O registro da jornada diária de trabalho é um exercício rotineiro e obrigatório para companhias que possuam a partir de 20 funcionários. Por isso, é necessário ter atenção para que todos os processos aconteçam perfeitamente todos os dias e não ocorram problemas com o controle de ponto.
Um dos modos mais clássicos e vistos de fazer esses registros é por meio do relógio de ponto, uma máquina que requer alta demanda de manutenções por parte da empresa para assim garantir o bom funcionamento do equipamento.
Contudo, nos dias atuais, muitas empresas estão aderindo ao uso de controle de ponto eletrônico, mais atual e também bastante sofisticado. Porém, a depender do modelo e do seu manuseio, pode oferecer também alguns problemas.
Sendo assim, neste artigo, nós da Genyo iremos trazer informações sobre o que é, como funciona esse modelo, os seus problemas com o controle de ponto e manutenção, além de conhecer a melhor opção da ferramenta.
Confira a seguir!
O que é controle de ponto eletrônico?
O controle de ponto eletrônico é um item cujo objetivo é registrar os horários de entrada, almoço e saída de cada colaborador numa empresa para a documentação e acompanhamento da jornada de trabalho pelo setor de Recursos Humanos (RH).
Além disso, o detalhe no nome “eletrônico” não existe à toa. Antigamente, os registros de ponto nas companhias só poderiam ser feitos de forma manual ou mecânica. Algo que alterou à medida que a tecnologia foi avançando.
Diante disso, existem diversos tipos de controle de ponto, conforme poderemos observar mais adiante, cujo a finalidade da criação do mesmo foi oferecer mais segurança, praticidade e dinâmica para o registro da jornada diária.
Isso é bastante significativo, pois é necessário haver transparência no registro.
Tanto para as empresas quanto aos seus funcionários, é melhor evitar que problemas com o controle de ponto não aconteçam e, consequentemente, de cálculo de remuneração.
Assim sendo, o registro de ponto eletrônico e outras opções derivadas mais avançadas possuem a preferência das empresas do mercado atual. Mas, o que diz a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) sobre o registro de ponto? Veja!
O que diz a CLT sobre o controle de ponto eletrônico?
A utilização de um Sistema de Registro de Ponto Eletrônico é totalmente assegurado pelo artigo 74 da CLT.
“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.
- 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.
- 3º Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo.
- 4º Fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.”
Atualmente atualizado pela Lei de Liberdade Econômica, o texto expõe que as empresas também podem escolher entre “registro manual, mecânico ou eletrônico”.
De modo geral, significa que nenhuma companhia é obrigada a usar apenas o Registro de Ponto Eletrônico, ainda podem optar pelo relógio mecânico ou até mesmo o livro de ponto.
No entanto, se a ideia é melhorar o controle da jornada diária de trabalho, utilizar as modalidades mais manuais e tradicionais não podem atender bem as necessidades da sua empresa. Por isso, o melhor é optar por um relógio de ponto eletrônico.
Modalidades do controle de ponto eletrônico
Os tipos definidos pela Portaria 671 são o REP-C, REP-A e REP-P. Abaixo, um breve resumo do funcionamento de cada um desses.
REP-C
Este é um modelo de controle de ponto eletrônico convencional, o mais tradicional e também bastante comum de todas as três opções. Ele é formado pelo registrador que é localizado nas paredes das companhias e pelo programa de tratamento de registro de ponto.
REP-A
Já essa opção, corresponde ao relógio eletrônico de ponto alternativo que abrange sistemas de registro de ponto online, sendo assim, os funcionários podem bater ponto pelo tablet, computador, notebook, celular ou qualquer outro dispositivo digital aceito pela empresa.
Além disso, as informações são guardadas na nuvem. Entretanto, esse modelo de sistema deve ser usado apenas mediante acordo coletivo ou convenção.
REP-P
Por fim, temos o relógio eletrônico de ponto por meio de software, que é o modelo de controle de jornada mais completo e eficiente do mercado. Nele, a tecnologia corresponde pelo registrador eletrônico de ponto via aplicativo.
Além do mais, emite comprovante de ponto de forma totalmente eletrônica e possibilita o acompanhamento da jornada do funcionário em tempo real através de dispositivos eletrônicos.
Problemas com o controle de ponto
Diversos problemas com o controle de ponto ocorrem neste aspecto que podem ser bastante cruciais para a empresa.
Observe agora quais são as falhas mais vistas ao utilizar um sistema de controle de ponto não tão eficiente:
O colaborador esquecer de registrar o ponto
O esquecimento de registrar no controle de ponto é um dos erros mais vistos dentro das companhias, principalmente nas pausas para descanso.
A falta desta marcação pode trazer muitos problemas para o setor de RH, como, por exemplo, o conflito de informações e grande dificuldade no cálculo da folha de pagamento, horas extras e adicionais.
Marcação errada do horário
A marcação do horário errado no controle de ponto pode induzir ao pagamento de horas extras e até mesmo de adicionais de insalubridade. Isso porque, o funcionário pode falar erroneamente que ficou na empresa mais tempo do que a jornada de trabalho.
Perder os dados relacionados ao ponto
Os dados registrados ao decorrer do mês pelo controle de ponto são a base para o cálculo da folha e a indicação dos valores correspondentes aos colaboradores.
A perda dessas informações ao longo das transferências para uma planilha ou na coleta dos cartões de ponto pode colocar em risco toda a criação da folha e a confiabilidade da análise.
Marcação de ponto no lugar de outro empregado
A marcação de ponto no lugar de outro colaborador é um tipo de fraude e isso pode trazer sérios problemas para a companhia, como perdas financeiras, resultados prejudicados e falta de controle.
Falta de energia
Sempre pode acontecer o caso da energia cair, não é mesmo? Qual empresa está livre disso? Com isso, o ponto fica interrompido temporariamente, sendo preciso procurar alguma alternativa para nenhum funcionário deixar de marcar seu horário.
Não possuir um fornecedor confiável
Atualmente, conseguimos observar muitas companhias que utilizam o registro de ponto eletrônico para realizar a marcação de horário de seus funcionários.
Embora esse equipamento seja muito eficaz, para que ele cumpra com a sua função, é necessário que siga os requisitos segundo as leis, conforme citado anteriormente.
No entanto, se a organização adquire esse equipamento de um fornecedor que não cumpre com as normas, além do prejuízo administrativo, poderá sofrer muitas punições e multas judiciais.
Então, para evitar esses tipos de problemas com o controle de ponto e qualquer outros semelhantes, a dica é investir em um sistema modernizado e eletrônico.
Por que devo possuir um ponto eletrônico na minha empresa?
As vantagens do ponto eletrônico para a sua empresa e também a satisfação dos funcionários são diversas, entre as principais:
Maturidade digital
A maturidade digital significa resolver problemas de maneira mais rápida, buscando soluções através de tecnologias que possibilitem pensar em boas respostas.
Além disso, representa a automação de rotinas, transformando atividades que anteriormente eram realizadas à mão em digitais.
Produtividade
Profissionais de RH e gestores precisam ter o olhar atento para a produtividade dos funcionários. De fato, alguns imaginam que apenas o registro da jornada de trabalho já é o suficiente para proporcionar um bom desempenho de cada empregado.
No entanto, existem alguns itens que precisam ser levados em consideração.
É fundamental que os gestores consigam avaliar qual é o tempo dedicado em cada função. Assim sendo, podem descobrir se a atividade está ocorrendo bem ou precisa de ajustes. Porque quando as ações demoram muito para sair do papel e não trazem os resultados esperados, podem simbolizar prejuízos para o negócio.
Transparência nos vínculos de trabalho
A transparência nos vínculos de trabalho tem como característica primordial uma boa comunicação entre os membros de determinado time. Desse modo, as informações são tratadas de um modo livre.
É algo que faz parte da cultura das companhias e que precisa ser iniciada pela gestão de pessoas, onde a utilização de ferramentas digitais é capaz de contribuir com isso.
Assim, os líderes devem desempenhar um papel importante, estimulando os funcionários a inovar, também é essencial que os gestores estejam disponíveis para interagir.
Diminuição de custos invisíveis
Existem vários custos invisíveis que podem fazer parte de uma empresa, sem que os gestores percebam. Basicamente, são valores que não são percebidos em balanços e precisam de análises minuciosas para serem encontrados.
Em caso de falta de registro de ponto ou a falha do mesmo, pode fazer com que a organização perca dinheiro como por exemplo, concedendo férias em dobro aos funcionários.
Eficiência operacional
Companhias que estão em busca da eficiência operacional necessitam olhar para todos os processos que correspondem ao negócio.
Para isso, é preciso buscar ferramentas inteligentes, capazes de tornar as ordens menos burocráticas e mais ágeis. A tomada de decisão deve ser realizada com base em informações fidedignas.
A diminuição de custos e o aumento da produção estão totalmente ligadas ao uso de sistemas para o registro de ponto eletrônico. Afinal, uma companhia que alcança a eficiência operacional passa a ter menos gargalos e torna suas atividades mais ágeis.
Diante disso, a eficiência operacional consiste em padronizar processos e evitar erros, melhorar a produtividade e dominar os resultados esperados pelo negócio.
Então, para chegar lá é fundamental rever todos os processos internos, reparar aquilo que está dando errado e buscar soluções para as questões falhas.
Selecionando o melhor controle de ponto eletrônico
Agora que você já possui uma ideia sobre o que envolve o registro de ponto de uma empresa, desde a tecnologia trabalhada até a legislação vigente.
Aliás, nos próximos anos os softwares de ponto devem ganhar ainda mais espaço. Mas atualmente, como escolher o melhor controle de ponto eletrônico?
Pesquisar é a chave principal para acertar na escolha, porque atualmente existem muitas marcas fabricantes. Primeiramente, é necessário buscar por um aparelho ou sistema que respeite a Portaria 671 do MTE.
Além do mais, o aparelho precisa seguir as normas do INMETRO, evitando que a sua empresa seja penalizada.
Logo depois, avalie a tecnologia utilizada no dispositivo. O que é oferecido? Apenas o relógio de ponto ou existe algum programa que faz o tratamento das marcações e entrega relatórios prontos?
Vale lembrar que esse é um investimento que fará total diferença no desempenho da sua empresa e evitará problemas com o controle de ponto.
Conhecendo o Genyo
O Genyo é um sistema e aplicativo de controle de ponto eletrônico digital para a gestão de companhias de todos os tamanhos e segmentos.
A nossa plataforma de controle de ponto eletrônico conta com várias vantagens pensadas para facilitar a gestão de jornada de trabalho dos funcionários e beneficiar a empresa, além de automatizar a rotina do setor RH.
Toda empresa foge de números negativos, então o Genyo resolve as situações com o intuito de trazer sempre questões positivas dentro da empresa e ser reconhecida no mercado de trabalho:
- Top atrasados: saiba quais são os colaboradores que mais se atrasaram e quanto tempo se atrasaram nos últimos dias. Receba dados atualizados toda semana e melhore a produtividade da equipe;
- Top pontualidade: saiba quais os empregados que mais se destacaram pela pontualidade. Um modo inteligente de acompanhar e valorizar aqueles que estão mais engajados com os horários da empresa;
- Top excedentes: saiba quais os funcionários que mais geram gastos com horas extras para a companhia. Organize melhor sua gestão e economize muito dinheiro com o pagamento de horas extras.
Que tal aproveitar tudo o que a tecnologia tem a oferecer para a sua empresa? Conheça o Genyo e descubra como aproveitar na sua companhia todos os benefícios apresentados ao longo desta leitura e fuja de problemas com o controle de ponto.
