Aperfeiçoar os funcionamentos e atividades de uma empresa é uma das responsabilidades de um gestor, principalmente quando os resultados são cobrados continuamente. Por isso, entender mais sobre as ferramentas de gestão contribui e muito para que esse serviço continue sendo excelente.
Apesar da importância, nem todos os líderes conseguem aplicar as técnicas da maneira correta. Tendo isso em mente, o Genyo elaborou este artigo com a finalidade de proporcionar mais conhecimento a respeito dessa área.
Para que isso seja possível, as pautas abordadas envolvem definir o termo “ferramenta de gestão”, trazer informações de como escolher a “ferramenta ideal”, trazer 5 ferramentas de gestão para que sejam melhor abordadas de forma individual e por fim os motivos de usar esse tipo de tecnologia.
O que é uma ferramenta de gestão?
As ferramentas de gestão são consideradas técnicas e/ou modelos que auxiliam as empresas nas atividades de mensuração, aprimoramento e controle de processos, projetos, qualidade e pessoas.
Com isso, a partir dessa definição, já é possível entender que as ferramentas disponíveis são extremamente variadas e podem ser aplicadas para diversas áreas e departamentos.
Dentro de uma empresa, as tomadas de decisões mais assertivas são aquelas bem pensadas e trabalhadas, além de que lideradas por uma pessoa que entenda as metas da corporação. Justamente por isso, ter auxílio de ferramentas importantes e que fazem toda a diferença é necessário.
Apesar da facilidade proporcionada por tais métodos, de nada eles valem se o gestor não souber usá-los a seu favor. Por isso existe a necessidade de se trabalhar isso dentro das empresas, sobretudo para o aperfeiçoamento dos processos e atividades.
Parece uma função altamente simples, afinal as ferramentas de gestão foram idealizadas justamente para simplificar esses processos. No entanto, se o gestor não saber escolher quais delas se encaixam na realidade da empresa ou como elas funcionam, o resultado pode vir o contrário daquele esperado.
Como escolher a ferramenta ideal
O primeiro “choque de realidade” que nós precisamos tomar é que não existe ferramenta de gestão ideal. Isso mesmo! Não existe aquela ferramenta “coringa” e infalível que irá salvar os seus negócios. Isso é uma ideia fantasiosa que pode, inclusive, comprometer todos os ganhos da empresa, por isso é necessário atenção para este tópico.
Dessa forma, é importante frisar que existe aquela que pode se adaptar a sua realidade. A partir disso, você constrói a sua própria ferramenta ideal quando observa a área a ser aplicada, o setor, a equipe que irá conduzir, o perfil da empresa e até mesmo os objetivos e metas previstas de serem alcançadas.
Ou seja, o gestor ou líder precisa conhecer a empresa que trabalha como a palma da sua mão. Por isso, o principal “conselho” antes de imergir no mundo das ferramentas de gestão é realmente se certificar de que a cabeça disso tudo realmente entende como as coisas funcionam.
Além disso, é preciso estar com o problema muito claro em mente, se você não sabe o que precisa ser feito e o que é necessário mudar a escolha da ferramenta se torna ainda mais complicada. Afinal você está buscando mudanças ou aperfeiçoamentos, mas não sabe onde e nem o porquê.
É necessário estar alinhado com a visão da corporação e atualizado com o que acontece diariamente na ponta da empresa. Um líder intocável que não sabe nada do que está se passando entre os seus subordinados está exercendo uma má liderança.
5 ferramentas de gestão que podem ajudar o seu negócio
Sabendo das necessidades da empresa e a forma como o “barco” deve ser conduzido, fica mais fácil compreender qual a ferramenta pode ser escolhida para auxiliar as atividades de agora em diante. Conheça 10 exemplos bastante utilizados e que realmente fazem a diferença quando aplicadas da maneira correta:
Ciclo PDCA
O ciclo PDCA é um acrônimo para as iniciais de Plan, Do, Check e Act. Trazendo para o português, isso significa Planejar, Executar, Verificar e Agir. Inicialmente, o ciclo foi feito para a gestão da qualidade, mas sua funcionalidade expandiu e agora ele pode auxiliar outros processos dentro da empresa, já que ele não foca em apenas uma demanda.
De maneira geral, se o seu objetivo é examinar a causa do problema e a partir daí elaborar um plano de ação, o ciclo PDCA pode ser a escolha mais assertiva.
Cada etapa (Plan, Do, Check e Act) possui uma função, veja abaixo cada uma delas de forma mais detalhada:
Plan (planejar)
Como o próprio nome já diz, essa é a etapa do planejamento e deve ser antecedida sobre as outras. É aqui onde os gestores ou líderes do projeto devem identificar o problema de maneira estratégica já pensando em como eliminá-lo.
Por exemplo, foi identificado problemas recorrentes no registro de ponto dos funcionários. Nesse momento é preciso identificar o que gera isso, como por exemplo o uso de uma folha de ponto antiga e desatualizada. A partir disso, podemos construir um planejamento como a contratação de um sistema de registro de ponto eletrônico.
Do (executar)
Executar, fazer ou colocar em prática, todos esses são sinônimos para essa segunda etapa. Nesse momento, o plano de ação idealizado na etapa anterior é finalmente posto em prática. Apesar de colocar em prática o que já foi pensado antes, essa etapa também precisa de cautela e planejamento.
Seguindo o exemplo acima, nesse momento o sistema de ponto eletrônico é instalado na empresa. Para isso, o dia que isso irá acontecer, quem estará responsável por receber a equipe técnica e demais necessidades também precisam ser pensadas.
Check (verificar)
Será que tudo que fizemos até agora tá seguindo o planejamento? Será que estão dando certo? Para saber responder estes questionamentos é necessário ter uma etapa de verificação. O processo para verificar a atividade pode ser feito somente no final, entre uma atividade e outra, ou também, para garantir, pode ser feito das duas formas.
Dando continuidade ao exemplo, aqui é a etapa onde ocorre a verificação da instalação, os testes e demais atitudes para conferir se está tudo sendo feito da maneira correta.
Act (agir)
Nesse momento podem ser aplicados os ajustes nas ações que já foram realizadas, para que possa ser feito a melhoria efetiva para os seus processos organizacionais. Tudo o que foi feito deve ser informado e documentado, essa é uma prática que pode ser adotada com frequência para melhorar a comunicação e entrega de resultados.
Por fim, o exemplo do registro de ponto pode favorecer a geração de documentação, relatórios, calendário de férias e muitas outras vantagens para dar continuidade nas atividades.
Análise SWOT
A Análise SWOT é sigla para Strength, Weaknesses, Opportunities e Threats. Em português ela é conhecida como FOFA já que a tradução fica: Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças. Paralelo a isso, ela é uma ferramenta bastante versátil e que é capaz de aprimorar o planejamento estratégico de uma empresa.
Para quem foi contratado recentemente é preciso conhecer mais características da empresa, por isso essa ferramenta pode ser bastante útil. Vejamos abaixo cada um dos seus momentos:
Strength (forças)
Esse primeiro momento visa identificar quais são os pontos fortes da empresa. O objetivo dessa etapa é identificar aqueles que podem ser explorados pensando na otimização e na conquista de metas anteriormente estabelecidas.
Weaknesses (fraquezas)
Assim como as forças, é necessário saber quais são os pontos fracos que a empresa precisa focar para superar os atuais resultados. Viver na ilusão de que tudo está perfeito impede a empresa de crescimento e não faz com que ela saia da zona de conforto.
Opportunities (oportunidades)
Este é o momento em que o cenário externo é analisado. A partir dos pontos fortes e fracos anteriormente conhecidos, é possível identificar oportunidades e novos objetivos para almejar resultados mais expansivos.
Threats (ameaças)
Os problemas, ou possíveis problemas, devem ser conhecidos entre os gestores. Assim, já é possível ter uma ideia do que a empresa pode enfrentar em seu mercado e assim pensar em soluções estratégicas.
5W2H
Usada para gestão de qualidades e processos, a ferramenta 5W2H pode ser uma aliada poderosa dentro de uma empresa. Para isso, tal estratégia funciona como um plano de ação que auxilia o gestor a responder questionamentos cruciais para a esquematização e a condução de um projeto.
O seu nome é dado pelos 5 W e 2 H do inglês: what, why, when, where, who e how, how much. Conheça cada uma das perguntas a seguir e saiba como podem ajudar:
What (o quê?)
Aqui é preciso ter claro qual ação deve ser executada, o que deve ser feito e quais são as prioridades da ação.
Why (por quê?)
Mas então qual o motivo disso ser feito? Por que ela é necessária ou por que essa é a ação mais adequada para o projeto?
When (quando?)
Qual é o momento ideal para a ação ser executada? Em quanto tempo ela deve ser finalizada?
Where (onde?)
Qual será o local onde cada etapa do plano vai ser conduzida?
Who (quem?)
Qual ou quais pessoas serão as responsáveis por cada ação, ou seja, quais são os os colaboradores designados para os cargos de lideranças e quais serão os liderados?
How (como?)
Como cada ação precisa ser executada? Quais são os passos a seguir?
How much (quanto?)
Quanto cada ação, ou o total delas, vai custar para empresa? Qual é o orçamento previsto para que todas as ações sejam pensadas dentro das possibilidades oferecidas?
Matriz BCG
A matriz BCG é uma ferramenta de análise gráfica voltada para a gestão, ela favorece a tomada de decisões de forma estratégica com fundamento na análise da participação de um produto ou serviço da empresa no mercado.
Ou seja, ela possui o objetivo de analisar o portfólio de produtos ou de unidades de negócio baseado no conceito de ciclo de vida do produto. Neste momento, é considerado todos os produtos ou serviços da empresa, o número de vendas ou atendimentos e a situação de cada um perante o mercado.
Dessa forma, para auxiliar a empresa a matriz foi pautada em 4 objetivos principais:
Construir
Quais são os produtos ou serviços que é importante adotar medidas para aumentar a participação no mercado? Nesse momento a estratégia de negócio precisa vigorar.
Manter
É preciso identificar quais produtos ou serviços devem ser mantidos no mercado, esses não devem ter alterações em sua forma de participação.
Colher
Identificar quais produtos, ou serviços, ainda conseguem dar resultados para a empresa. Além disso, esse é o momento de descobrir como explorá-los ao máximo.
Abandonar
Perceber quais produtos ou serviços devem deixar de fazer parte da realidade da empresa, ou seja, aqueles que não trazem resultados positivos.
Matriz de Ansoff
Essa é uma ferramenta de gestão focada no crescimento da empresa, para isso a base utilizada são seus produtos ou serviços utilizando 4 fatores: produtos existentes, produtos novos, mercados existentes e mercados novos.
Para isso, quatro estratégias possíveis são postas em prática:
Penetração
A ideia aqui é aumentar a venda de produtos que a empresa já oferece em mercados em que já atua. Para isso é feito um comparativo entre os produtos já conhecidos em um mercado também popular.
Desenvolvimento de produtos
Agora a comparação é entre produtos novos em um mercado já conhecido. Para isso, é relacionado à introdução de propostas inovadoras em um mercado em que a empresa já atua.
Desenvolvimento de mercado
Caracteriza-se pela ampliação da participação de mercado da empresa, ou seja, novos mercados, com base em produtos já conhecidos.
Diversificação
Aqui temos a estratégia mais ousada de crescimento, visa apresentar um novo produto levando a empresa a um mercado do qual ela ainda não participa.
Motivos para usar ferramenta de gestão
Realizando a escolha da ferramenta que mais se identifica com as suas necessidades, bem como com a realidade da empresa. A partir dessa opção, as ferramentas de gestão, independente de quais foram escolhidas, podem trazer muitos benefícios, conheça alguns deles:
Ganho da produtividade
Com a otimização do processo e a organização proporcionada pelas ferramentas, a produtividade é alcançada com maestria. Além disso, a produção possui menos divergências, retrabalhos e desperdícios.
Controle de processos
A clareza com que os processos são apresentados acaba por permitir que todos possuam o conhecimento, e por fim alcance um controle mais confiável. A partir disso, torna-se muito mais simples alcançar um padrão de excelência.
Redução de custos
Os processos são mais fluidos e rápidos, sem retrabalho e com o planejamento em dia. Por isso, a redução de gastos desnecessários é real, fazendo com que esses valores sejam remanejados para as demais necessidades.
Conclusão
Por meio do artigo, entender mais sobre as ferramentas de gestão se tornou realidade. Além disso, aderir a novas tecnologias podem fomentar o negócio e atingir novos objetivos. Dessa forma, o Genyo é perfeito para auxiliar nesse processo, proporcionando uma experiência de gestão inteligente para você
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