A metodologia 5S possui origem japonesa, e tem como objetivo implementar uma série de comportamentos que contribuam para a gestão de qualidade empresarial dentro do ambiente de trabalho.
Quer entender como essa ferramenta pode ser aplicada para a melhora contínua nos diversos setores de uma empresa? Então vem com a gente!
O que é 5S?
Com o avanço tecnológico e as recorrentes demandas do mercado por produtos e serviços do mais alto nível de qualidade, existiu a necessidade de elaborar metodologias e técnicas capazes de nos orientar a gerir a rotina empresarial.
Como essa ferramenta surgiu?
Uma dessas metodologias foi o 5S. Como o próprio nome sugere, o 5S é uma metodologia baseada em cinco ações distintas para a manutenção da qualidade no ambiente de trabalho. Ela surgiu no território japonês em 1950, logo após o fim da segunda guerra mundial.
Na época em que foi desenvolvida, essa metodologia tinha o objetivo de auxiliar as indústrias japonesas a se reerguer após a desestruturação do país com a derrota dos integrantes do Eixo.
Isso acontece, pois, com o fim da guerra, a economia do Japão ficou fortemente abalada com os bombardeios, a perda da Coréia e de outros territórios importantes para a base da sua economia. As indústrias japonesas perderam liderança de mercado e poder de negociação no seio internacional.
Dessa forma, a teoria desenvolvida por Hiroyuki Hirano transformou os ambientes fabris ao lançar uma nova cultura de produção.
O termo 5S surgiu como sigla para os 5 sensos da metodologia. Os sensos são como diretrizes que guiam os comportamentos e ações dos seus praticantes para um meio produtivo do mais alto padrão de qualidade.
O termo senso é uma palavra de origem Latina, que significa “atenção”, “raciocínio,” e “discernimento”. Cada um dos sensos descritos no 5S tem foco em um problema real no ambiente de trabalho e o seu objetivo é tratar esses desafios de forma simples e eficiente visando a qualidade dos processos de uma empresa.
Essa ferramenta pode ser aplicada em qual tipo de empresa?
Apesar das suas origens fabris, a metodologia 5S não é uma ferramenta restrita à manutenção da qualidade industrial. Na verdade, o 5S pode ser aplicado em qualquer tipo de empresa que deseje potencializar a produtividade de suas operações a partir da adoção de um novo comportamento no ambiente de trabalho.
O 5S pode ser aplicado nas indústrias, escolas, restaurantes e até mesmo nas nossas próprias residências. Ele auxilia na boa convivência entre pessoas e na redução do estresse em atividades da mais alta até a mais baixa complexidade.
Entretanto, é importante salientar que a aplicação de uma metodologia como o 5S nos exige o entendimento de seus sensos e do treinamento da equipe de trabalho para atuar de acordo com os mandamentos da metodologia. Entenda:
Quais são os sensos do 5S?
Como dito anteriormente, o 5S é uma metodologia baseada em 5 mandamentos básicos. Cada senso tem o seu objetivo ao ser aplicado e o seu nível de complexidade ao aplicar essa ferramenta no ambiente de trabalho.
Todos os sensos começam com a letra “S”, gerando assim o termo pelo qual é mais conhecido: 5S.
Seiri – o senso de utilização
Com o desenrolar das nossas rotinas, acumulando coisas que não possuem mais utilidade para o desenvolver das nossas atividades. Esses materiais acumulados ocupam o espaço de recursos que seriam úteis no nosso ambiente de trabalho.
O objetivo do Seiri é manter a área produtiva em ordem, deixando no local apenas o que é necessário para a realização das demandas de trabalho.
No setor de RH, por exemplo, é como verificarmos a sobreposição de documentos, registros de ponto, relação de funcionários e outros dados que não precisam estar dispostos nas mesas de escritório.
Dessa forma, utilizando o Seiri, teremos a capacidade de separar tudo aquilo que não é mais útil, destinando eles para o local correto: seja ele o descarte ou até mesmo substituindo esses documentos por uma versão mais dinâmica, através dos controles de ponto digital.
Fazer parte da equipe de Recursos Humanos de uma empresa não significa que precisamos viver em um escritório lotado de papéis e documentos velhos. Invista em uma ferramenta capaz de auxiliar os analistas de RH a aumentar a sua produtividade e eficiência no ambiente de trabalho.
Seiton: o senso de organização
O segundo S da metodologia de qualidade é o Seiton. Depois que você tiver definido tudo aquilo que realmente é útil ou não para o seu ambiente de trabalho, chegou a hora de realizar a organização dos materiais disponíveis.
Aqui, você precisará separar os seus recursos de acordo com a sua frequência de utilização. Dessa forma, objetos e documentos que são utilizados no dia a dia precisam estar em em locais de mais fácil acesso do que aqueles que não serão utilizados com tanta frequência.
Um sistema digital pode ser muito útil para reduzir o volume de material disponível. Através de um aplicativo, o setor de RH de uma empresa consegue gerir dados, folhas de ponto, contratos, períodos de férias e ainda otimiza a rotina dos seus funcionários. Tudo isso com o mais alto nível de segurança, permitindo ainda uma melhor organização dos ambientes de trabalho.
Seiso: o senso de limpeza
Durante muito tempo, as pessoas cultivavam a ideia de que a atividade de limpeza de uma empresa era de responsabilidade da equipe de serviços gerais. Entretanto, para a metodologia 5S o processo de higienização do ambiente de trabalho é de responsabilidade de todos os envolvidos naquela atividade.
Dessa forma, os funcionários da empresa devem zelar pelo seu local de trabalho, seus equipamentos, ferramentas e às áreas comuns que são de utilização conjunta, como banheiros, refeitórios e salas de descanso.
Outro ponto importante acerca do seiso é que esse senso preza pela manutenção da aparência pessoal do trabalhador: se ele está seguindo o código de vestimenta da empresa, sua higiene pessoal e outros fatores que influenciam na prática das suas atividades.
É importante lembrar que, antes de mais nada, a metodologia 5S tem como objetivo fortalecer a cultura empresarial e colaborar para uma boa convivência entre os funcionários de uma corporação a partir de comportamentos simples.
Seiketsu – o senso de padronização
Depois que realizamos o processo de seleção, organização e limpeza, chegou a hora de otimizar a realização dessas atividades através da padronização da sua rotina. Para isso, Hirona desenvolveu o senso de padronização ou normalização.
O seiketsu tem como objetivo permitir que todas as realizações anteriores se transformem em hábitos seguidos pelos funcionários da empresa em todos os seus setores de atuação. Com isso, é importante que existam documentos de instruções de trabalho, para que todos os processos realizados sejam de conhecimento comum.
Outra coisa importante é que as áreas comuns estejam devidamente identificadas, dessa forma, gavetas, armários, procedimentos dos sistemas digitais e demais documentos, sejam eles físicos ou eletrônicos devem ser categorizados para que qualquer pessoa entenda como eles estão dispostos na área de trabalho.
Esse processo pode ser trabalhoso, mas nos permite uma melhor produtividade com as demandas diárias. Quando padronizamos as atividades à nossa volta permitimos que outras pessoas entendam melhor como ela funciona, gerando uma maior independência entre os colaboradores.
Shitsuke: o senso de disciplina
Por mais que essas diretrizes sirvam como guias no decorrer das nossas atividades, nenhuma delas vai poder funcionar com eficiência se não aderirmos a disciplina e a auto-responsabilidade em tudo que fazemos.
Para que a gente possa definir e desenvolver um hábito seguindo os seus mandamentos a longo prazo precisamos seguir o Shitsuke. É por isso que, antes de mais nada, dizemos que a metodologia 5S precisa ser inserida nas culturas corporativas.
É necessário que os líderes e funcionários entendam e tragam para si o 5S. Por isso, é extremamente importante promover treinamentos, palestras, auditorias e eventos que divulguem essa prática a fim de avaliarmos como esses sensos estão sendo aplicados na empresa.
O senso de disciplina do 5S é um mandamento que propõe a criação de novas métricas dentro da corporação. Apesar de ser algo importante para o diagnóstico do método, o 5S não possui métricas específicas, por isso, cada empresa precisa definir o seu padrão de avaliação de acordo com os objetivos a serem cumpridos pelo seu corpo de trabalho.
Por que implementar o 5S na minha empresa?
Atualmente vivemos em um mundo de constantes mudanças. As pessoas estão cada vez mais exigentes sobre onde aplicar o seu dinheiro e qual tipo de produto ou serviço elas querem obter. Isso faz com que as empresas ao redor do mundo comecem a pensar cada vez mais acerca da qualidade dos seus processos e o que realmente estamos oferecendo aos nossos consumidores.
Entretanto, quando paramos para refletir acerca dos principais desafios existentes para a manutenção da qualidade em uma empresa, podemos enxergar problemas de origens simples, onde são aplicadas uma enorme quantia de recursos que posteriormente serão desperdiçados.
Isso acontece, pois as pessoas estão muito mais preocupadas em refazer processos e corrigir erros do que realmente evitar que a realização do retrabalho.
Dessa forma, o método do 5S entra no seio empresarial fornecendo a possibilidade de prevenção e identificação dos erros, para uma gestão de riscos mais eficiente. Devemos pensar no 5S como uma cultura de vida essencial para o equilíbrio da produtividade, eficiência, boa convivência e melhor aproveitamento dos recursos materiais e humanos.
Com o passar do tempo, o hábito implementado através da prática do 5S poderá ser visto através dos indicadores de qualidade da empresa, que poderá atuar de forma mais organizada e autônoma.
Benefícios do método 5S para as empresas
Veja abaixo quais os benefícios que o 5S pode trazer para suas empresas de forma simples e clara!
Melhor manejo do tempo
A aplicação da metodologia contribui para a disposição de um ambiente de trabalho mais organizado, onde as atividades e materiais estarão mais fáceis de encontrar e utilizar. Isso vai possibilitar que os funcionários da empresa realizem um melhor manejo do tempo, melhorando também a sua produtividade.
Padronização dos recursos
Um dos mandamentos do 5S consiste na padronização dos recursos existentes em uma empresa, sejam eles processos, objetos ou outros materiais de uso comum. Essa padronização possibilitará um melhor cumprimento das demandas, onde a rotina dos colaboradores e gestores de uma empresa estarão alinhados para um objetivo em conjunto.
Redução de desperdícios
A metodologia 5S promove um melhor entendimento de como gerir os nossos recursos e como direcionar aqueles que já não são mais utilizados no nosso dia-a-dia. Além disso, a padronização da limpeza e também possibilitará uma melhor manutenção dos equipamentos, gerando assim menores perdas de maquinários, e o não desperdício de tempo com ferramentas quebradas.
Melhor gestão de risco
Quando uma empresa escolhe corrigir erros e refazer trabalhos, temos como consequência o gasto de recursos finitos que poderiam ser aplicados a um outro projeto da companhia. Além disso, corremos o risco de disponibilizar para o mercado produtos de baixo padrão de qualidade.
Dessa forma, quando aplicamos o 5S permitimos ainda que a empresa consiga identificar os seus pontos de falha, economizando recursos tanto de origem material quanto em relação ao seu corpo de trabalho.
Isso acontece, pois como as atividades estão bem padronizadas, mesmo que ocorra um erro, este poderá ser previamente identificado e tratado sem a necessidade de desperdiçar tempo ou dinheiro para isso. É importante ressaltar ainda que os riscos gerados diminuem drasticamente quando todo mundo sabe exatamente o que deve fazer para concluir suas demandas.
Maior organização do espaço físico
Um dos primeiros pontos abordados neste conteúdo foi sobre a importância do manejo de objetos, documentos e outros recursos no ambiente de trabalho.
Nem sempre precisamos dos materiais dispostos no nosso local de trabalho, por isso, a metodologia 5S visa te ajudar a manter uma melhor limpeza e organização dos espaços físicos, gerando assim um melhor conforto e uma melhor convivência entre os funcionários de um mesmo ambiente de trabalho.
Melhora da qualidade do serviço
Por fim, podemos perceber que a aplicação do 5S nas empresas é capaz de promover uma melhora na qualidade geral dos produtos e serviços fornecidos por uma empresa, tanto para o seu público interno, como os funcionários e demais colaboradores, como para o público externo, como os clientes e potenciais consumidores.
Esperamos que esse conteúdo tenha sido útil para te auxiliar a compreender melhor acerca da metodologia 5S e como ela pode ser aplicada no ambiente empresarial. Caso você queira conhecer um pouco mais sobre como melhorar a gestão da sua empresa, acesse o nosso site e saiba mais sobre o assunto!
