Ter um período de férias uma vez ao ano é um direito previsto na lei para todos aqueles funcionários contratados dentro do regime da CLT. Todavia, é importante se atentar para algumas regras que regem esse processo, uma delas é o comunicado de férias.
As férias é um período de descanso essencial para todos os trabalhadores, é o momento em que eles consegue recarregar as energias desgastadas pela rotina exaustiva do trabalho e cuidar da sua saúde física e mental.
Desse modo, a CLT estabeleceu um prazo mínimo para que a empresa faça o comunicado de férias aos seus funcionários, com a finalidade de que os colaboradores consigam se planejar e fazer o máximo proveito desse período tão necessário. Sendo assim, qual a multa por não avisar férias com antecedência?
Ademais, com a efetivação do aviso de férias conforme a lei, os benefícios atingem tanto a empresa quanto ao empregador, pois ambos conseguem realizar um planejamento com base nesse período de ausência do funcionário, evitando qualquer problema futuro.
Pensando nisso, nós da equipe Genyo elaboramos esse artigo com todas as informações que você e a empresa em que trabalha precisam saber antes de iniciar o processo de tirar férias, para acontecer totalmente conforme a lei.
Portanto, continue lendo o artigo com muita atenção para não deixar passar nenhuma informação importante. Pegue seu papel e caneta, e venha conosco!
O que é o comunicado de férias?
Ter o controle das férias dos trabalhadores é um dos pilares mais importantes dentro da rotina do Departamento Pessoal de uma empresa. Afinal, ter 30 dias de férias por ano é um direito do trabalhador previsto pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
Desse modo, o comunicado ou aviso de férias é a comunicação oficial feita pelo empregador visando formalizar o período que aquele funcionário ficará de férias. Esse aviso deve ser feito com, ao menos, 30 dias de antecedência do início do descanso.
Isso porque, a partir do comunicado feito com antecedência, é possível que tanto o empregado quanto o empregador se preparem e consigam fazer um bom planejamento para o período de ausência do funcionário. Assim, nenhum dos lados terá prejuízos.
É válido destacar também que esse aviso deve ser feito no formato escrito pela própria empresa, e que é de obrigação do empregador entregar uma cópia para o funcionário assinada pela organização.
O que diz a lei sobre o Aviso de Férias
Conforme a lei, consta na CLT que o empregador faça o comunicado do aviso de férias de maneira escrita com pelo menos 30 dias de antecedência da data que irá iniciar o período de descanso.
Essa exigência tem o intuito de dar a oportunidade tanto para a empresa quanto para o funcionário de conseguirem se organizar e fazer um planejamento de como será conduzido esse período de ausência do empregador.
Confira a parte do artigo da CLT que consta essa exigência:
“Art. 135 – A concessão das férias será participada, por escrito, ao empregado, com antecedência de, no mínimo, 30 (trinta) dias. Dessa participação o interessado dará recibo (Redação dada pela Lei n.º 7.414 de 9.12.1985)”.
Ademais, outra obrigação que a CLT exige por parte de empregador é que ele registre o período exato de férias do funcionário na ficha ou livro de registros dos empregados.
O colaborador, no que lhe concerne, deve entregar a sua Carteira de Trabalho à empresa antes do início do seu período de férias para que o empregador possa efetivar o registro do evento no documento.
No caso de corporações que já recorram à carteira de trabalho digital, esse registro poderá ser feito de maneira eletrônica, conforme está previsto no 3º paragrafo do artigo.
Veja a seguir os trechos do artigo que consta essa obrigação:
“1º – O empregado não poderá entrar no gozo das férias sem que apresente ao empregador sua Carteira de Trabalho e Previdência Social, para que nela seja anotada a respectiva concessão. (Incluído pelo Decreto-lei n.º 1.535 de 13.4.1977)”.
“2º A concessão das férias será, igualmente, anotada no livro ou nas fichas de registro dos empregados. (Incluído pelo Decreto-lei n.º 1.535 de 13.4.1977)”.
Todavia, é mais corriqueiro que o empregador recolha a assinatura do seu colaborador no comunicado de férias apenas dois ou três dias antes do início do período de folga, ou seja, no momento em que o empregado assina o recibo de pagamento das férias.
Vale ressaltar que no documento deve constar a data retroativa de 30 dias antes, e que essa prática, apesar de ser exercida, não está prevista em nenhum artigo da CLT.
Como fazer o comunicado de aviso de férias?
Finalmente chegamos a um dos tópicos mais importantes desse artigo, principalmente se você exerce a função de empregador: como fazer o comunicado de aviso de férias?
Nós da equipe Genyo, preparamos um passo a passo com todos os detalhes que você precisa saber para iniciar esse processo de maneira correta e sem restar nenhuma dúvida.
Portanto, confira a seguir todas as etapas para elaborar esse comunicado:
1º O primeiro passo é fundamental para garantir que o comunicado de férias seja completo, para isso, é necessário que estejam presentes nele informações de identificação correta dos funcionários. Assim, os dados cruciais que não podem faltar são:
- Razão social, CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) e endereço;
- RG (Registro Geral), CPF (Cadastro de Pessoa Física), e o número da carteira de trabalho do colaborador;
- Nome completo do funcionário.
2º Depois disso, o segundo passo consiste na emissão e das vias desse documento, as quais devem ser assinadas pelo empregado para que, enfim, o período de férias possa ser oficializado.
Vale lembrar que esse documento deve contar com o período exato do último ano trabalhado e os dias em que o funcionário ficará ausente do serviço. Dessa forma, é necessária muita atenção no registro das datas para evitar algum problema futuro.
Ademais, é importante frisar que não existe um modelo único para que o comunicado de aviso de férias seja realizado. O único critério para a oficialização desse documento, é que todas as informações citadas acima estejam presentes.
Por fim, apesar de não estar previsto na lei que o empregador deve entrar em um consenso com o empregado sobre qual o melhor período para o mesmo entrar de férias, é viável que ambas as partes dialoguem sobre esse ponto, buscando encontrar uma data que seja benéfica para os dois lados.
Com isso, essa preocupação por parte da organização em conversar com o funcionário ajuda a melhorar o clima do ambiente de trabalho, além de fortalecer os laços entre os líderes e liderados.
Como fazer o controle do comunicado de férias?
Para que sua empresa tenha uma boa gestão, é preciso deter de um controle eficaz da jornada de trabalho, incluindo possíveis afastamentos temporários dos funcionários, como, por exemplo, o aviso de férias.
Logo, é de fundamental importância que esse documento esteja inserido na rotina dos Recursos Humanos de sua corporação para auxiliar no exercício desse controle de qualidade.
Além de saber o passo a passo para elaborar um comunicado de férias, outro pilar importante é ter o conhecimento de como fazer um controle eficaz, o que trará mais organização e segurança para a sua empresa.
Desse modo, é necessário que a organização tenha, em primeiro lugar, uma gestão bem preparada desde o período aquisitivo de férias até o período concessivo de férias de todos os empregados.
Assim, para garantir que a gestão consiga exercer a sua função com o máximo de eficácia, é essencial que o líder desse setor seja imediatamente comunicado sempre que algum funcionário tenha férias com o prazo de vencimento próximo.
Desse modo, o gestor ficara ciente do momento em que se faz necessário enviar um aviso de férias no período correto, sem nenhum perigo de estar sujeito a sofrer com passivos trabalhistas.
Ter o controle de tudo o que acontece na empresa não é uma tarefa fácil, e por isso, a implantação de softwares especializados podem auxiliar a gestão no controle mais eficiente desses comunicados.
Já para o caso daquelas organizações que não detém de muitos recursos financeiros para esse tipo de investimento, a utilização de planilhas é uma ótima opção e tão eficiente quanto.
Dessa forma, para que a utilidade da planilha seja de fato ágil de eficaz, é importante que tenha campos essenciais como a data de início do período concessivo, a data de admissão, o histórico de férias, entre outras informações essenciais para a rotina da gestão.
Assim, uma vez que esse processo de controle dos avisos de férias passa por um melhoramento, por softwares ou planilhas, o gestor responsável por fazer esse controle, consegue exercer a sua função de forma mais estratégica, rápida e com pouca margem para erros.
Qual é a importância do aviso de férias para as empresas?
Como já citado anteriormente, o comunicado de férias não é beneficial apenas para o funcionário, como também é benéfico para a empresa, a qual irá precisar se planejar durante o período de afastamento daquele colaborador.
Assim, o planejamento desse período de descanso permite que o setor de Recursos Humanos consiga se organizar e tomar as providências e cuidados necessários com a emissão da documentação.
Além de estabelecer como se terá alterações ou não nas funções dos demais funcionários durante o afastamento daquele membro.
Visto isso, nós separamos em tópicos os principais pontos em que o aviso de férias se faz de extrema importância, para a empresa:
- No preparo da documentação, inclusive na inserção do aviso de férias no eSocial (sistema informatizado da Administração Pública);
- No estabelecimento de qual funcionário ficará responsável por cobrir o período de descanso daquele que estará afastado, ou se as tarefas serão dividas igualmente entre os demais membros da equipe;
- Na análise, com o gestor responsável, se será preciso fazer a contratação de um colaborador temporário ou se é possível que o trabalhador que entrará de férias adiante as suas tarefas antes do início desse período;
- Na promoção de oportunidades para que empregado e empregador possam dialogar sobre qual o melhor período para que esse funcionário se afaste, de forma que seja benéfica tanto para ele quanto para a empresa, contribuindo também para uma sensação de valorização por parte do funcionário;
- No cumprimento da lei, evitando assim, que a empresa fique sujeita a qualquer ação que vá contra o previsto na CLT.
O prazo de pagamento também é determinado no comunicado de férias?
Essa é uma das dúvidas mais recorrentes entre os colaboradores e empregadores. A resposta para essa pergunta é simples: não necessariamente.
Não é obrigatório pela lei que prazo ou o dia do pagamento de férias precise constar neste aviso. Todavia, é dever da empresa lembrar que o valor das férias deve ser pago em no máximo dois dias antes do início do período de descanso do funcionário.
Caso esse pagamento não aconteça dentro desse prazo, o empregador pode ficar sujeito a pagar uma multa com o dobro do valor que deveria ter pago ao trabalhador.
Qual a multa por não avisar férias com antecedência?
Outra dúvida muito recorrente no âmbito empresarial é se a empresa estará sujeita a alguma multa em caso de não realizar o aviso de férias antecipadamente. Desse modo, qual a multa por não avisar férias com antecedência?
Para a surpresa de muita gente, tanto gestores quanto colaboradores, não existe nenhuma multa prevista na CLT para o empregador que falha em enviar o aviso de férias em menos de 30 dias.
Essa dúvida existe principalmente pelo fato de que a legislação trabalhista realmente prevê uma multa em caso de atraso na concessão de férias (art. 137) ou no atraso do pagamento (súmula 450 do TST).
Porém, caso haja o descumprimento do prazo da notificação prévia não irá resultar na mesma condenação de pagamento com o dobro do valor devido, conforme o Tribunal Superior do Trabalho estabeleceu.
E aí, esse artigo conseguiu esclarecer todas as suas dúvidas sobre o que é o comunicado de férias e como ele funciona?
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