Muita gente ainda se confunde, mas o Departamento Pessoal (DP) e Recursos Humanos desempenham funções diferentes em uma empresa. Então, quando você quer saber quais rotinas básicas de departamento pessoal, estamos falando da execução e do acompanhamento de questões burocráticas relacionadas aos trabalhadores.
Diferente do RH que é responsável por tarefas relacionadas à competência e às habilidades do funcionário.
O DP é um setor da empresa que desempenha funções de grande responsabilidade. Estas, exigem conhecimento da legislação trabalhista e de administração para garantir que direitos e deveres dos funcionários sejam cumpridos.
Para te ajudar a entender quais são as rotinas básicas de departamento pessoal, o Genyo preparou este artigo, detalhando como funcionam os processos e como eles se refletem na empresa. Então, acompanhe a leitura até o final e aproveite!
O que é departamento pessoal?
O departamento pessoal é setor responsável por cuidar de toda burocracia referente ao funcionário desde a sua chegada, seu vínculo enquanto empregado e seu desligamento, garantindo que o processo demissional e o pagamento rescisório sejam feitos da forma correta, independentemente do responsável por esta decisão.
Sendo assim, existem algumas etapas que são feitas por este setor como: admissão, exame admissional, cálculo, pagamento e negociação de salários, locomoção, férias, benefícios, licenças, apuração do registro de ponto, pagamento de 13º salário, pagamento de comissões, escala de horários, rescisão, entre outras atividades que podem variar de acordo com a empresa e as obrigações legais.
O Ministério do Trabalho, através da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) e do Sindicato da categoria é o que rege o DP.
Por que o departamento pessoal é importante?
A sustentabilidade de uma empresa no mercado de trabalho depende da qualidade dos profissionais de RH e de como é o desempenho das rotinas básicas de departamento pessoal.
São esses profissionais que garantem que os colaboradores estejam alinhados com as políticas e objetivos da empresa, além de manter em dia as questões estabelecidas por lei.
De modo geral o departamento pessoal deve ser responsável por:
- Organizar e controlar os horários dos colaboradores;
- Garantir o cumprimento da legislação trabalhista e previdenciária;
- Garantir o cumprimento das normas de higiene e segurança do trabalho;
- Manter o pagamento de salários, transporte, férias, licença médica e 13º salário em dia;
- Manter o arquivo que contém toda a documentação relacionada aos colaboradores da empresa devidamente atualizado e organizado;
- Assumir uma postura estratégica, mantendo uma constante busca por alternativas que promovam o capital humano da empresa como a peça fundamental para o seu sucesso;
- Estabelecer uma rotina em que processos de admissão, demissão, benefícios, folha de pagamentos, relação com sindicatos, declarações trabalhistas mensais, anuais e outros encargos sociais sejam devidamente controlados.
Qual a diferença entre o departamento pessoal e o RH?
Como mencionamos anteriormente, o DP fica responsável por toda a parte burocrática relacionada aos colaboradores.
Já o RH tem como foco a gestão de pessoas, o que significa olhar para as relações humanas e promover um ambiente de trabalho mais agradável e produtivo a todos.
Um ponto importante de se destacar é que independente das diferenças, ambos os setores precisam caminhar juntos, para que a experiência do colaborador seja garantida.
Afinal, da mesma forma que fazer parte de uma cultura organizacional positiva é importante, ter o salário pago em dia, sem erros, também é. Ambos os fatores são fundamentais para que o trabalhador esteja feliz e motivado na empresa.
Costuma-se dizer, inclusive, que quando o DP atua de forma organizada e bem estruturada, isso facilita e muito a atuação do RH. Afinal, é mais fácil que o trabalhador se engaje e esteja comprometido com o trabalho, quando a remuneração e benefícios estão em dia.
Quais são as rotinas básicas de departamento pessoal?
Como vimos até aqui as atividades do DP são operacionais e precisam ser feitas todos os meses, de forma dinâmica para que os processos sejam concluídos de acordo com os prazos e a legislação.
Mas, vale destacar que durante os processos é possível que ocorram admissões, demissões, acidentes de trabalho e férias. Isso tudo vai interferir na rotina das atividades.
Além disso, apesar da estrutura ser relativamente simples, os cálculos do departamento pessoal exigem, além de atenção, perícia e olhar crítico diante dos processos.
Vamos conhecer quais são as rotinas básicas de departamento pessoal. Confira a seguir!
Cuidados com a legislação trabalhista
Além de ter o conhecimento necessário sobre as leis voltadas para o trabalhador, com destaque para a CLT, o departamento pessoal tem a função de acompanhar todas as alterações da legislação. Isso, para que sejam mantidas sempre atualizadas e devidamente implementadas na empresa. Além disso, o setor é também responsável por representar o empregador na justiça do trabalho, em casos de ações movidas por funcionários ou ex-funcionários.
Admissão
Este processo é composto pelo exame admissional, elaboração e assinatura do contrato, anotações na CTPS, abertura de registro de funcionário junto ao MTE, abertura de conta salário, geração do número de registro de ponto, arquivo de documentos e anotações CLT;
Demissão
Este processo é composto pelo exame demissional, rescisão do contrato, anotações na carteira de trabalhos, cálculo dos valores de acordo com o tipo de desligamento, por decisão do empregador com e sem justa causa, por decisão do empregado, e acerto final.
Folha de pagamento
Nesse processo, para que o cálculo da folha seja correto, todos os valores que incidem algum desconto ou benefício ao funcionário já devem ter sido devidamente apurados. Na folha, vai constar tudo que o funcionário tem de salário bruto e salário líquido, depois dos descontos;
Encargos
A gestão do pagamento das parcelas de contribuição do FGTS e de qualquer outra eventual taxa faz parte das rotinas de departamento pessoal. Manter esses encargos quitados em dia é uma obrigação do empregador, portanto todo cuidado é pouco! O controle correto garante tranquilidade à empresa e aos funcionários.
Além disso, os responsáveis pelo departamento pessoal também atuam na interface direta com as entidades sindicais, por meio do acompanhamento de convenções coletivas e do repasse da cobrança do imposto anual relacionado às atividades dos sindicatos.
Benefícios
Entre os benefícios que podem ser concedidos aos funcionários com desconto em folha a critério da empresa temos: plano de saúde, plano odontológico, vale-alimentação, vale farmácia, bolsa de estudos, vale combustível.
Controle de férias
O planejamento das férias em uma empresa requer logística e atenção. O período anual de descanso deve atender às necessidades tanto do colaborador como do empregador, de forma que fica a cargo do departamento pessoal o controle das datas e também do pagamento da remuneração relacionada.
Organizar para que as equipes não fiquem defasadas ou para que o trabalhador não esteja ausente durante um projeto importante é um dos requisitos, sem esquecer de que as férias também devem ser concedidas em um momento que seja compatível com os planos de quem as solicita.
Controle de ponto
Se o funcionário tem o dever de bater ponto todos os dias no início e no fim do expediente, cabe ao departamento pessoal controlar os dados de frequência de trabalho que são compilados em um relatório mensal.
A partir desses registros é possível verificar e calcular horas extras ou faltantes para que as devidas compensações sejam realizadas. Isso, de acordo com as regras estabelecidas entre as duas partes. Além de conferir se o funcionário está cumprindo seus horários.
Principais erros cometidos pelo Departamento pessoal
Contar com processos manuais
Usar planilhas de folha de pagamento, gestão de férias, controle de pontos ou de benefícios pode desencadear uma série de problemas. O essencial é contar com um software para fazer a gestão da jornada de trabalho.
Não fazer exame admissional e demissional
Muitas empresas deixam de lado esses exames, mas fazendo isso elas podem perder o controle de problemas de saúde de seus funcionários e aumentar os passivos trabalhistas.
Não conferir documentos e relatórios
É fundamental conferir se o valor dos adicionais, das horas extras e de outros benefícios está correto. Além disso, é preciso definir procedimentos para verificar assinaturas em documentos e suas validades legais.
Não fazer o controle de jornada e férias
Cargas horárias, faltas, férias etc. precisam de um monitoramento direto, caso contrário, colaboradores e empresa podem ser prejudicados. Para isso, mais uma vez é necessário contar com um software apropriado.
Problemas na folha de pagamento
Erros na folha podem gerar desmotivação por parte dos colaboradores e falta de confiança na empresa. A organização ainda corre o risco de ter que lidar com processos trabalhistas. Hoje, existem softwares muito bem desenvolvidos que fazem esse trabalho de forma precisa e sem erros.
Não consultar a legislação e os manuais
Muitas empresas contam com um setor jurídico para ajudar na tomada de decisão. Para aquelas que não têm, é fundamental sempre consultar os textos legais e participar de fóruns para tirar as dúvidas e não deixar nenhuma informação passar despercebida.
Não se atualizar
Alguns gestores seguem a máxima de que “sempre foi assim”, usando essa ideia como pretexto para não modernizar o DP. Contudo, a rotina do setor é muito intensa e erros humanos podem acontecer. Para evitar problemas desse tipo, nada como contar com novas tecnologias para ajudar a equipe a atuar de forma mais estratégica.
Como melhorar o desempenho do departamento pessoal
Como as atividades atribuídas ao setor de departamento pessoal são estabelecidas por lei, é muito importante que os processos sejam bem organizados, minimizando possíveis erros. Isso vai evitar processos trabalhistas.
Por isso estas são algumas formas de evitar possíveis erros:
- As informações do banco de dados devem ser armazenadas em nuvem;
- O controle de ponto eletrônico pode ser otimizado por meio de um aplicativo próprio;
- A folha de pagamento e o controle de férias também podem ser organizados por um sistema;
- O recrutamento interno deve ser feito para trazer agilidade e economia aos processos seletivos e ainda contribuir com a retenção de talentos;
- Deve ser estabelecida uma política efetiva de controle de horas extras, como prazo para cumprir o banco de horas ou eventuais penalidades, caso o colaborador ultrapasse o máximo diário permitido por lei, o que ajuda a evitar erros ou gastos excessivos relacionados ao pagamento.
Essas são algumas formas que vão ajudar a sua empresa a otimizar as rotinas básicas de departamento pessoal. Além disso, o uso de tecnologias, sem dúvidas, aumenta a produtividade do setor e permite que os gestores de RH tenham um posicionamento cada vez mais estratégico.
Por que optar por um sistema de controle de ponto eletrônico digital na sua empresa?
Quem acompanhou a leitura até aqui, conseguiu perceber que são muitas as rotinas básicas de departamento pessoal e como elas podem sobrecarregar o setor. Além disso, também ficou evidente como o controle de ponto faz parte dessas rotinas.
Outro ponto importante de atenção que quem é gestor ou profissional de RH deve saber é que toda empresa com mais de 20 funcionários tem obrigação de fazer o controle da jornada de trabalho dos seus funcionários.
Por isso, poder contar com uma solução prática que permite o acesso diretamente do smartphone ou tablet do trabalhador otimiza o processo e dá segurança.
Fazer uso de um sistema de controle de ponto eletrônico digital é a melhor escolha para quem quer gerir o seu negócio com segurança e qualidade, além de diminuir as muitas demandas que fazem parte do dia a dia de uma empresa. O Genyo está entre os melhores sistemas de controle de ponto do mercado.
Com ele é possível fazer o registro de ponto pelo computador, celular ou tablet, seu funcionamento é online e offline, ou seja com ou sem internet. Além disso, através do aplicativo o funcionário consegue ser notificado na hora que deve fazer o registro do ponto, evitando esquecimento e gastos com horas extras que não eram necessárias.
São muitas as funcionalidades e vantagens que este sistema oferece. Inclusive, é possível fazer um teste grátis. Ou seja, você não paga nada para experimentar e ver se realmente funciona. Bom, o difícil é não se apaixonar pelo sistema que é inteligente até no nome.
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