Você acredita que ainda existem empresas que registram o ponto dos funcionários por meio do Excel? No entanto, isso pode significar um grande atraso para quem precisa de resultados mais efetivos. Por isso, a folha de ponto por Excel já virou coisa do passado.
Apesar de os sistemas atualizados serem os mais indicados, não são todos os gestores e RH que os utilizam. Diante disso, o Genyo percebeu a necessidade de trazer mais informações sobre isso por meio deste artigo.
Para que isso seja possível, traremos informações sobre a história do registro de ponto e sua evolução, o uso do Excel como ferramenta para registrar ponto dos funcionários e desafios enfrentados com o uso do Excel. Por fim, falaremos sobre uma ótima solução para quem busca o melhor para a empresa em todos os setores, inclusive o RH.
Se o seu objetivo é entender mais sobre o mundo extenso que envolve o registro de ponto, não deixe de continuar a leitura conosco!
História do registro de ponto
Apesar de ser algo muito comum hoje em dia, nem sempre os registros de pontos eram feitos da forma que conhecemos atualmente. Ao longo das gerações, as atualizações eram feitas para que o processo fosse aperfeiçoado, simplificado e para que ficasse ainda mais confiável. Conheça abaixo um pouco mais da sua história:
O funcionário do ponto
Acredita-se que por volta de 1930 e 1940 o controle dos horários dos funcionários era feito de forma muito “arcaica”, já que uma pessoa era designada para fazer essa anotação.
Nesse sentido, informações da época afirmam que esse colaborador ficava na entrada dos estabelecimentos e empresas observando no relógio o horário de entrada e saída dos outros colaboradores. Parece algo feito “pelos homens da caverna”, mas realmente acontecia e nem faz tanto tempo assim!
Os livros de ponto
Com o passar dos anos, essa modalidade de registro não durou muito tempo e logo foi substituída pelos livros de ponto onde o próprio funcionário realizava a anotação do seu horário de entrada e saída.
Inclusive, alguns cargos ainda costumam utilizar esse método. Um bom exemplo para esse caso é o controle de ponto dos estagiários, que não são empregados propriamente ditos, mas mesmo assim precisam fazer esse registro de horas designadas para o aprendizado prático, afinal, este tipo de vínculo não pode ter horas extras.
No entanto, voltando para a evolução dos registros de ponto durante a história, esses métodos mais “simplificados” acabavam dando margem para fraudes. Isso acontece principalmente com pessoas que registram o ponto de outras, ou então mentem com relação ao horário que chegaram ou que saíram, e por aí vai.
Apesar de ser muito retrógrado, empresas de pequeno porte e mais antigas ainda utilizam desse método, sobretudo aquelas pouco adeptas à tecnologias mais recentes.
O relógio de ponto
No passado, os livros de ponto já conseguiram ser substituídos de forma bem rápida também, isso porque as empresas passaram a utilizar o famoso relógio de ponto. Estamos falando daquele mecânico, em que o colaborador teria que inserir a sua folha (de cartolina) para que a máquina fizesse uma marcação, como um carimbo, com o horário em que a pessoa chegou.
Este também é chamado de ponto cartográfico, e neste caso eram somados à máquina de registro uma chapeira de ponto. A chapeira era um local, parecido com as atuais caixas de correspondências, especialmente feitas para que o funcionário colocasse o seu papel. Assim, ele pode pegar o mesmo papel mais tarde para registrar a saída.
Ponto magnético
Por volta dos anos 90, o ponto magnético virou tendência entre as empresas mais modernas. Até hoje esse também pode ser utilizado, associado a outras tecnologias, para conseguir registrar o horário dos trabalhadores.
Para conseguir esse feito, um cadastro prévio era/é feito na instituição e depois o funcionário recebia o cartão que registra a sua presença ao se aproximar do leitor. Esse também é bastante utilizado não para registrar o ponto em si, mas para liberação de portas, catracas e impressoras.
Relógio de ponto biométrico
Provavelmente este seja um dos mais comuns hoje em dia, como o próprio nome já diz, a partir da biometria (digital do dedo) é possível provar que é você e registrar o seu ponto de acordo com o horário no visor do equipamento. Dessa forma, o leitor óptico faz a comparação com o banco de dados e registra o ponto de forma rápida.
Além, desses, mais antigos, ainda existem possibilidades muito mais atualizadas para registrar o ponto dos seus funcionários, incluindo a folha de ponto por Excel.
Excel como ferramenta para registrar ponto
Com o uso dessas ferramentas de registro de ponto ao longo da história, a Microsoft buscou resolver falhas e disponibilizou um formato de registro de ponto para seus usuários. Por meio do aplicativo “Meu relógio de ponto”, a empresa pode utilizar esse sistema.
No entanto, ainda existe outra possibilidade disponibilizada por meio de algo que já conhecemos bem, o Excel.
É comum que saibamos o básico sobre o Excel, que são aquelas informações mais simples sobre as planilhas e suas formas para organização de dados. O que muitos não sabem é que por meio dele também é possível organizar e registrar o ponto.
Como funciona o Excel para registro de ponto?
Da mesma forma que uma planilha é criada para diversos fins, pode-se existir uma planilha com a mesma estrutura do livro de ponto que comentamos anteriormente. Dessa forma, os funcionários vão alimentando essa planilha com suas informações de:
- Chegada à empresa;
- Intervalos intrajornada, como o almoço;
- Saída da empresa.
Diante disso, podemos perceber que é algo ainda muito manual assim como o livro. A única diferença é que isso será feito de forma online, mas ainda assim é necessário prestar atenção para que todas as modificações fiquem salvas na nuvem.
Para quem realmente deseja começar a digitalização dos pontos por meio do Excel, deve incluir informações cruciais como:
- Dias do mês (em sequência);
- Campo para preenchimento dos horários de entrada e saída da jornada de trabalho;
- Campo para preenchimento dos horários de intervalo;
- Horas totais.
O “segundo bloco” deve conter informações sobre as horas extras do empregado, quando começou e quando terminou. Por exemplo, a pessoa que encerra o expediente às 18 horas e faz hora extra deve informar o início da hora extra como 18:01 e encerrar quando realmente sair da empresa, como 18:28.
O “terceiro bloco” de informações se trata daquelas que se referem ao funcionário, de forma específica. Essa parte é uma espécie de cabeçalho e é variável de pessoa para pessoa, nesse momento é interessante colocar a função, setor, os horários de segunda à sexta e os horários de fim de semana (se existirem).
Além disso, o nome é indispensável, bem como os dados da empresa.
Por fim, a assinatura do colaborador precisa estar presente todos os dias, confirmando que ele está ciente das informações dispostas por ele mesmo naquele momento.
Existem modelos prontos de planilhas encontradas na internet, alguns exemplos são um pouco diferentes de outros, mas os horários (da jornada e hora extra), dados do colaborador e a assinatura dele estão sempre presentes.
Outra coisa que pode ser adicionada é a justificativa de ausência na linha referente ao dia em que a pessoa faltou, se isso não ocorreu esta célula ficará vazia.
Feito isso, outra planilha para outro funcionário pode ser atribuída nessa mesma para diferenciar os meses do ano. Assim é possível registrar todos os dias, sem que haja problemas.
Apesar de ser algo teoricamente muito simples, fácil e descomplicado de manusear, a marcação de ponto por esse sistema pode ser problemática e a seguir iremos te explicar o porquê.
Desafios enfrentados com o uso do Excel
Imagine que a folha de ponto por Excel que foi explicada anteriormente se refere a 1 funcionário, ou seja, outras dezenas de documentos precisam ser feitas para as demais pessoas que ali trabalham. Isso resulta em muitas pastas nos computadores da empresa, que precisam ser controladas, mas não é apenas isso, veja abaixo outros desafios.
Sobrecarga no trabalho do analista
O trabalho do analista para apurar os dados será enorme, da mesma forma como seria no livro de pontos. Então, a folha de ponto por Excel não ajuda nesse sentido, ou melhor, proporciona mais trabalho.
Além disso, esse trabalho manual pode (e com certeza vai) aumentar a probabilidade de erros. Com essa chance subindo, o retrabalho cresce de forma paralela, e isso significa perda de tempo e, no fim das contas, dinheiro também.
Saldo do banco de horas de forma manual
A cada 15 dias, a responsável pelo Recursos Humanos precisava enviar o saldo do Banco de Horas para todos os colaboradores de forma manual. Dessa forma, toda quinzena ele terá que fazer todo esse trabalho, é cansativo só em ouvir falar!
Horários sem ajustes
Erros por parte do trabalhador acontecem e é totalmente compreensível, por isso, os ajustes precisam ser feitos para que fique registrado o horário real em que ele chegou ou saiu. No entanto, a folha de ponto por Excel não permite que se faça isso, causando muito retrabalho e alta demanda de cálculos ao final do mês.
Falta de segurança
Apesar de todos os problemas citados acima, o principal deles é a ausência de segurança. Na planilha realizada, os registros podem ser facilmente perdidos ou adulterados, mesmo com uso de senhas e com salvamento em nuvem.
Por isso, fica ainda mais evidente que este tipo de registro de ponto não é o ideal para uma empresa que visa crescimento e utilização de sistemas mais atuais para os seus funcionários.
A solução para o registro de ponto da sua empresa
Utilizar um registro de ponto tecnológico e digital, como o proposto pelo Genyo, é a nossa grande dica. Por meio dele, é possível solucionar problemas e ainda garantir muitos benefícios para o gestor que realmente se preocupa no crescimento da empresa. Como por exemplo:
Acompanhamento do banco de horas
Os registros feitos pelos funcionários podem ser acompanhados em tempo real, isso permite uma maior transparência do que está sendo registrado com o que foi acordado em contrato.
Dessa forma, tanto os gestores como os times podem realizar esse acompanhamento, e o melhor é que para qualquer dúvida existe um suporte 24 horas para atender as necessidades.
Dessa forma, as faltas, licenças, férias e feriados podem ser organizados de forma muito mais prática e automatizada.
Informações para tomada de decisão
Ter informações a todo momento significa ter tempo hábil para as tomadas de decisões, isso acontece muito no momento de compensar uma folga.
Por exemplo, nas outras formas de registrar o ponto, era necessário esperar uma semana (ou quinzena) para ter informações sobre o saldo de horas do colaborador. No entanto, com o sistema eletrônico de ponto da Genyo essa informação pode ser coletada a qualquer instante.
Ponto com foto
Agora não existem mais dúvidas e nem fraudes, com a foto do funcionário no momento em que ele faz o registro fica muito mais simples confirmar qualquer informação. No entanto, isso não é interessante apenas para a empresa, já que por meio disso o colaborador pode se respaldar de qualquer alegação.
Lembrete de ponto
Além de todos os benefícios e vantagens, ainda é possível receber um lembrete de ponto para aqueles que sempre se esquecem dessa etapa super importante da jornada.
No entanto, se ainda assim esquecer, não tem problema! Já que é possível corrigir e lançar pontos manualmente com muita facilidade e totalmente dentro da lei, sobretudo com a Portaria/MTP nº 671, de 8 de novembro de 2021.
Redução de 60% do processo operacional
Com esse tipo de sistema é possível reduzir em 60% o processo operacional, assim como no fechamento de folha. Isso acontece pois o próprio sistema já consegue adiantar muitos resultados, atividade que antes precisavam ser coletadas pelo analista e demandava muito mais tempo para ele.
Conclusão
Depois de todas as informações vistas neste artigo, é inegável que a folha de ponto por Excel faz parte do passado e não do presente e futuro. Dessa forma, ser adepto de um sistema que proporcione mais qualidade e funcionalidade é o ideal para qualquer empresa.
E disso o Genyo entende! Como vimos, a automatização é possível e o registro de ponto é feito de forma muito mais simples. Agora, o seu RH e DP podem ter mais tempo para trabalhar de forma estratégica e menos operacional.
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