Se destacar no mercado de trabalho é o desejo da maioria das empresas, mas conseguir isso não é uma tarefa fácil. Atualmente, na era da informação, o mercado tornou-se muito dinâmico, modificando-se com uma facilidade incrivelmente rápida. Por esse motivo, nos dias atuais um dos bens mais preciosos de uma empresa é a informação. Sendo assim, para tomar decisões assertivas e se destacar no mercado de trabalho, as empresas buscam cada vez mais implementar a gestão de informação.
Através de uma boa gestão de informação, a empresa consegue uma série de vantagens, através utilizando essa estratégia para elaborar ações e condutas eficientes.
Você sabe o que de fato é a gestão de informação, e como ela pode impactar positivamente na sua empresa? Pensando em te ajudar com isso, criamos um artigo que vai abordar tudo sobre a gestão da informação. Assim, será possível compreender quais os principais benefícios e como implementar a gestão de informação na sua empresa.
Ficou curioso para saber melhor sobre o assunto? Então fica de olho na matéria a seguir!
Dados e informações: Compreenda esses conceitos básicos
É importante que em primeiro lugar seja abordado conceitos básicos, para que se possa compreender melhor o funcionamento da gestão de informação. Sendo assim, antes de tudo é preciso saber o significado de dados e informações.
Primeiramente, é preciso entender que os dados são elementos discretos que são essenciais para construir uma informação. Só para ilustrar, imagine que os dados são como as peças de um quebra-cabeça, ou como ingredientes de uma receita, ou até mesmo os blocos que formam um castelo de informações.
Sendo assim, os dados por si só não dizem muita coisa, eles precisam ser organizados para que possua um significado. Assim, os dados são hierarquicamente os elementos mais básicos e brutos na construção de um conhecimento.
Por outro lado, a informação possui uma complexidade maior, pois é compreendida como a organização sistematizada dos dados, concedendo assim um significado. Ou seja, a informação pode ser entendida como os dados de maneira contextualizada.
Por exemplo, imagine que o alfabeto de letras são como os dados, enquanto as frases, equações, diálogos são como informações. As letras por si só não assumem nenhum significado, mas quando são organizadas, ou até mesmo contextualizadas, passam a assumir status de informação e expressar um sentido.
Deu pra perceber que existe uma hierarquia nos elementos que compõem o processo de conhecimento, com os dados na base da pirâmide, e acima dele temos a informação. Quando as informações são organizadas elas geram algo mais complexo, denominado de conhecimento.
E não para por aí, quando o conhecimento é aplicado a um determinado contexto ele se torna sabedoria. É dessa maneira que o aprendizado da humanidade funciona, através da coleta de dados, organização em informações, que geram conhecimento e esse conhecimento é aplicado no mundo.
O que é informação no contexto empresarial?
Uma vez entendido o conceito básico de dados e informações, é preciso entender qual o significado disso na esfera empresarial. Assim, no mundo dos negócios, a informação é o conjunto de dados valiosos que impulsionam a empresa.
Portanto, a informação representa os registros dos eventos e fatos essenciais que auxiliam a organização a identificar padrões, pontos de estrangulamento e oportunidades de aprimoramento em suas operações.
Através dessas informações empresariais, torna-se viável validar estratégias, embasar decisões e minimizar incertezas, fortalecendo a posição da empresa no mercado. Esses dados são como bússolas, orientando o rumo dos negócios para um terreno mais firme e promissor.
O que é gestão de informação?
Agora que ficou mais claro do que estamos tratando é mais fácil de entender o que significa uma gestão de informação. A gestão de informações pode ser entendida como o conjunto de estratégias utilizadas com o intuito de recolher, registrar, estruturar e utilizar os dados presentes no ambiente corporativo.
Assim, ao coletar e organizar dados, a empresa tem à disposição uma riqueza de informações. Esses dados se tornam ferramentas essenciais, permitindo à organização explorar uma variedade de possibilidades.
Como funciona o fluxo de informação?
Garantir uma gestão eficiente da informação se torna um alicerce estratégico essencial para potencializar a qualidade das decisões empresariais. Assim, ao aprimorar a coleta, organização e análise dos dados, a empresa estabelece bases mais sólidas para embasar suas escolhas estratégicas.
Para isso, surge o conceito de fluxo de informações, que diz respeito à circulação e movimento dos dados dentro de uma empresa, desde a coleta até a disseminação e uso dessas informações.
Esse fluxo funciona da seguinte forma: Em primeiro lugar ocorre o levantamento de dados, e esses elementos são armazenados, analisados e contextualizados, gerando informações e conhecimento. Essas informações e conhecimentos são os elementos que vão direcionar uma ação, que deverá ser reavaliada, fechando o ciclo do fluxo de informações.
Como é realizada a gestão de informação nas empresas?
Com a gestão de informações, a otimização dos processos internos ganha força, refinando cada etapa para uma maior eficiência e produtividade. Além disso, esses dados funcionam como um farol na identificação de problemas potenciais, permitindo que sejam resolvidos antes que se tornem grandes obstáculos.
De outra forma, a análise cuidadosa também abre portas para avaliar oportunidades no mercado, buscando áreas de crescimento ou expansão que estejam alinhadas com os objetivos da empresa.
Outra conquista proporcionada pela gestão de informação é a habilidade de compreender a fundo os clientes. Isso porque, os dados oferecem insights valiosos sobre o comportamento do consumidor, suas necessidades e preferências, fundamentais para criar estratégias de atendimento mais eficazes.
Por fim, os dados colhidos e analisados se transformam em alicerces sólidos para a tomada de decisões nas empresas. Ao fundamentar escolhas estratégicas nesses dados, a empresa se posiciona de forma mais segura e assertiva, navegando pelo mercado com maior confiança e direcionamento.
O que significa Big Data e qual sua utilidade?
Como foi mencionado, o fluxo de informações é importante para realizar uma gestão de informação na empresa. Para isso, é preciso utilizar-se de estratégias e conhecimentos que consigam dar conta de todo esse processo.
Nesse contexto, o Big Data pode ser entendido justamente como uma área que se dedica a estudar o tratamento, a análise e a coleta dos dados. Ou seja, o Big Data desafia e redefine a maneira como os dados são gerenciados e utilizados.
Sendo assim, enquanto o fluxo de informação inclui a movimentação desses dados, o Big Data revoluciona esse processo ao lidar com enormes conjuntos de informações em tempo real.
Qual a importância da gestão de informação?
Deu pra perceber o quão é relevante o uso da gestão de informações na empresa, não é mesmo? Como já dito no início do texto, na era atual informação é ouro, pois ela abre portas para a construção de estratégias essenciais para o sucesso de uma empresa.
A coleta de dados sobre clientes, sobre o mercado ou qualquer outro contexto, permite que as informações analisadas sejam transformadas em conhecimento. Esse conhecimento é uma força motriz que vai direcionar as ações da empresa.
Por exemplo, imagine uma situação em que uma empresa coleta dados sobre entregas e consegue transformá-lo no conhecimento que diz que a maioria dos clientes prefere um serviço de entrega mais rápido. Com esse conhecimento uma loja online pode passar a oferecer opções de entrega expressa, corroborando para o aumento das vendas.
Isso é apenas um pouco da aplicabilidade que uma gestão de informação pode ter, pois se usada de maneira correta, ela pode ser utilizada para otimizar milhares de situações.
Quais cuidados é preciso ter com os dados da empresa?
Deu para perceber o quanto os dados de uma empresa são valiosos, não é mesmo? Por isso, a empresa precisa tomar alguns cuidados para garantir que seus os dados, informações e estratégias não sejam descobertos.
Por isso, para manter informações seguras é existe a atuação da Governança da Segurança da Informação, uma área cada vez mais estratégica nas empresas e que se alia à Gestão da Informação.
Essas áreas trabalham de maneira conjunta para proteger os dados contra acessos não autorizados, mudanças indevidas ou interrupções, seja por invasões ou violações.
Dessa forma, seguir as leis é crucial para agir com ética e estar em conformidade com as diretrizes. Para sustentar isso, foi criada em 2018 a Lei Geral de Proteção e Uso de Dados (LGPD), que regulamenta a proteção de dados pessoais no Brasil.
Essa lei define as maneiras nas quais as empresas podem coletar, processar e guardar os dados, de forma a garantir a proteção dos dados pessoais dos indivíduos. Para isso, as empresas devem lançar mão de estratégias que garantam a confidencialidade e segurança dos dados internos e de seus clientes.
Assim, é preciso que a empresa utilize criptografia para manter a segurança dos dados, bem como a autorização de um pessoal autorizado para realizar o acesso dessas informações. Além disso, auditorias podem ser realizadas para nesse processo, com o objetivo de identificar possíveis vulnerabilidades.
Quais os benefícios de uma gestão de informação para a empresa?
A gestão de informações traz inúmeras vantagens para as empresas, como por exemplo o aumento da produtividade devido a otimização das atividades. Outra vantagem é a de conceber ações de maneira mais assertiva, utilizando como base os conhecimentos adquiridos na gestão de informação.
Outro grande benefício de uma boa gestão de informação é a redução de custos, uma vez que a minimização de erros e desperdícios de função são concebidas. Por outro lado, a capacidade de se adaptar às novas tendências do mercado é também uma das maiores vantagens, pois a avaliação de dados permite saber o que há de mais novo e promissor.
Como implementar uma gestão de informação na sua empresa?
Se você gostou do que viu até aqui e quer saber como implementar uma gestão de informação na sua empresa fica ligado nas excelentes dicas que separamos.
1- Fomente essa cultura de gestão de informação
Antes de qualquer coisa é preciso que a gestão de informação seja incentivada e fomentada nos colaboradores da empresa. Assim, é preciso trabalhar para criar uma cultura organizacional que dê valor a esse tipo de prática.
Com isso, será possível melhorar as chances de que os colaboradores da empresa estejam empenhados em desenvolver um cuidado na coleta de dados e na garantia de sua segurança. Por isso, é preciso que os valores da empresa reforcem a ideia de compromisso com a proteção e análise consciente dos dados através de uma gestão responsável.
2- Utilize a tecnologia para levantar dados
É preciso utilizar da tecnologia para fazer o levantamento de dados, utilizando alguns softwares que consigam possibilitar isso. Uma das aplicações para a gestão de informações está direcionada às próprias demandas internas da empresa, como no enfrentamento de problemas através do gerenciamento de processos.
Sendo assim, uma das tecnologias mais úteis para a coleta de dados que auxilia na gestão de pessoas é o software de controle de ponto. Com a plataforma do Genyo é possível colher dados como o tempo utilizado por um funcionário para cumprir uma atividade, e transformar isso em informações sobre a produtividade da equipe.
3- Adote o Business Intelligence
Outra dica importante é aplicar o Bussiness Intelligence no processo de gestão de informação. Por sua vez, o business intelligence pode ser interpretado como as estratégias e ações que conseguem dar significado aos dados, transformando-os em informações.
Esse é um ponto muito relevante, uma vez que essa é uma etapa essencial para que os dados sejam transformados em informações, e as informações consigam ser utilizadas para embasar ações.
4- Garanta a segurança dos dados e informações
Como já mencionado anteriormente, não basta apenas fazer a coleta e tratamento dos dados, é preciso garantir a sua segurança e integridade. Assim, é preciso utilizar ferramentas de confiança, com tecnologia que utilizam a criptografia.
Isso tudo é importante para evitar o vazamento de informações confidenciais, que muitas vezes podem ser os dados pessoais de um cliente. Além disso, é preciso garantir que não haja nenhuma violação dos dados, de maneira que eles sejam alterados e interpretados erroneamente.
