Basicamente, uma das atribuições essenciais do setor de Recursos Humanos (RH) de uma empresa é: realizar o controle de presença dos colaboradores, de modo eficiente e organizado.
Afinal de contas, além de estar em conformidade com a legislação, esse controle fará toda a diferença não só para detalhar a folha de ponto, como também para avaliar a pontualidade dos funcionários.
Apesar da relevância desse assunto, muitas companhias ainda possuem questionamentos ou enfrentam situações problemáticas relacionadas ao registro de ponto dos seus subordinados.
Então, para te ajudar a fugir desses cenários e ainda melhorar o serviço do RH, neste artigo, você irá esclarecer todas suas dúvidas. Confira!
Controle de presença: o que é?
De modo geral, o controle de presença tem como objetivo melhorar o controle das horas trabalhadas em um negócio.
Além do mais, consegue apurar o controle de entrada e saída da empresa. Como também pode ser utilizado para registrar a localização e a posição dos funcionários.
Desse modo, a gestão do tempo fica mais exigente e consequentemente pode causar interferência na produtividade.
Sendo assim, uma boa ferramenta de controle de presença é definida pela:
- simplicidade: algo essencial para que o funcionário consiga utilizá-la corretamente;
- digitalização: que possibilita a gestão em basicamente todos os tipos de aparelhos; e
- por entregar dados importantes que permitam a melhoria da empresa.
O que a CLT fala sobre o controle de presença?
Por via da regra, a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) determina as normas que os variados softwares de controle de presença precisam cumprir. Assim, proporcionar transparência, confiabilidade e principalmente proteção dos direitos dos colaboradores e empresas.
Com isso, uma das partes principais é que, conforme o Artigo nº 74 do Decreto-Lei Nº 5.452, De 1º De Maio De 1943, toda companhia com mais de 20 subordinados é obrigada a monitorar e registrar as horas de serviço dos mesmos. Isto é, realizar o controle de ponto.
No entanto, empresas que possuem menos empregados também podem estar realizando esse controle, mesmo não sendo obrigadas.
Basicamente, este processo de vistoria de presença, possibilita observar se o colaborador está trabalhando e também cumprindo seu contrato. Assim, calcular sua remuneração do mês, contabilizando as horas trabalhadas. Por isso, protege ambas as partes de passivos trabalhistas.
Vale ressaltar que, a lei não especifica qual ferramenta ou método o negócio deve usar para executar esse controle. O artigo nº 74 apenas retrata que o registro pode ser feito de modo manual, mecânico ou eletrônico.
Além disso, é significativo salientar que o mesmo artigo da CLT não é o único que encaminha chefes e empresários sobre o controle de presença de seus funcionários.
Sendo assim, como o mercado de trabalho está em constante mudança, as leis trabalhistas também percorrem o mesmo caminho.
Então, uma dessas evoluções foi a divulgação do Decreto nº 10.854/2021, que também pode ser conhecido como Marco Regulatório Infralegal Trabalhista e que é derivado de diversas alterações na lei, como a Portaria 671.
Portaria 671
De início, a Portaria 671 corrigiu as antigas Portarias 373 e 1510 e ainda prescreveu alterações relevantes em várias questões da lei trabalhista e nas relações de trabalho.
Dessa forma, uma das mudanças mais relevantes determinadas pela nova portaria, se trata dos métodos de controle de presença.
Além de impor regras para os registros de ponto manuais e mecânicos, a tal portaria atestou todos os modos do controle de ponto eletrônico, que começou a ser chamado de “REP” (Registrador Eletrônico de Ponto).
Diante disso, o texto trouxe modernidade e flexibilidade para as alternativas de marcação de ponto, aproximando esse processo das tecnologias e rotinas escolhidas pelos negócios da atualidade.
Vantagens de realizar um controle de frequência dentro da empresa
De certo modo, efetuar o controle de presença de colaboradores não só trará vantagens para o RH, mas também eleva a relação entre contratante e contratado. Veja a seguir!
1 – Cálculo exato de horas trabalhadas
Manter o controle de presença devidamente organizado possibilita que o Recursos Humanos calcule com mais exatidão as horas trabalhadas de cada funcionário.
Em resumo, uma boa metodologia de controle de ponto mensal, melhora o registro e o monitoramento de entradas, e os intervalos entre jornadas de trabalhos.
Como vantagem, as chances de diminuir os erros ligados à contabilização de horas, cálculo de benefícios e consequentemente a folha de pagamento.
2 – Segurança jurídica
De acordo com o que citamos anteriormente, a lei trabalhista aponta que companhias com mais de 20 subordinados são obrigadas a utilizar algum mecanismo de controle de ponto.
Por essa razão, incluir um sistema de controle de funcionários é de extrema importância para que a empresa siga as determinações legais, garanta sua segurança jurídica e fuja de problemas relacionados à Justiça do Trabalho.
3 – Redução de passivos trabalhistas
Assim como citamos que o controle de ponto facilita o cálculo de horas trabalhadas. Consequentemente, a empresa será beneficiada em evitar casos de erros humanos que podem se destacar em processos trabalhistas.
Além disso, esse registro da jornada de trabalho dos contratados, também possibilita a verificação da assiduidade e do comprometimento do funcionário em relação ao que foi acordado no contrato de trabalho.
Então, caso seja constatada alguma divergência, como abandono de emprego, a própria instituição pode usar o registro do funcionário para justificar a aplicação de penalidades ao mesmo.
Nessa questão, o controle de presença também assegura a firma de processos trabalhistas relacionados à adoção desse tipo de medida punitiva.
4 – Veracidade no trabalho
Um controle de ponto competente, também certifica que os colaboradores do negócio possam seguir os dados ligados a sua própria jornada de trabalho.
Diante disso, o registro de presença pode ser acessado como um documento impresso ou digital (dependendo do método de controle utilizado na empresa).
Isso torna o envolvimento no trabalho mais verdadeiro, e ainda colabora para a melhora da relação entre companhia e subordinado.
5 – Organização no trabalho
Como frisamos ao longo do texto, outra vantagem cedida pela utilização do controle de presença dos contratados é facilitar e melhorar o trabalho do Recursos Humanos.
Sendo assim, isso só é possível por conta da adoção de uma ferramenta de registro de ponto, pois a mesma ajuda a organizar os dados ligados à jornada de trabalho de todos da empresa.
Além disso, um bom sistema de controle de ponto, também simplifica a sistematização de escalas, o controle de férias, a introdução de bancos de horas , entre outras questões.
Modelos de controle de presença
Como citado anteriormente, a lei presente, autoriza que os negócios utilizem três modelos diferentes de controle de presença. Então, conheça agora as principais características e diferenciais entre cada uma a seguir:
Controle de ponto Manual
Basicamente, o controle manual representa no registro dos horários de entrada e saída em:
- uma planilha de controle de ponto de funcionários;
- um cartão de ponto; ou
- um caderno de registro de frequência, conhecido popularmente como (livro de ponto).
Apesar de se mostrar um modelo bastante simples e intuitivo, esse controle manual é pouco funcional, principalmente para instituições que possuem vários colaboradores.
Afinal de contas, além de não ser automatizado, esse método manual corre mais riscos a fraudes e erros operacionais. Como consequência, o RH terá mais dificuldade de realizar os cálculos e acompanhar os dados referente a jornada dos funcionários.
Controle de ponto Mecânico
Agora, o controle mecânico, conhecido popularmente como registro cartográfico, em poucos detalhes, é mais avançado do que o controle manual.
Basicamente, ele é uma máquina-relógio no qual o empregado precisa inserir um cartão específico para registrar seus horários de entrada, intervalo e saída. Com isso, a própria máquina anota os dados no cartão, através de uma marca ou carimbo.
Ainda que, esse processo seja mais prático do que o manual, o controle de presença mecânico também carrega algumas desvantagens.
Como por exemplo, as informações contidas no cartão de ponto precisam ser reportadas, contabilizadas e analisadas de modo manual. Isso eleva as chances de erros humanos ao decorrer do processo de monitoramento da jornada e ainda pode atrasar o serviço do setor de Recursos Humanos.
Controle de ponto eletrônico
Já o controle de ponto eletrônico, é um modelo de ponto digital mais eficiente e prático para seguir a jornada de trabalho dos colaboradores.
De modo geral, essa ferramenta engloba recursos tecnológicos em diferentes sistemas de controle de ponto, que podem variar de acordo com o modelo do equipamento utilizado.
Segundo o Artigo Nº 75 da Portaria 671, citada anteriormente, diz que:
“Art. 75. No caso de opção de anotação do horário de trabalho em registro eletrônico, é obrigatório o uso de um dos seguintes tipos de sistema de registro eletrônico de ponto:
I – sistema de registro eletrônico de ponto convencional: composto pelo registrador eletrônico de ponto convencional – REP-C e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
II – sistema de registro eletrônico de ponto alternativo: composto pelo registrador eletrônico de ponto alternativo – REP-A e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
III – sistema de registro eletrônico de ponto via programa: composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa – REP-P, pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.”
Qual o melhor controle de presença?
De modo geral, a escolha de um controle de presença bem eficiente, requer uma análise de vários fatores, isso inclui as necessidades do negócio e os recursos oferecidos por cada produto. Como por exemplo:
- Estar conforme as exigências das leis;
- Ter integração com outros tipos de sistemas;
- Entregar um ótimo suporte;
- Possuir medidas de segurança, tanto para empresa quanto ao funcionário;
- Ser bastante intuitivo e fácil de usar.
Sendo assim, seguindo esses critérios, qual marca/modelo utilizar dentro da empresa?
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De forma direta, o Genyo é um software de controle de ponto totalmente eletrônico e digital, voltado para a gestão de empresas de todos os tamanhos e segmentos.
Basicamente, o funcionamento pode ser com o próprio computador e/ou celular da pessoa.
Então, tanto o funcionário do trabalho externo quanto o interno podem bater o ponto de forma rápida, prática e principalmente segura. Sem a necessidade de adotar equipamentos relativamente caros.
Funcionalidades para a empresa e seu funcionário
Aqui no Genyo, trabalhar de modo seguro é uma obrigação! Trazemos a melhor ferramenta que a equipe de RH sempre sonhou.
- Ponto web ou mobile;
- Controle de ponto online e offline;
- Lembrete de ponto;
- Ponto com foto;
- Localização via GPS;
- Funcionário responsável por seus registros;
- Assinatura eletrônica de relatórios;
- Chat com o todos da empresa;
- Registro de atividades;
- Relatórios diversos;
- Ponto por QRCode;
- Advertência eletrônica;
- Alerta de inconsistências; e muito mais.
Benefícios ao adquirir o Genyo
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Sua empresa não fica parada! Conte com o nosso atendimento humanizado e dedicado em horário comercial e o nosso chatbot a qualquer momento para te auxiliar nas dúvidas.
Em suma, adotar um bom programa de controle de presença de funcionários não é apenas escolher um que cumpra o que a lei traz.
De modo geral, companhias que investem em ferramentas eficientes de registro de ponto também são beneficiadas com a diminuição de erros, otimização de serviço da equipe de Recursos Humanos e até redução de riscos em passivos trabalhistas.
Por conta disso, vale a pena seguir as dicas desse artigo e escolher o melhor modelo de controle de presença dos empregados da sua empresa.
Então, se você está em busca de uma solução mais detalhada, que proporcione não só a marcação, mas também o gerenciamento e tratamento das horas trabalhadas, conte com nós do Genyo.
