Os setores de uma empresa funcionam como uma engrenagem que quando bem associados geram um funcionamento harmonioso que otimiza os resultados dos colaboradores. Nesse contexto, entender o que é departamento pessoal, bem como seu funcionamento é imprescindível para ajustar a cooperação de uma equipe laboral.
Apesar de o departamento pessoal, em muitas empresas, estar fundido com outros setores, seu amplo conceito permite que este setor passeie por diversas atribuições essenciais. O departamento pessoal é um setor que associa conhecimentos profundos de direito do trabalho e direito empresarial para dar um suporte adequado às demandas empresariais.
Sendo assim, o departamento pessoal exige um conhecimento atualizado das normas e leis que regem as relações contratuais de trabalho para embasar decisões organizacionais. É um setor burocrático vital para proteger funcionários e patrões de possíveis erros injustos.
Gostaria de conhecer melhor o funcionamento, rotinas, atribuições e perfil laboral do departamento pessoal de uma empresa? Então continue a leitura e confira!
Departamento Pessoal e RH são a mesma coisa?
Quando se fala em Departamento Pessoal (DP) é muito comum que as pessoas confundam este segmento da empresa com o setor de recursos humanos. No entanto, é importante salientar que, apesar de se tratarem de setores administrativos das empresas, os dois têm funções e filosofias distintas dentro da empresa.
É comum, no entanto, que, em muitas empresas, DP e RH se associem, formando um único segmento responsável pela função acumulada de ambos os departamentos. Contudo, esses dois segmentos são opostos e complementares, tratando-se, portanto, de manejos e visões operacionais distintas que convergem para a integralização dos setores da empresa.
Enquanto o RH tem a função de interagir mais proximamente com os colaboradores, ou seja, os recursos humanos, o DP atua nas atividades relacionadas a admissão, férias, demissão, assinatura de contratos e carteiras de trabalho.
É responsabilidade, por exemplo, do RH dar feedbacks aos funcionários, a fim de alinhar as expectativas da empresa com a produção individual de cada um. Além disso, é responsabilidade deste setor a atração e o treinamento dos talentos da empresa para que o nível produtivo seja otimizado. Trata-se de um contato íntimo com o colaborador.
Ou seja, o RH está empenhado em identificar faltas e avanços dentro dos recursos humanos da empresa a fim de entender quais pontos podem melhorar. O Departamento pessoal, por sua vez, trabalha junto com o setor de RH realizando a parte burocrática e documental . Fazendo a ponte, quando necessário, entre as instituições extra-empresariais.
O governo, por exemplo, tem interesse em diversos documentos que são produzidos, analisados e estruturados pelas empresas. Sejam esses documentos produto do trabalho dos funcionários, seja pela própria receita empresarial. O Departamento Pessoal faz a reunião e apresentação de toda a documentação para quem for de direito.
Quais são as atribuições específicas e o que é Departamento Pessoal?
As atribuições do departamento pessoal são muitas e estão associadas a documentos importantes para a companhia. Assim, neste setor é comum que haja um acúmulo de documentos que precisam ser processados para que haja um funcionamento adequado da organização.
Boa parte destes documentos são respaldados pela legislação e precisam ser interpretadas e analisadas a partir do conhecimento da legislação. Dessa forma, é necessário que haja um pessoal especializado para que não haja uma interpretação mal feita das demandas empresariais.
Um desses documentos importantes é o atestado médico. Os atestados médicos precisam ser entregues na empresa a fim de que possa-se definir se haverá ou não descontos trabalhistas pela falta de um funcionário. No entanto, diversas nuances legais são necessárias para entender quais respaldos são garantidos pelos atestados.
Faz parte das atividades do Departamento Pessoal receber, compilar e analisar os atestados médicos conferindo se todos os requisitos para sua validade legal estão registrados. Dessa maneira, isto envolve uma habilidade técnica legalista porque o atestado médico falso pode inclusive promover a demissão de um funcionário por justa causa.
Outra atividade pertinente ao Departamento Pessoal são os cálculos associados aos direitos trabalhistas que são realizados pelos técnicos desses setores. Esses cálculos são recheados de legislações específicas que precisam ser cumpridas para que não haja erros que possam levar a processos trabalhistas por parte dos funcionários.
Ademais, os cálculos trabalhistas são de interesse do funcionário e da empresa, já que, se erros forem cometidos a empresa poderá ser lesada. A lesão pode ser realizada no ato do pagamento, se os valores calculados forem supra mensurados, ou, se hipo dimensionados poderão levar a processos onerosos.
Dessa maneira, o departamento pessoal é um elo que garante um equilíbrio real entre os interesses da empresa e dos funcionários.
Documentos emitidos pelo Departamento Pessoal
A organização empresarial obriga que algumas funções específicas sejam cumpridas pelo Departamento Pessoal. Assim, quando estes documentos precisam ser emitidos deve-se cuidar para que este setor seja acionado, pois há a possibilidade de serem requisitados posteriormente pelo governo.
Um dos documentos emitidos pelo DP é o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED). Este documento, exigido pela CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas), permite que o governo federal faça o controle dos processos de admissões e demissões nas empresas. Com ele, o governo poderá fazer uma fiscalização mais ampla.
Além desse documento, o departamento pessoal tem a função de emitir os recibos, para os quais os funcionários precisam assinar antes de receber algum benefício. Pode-se citar os recibos de recebimento de 13° salário, o aviso prévio, gozo de férias, adiantamento de salário e os recibos de pagamentos periódicos.
Por fim, os exames médicos admissionais, demissionais, periódicos e de retorno à função laboral são solicitados e seus resultados arquivados pelo setor de Departamento pessoal. Além disso, ao ser demitido, um funcionário deverá receber, deste setor, o Requerimento de Seguro Desemprego (RSD), dando entrada do processo junto ao banco responsável.
A relação entre o Esocial e o departamento da sua empresa
O Esocial é o sistema público de estruturação digital. Nesse sentido, trabalha na tentativa de unificar os dados associados a informações fiscais e trabalhistas dos funcionários. Sua função é reunir em uma única plataforma todas as informações que são de interesse dos órgãos públicos que fiscalizam a atuação da empresa no segmento.
Antigamente, os órgãos públicos que precisavam de informações sobre a atuação da empresa atuavam de maneira isolada. Ou seja, quando estes órgãos necessitavam de informações específicas da empresa periodicamente havia um contato isolado de cada um deles com a gestão da empresa, aumentando o trabalho dos colaboradores.
Dois desses órgãos que frequentemente acionam as empresas são a Receita Federal e a Secretaria do Trabalho. Estes órgãos precisam conhecer informações acerca da remuneração, descontos e benefícios que os funcionários possuem, bem como questões relacionadas a afastamentos que são possíveis legalmente.
Porém, o volume de informações exigido pelo Esocial é muito grande, haja vista que reúne informações que são de interesse de todos os órgãos federais. Dessa maneira, detalhar as informações e analisá-las é importante para que não haja conflito entre as informações fornecidas pela empresa e os reais dados.
A confiança nos dados apresentados para o governo através da plataforma do Esocial é imprescindível porque o governo faz a fiscalização por cruzamento de dados. Isso significa que, essas informações podem ser acessadas através de outras plataformas e que, se conflitantes com o que foi apresentado lá, pode haver punição.
Em novembro de 2020, por exemplo, houve uma malha preparada para os empresários em que associou-se informações do Caged com os dados do Esocial. Assim, é importante que os funcionários do DP estejam preparados para fornecer informações confiáveis para não lesar posteriormente a relação da empresa com o governo.
Quais as habilidades que um funcionário precisa ter para trabalhar em um departamento pessoal?
Atualmente, o departamento pessoal tem passado por uma revolução estrutural interessante que tem alterado muito o perfil do funcionário ideal para a função. Há alguns anos, imaginar o setor de departamento pessoal era o mesmo que imaginar um local repleto de papéis velhos e cheios de poeira.
Geralmente, se imaginava um funcionário antigo, mais velho, que conhecia a empresa fisicamente e logisticamente. Esse funcionário iria exercer o cargo por anos porque era o único, além do patrão, que conhecia os aspectos mais íntimos da empresa para acessar dados, interpretá-los e tomar decisões rápidas. Era o típico DP de filme americano.
Atualmente, no entanto, esta realidade mudou. Atualmente, todos esses valores que envolvem muitos anos de empresa, paciência excessiva e outras características não são mais necessários para um funcionário do departamento pessoal. Isso porque a tecnologia revolucionou a maneira como o Departamento Pessoal tem trabalhado.
Atualmente, um funcionário para estar no Departamento Pessoal precisa ter um bom conhecimento de informática. Isso porque, como supracitado, a tendência é que cada vez mais esses dados sejam digitalizados pelas empresas. Ou seja, os arquivos de papel serão cada vez mais econômicos e, em muitos casos, deixarão de existir.
É preciso que este funcionário tenha um domínio dos softwares e Hardwares que compõem as suas ferramentas de trabalho. Além disso, é necessário que seja um profissional proativo, pois a demanda de registros é alta e dados que parecem inúteis se apresentam úteis futuramente. Trata-se da proatividade em fazer registros de qualidade.
Além disso, é necessário que este funcionário esteja interessado em cada setor da empresa, haja vista que ele supervisiona as normas de controle. Trata-se, portanto, de uma área em evolução, pois está sendo revolucionada atualmente com o advento de tecnologias.
Use o departamento pessoal como caminho para melhorar os resultados da sua empresa!!
Os dados fornecidos pelo departamento pessoal ,quando associados com uma visão crítica, são uma fonte de informações importantes para a melhora do desempenho da empresa. Quando bem ajustados, tais dados permitem descobrir como anda a rotatividade dos funcionários, permitindo entender se há algum erro no processo de admissão ou demissão.
Além disso, com os dados deste setor é possível entender qual o custo médio do funcionário, entendendo se há a possibilidade de expandir a equipe de trabalho. Com isso, pode-se fazer previsões baseadas nas evidências de quanto se poderá expandir economicamente com a contratação de uma equipe mais ampla.
Dessa maneira, fazer uma análise criteriosa e com cautela dos dados que são produzidos pelo departamento pessoal pode ser a solução de grandes problemas organizacionais. Com uma equipe preparada e dados confiáveis, pode-se entender os entraves da empresa.
Como o Genyo pode auxiliar o seu setor de departamento pessoal?
O departamento pessoal trabalha com os registros de dados dos funcionários, computando sua remuneração e sua atividade na empresa. Assim, em empresas de médio e grande porte, em que é necessário que haja um controle do horário e saída da empresa, é necessário um controle assíduo deste dado.
É comum, em empresas menores, que esses dados sejam computados manualmente, havendo dois grandes riscos para a empresa que podem gerar desgastes desnecessários. O primeiro risco está associado à rasura desses dados que compromete a confiabilidade das informações, gerando conflito entre os interesses do patrão e dos funcionários.
O segundo risco relaciona-se com a confusão de informações que é feita quando muitas informações são armazenadas nos bancos de dados manuais da empresa. A perda de informações se torna mais comum e, portanto, pode acarretar em confusão quanto à história de vida dos funcionários dentro da empresa.
Para evitar que isso aconteça o Genyo apresenta uma solução simples. São os registradores de ponto eletrônico digital que permitem que haja um controle total e digital de toda a vida dentro da empresa dos funcionários. Através de reconhecimento facial, o funcionário será reconhecido antes de bater o ponto na empresa, inibindo fraudes.
Mais do que isso, o funcionário é avisado, através do sistema Genyo, por mensagem que o horário de bater o ponto se aproxima. Além disso, todo o processamento de dados relacionados aos horários dos funcionários, faltas justificadas e não justificadas, podem ser inseridas no sistema. Com isso, os dados são armazenados digitalmente.
Logo, o Departamento Pessoal estará livre de funções burocráticas.
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