Em um projeto, qualquer que seja sua dimensão, é relevante que cada colaborador envolvido saiba exatamente qual a sua função e pelo o que está responsável. Com isso, um modo de certificar o papel de cada contratado é utilizar a matriz de responsabilidade.
Então, por conta disso, a matriz de responsabilidade, também conhecida como Matriz RACI, é um dos principais métodos de gestão de projetos para empresas.
Diante disso, com as formalizações e acertos demonstrados na matriz RACI é possível notar com bastante transparência as necessidades pessoais que serão vitais durante a fase de implementação.
Vale ressaltar, que um projeto só ocorre com pessoas comprometidas e dedicadas ao projeto. Se for com “corpo mole” a coisa não anda.
Além do mais, a matriz de responsabilidade possibilita enxergar se diversas pessoas estão responsáveis para realizar a mesma função ou até mesmo se algo está sem nenhum funcionário atribuído.
Isso é muito significativo, pois, com responsabilidades e funções deliberadas e claras, existe muito mais chance do projeto dar certo. Cada indivíduo precisa entender logo no início: os objetivos e seu papel dentro do projeto.
Além do mais, fica muito mais eficiente ao esclarecer, acertar e comunicar todas as questões referente ao trabalho de cada um, não é mesmo?
Quer saber mais detalhes referente ao método matriz de responsabilidades? É só prosseguir com a leitura que preparamos especialmente para você.
Confira a seguir!
Matriz de Responsabilidade o que é?
A Matriz de Responsabilidade ou Matriz RACI, corresponde a uma ferramenta visual que estabelece a participação e a responsabilidade de cada colaborador dentro de um projeto na empresa.
Diante disso, essa solução pode ser utilizada, por exemplo, na elaboração de estratégias, na criação e/ou lançamentos de novos produtos, no aperfeiçoamento de processos internos e em muitas outras situações.
Além disso, é com a matriz de responsabilidade que será permitido saber quem fará cada função, quem tomará as decisões, quem será o suporte dos membros do time e por aí vai. Atingindo as metas empresariais com mais facilidade e garantindo o sucesso do negócio.
Agora, por que o nome Matriz RACI? Trata-se da inicial de cada letra da sigla em inglês, observe abaixo:
- R – Responsible (responsável): a pessoa que irá executar a atividade;
- A – Accountable (autoridade): aquele que fica encarregado de aprovar determinada atividade ou entregável e que será questionado se por acaso algo der errado com a atividade ou entrega;
- C – Consulted (consultado): funcionário que deve ser consultado, participando de decisões ou da execução da atividade. Também podem passar dicas, sugestões e opiniões para melhorar o resultado do projeto. Geralmente é um especialista no tema específico;
- I – Informed (informado): é o indivíduo que necessita ser informado sobre qualquer acontecimento relacionado à atividade ou entregável.
Outras siglas que podem acompanhar a Matriz RACI
Ainda que a abreviação RACI seja formada por exatas 4 letras, existem outras que podem ser usadas também na matriz de responsabilidade
Sendo assim, esse complemento colabora para que tanto as atribuições quanto às responsabilidades fiquem bem mais claras, melhorando a gestão, comunicação e aumento da eficiência do projeto, assim como a possibilidade de ajustar o método às suas necessidades.
Das opções, possuímos:
- M – Manager (gerente): diferente do accountable, o gerente, corresponde a um membro da equipe encarregado por coordenar o projeto. Assim, a sua forma de atuar é de estruturar e sistematizar as entregar, mas não compete a ele a aprovação das tarefas feitas;
- B – Backup (reserva): o backup é um habilitado que vai operar como um “reserva” se por acaso o responsible não puder executar a tarefa. O motivo dessa função é evitar que imprevistos interfiram na qualidade ou na entrega do projeto ;
- N – Notify (notificados) semelhante ao informed, os notificados são aqueles que necessitam ser informados sobre o término de uma tarefa para darem continuidade ao projeto;
- O – Originator (originador): Por fim, o originador é quem constrói as tarefas dentro da matriz de responsabilidade. Então, será ele quem vai criar as atividades com a intenção de que o projeto seja desenvolvido, ou seja, o briefing, que é nada mais que o conjunto de orientações e informações de como algo deve ser feito e qual o resultado aguardado.
4 passos de como criar uma matriz de responsabilidade eficiente dentro da sua empresa
Agora que as siglas usadas em uma matriz de responsabilidade foram esclarecidas, chegou o momento de entender, como criar essa ferramenta dentro da sua empresa
De modo geral, a montagem de uma matriz RACI é mais fácil do que se imagina. Ela consegue, inclusive, ser utilizada em softwares como o Microsoft Office Excel.
Sendo assim, a seguir, iremos trazer os quatro (4) passos de como criar uma matriz de responsabilidade:
1 – Mapeie as atividades do projeto específico
O passo inicial para elaborar uma matriz RACI eficiente é mapear todas as atividades que necessitam ser feitas para que o projeto consiga ser concluído.
Aqui, vale ressaltar que: estamos nos referindo a projetos como uma das questões que podem ser beneficiadas com o uso desse método, mas outras atividades também podem estar incluídas.
Diante disso, a matriz de responsabilidade é uma tática que pode ser usada também para outras situações dentro de uma companhia, por exemplo, otimização de processos internos e desenvolvimento de estratégias.
Então, segundo o objetivo do uso dessa fórmula, precisam ser levantadas todas as tarefas essenciais para a sua finalização, contemplando de modo extenso cada etapa que precisa ser concluída, com o intuito de que não existam falhas na execução.
2 – Verifique todas as partes interessadas
Uma vez mapeadas todas as atividades, fica muito mais prático verificar as partes interessadas no projeto.
Agora, o segundo passo da estrutura de uma matriz de responsabilidade corresponde em observar, além dos membros da equipe, quais outras pessoas serão atingidas com essas ações.
É nessa parte também que precisam ser listados quem serão os aprovadores, os consultados e os informados.
3 – Estruture a tabela RACI para introduzir todas as informações
Tudo isso que foi estabelecido nos passos anteriores precisa ser passado em uma planilha, visto que a matriz RACI é uma ferramenta visual.
Sendo assim, o objetivo é que em uma consulta rápida possibilite que as principais informações do projeto sejam facilmente observadas.
No momento de criar a sua matriz de responsabilidade, utilize as linhas para detalhar quais são as atividades e as colunas para atribuir a cada responsável.
4 – Atribua os responsáveis por cada tarefa do projeto
Por último e não menos importante, o último passo é completar a planilha com as letras que explicamos nos tópicos acima (R,A,C,i e/ou M,B,N,O), com a finalidade de que cada colaborador saiba totalmente qual é a sua função no projeto.
Diante disso, é fundamental deixar bem claro que uma mesma pessoa pode assumir várias funções na matriz de responsabilidade, tudo irá depender do que está sendo criado ou otimizado.
Dicas extras para a matriz RACI
Agora, para que a utilização da matriz de responsabilidade na sua firma traga ainda mais resultados significativos, trouxemos algumas dicas extras que complementam ao método:
- Recrutar e selecionar profissionais por competência, assim você conseguirá ter menos trabalho ao designar as funções.
- Cada processo precisa ter, ao menos, um responsável e apenas um aprovador. Isso ajuda a evitar divergências no momento de aceitar ou não uma atividade.
- Não são todos os processos que necessitam de consultados, informados ou notificados;
- No entanto, um mesmo processo pode ter mais de um consultado, informado ou notificado;
- Será bem proveitoso envolver toda a equipe na escolha das responsabilidades. Essa participação mais ativa estabelece um efeito colaborativo, auxilia na compreensão de todo o projeto, alinha expectativas e colabora para que cada um compreenda de modo pleno a sua função.
Quais benefícios de utilizar a matriz RACI?
Os benefícios de utilizar uma matriz de responsabilidade para os seus projetos, otimização e desenvolvimentos na sua companhia são diversos. Dos que mais se destacam nós listamos quatro, veja:
1 – Aumento de responsabilidade de cada funcionário
Ao entender qual é a função dentro do projeto, os funcionários assimilam rapidamente a sua participação, se tornam mais engajados e consequentemente mais produtivos.
Além do mais, essa definição mais clara e direta, evita que alguma atividade deixe de ser feita por não ter sido atribuída a alguém.
2 – Melhoramento da comunicação entre os participantes da equipe
A matriz de responsabilidade, por sua vez, carrega outro benefício, que é o melhoramento da comunicação interna e externa entre os membros do time.
Então, ao saber e entender a quem se reportar, diminui as chances de informações e orientações erradas, o que pode elevar na execução das atividades e até mesmo na qualidade e no tempo para a conclusão de todo o projeto.
3 – Aperfeiçoamento da organização das informações referidas ao projeto
A organização das informações e das responsabilidades também aperfeiçoa significativamente com a matriz RACI.
Isso ocorre porque, em uma única documentação, qualquer funcionário definido no processo consegue com muita facilidade identificar quem precisa recorrer, a quem pode solicitar ajuda ou cobrar alguma entre e etc.
4 – Melhoramento da divisão de tarefas entre os colaboradores de um mesmo time
Com um controle de visão maior, fica muito mais simples e prático controlar qual profissional irá executar cada uma das atividades.
Com isso evita, até mesmo, sobrecarregar os funcionários ou não atribuir funções compatíveis com os seus talentos e competências. Ao mesmo tempo promovendo o processo de motivação entre todos os componentes da equipe.
Exemplo de modelo de matriz de responsabilidade
Após dominar boa parte dos processos para uma matriz RACI eficiente, esperemos que tenha ficado claro entender que corresponde a um modelo que, apesar de sua estrutura pré-definida, pode ser personalizado conforme a cada projeto.
Mas, vale ressaltar, a matriz de responsabilidade é uma tabela bem planejada. Para que você consiga observar melhor isso, vamos trazer um exemplo de estruturação, veja a seguir:
Modelo de matriz de responsabilidade
| Tarefa | Profissional 1 | Profissional 2 | Profissional 3 | Profissional 4 | Profissional 5 |
| Realizar o planejamento | R | I | I | C | C |
| Escolher os conteúdos | R | I | I | A | C |
| Escrever os conteúdos | A | R | I | A | C |
| Elaborar a identidade visual | A | I | R | I | I |
| Postar o blog no ar | A | I | I | R | I |
Como o controle de ponto online pode contribuir com a matriz de responsabilidade dentro da empresa?
Genyo, não é nada mais que um controle de ponto online! Como o próprio nome já diz, gerencia a jornada do funcionário da empresa de forma virtual e funciona por meio de um software de armazenamento em nuvem.
Então, ao fazer o registro de ponto, a informação de horário, pausas e retornos são lançados ao sistema automaticamente e somada às outras que já foram anotadas.
Desse modo, equipes que fazem parte de um projeto, gerenciados pelo método matriz RACI, conseguem fazer o registro diário sem precisar passar por aqueles momentos chatos de precisar se deslocar para uma outra parte da empresa.
Assim sendo, a companhia poderá ganhar mais tempo e também mais aproveitamento do funcionário dentro do projeto. Basta utilizar o próprio smartphone que tenha acesso à plataforma e em poucos passos o registro de ponto estará completo.
Além disso, não precisa se preocupar, o Genyo atende todas as questões e exigências abordadas pelas legislações, evitando os passivos trabalhistas.
A PORTARIA/MTP Nº 671, DE 8 DE NOVEMBRO DE 2021 diz que o:
“Art. 75. No caso de opção de anotação do horário de trabalho em registro eletrônico, é obrigatório o uso de um dos seguintes tipos de sistema de registro eletrônico de ponto:
III – sistema de registro eletrônico de ponto via programa: composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa – REP-P, pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.”
Conclusão
A Matriz de Responsabilidade é uma ferramenta bastante simples e, quando bem planejada e estruturada, cumpre com bastante eficácia a sua função de orientar equipes sobre a estrutura de um projeto.
Em certos momentos, pode assemelhar-se que corresponde a um método simples demais e, até por isso, existem diversas variações que algumas pessoas não dão muita credibilidade.
Contudo, essa característica possibilita adaptação mais fácil de equipes que procuram um modo de organizar suas tarefas.
De modo geral, essa ferramenta serve para alinhar os funcionários e suas funções em uma política pública, processo, serviço, departamento ou projeto, com o objetivo de que tudo funcione sem problemas, com cada profissional específico ciente do que lhe é atribuído.
E aí, gostou deste artigo? Aqui, em nosso blog, você pode conferir vários outros posts que podem te auxiliar no desenvolvimento da sua empresa e assim ela irá crescer ainda mais.
