Nosso mundo tem se tornado cada vez mais tecnológico e digital. Quase não temos mais acesso ao dinheiro físico, os órgãos governamentais já possuem suas plataformas online, e qualquer dificuldade que encontramos em nosso dia a dia recorremos a internet. Com tanta modernidade você já deve ter se deparado com o termo backup. Mas o que é backup?
Quando utilizamos qualquer serviço virtual no qual fornecemos nossos dados, provavelmente aquele dado será armazenado em um sistema de backup para que a empresa não perca as informações. O mesmo ocorre em nossos smartphones, onde salvamos as fotos para que se caso ocorra algum imprevisto, tudo ainda estará salvo graças ao backup!
Entenda mais sobre essa funcionalidade ao longo do nosso texto!
O que é backup?
Para começar a entender o que é backup, podemos defini-lo como a ação de fazer cópias de segurança de algum dado, arquivo, aplicações, ambiente e outros, em um dispositivo de armazenamento ou sistema virtual.
Ele visa copiar todas as informações importantes para um local secundário, no intuito de preservar aquele conteúdo em caso de perda, roubo, exclusão, danificação, vírus, e qualquer outro problema existente.
Assim, as cópias se mantêm em um local seguro e protegido, somente sendo acessado por uma pessoa de confiança. Existe várias formas de realizar um backup, e iremos detalhar cada uma delas ao longo do texto.
Como funciona o backup?
Como falamos logo acima sobre o que é backup, ele é um local de segurança para o armazenamento de cópias de arquivos. Esse local deve obrigatoriamente ser diferente de onde está o arquivo original.
Por exemplo, caso se utilize um HD extra para se fazer backup, este deve ser externo ao computador, podendo ser removido e armazenado separadamente. Outra forma bastante comum é o sistema de nuvem, ele também não está conectado a nenhum aparelho, estando presente apenas na internet. Mais para frente falaremos de cada um deles.
Independentemente do tipo, o dispositivo escolhido é quem fica com as cópias armazenadas em seu sistema interno, possuindo um espaço limitado. Normalmente uma senha protege os arquivos para garantir ainda maior segurança, e ele só é acessado quando necessário.
Alguns aparelhos físicos com essa funcionalidade, são: pen drive, cartão SD, HD externo, CDs, etc. E para o meio virtual, apenas o serviço de nuvem.
Por que é tão importante fazer backup?
Você já deve ter ouvido falar da gestão de riscos, certo? Caso não, a gestão de riscos é a forma de se precaver contra acidentes e problemas futuros que uma empresa pode enfrentar. Dentre os vários riscos existentes, um deles é o risco virtual.
O risco virtual envolve a perda de dados e arquivos por diversas causas, seja acidentes com aparelhos eletrônicos, ataque de hackers, phishing, vírus, etc. Essas situações comprometem a integridade do arquivo armazenado em um dispositivo, levando a sua exclusão ou corrompimento.
Junto a isso, qualquer aparelho pode estar sujeito a um imprevisto, mesmo um simples smartphone ou o melhor computador com um bom sistema de antivírus.
Por esse motivo, a gestão de riscos surge, trazendo a importância de proteger parte dos arquivos e dados relevantes através de um backup. Só ele é responsável por prevenir a perda de informações através de uma cópia de segurança.
Onde realizar o backup
Agora que você aprendeu o que é backup chegou a hora de entender as ferramentas existentes para a sua realização. Muitas pessoas acreditam que todos os dados necessitam serem copiados em um backup, mas isso não é verdade.
O ideal é que apenas os dados de importância sejam copiados, pois isso economiza tempo, energia, além de espaço, pois como falamos anteriormente o espaço de um backup é limitado.
Muitos softwares com essa finalidade utilizam um sistema que copia apenas a parte que foi alterada de um arquivo. Por exemplo, caso o dado de um cliente seja modificado, o software substitui somente aquela informação, sem a necessidade de criar um novo arquivo ou duplicar.
Para entender os principais tipos, dividimos eles em duas categorias, são elas:
Backup físico
Nós falamos brevemente sobre eles anteriormente. Unidades físicas podem ser utilizadas para backup, elas são externas e removíveis de um computador. Alguns exemplos são os CDS, pen drivers, cartão de memória e discos rígidos externos (HD).
Dessa forma, basta copiar os arquivos que não podem ser perdidos e transferi-los para o backup físico. Após isso, o ideal é armazenar o aparelho escolhido para backup em um local seguro, onde poucas pessoas tenham acesso e que ele não possa ser danificado.
Uma alternativa para garantir maior segurança é criptografar os arquivos, onde somente o proprietário da senha consegue acessa-los.
A vantagem desse sistema está em sua rapidez e custo, além de não ser necessário haver uma conexão com a internet para ser feito o backup. Como desvantagens está a possibilidade de o aparelho ser danificado ou furtado, o que compromete todo o sentido de se realizar um backup seguro.
Backup em nuvem
Saindo dos tipos físicos, entramos no backup virtual, também conhecido como backup em nuvem (pois é o único modelo virtual existente). A nuvem é um pouco difícil de ser definida, mas basicamente ela é um sistema global de computadores, espalhados por todo mundo, que tem a função de armazenar informações de terceiros, sem o seu acesso direto.
Diversos sistemas domésticos fornecem o armazenamento em nuvem, como o Dropbox, Google Drive, One Drive, iCloud, etc., com espaço gratuitas ou pago, a depender da sua demanda.
Assim, o backup em nuvem, leva os seus arquivos para um local seguro dentro de um servidor remoto, onde você não consegue acessar fisicamente, apenas virtualmente através da internet.
Para esse tipo, o ideal é que se utilize uma rede de internet segura e rápida, pois demanda muito consumo de dados para fazer o upload dos arquivos, além de que quedas constantes de rede pode levar a um corrompimento de dados e ter que refazer parte do backup.
Como desvantagens desse sistema podemos citar o fato de que qualquer pessoa que possua ou consiga extrair a senha da conta onde está o backup, pode acessar os dados, não podendo ser protegido fisicamente (como é o caso de um pen drive por exemplo), além de necessitar a conexão com a internet.
E como vantagens, esse sistema pode ser acessado de qualquer aparelho, em qualquer lugar e em qualquer hora. Além disso você pode compartilhar arquivos presente no backup com maior facilidade e agilidade.
Alguns exemplos de backup em nuvem
Para entender o que é backup, falaremos um pouco sobre alguns tipos de backups que estão presente em nossas vidas e que não damos muita atenção.
Backup do WhatsApp
Você provavelmente já deve ter se surpreendido com uma notificação do WhatsApp relatando que um backup está em andamento. A frequência de backup é definida pelo próprio usuário do aplicativo, e ele quem escolhe se quer salvar apenas mensagens ou também demais arquivos.
Essa ferramenta é útil para deixar salvo em segurança todas nossas conversas, podendo ser recuperadas quando trocamos de aparelho ou desinstalamos o app de mensagem.
Backup de registro de ponto
Se sua empresa já possui um sistema de ponto eletrônico digital Genyo, provavelmente já deve estar familiarizado com o backup de informações dessa plataforma. Por ser um sistema digital, o Genyo utiliza a nuvem para armazenar todas as informações referente ao controle de ponto.
Portanto, com esse sistema os gestores conseguem acessar todos os registros de ponto de um determinado funcionário. Isso auxilia bastante na hora de fazer uma avaliação de desempenho ou definir uma demissão, por exemplo. Descubra todas as demais funcionalidades desse sistema aqui em nosso site!
Backup de fotos e vídeos
Seu smartphone com certeza realiza (ou pelo menos sugere para você realizar) um backup das suas fotos e vídeos. O Google Fotos e o ICloud são os mais conhecidos (o primeiro para sistema Android o segundo para iOS).
Basta ativar a sincronização automática que todas as fotos e vídeos capturados e até recebidos no smartphone serão copiadas para o backup em nuvem. Normalmente existe um limite de espaço, e quanto melhor for a qualidade da imagem copiada, mais espaço ela ocupa!
Quais dados devo fazer um backup em minha empresa?
A sugestão é que você faça uma copia de todo material que é considerado importante em sua organização. Contratos, dados de fornecedores e clientes, conversas, e-mails, vídeos, calendário, tudo que seja indispensável para seu funcionamento ou que não consegue ser recuperado com facilidade deve ser copiado para o backup.
Dessa forma, por qualquer imprevisto a sua empresa não para de funcionar como deveria, mantendo sua lucratividade intacta.
Qual backup é o melhor?
Ambos os serviços possuem o mesmo objetivo: garantir as cópias de arquivos em segurança. No entanto, apenas um deles é feito sem interferência humana, ocorrendo automaticamente através de um sistema próprio. Estamos falando do backup em nuvem.
Enquanto o backup manual necessita de um profissional para copiar cada arquivo e direcionar para o aparelho externo, o sistema de nuvem faz isso automaticamente. Dessa forma, não há o risco de esquecer de realizar o backup ou fazer de forma incorreta, evitando assim as falhas humanas.
Junto a isso, o modelo automático ainda não necessita de força de trabalho e por ser totalmente online, todos da empresa podem ter acesso quando necessário e permitido.
No entanto, toda tecnologia tem seus riscos, e, portanto, o backup em nuvem também está sujeito a ataque de hackers e pane no sistema. Por esse motivo, quando acompanhado de um bom antivírus e treinamento frequente de funcionários para garantir melhor segurança virtual, esse tipo de backup se torna infalível.
Como implementar uma política de backup em sua empresa
Uma política de backup é o sonho de toda empresa moderna. Isso garante que todos os dados importantes estão sendo armazenados em segurança, trazendo maior conforto para os funcionários, clientes e gestores.
No entanto, para implementar uma política de backup é preciso determinar quais são os dados a serem copiados, qual será o tipo de backup escolhido, a frequência para essa realização, quais funcionários serão responsáveis e quem terá acesso.
Qual escolher
Como falamos anteriormente, o backup do tipo nuvem é o mais indicado, pois é mais tecnológico, prático e seguro do que uma cópia física. Entretanto, algumas pequenas empresas podem optar pelo backup físico. Nesse caso o recomendado é utilizar um HD externo, onde é possível armazenar muitas informações em um único aparelho.
O que será copiado
Não há necessidade de copiar um arquivo sem importância que foi baixado uma única vez e não terá mais serventia. Nesse caso, deve ser feito um levantamento em toda empresa, e cada setor deve indicar quais são os arquivos, dados, programas, etc., vitais para o funcionamento e que não são possíveis de serem refeitos em caso de exclusão ou roubo.
Dessa forma, são esses arquivos que entrarão na rotina de backup. Caso seja feito por um software é muito mais simples, pois basta indicar qual local estão armazenados esses arquivos que ele automaticamente estará sendo copiado.
Vale lembrar que quem conta com o sistema digital do Genyo pode ficar despreocupado, visto que a própria plataforma já armazena automaticamente todas as informações do registro de entrada, saída e pausas dos profissionais. Com isso, é possível acessar e verificar os registros em qualquer momento e com maior rapidez.
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Frequência de backup
Em seguida, outro ponto de extrema importância é definir com que frequência o backup será feito (diário, semanal, quinzenal, mensal ou anual). Mesmo no sistema de nuvem, não é interessante que o backup seja feito a todo momento, pois isso pode comprometer a velocidade da internet e do aparelho.
Portanto, para tomar essa decisão é preciso avaliar com que frequência os dados que serão copiados são modificados. Por exemplo, se grande parte dos dados para o backup forem contratos, não há necessidade de se fazer o backup diariamente, pois não há novos contratos todos os dias.
No entanto, se na sua empresa diariamente diversos recibos de venda são produzidos, o ideal é que o backup também seja feito diariamente, para um dia de trabalho não ser perdido. No caso do holerite, um backup mensal é suficiente.
Determine o prazo de vida
Essa cópia de segurança não é para sempre, afinal, ela ocupa espaço que poderia estar sendo ocupado por outro arquivo. Você deve avaliar e determinar um prazo de vida útil para aquele arquivo copiado ser excluído.
Por exemplo, um contrato com validade de 5 anos não há necessidade de estar guardado em backup após sua expiração.
A depender do seu fluxo de dados, é possível determinar qual será o ciclo de cópias. Se há um fluxo intenso de novos dados é preciso reduzir o tempo de vida de um backup, ou aumentar o seu espaço.
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