O gerenciamento de processos é uma estratégia bastante utilizada nas empresas para coordenar as atividades. Além disso, a prática de gerenciamento traz consigo uma série de benefícios, que fazem com que as empresas busquem cada vez mais implementá-la.
As atividades do dia a dia de uma empresa podem se tornar um desafio grande, principalmente naqueles casos em que não há organização. Muitos desses processos inclusive podem se tornar mais complexos, e por isso, é preciso utilizar estratégias para coordená-los.
Mas você sabe quais as vantagens de se ter um gerenciamento de processos, e como é possível implementá-lo na sua empresa? Para te ajudar com isso, criamos um artigo que vai explorar as principais vantagens do gerenciamento de processos, e fornecer dicas valiosas de como implementá-lo.
Ficou curioso para saber melhor sobre o assunto? Então fica de olho na matéria a seguir!
O que é processo?
Antes de tudo, é importante entender qual a definição de processo, e como ela pode ser entendida na prática corporativa. Assim, um processo é um conjunto de ações sequenciais, que culminam no cumprimento de uma meta específica.
Trazendo para o mundo corporativo, o processo é, portanto, o conjunto de atividades realizadas, com o intuito de cumprir um ou mais objetivos. Esses objetivos podem ser produção, desenvolvimento, transformação ou controle de determinada atividade ou elemento.
É importante reforçar que cada objetivo pode ser realizado por diversas formas de execução, ou seja, os processos podem variar. Assim, o conhecimento e controle dessa execução pode contribuir para a escolha do melhor processo, que geralmente é aquele menos custoso ou mais rápido.
Por exemplo, existem diversas maneiras de produzir um café, e portanto, a execução que será escolhida vai depender da empresa. Sendo assim, o processo de produção de café poderá variar, mesmo que o objetivo final continue sendo o mesmo.
O que significa gerenciamento de processos?
Por sua vez, o gerenciamento de processos pode ser entendido como a prática de descrição, avaliação e aprimoramento dos processos de uma determinada organização.
Assim, para que haja um gerenciamento de processos é preciso compreender bem como se dá o fluxo de trabalho dentro da empresa. Com isso bem definido, é possível pensar em estratégias para aprimorar e otimizar as atividades realizadas no ambiente de trabalho.
Geralmente, as empresas buscam por um gerenciamento de processos quando ocorre algum tipo de problema detectado. Por sua vez, esses inconvenientes podem ser devido ao aumento da produção ou quando as metas não estão sendo atingidas como o planejado.
Dessa maneira, o intuito de um gerenciamento de processos é o de detectar e prevenir que esses problemas aconteçam. Para isso, um conjunto de estratégias são pensados e colocados em prática, com o objetivo de achar soluções e meios de otimização.
Além de entender o fluxo de trabalho e pensar em estratégias para sua otimização, o gerenciamento de processos preconiza o constante monitoramento. Isso é necessário para que as melhorias nos processos sejam constantemente implementadas.
Qual a importância de promover um gerenciamento de processos?
Uma vez compreendido o conceito de gerenciamento de processos, é importante enfatizar nesse momento a sua importância. Até então, ficou evidente que o funcionamento do gerenciamento de processos é essencial para algumas circunstâncias.
Entretanto, a utilização do gerenciamento de processos é importante para potencializar alguns aspectos extremamente relevantes nas empresas. Dessa maneira, trouxemos uma lista com os pontos mais importantes de se promover um gerenciamento de processos.
1- Reforço da comunicação corporativa
A comunicação corporativa está relacionada ao fluxo de informações dentro das organizações, e possui impactos relevantes nos processos. Dessa forma, essa comunicação pode ser tanto interna quanto externa, e possui um papel fundamental na criação de uma identidade corporativa.
Por sua vez, o gerenciamento de processos garante o reforço da comunicação corporativa, através de algumas estratégias, que só são possíveis graças a essa coordenação. Assim, um gerenciamento de processos é importante para facilitar o fluxo de informações, promover a cultura organizacional e melhorar a imagem e reputação da organização.
2- Padronização das atividades do dia a dia
Outro aspecto muito importante promovido pelo gerenciamento de processos é a padronização das atividades do dia a dia da empresa. Portanto, ocorre a facilitação da rotina de atividades, devido a organização das atividades cotidianas.
Essa sistematização é muito potencializada por um bom gerenciamento de processos, pois auxilia na facilitação do fluxo de trabalho, e minimiza os possíveis gargalos. De outra forma, há ainda a garantia da desburocratização das atividades, que tornam-se mais claras e assertivas quando passam por um gerenciamento bem aplicado.
3- Minimização dos retrabalhos
Muitos dos atrasos são devido há repetições de tarefas, que por sua vez, podem ser fruto de uma desorganização processual das atividades. Assim, ao aplicar um gerenciamento de processos, ocorre a diminuição considerável dos retrabalhos.
Sendo assim, essa minimização garante a otimização do tempo dos colaboradores, que podem se dedicar a realização de mais tarefas diárias. Portanto, a importância do gerenciamento de processos nesse contexto é a de garantir maior efetividade e otimização do tempo de trabalho, que repercute em uma série de benefícios para a empresa.
Quais as vantagens de um bom gerenciamento de processos?
Como dito anteriormente, o gerenciamento de processos realizado de maneira adequada é importante por potencializar alguns aspectos primordiais na organização da empresa. Por sua vez, ao potencializar esses aspectos, um conjunto de benefícios podem ser visualizados na prática para aqueles que utilizam o gerenciamento.
Separamos alguns dos benefícios mais importantes, mas vale ressaltar que muitos outros podem ser encontrados a depender da empresa, e de como o gerenciamento será aplicado.
1- Redução das despesas
A primeira grande vantagem é a significativa redução do custo operacional, que está envolvida nas atividades da empresa. Isso é possível pois o gerenciamento de processos avalia de perto os recursos utilizados, e como eles estão sendo empregados.
Assim, é possível realizar a economia de gastos desnecessários, quando detectado o emprego equivocado da utilização de recursos. Em outras palavras, a empresa passa a ter um melhor controle financeiro ao empregar o gerenciamento de processos na sua prática.
Portanto, com uma análise adequada dos processos, a empresa passa a executar e destinar os recursos para as atividades que consigam um retorno. Sendo assim, o gerenciamento de processos contribui para redução das despesas ao incentivar um investimento inteligente.
Além disso, a redução das despesas pode ser efeito indireto da otimização dos processos e da desburocratização das atividades realizadas. Uma vez que há simplificação e padronização da rotina do dia a dia, é razoável pensar que ocorrerá a diminuição dos custos operacionais devido a diminuição de retrabalhos.
2- Aumento da produtividade
O gerenciamento de processos garante o aumento notório da produtividade de uma empresa, por diversos motivos diferentes.
Em primeiro lugar, a otimização das atividades laborais garante uma padronização dos trabalhos diários, e consequentemente, potencializa a capacidade de produção. Ou seja, se uma rotina de trabalho é facilitada, o desempenho da equipe consequentemente é melhor, e os colaboradores passam a produzir mais na mesma jornada de trabalho.
Além disso, ao evitar retrabalhos, o gerenciamento de processos também garante a otimização do tempo dos colaboradores. Em outras palavras, o funcionário conseguirá realizar mais tarefas na mesma quantidade de tempo. Isso acontece pois o gerenciamento de processos garantiu a redução das atividades repetidas desnecessárias.
De outra maneira, o aumento da produtividade também é consequência do reforço da comunicação corporativa. Isso porque uma empresa que possui uma comunicação interna mais eficiente está mais apta a entregar resultados mais rapidamente.
3- Aumento da qualidade do produto ou serviço
Assim como o aumento da produtividade, é observado também a elevação da qualidade de entrega do produto final ou da prestação de serviços por parte de uma empresa. O impacto do gerenciamento de processos nesse quesito é muito significativo, e está relacionado principalmente com a padronização e monitoramento de qualidade.
Dessa maneira, implementando um gerenciamento de processos eficaz, é possível padronizar as atividades, e garantir que elas melhorem os indicadores de qualidade. De outra forma, o constante monitoramento dessas atividades e do fluxo de trabalho garante que a qualidade do produto ou serviço seja mantida.
Esse benefício é muito importante, pois possui impactos positivos na reputação da empresa no mercado de trabalho. Vale lembrar que a satisfação do cliente é um dos critério mais importantes, e depende muito da qualidade do que está sendo entregue pela empresa.
4- Diminuição de erros internos
Outra vantagem é a diminuição dos possíveis erros operacionais, já que esses erros podem surgir como resultado da desorganização das atividades. Sendo assim, ao aplicar um gerenciamento de processos, é alcançada uma coordenação aprimorada, padronização dos processos e otimização das atividades. Isso tudo garante a significativa diminuição dos erros nos processos internos.
5- Aumento da autonomia dos colaboradores
Por último, outra vantagem que pode ser destacada como consequência de um gerenciamento de processos bem feito é o aumento da autonomia dos colaboradores. Ou seja, ao padronizar as tarefas os colaboradores ficam mais livres para realizar as suas atribuições, diminuindo consideravelmente a carga de assistência de uma liderança.
Como implementar um gerenciamento de processos na sua empresa?
Ficou claro a relevância da implantação de um gerenciamento de processos, devido às inúmeras vantagens que essa ação traz para a organização e gestão de qualidade. Mas como é possível implementar de maneira eficaz esse gerenciamento?
Para auxiliar isso, trouxemos uma sequência de dicas que irá te ajudar a implementar o gerenciamento de processos na sua empresa. Essas dicas estão organizadas na ordem a ser seguida, servindo como um passo a passo para implementação.
1- Realize um planejamento
No primeiro momento deve ser realizada a fase de planejamento, em que os gestores deverão identificar as metas a serem alcançadas. Ou seja, nesse momento a empresa precisa definir o que ela deseja alcançar.
Para realizar o planejamento, os gestores devem conhecer bem os processos realizados na empresa, para que eles sejam listados. Nesse momento ocorre também a personalização desses processos, já que cada empresa atua de maneira diferente, e possui objetivos específicos.
2- Faça uma avaliação
Depois de levantar todas as atividades, e pensar numa meta a ser alcançada, o próximo passo é realizar uma avaliação minuciosa dos processos. Sendo assim, essa etapa busca analisar os pontos de gargalo, e pensar em estratégias que otimizem os processos.
Sendo assim, essa é uma etapa essencial e muito importante, pois é nela que os problemas serão identificados, e as estratégias serão pensadas.
3- Estruture os planos
Com as estratégias e planejamento definidos, é a vez de estruturar suas ações, de maneira a concretizar os passos realizados anteriormente. Assim, nessa etapa deverá ser organizada a logística de execução, alguns testes e ajustes necessários antes da implementação.
4- Realize a implantação
Depois de tudo organizado e estruturado, é a hora de executar tudo que foi colocado no papel. Nesse momento, você poderá começar a notar os benefícios de um gerenciamento de processo, caso ele tenha sido bem elaborado.
Assim, essa etapa prevê a apresentação do projeto já elaborado para a implementação, e as orientações devem ser comunicadas à equipe conforme foram pensadas.
5- Monitore ao longo do tempo
O gerenciamento de processos é uma ação contínua, e portanto, não tem um final definido. Após a implantação do projeto definido, deverá ser realizado o monitoramento dos resultados, para garantir o sucesso ou correção de problemas que possam surgir.
Portanto, essa é uma etapa que é realizada continuamente, e é muito importante para garantir o controle de qualidade da empresa.
Como a tecnologia pode facilitar esse gerenciamento?
Na teoria parece ser difícil desburocratizar e otimizar alguns processos, mas a tecnologia é uma ferramenta fantástica para auxiliar sua empresa nisso.
Assim, a utilização de software de controle de ponto é uma das melhores estratégias para otimizar o trabalho da equipe de gestão de pessoas. A ferramenta do Genyo disponibiliza diversas funcionalidades, promovendo um controle automatizado através do ponto digital.
Com isso, sua empresa poderá dispor de um cálculo de banco de horas personalizado, assinatura eletrônica, chat com funcionários, advertência eletrônica, dentre outras funcionalidades incríveis. Isso tudo contribuirá para a facilitação dos processos de gestão, utilizando a tecnologia a favor da sua empresa.
