A organização de uma empresa é um dos pontos fundamentais para o seu funcionamento e crescimento. Manter uma estrutura lógica e equilibrada é capaz de elevar a produtividade e alinhar pontos que não estão bons. Para isso, uma das ferramentas mais utilizadas é um organograma organizacional!
Essa ferramenta de organização é bastante útil para distribuir hierarquicamente os cargos da empresa, tornando-a mais fluida, bem estruturada e harmônica. Conheça aqui tudo sobre o organograma organizacional, suas vantagens e maneira de construir!
O que é um organograma organizacional?
O organograma organizacional empresarial pode ser definido como uma ferramenta ou um método utilizado para estruturar todas as equipes e setores dentro de uma empresa, estabelecendo de forma organizada como se distribuem os cargos.
Através do organograma organizacional também é possível saber onde é necessário incluir novas equipes para aprimorar a produtividade e o funcionamento da empresa.
Ele é preenchido com os dados da empresa a respeito dos cargos que possui como diretores, CEO, presidentes, vice-presidentes, gerentes, RH, estagiários e diversos outros, distribuindo-os de forma que estabeleça qual a ligação entre eles e o nível hierárquico.
Qual é o seu objetivo
O objetivo principal dessa ferramenta é a de organizar a estrutura da empresa, definindo os níveis, setores e espaços de cada profissional, otimizando o planejamento, comunicação e as suas responsabilidades.
Além disso, o organograma é interessante para sinalizar para quem um trabalhador deve realizar a prestação de contas e quem são os profissionais que estão no mesmo nível hierárquico.
Do que ele é capaz
As possibilidades dessa ferramenta quando bem aplicada é capaz de responder diversos questionamentos feitos pelos profissionais e estabelecer a meta individual de cada um.
Dessa forma, é possível saber como cada equipe deve funcionar, qual serão as responsabilidades de cada um, as competências e responsabilidades dos setores e a estrutura principal do plano de carreira.
Ou seja, apenas com o organograma organizacional é possível ter uma visão ampla da empresa, facilitando o alinhamento de objetivos e avaliação de resultados.
Como é a estrutura de um organograma organizacional
Antes de falarmos sobre os tipos de organogramas existentes é preciso conhecer como se dá a estrutura dessa ferramenta. Cada item de um organograma tem um motivo específico, confira quais são abaixo:
- Posição hierárquica: Ponto principal de todo organograma é a hierarquia. A posição hierárquica de cada item pode estar organizada de cima para baixo, da esquerda para a direita ou em cores. É importante identificar esse tipo de estrutura antes de fazer a leitura de um organograma.
- Setores/unidades/cargos: Esses são definidos através das caixinhas individuais do organograma. Podem ser preenchidos com o nome do setor, da equipe, cargo ou até mesmo com o nome de cada profissional. É possível inclusive cada setor realizar o seu próprio organograma.
- Linhas: As linhas são as interligações entre os cargos. É possível que o organograma possua apenas um tipo de linha ou vários diferentes. Cada uma delas pode significar um tipo de ligação diferente.
- Posições: Geralmente as caixinhas que estão posicionadas lado a lado dentro de um organograma significam que possui o mesmo nível hierárquico. No entanto, isso pode mudar e acordo com o tipo de organograma, como nos casos do tipo circular.
Os principais tipos de organogramas existentes
Se tratando dos tipos de organogramas existem diversos modelos. Cada empresa deve avaliar a sua missão, objetivo e necessidade antes de propor um modelo.
É importante conhecer sobre os principais para pode utilizar aquele que melhor se encaixa com a realidade do seu negócio. Lembre-se que mesmo as pequenas empresas também são beneficiadas com essa ferramenta.
Organograma de tipo vertical
Esse é o modelo mais comum e clássico, sendo também o mais utilizado. Esse organograma é tradicional e segue o modelo onde no topo está o cargo de maior destaque e abaixo dele os cargos “menos valiosos”.
Assim, esse modelo é o mais recomendado para indicar a hierarquia da empresa e quem são os profissionais de mesmo nível hierárquico (aqueles que estão posicionados horizontalmente dentro do modelo vertical.
A grande vantagem desse formato é que o plano de carreiras é mais visível, onde o profissional enxerga com facilidade quais posições estão acima.
Organograma de tipo horizontal
No caso do modelo horizontal, como o nome já indica, as caixinhas se posicionam de maneira horizontal, dessa forma o foco não é na hierarquização e sim na autonomia de cada profissional.
Com isso, a distribuição horizontal coloca os profissionais todos no mesmo nível e sem nenhuma função rígida, podendo transitar entre os setores, tornando o ambiente bem mais dinâmico e melhorando o clima organizacional.
A vantagem do modelo horizontal é reduzir a burocracia e ser possui uma gestão mais ágil.
Organograma de tipo circular
Quando o foco é o trabalho em equipe e aproximar os níveis hierárquicos de forma colaborativa, o modelo circular é o mais indicado.
Também conhecido como radial, esse modelo é feito de forma com que o maior cargo que possui a posição mais importante na empresa fica no centro do círculo.
Com isso, os demais cargos vão se posicionando ao redor do centro, crescendo o círculo cada vez mais. Isso é positivo pois promove maior aproximação entre as áreas e a importância da decisão de quem está no centro.
Organograma de tipo funcional
Esse modelo é semelhante ao do tipo vertical em relação a estrutura das caixinhas. No entanto, ele se distingue pois leva em consideração a função dos trabalhadores, destacando a atividade exercida.
Com isso, o foco na função leva a uma maior facilidade na hora da comunicação interna, deixando de lado a hierarquia empresarial.
Organograma de tipo linear
Conhecido como OLR – Organograma Linear de Responsabilidade, ele possui objetivo semelhante ao do tipo funcional que é o de focar nas tarefas e atividades, no entanto não se organiza de maneira vertical.
Nesse modelo todas as atividades são descritas em uma coluna, enquanto nas outras se distribui os cargos e qual é a responsabilidade de cada colaborador de acordo com a atividade.
Organograma de tipo em barras
Para utilizar um modelo hierárquico disposto de maneira vertical, o organograma em barras é o indicado, visto que cada barra possui um nível de autoridade de acordo com o seu tamanho.
Dessa forma, os cargos de maior importância vão possui uma barra maior, enquanto os “menos importantes” possuem barras reduzidas.
Organograma de tipo matricial
Para finalizar nossa lista, o organograma matricial é muito utilizado em projetos em que muitas pessoas possuem diversas funções, sem ter algo bem definido.
Dessa maneira, o tipo matricial é mais flexível, mesmo estando em formato vertical, ele não traz as funções de cada profissional bem definida, sendo uma vantagem para projetos que possuem data de início de término, mostrando qual é a ligação entre os setores.
O RH e o organograma organizacional
Para o setor de Recursos Humanos o organograma organizacional é uma das ferramentas mais interessantes, principalmente visando a construção de uma cultura organizacional positiva, aquisição de talentos e valorização da mão de obra.
Dentre os modelos mais interessantes para a aplicação do RH, o do tipo funcional é o mais indicado já que retira a ideia de inferioridade e hierarquia entre os cargos, nivelando a importância de todos dentro da empresa, construindo um ambiente seguro e produtivo.
No entanto, para muitas empresas que visam o plano de carreiras e o crescimento profissional individual, um modelo que inclua hierarquia vai ser o melhor, já que inclui a ideia de projeção através dos cargos.
É papel do RH deixar claro que o sucesso dentro da empresa independe da posição dos cargos, sendo mais importante a comunicação interna e intersetorial, criando uma rede de informações fluida, no qual todas as equipes atuem em conjunto.
Utilizar de outras ferramentas para incrementar o organograma e valorizar a responsabilidade dos profissionais é também interessante. Um exemplo disso é utilizar o controle de ponto digital, como o Genyo!
Com isso, ao incluir por exemplo cargos responsáveis por fiscalizar o controle de ponto, é possível definir hierarquias dentro de equipes, facilitando a fluidez da comunicação e prestação de contas.
Como produzir um organograma
Antes de mais nada, é preciso definir que tipo de organograma mais se aplica a sua empresa e ao objetivo de sua utilização. Como falamos anteriormente existem diversos tipos e cada um pode ser utilizado de acordo com a visão administrativa de cada empresa.
Feito isso, é hora de distribuir os cargos. Faça uma lista de todos os departamentos e equipes existentes, visualizando como se comporta hierarquicamente, qual a ligação entre eles e a função primordial de cada um.
Alguns cargos de importância que devem estar presentes em quase todos organogramas é o líder/chefe/presidente, gestores, diretores de áreas, gerentes, analistas, auxiliar administrativo, comercial, atendimento ao cliente, etc.
Para facilitar a distribuição das áreas, é possível separa-los em 4 grandes grupos, são eles:
- O grupo principal: Estão os cargos de maior poder, destaque e responsabilidade dentro da empresa. Geralmente é um cargo único e isolado, mas em algumas gestões podem estar divididos entre 2 ou até 3 pessoas.
- O grupo secundário: Nesse estão todos os cargos de direção e gestão de equipes/áreas, como por exemplo diretor administrativo, diretor de marketing, diretor financeiro, diretor de recursos humanos, diretor de publicidade e muitos outros;
- O grupo em terceiro lugar: Após o diretor os cargos de liderança se posicional, como o líder regional, líder de projetos, gerente de filiais, etc.
- O grupo em quarto lugar: Por fim, o último grupo é composto por todos os demais profissionais que estão em maior número nas empresas, como os analistas, auxiliar administrativo, área comercial, atendimento ao cliente, e diversos outros.
Na hora produzir um organograma diversas ferramentas podem ser utilizadas. Já existem na internet sites especializados em produzir essas ferramentas, com planos pagos e privados. Além disso para quem dominar o Microsoft Excel ou Word é possível produzir bons organogramas nesses programas.
Pontos importantes na hora de se fazer um organograma
Agora que você já aprendeu a como produzir um organograma organizacional é importante conhecer alguns pontos importantes que vão ajudar na sua elaboração e aplicação.
Essas dicas são fundamentais para elaborar um modelo de organograma completo e bem estruturado, tendo aplicação prática. Conheça:
Conheça bem as funções
O primeiro ponto é conhecer bem a função de cara equipe e profissional. Isso é essencial para entender quem possui mais responsabilidades hierarquicamente e também para poder produzir outros tipos de organogramas, como o do tipo linear ou funcional.
Para isso, acompanhe a rotina dos trabalhadores, faça entrevistas individuais e veja o resultado final de suas atividades.
Descubra quem lidera
Toda equipe tem alguma pessoa que lidera os demais, sendo responsável por engajar os profissionais, fiscalizar e elevar a produtividade.
Em alguns casos esses líderes já possuem cargos pré-definidos, em outros eles conquistam através de suas competências profissionais de liderança.
Além de identificar também é importante fazer uma entrevista individual com esse profissional para saber se ele se enxerga dessa forma e se gosta dessa posição que foi conquistada/colocada.
Oficialize posições
Como falamos anteriormente, muitas pessoas assumem posições de liderança sem serem reconhecidas por isso. Portanto, oficialize essas posições, através de um documento que garanta a responsabilidade desses profissionais.
Isso é importante para valorizar o profissional e garantir que ele seja respeitado dentro das equipes, facilitando a tomada de decisões e crescimento individual.
Como implementar o organograma na rotina da empresa
O organograma não pode ser uma ferramenta que é construída e esquecida dentro da empresa. Ela deve estar presente no dia a dia dos trabalhadores para facilitar a gestão e a compreensão da importância e papel de cada profissional.
Somente através da sua implementação que os benefícios de sua realização vão ser extraídos, como por exemplo a melhora da comunicação interna, identificação de falhas, elevação da produtividade, retenção de talentos e muitos outros.
Apresente o organograma para todos
O ponto principal é ter a certeza de que todos os profissionais conhecem e entendem o organograma. Não há como implementar essa função sem que os colaboradores conheçam.
Por isso, durante reuniões tire um tempo para tratar desse organograma, sua estrutura, o que significa cada posição e como utilizar corretamente.
Pontue posições de destaque
Uma questão importante é pontuar algumas posições de destaque dentro do organograma, como por exemplo quem é o líder de cada setor, equipes que estão acima hierarquicamente e outras posições importantes. Isso facilita com que haja uma melhora na comunicação e prestação de contas.
Demonstre o que mudou
Se durante a construção de um organograma algo mudou, é importante frisar isso para todos colaboradores, isso evita problemas internos e facilita a compreensão de todos.
Além disso, também é interessante demonstrar quais equipes estão no mesmo nível, facilitando o trabalho em equipe entre elas.
Disponibilize o organograma
Esse documento deve estar sempre atualizado e disponibilizado para todos os profissionais, podendo estar disposto fisicamente em algum local da empresa e em seu formato digital em todos computadores.
Isso dá autonomia para o profissional consultar sempre que necessário, conhecer responsáveis por outras equipes e ajudar na interação entre profissionais.
Curtiu esse conteúdo? Aqui no blog do Genyo você encontra muitas outras dicas de ferramentas como essa, inclusive sobre a implementação do controle de ponto digital nas empresas! Confira!
