devem garantir que esses dados sejam armazenados com segurança e só possam ser acessados por pessoas autorizadas, sendo um mecanismo de compliance empresarial.
As empresas também devem garantir que os usuários tenham controle sobre seus próprios dados pessoais. Os usuários têm o direito de saber quais dados pessoais estão sendo coletados, para que serão usados e com quem serão compartilhados. Eles também têm o direito de solicitar acesso a seus dados pessoais, corrigir informações incorretas ou incompletas e solicitar a exclusão de seus dados.
Para cumprir as obrigações da LGPD, as empresas precisam implementar medidas de segurança adequadas para proteger os dados pessoais que coletam e armazenam. Isso inclui medidas técnicas e organizacionais, como criptografia de dados, controles de acesso, backups regulares e testes de segurança.
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Como transformar documentos físicos em arquivos digitais?
A gestão de documentos é uma das atividades mais importantes dentro de uma empresa. Manter um controle eficiente sobre os arquivos físicos e digitais é essencial para garantir a segurança das informações, a eficiência dos processos e a conformidade com as normas e com a própria LGPD que falamos anteriormente. Mas como fazer a digitalização de documentos dentro de uma empresa? Confira aqui os principais passos:
Identifique os documentos a serem digitalizados
O primeiro passo é identificar quais documentos precisam ser digitalizados. É importante avaliar a importância e a frequência de uso de cada documento, a fim de definir qual será o nível de prioridade na digitalização.
Documentos que são utilizados com frequência e que precisam ser acessados de forma rápida e segura, como contratos, certidões, notas fiscais e comprovantes de pagamento, devem ser os primeiros a serem digitalizados.
Escolha os equipamentos adequados
A escolha dos equipamentos para digitalização é um fator importante para garantir a qualidade dos arquivos digitais. Scanners de alta qualidade são ideais para digitalizar documentos com muitas páginas.
Estabeleça uma política de organização e indexação
A organização e a indexação dos documentos digitais é fundamental para garantir a sua fácil localização e recuperação. É importante definir uma política de nomenclatura, que permita identificar os documentos de forma clara e objetiva, e criar uma estrutura de pastas que facilite a localização dos arquivos.
Realize a validação dos arquivos
Após a digitalização dos documentos, é importante realizar a validação dos arquivos para garantir que foram digitalizados corretamente e que não houve perda de informações. É recomendável realizar uma revisão de todos os documentos digitalizados para garantir que estão legíveis e que não houve perda de qualidade.
Armazene-os na nuvem
Depois de digitalizados, os documentos devem ser armazenados em um local seguro e acessível. A nuvem é uma opção muito recomendada para empresas, pois garante a segurança dos arquivos e permite o acesso remoto aos mesmos.
Ao escolher um serviço de armazenamento na nuvem, é importante avaliar a segurança da plataforma, a capacidade de armazenamento e a compatibilidade com os softwares utilizados pela empresa.
Controle o acesso à informação
A segurança da informação é um aspecto fundamental na gestão empresarial. Por isso, é importante definir políticas de acesso aos documentos digitais, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso às informações.
A criação de perfis de usuários, com níveis de acesso diferenciados, é uma das estratégias mais eficientes para controlar o acesso às informações. Dessa forma, é possível garantir a segurança dos dados e evitar possíveis vazamentos de informações.
Faça um backup
Após a digitalização dos documentos e o armazenamento na nuvem, é essencial fazer backups regulares para garantir a segurança das informações. Isso inclui realizar cópias dos arquivos e armazená-los em locais diferentes, como um disco rígido externo ou outra plataforma de armazenamento na nuvem.
Fazer backups é importante para proteger a empresa de possíveis perdas de dados causadas por falhas técnicas, como problemas no servidor ou invasões de hackers. Além disso, em caso de desastres naturais, como incêndios ou inundações, ter uma cópia de segurança dos documentos pode ser fundamental para a recuperação da empresa.
Como cuidar da segurança dos seus arquivos digitais?
Uma das formas mais eficientes de cuidar da segurança dos arquivos digitais é utilizando senhas fortes e trocando-as regularmente. As senhas são a primeira linha de defesa contra invasores.
A utilização de autenticação de dois fatores também é útil na garantia de segurança. Esse sistema adiciona uma camada extra de segurança, exigindo que o usuário insira um código de autenticação enviado por mensagem de texto ou gerado por um aplicativo de autenticação para acessar os arquivos digitais.
Outra possibilidade é o uso de firewall. O firewall é uma barreira de segurança que controla o acesso à rede e aos recursos da empresa, permitindo a comunicação apenas entre os dispositivos autorizados. Ele funciona como uma espécie de filtro, bloqueando o acesso de hackers e malwares aos sistemas e dados da empresa.
Conclusão
Os arquivos digitais se tornaram cada vez mais presentes em nossas vidas, trazendo muitas vantagens em relação aos arquivos físicos, como a facilidade de acesso e a economia de espaço. No entanto, também enfrentamos desafios significativos em relação à segurança e preservação desses arquivos, especialmente em um mundo em constante evolução tecnológica.
É importante que nos esforcemos para encontrar soluções para esses desafios, para garantir que os arquivos digitais continuem a ser uma fonte valiosa de informações para as gerações futuras. Além disso, devemos lembrar que, mesmo com todas as vantagens dos arquivos digitais, ainda pode ser importante manter cópias físicas de documentos importantes como uma medida de segurança adicional.
