A gestão de pessoas pode ser algo complexo, que demanda muita energia e pode conferir limitações para os profissionais que atuam nessa área. Por isso, os sistemas de gestão de pessoas são utilizados para otimizar esse processo, facilitando o trabalho do RH e conferindo muitos benefícios para a empresa.
A coordenação do desenvolvimento e das atividades realizadas pelos colaboradores de uma empresa é um trabalho muito complexo. Essa é uma tarefa essencial para que o funcionamento da empresa seja realizado de forma adequada, e faz parte do trabalho da equipe de gestão de pessoas.
Mas você sabe o que são os sistemas de pessoas, qual seu papel e como ele pode ser aplicado na sua empresa? Pensando em auxiliar com essas dúvidas, criamos um artigo que vai abordar tudo sobre os sistemas de gestão de pessoas, desde suas vantagens até os exemplos de implementação.
Ficou curioso para saber melhor sobre o assunto? Então fica de olho na matéria a seguir!
O que é gestão de pessoas?
Em primeiro lugar, é necessário entender o que é gestão de pessoas, e qual o seu papel dentro de uma organização. Assim, a gestão de pessoas é a prática de gerenciar e coordenar os funcionários de uma determinada empresa. Ou seja, a equipe de gestão de pessoas de uma empresa é responsável por controlar o capital humano.
Então a gestão de pessoas é uma atividade de responsabilidade restrita ao pessoal da equipe de recursos humanos, correto?
Não necessariamente! Apesar de exercer um papel fundamental ,o RH não é o único responsável pela prática gestão de pessoas, esse é um dever coletivo. Para entender melhor, basta pensar que diversos setores de uma empresa possuem lideranças, que devem exercer o papel de gestão.
Por esse motivo, a gestão de pessoas pode até mesmo ser categorizada em duas grandes áreas: A atuação do RH, e a atuação das áreas. Como já foi dito, a atuação do RH é a de gerenciamento dos colaboradores, enquanto a atuação específica das áreas é papel das lideranças designadas.
Qual a importância da gestão de pessoas?
A prática de gestão de pessoas é essencial para uma empresa, pois ela garante a ordem do fluxo de trabalho, e consequentemente, é responsável pelo funcionamento das atividades diárias da empresa. Assim, existem muitos fatores importantes que tornam a gestão de pessoas uma prática vantajosa e necessária.
O primeiro fator que podemos destacar na garantia da qualidade do clima organizacional, ou seja, a gestão de pessoas reforça o aprimoramento das relações entre os colaboradores. Assim, a gestão de pessoas é extremamente importante para garantir o bem-estar no trabalho, preconizando o engajamento dos colaboradores.
Além disso, outro fator importante é a compreensão dos pontos de gargalos encontrados durante as atividades da empresa. Dessa maneira, a gestão de pessoas é capaz de otimizar as atividades e resolver problemas que porventura venham a surgir.
De outra maneira, uma gestão de pessoas eficiente está associada a redução de custos operacionais e minimização de gastos. Isso acontece pois o gerenciamento do capital humano pode otimizar o fluxo de trabalho de tal maneira que menos tempo, recurso e colaboradores sejam necessários.
Vale ressaltar que tudo isso é desempenhado não apenas pela equipe de RH da empresa, como também pelas lideranças. Dessa maneira, quando uma entidade coletiva está envolvida na gestão de pessoas, os benefícios são potencializados.
O que são sistemas de gestão de pessoas?
Uma vez entendido o que é a gestão de pessoas, e qual a importância disso em uma empresa, é preciso entender o que são os sistemas de gestão de pessoas.
Muitas vezes a gestão de pessoas pode ser uma prática extremamente complexa, principalmente quando demanda a coordenação de inúmeras pessoas. Imagine o quão complexo é organizar planilhas, horários, emitir comunicados, realizar cálculos e outras atribuições para diversos colaboradores?
Para auxiliar nisso, a tecnologia implementou os sistemas de gestão de pessoas, que são ferramentas que auxiliam os gestores e líderes durante esses processos. Assim, esses sistemas conseguem otimizar a gestão de pessoas, facilitando e melhorando a qualidade dessa coordenação através da tecnologia.
Para isso, o sistema utiliza a tecnologia para a realização de atividades manuais e muitas vezes repetitivas, que demandam maior esforço e concentração dos gestores. Portanto, essa programação é capaz de padronizar determinadas ações, e dessa maneira, servir como ferramenta para melhorar e facilitar a gestão de pessoas.
Por exemplo, imagine um cenário no qual a equipe de RH precisa calcular individualmente as horas extras de cada colaborador. Esse trabalho é facilitado e realizado com maior precisão através de sistemas de gestão de pessoas, como será comentado melhor mais adiante.
Qual a serventia de um sistema de gestão de pessoas na empresa?
O sistema de gestão de pessoas possui uma utilidade primordial nos dias atuais, pois os processos automatizados passaram a servir como ferramenta que potencializa o trabalho da equipe de gerenciamento do capital humano.
Assim, o aprimoramento do desempenho das empresas repousa na capacidade dos sistemas de gestão de pessoas, ao proporcionar uma otimização na condução dos recursos humanos. Através dele, abandonam-se as tarefas excessivamente manuais e operacionais, e abraça-se uma abordagem estratégica.
Desse modo, aquilo que pode ser delegado a máquinas é confiado a elas, permitindo que os profissionais direcionem sua atenção para tarefas mais substanciais e impactantes. Sendo assim, esse sistema pode efetivamente gerenciar o dia-a-dia, disponibilizar relatórios para análise e aprimorar a comunicação, de forma a auxiliar na gestão de pessoas.
Quais as vantagens em se utilizar um sistema de gestão de pessoas?
Muitos dos atrasos são devido há repetições de tarefas, que por sua vez, podem ser fruto de uma desorganização processual das atividades. Assim, ao aplicar um gerenciamento de processos, ocorre a diminuição considerável dos retrabalhos.
Sendo assim, essa minimização garante a otimização do tempo dos colaboradores, que podem se dedicar a realização de mais tarefas diárias. Portanto, a importância do gerenciamento de processos nesse contexto é a de garantir maior efetividade e otimização do tempo de trabalho, que repercute em uma série de benefícios para a empresa.
Quais as vantagens em se utilizar um sistema de gestão de pessoas?
A utilização de sistemas de gestão de pessoas contribui para o surgimento de uma série de benefícios, vivenciados pelas organizações que os implementam na prática. Dessa maneira, destacamos apenas algumas das inúmeras vantagens do uso dos sistemas de pessoas.
Como mencionado anteriormente, a automação de processos manuais é uma grande vantagem ao utilizar sistemas de gestão de pessoas. Isso acontece pois essa automação reduz significativamente a chance de erros, que possuem maior probabilidade de acontecer quando realizados por seres humanos.
Além disso, outra grande vantagem é o aumento da produtividade do trabalho de gestão, seja por parte do RH ou das lideranças. Isso é possível pois os sistemas de gestão de pessoas reduz significativamente os trabalhos manuais e repetitivos, deixando os gestores e líderes mais livres para desempenharem outras atribuições.
Outro benefício está na garantia da segurança da empresa no que diz respeito à prevenção de processos trabalhistas. Os sistemas de gestão de pessoas conseguem registrar algumas informações, que podem ser utilizadas como provas em possíveis processos judiciais.
Por último, adotar um sistema de gestão de pessoas pode contribuir para redução de custos, e pode ser útil principalmente para empresas que precisam realizar cortes de verbas através da dispensa de funcionários.
Veja as aplicações dos sistemas de gestão de pessoas
Existem diversas maneiras nas quais o sistema de gestão de pessoas pode ser direcionado, e cada uma delas confere uma série de vantagens. Entretanto, vale salientar que muitas dessas aplicações,além de vantajosas, podem ser consideradas como necessárias.
Os tópicos a seguir vão apresentar as principais aplicações dos sistemas de gestão de pessoas.
1- Gerenciamento de desempenho
A gestão de desempenho se concentra na prática de identificar e capacitar a performance de cada colaborador. Assim, é preciso identificar as competências dos funcionários e alinhar de acordo com as metas estabelecidas pela empresa.
Esse processo pode ser mais complexo do que parece, pois demanda avaliação de dados e por isso a utilização de sistemas de gestão facilita todo o processo. Com esses sistemas, é possível efetuar de maneira otimizada as etapas de gestão de desenvolvimento, com acompanhamento de planos de ações, análise de desempenho, dentre outros aspectos.
2- Gerenciamento de objetivos
Para muitas empresas, a definição e implementação de objetivos e metas, juntamente com sua disseminação, representam um desafio complexo. Isso ocorre porque a definição, o acompanhamento e a análise dos dados tende a ser fragmentada e ineficiente, quando não utilizada por um instrumento adequado.
No entanto, ao aplicar um sistema de gestão de pessoas, é possível unificar todos esses processos em um único local. Esse sistema, acessível a uma ampla gama de usuários, mantém um registro histórico abrangente, permitindo análises mais profundas e produtivas.
3- Execução de coleta de informações
Outra aplicação bastante útil do sistema de gestão de pessoas está na pesquisa do clima organizacional de uma empresa, através da coleta dessas informações no ambiente de trabalho. A vantagem de utilizar esses sistemas está no fato deles conseguirem realizar de maneira mais efetiva a criação de um questionário, disponibilização e análise dos resultados.
Portanto, em vez de elaborar manualmente questionários e formulários, e demandar tempo com análise dos resultados, os sistemas de gestão de pessoas realizam isso de maneira mais eficiente e rápida.
4- Sistemas de feedbacks
A cultura de feedbacks é de muita importância para a empresa, por promover o desenvolvimento dos colaboradores. Dessa forma, é possível potencializar o sistema de feedbacks através da utilização de sistemas de gestão de pessoas.
Isso pode ser conseguido pois o sistema de gestão de pessoas consegue armazenar informações, e disponibilizá-las para os gestores. Assim, é possível que os feedbacks sejam avaliados com mais precisão e cuidado pela equipe de RH ou líderes.
5- Gerenciamento da jornada de trabalho
É possível ainda aplicar o sistema de gestão no gerenciamento da jornada de trabalho dos colaboradores. Ou seja, é possível utilizar um software para controlar de maneira eficaz os horários de trabalho, horas extras e intervalos de maneira prática e automática.
Onde o sistema de gestão pode ser implementado na prática?
Os sistemas de gestão podem ser aplicados em diversas situações de maneira genérica, mas como eles podem ser utilizados na prática da empresa? Separamos algumas situações práticas em que você poderá utilizar os sistemas de gestão de pessoas.
1- Recrutamento de novos colaboradores
É possível utilizar um sistema que facilite e otimize a seleção e recrutamento de novos colaboradores para a empresa.
Isso pode ser feito através de plataformas que construam os processos de seleção, registrem os candidatos, e selecionem de maneira automática os perfis desejáveis, com base nas informações inseridas. Isso é útil para poupar tempo, e serve de filtro para selecionar os candidatos mais adequados para a vaga a ser preenchida.
2- Controle e registro de ponto
A utilização de um software de controle de ponto é uma das melhores opções de sistema de gestão de pessoas. A ferramenta do Genyo permite realizar o controle de ponto dos colaboradores de maneira digital.
Com isso, uma série de funcionalidades estão disponíveis, como a criação automática de banco de horas, o cálculo de horas extras, a verificação de calendário de férias e feriados, dentre outras.
Além disso, é possível garantir que o colaborador seja autenticado ao bater o ponto, através do sistema de ponto com foto. É possível também delimitar o local no qual o ponto deve ser batido com o uso da cerca virtual e o ponto com localização.
Isso tudo garante a facilidade e automatização dos processos que demandam um tempo precioso por parte da equipe de gestão de pessoas.
3- Avaliação de produtividade
Outra utilização prática dos sistemas de gestão de pessoas é para avaliar objetivamente a produtividade dos colaboradores da empresa. A ferramenta do Genyo, por exemplo, permite que o gestor consiga entender a produtividade de um colaborador alocado em determinada tarefa.
Isso é possível graças ao registro de atividades, uma das ferramentas disponíveis nesse sistema que permite exatamente o tempo que o trabalhador utiliza para cumprir uma determinada atividade.
