Atualmente as organizações estão passando por mudanças que questionam a estrutura, os processos e até mesmo o jeito de ser das empresas. Estruturas rígidas, hierárquicas e baseadas em controles e punições estão cedendo espaço para as empresas que trabalham com a colaboratividade e que valorizam pessoas, ideias e inovação.
Em empresas que prezam pela colaboratividade, o que vale não é mais a competitividade entre os funcionários, mas sim o espírito de equipe e apoio mútuo focado nos resultados da empresa.
Para te ajudar a aprender como mudar a cultura da sua empresa e implementar essa tendência colaborativa para melhorar a performance dos seus colaboradores, o Genyo preparou este artigo. Então, acompanhe a leitura até o final para não perder nenhuma informação!
O que é colaboratividade?
A colaboratividade é uma prática que demanda investir em uma cultura. E quando falamos em cultura, estamos falando do jeito de ser de uma pessoa, de uma comunidade, de uma empresa.
Como o nosso foco aqui são as empresas, na cultura organizacional temos basicamente os traços de personalidade que marcam as empresas, sua imagem perante a sociedade, o mercado, os colaboradores e as demais partes interessadas.
Por muito tempo, as empresas foram geridas de forma hierárquica, burocrática e controladora. O papel do trabalhador se limitava a seguir ordens para manter o seu emprego. Ele não tinha um lugar de fala, e muito menos abertura para que fosse mais participativo e/ou questionador.
Porém, atualmente esse cenário tem sido, cada vez mais, diferente. Agora, o trabalhador ganhou papel de destaque nas empresas, já que representa o capital intelectual, um recurso difícil de imitar e que oferece vantagens competitivas para as organizações. Hoje o trabalhador deixa de ser visto como um recurso passivo, para um recurso estratégico e ativo na empresa.
Com essas mudanças, a colaboratividade passa a ser uma característica importante dentro das empresas, visto que, há uma necessidade de adequação na gestão de pessoas das empresas. Dessa forma, torna-se necessário estimular os colaboradores a terem um senso de propósito comum e trabalharem de forma colaborativa para alcançar melhores resultados.
A colaboratividade também é conhecida como gestão horizontal e tem elementos próprios, como:
- participação;
- hierarquia flexível;
- decisões descentralizadas;
- abertura a ideias e inovação;
- delegação de responsabilidades;
- espaços que estimulem a colaboração.
Bom, é preciso destacar que essas mudanças não ocorrem da noite para o dia, se faz necessário seguir algumas recomendações e atuar de forma contínua junto às equipes de colaboradores.
Características que equipes com colaboratividade devem ter
Ao implementar a cultura da colaboratividade em uma empresa, é importante que se tenha clareza de algumas características que serão necessárias de serem desenvolvidas, entre elas temos:
- Confiança: os colaboradores precisam se sentir seguros para contribuir com suas ideias e habilidades individuais. Um bom gestor deve mostrar que se importa com eles e acredita na sua capacidade.
- Clareza: uma comunicação clara é fundamental. Seus colaboradores podem não concordar em tudo, mas é essencial que, como gestor, você comunique opiniões, ideias e prioridades de forma clara para evitar conflitos desnecessários ou desentendimentos.
- Responsabilidade: verifique se todos os seus colaboradores estão exercendo as suas responsabilidades no trabalho. Se um dos funcionários estiver descumprindo prazos ou deixando de entregar um trabalho com a qualidade esperada, tente identificar o problema e dar o suporte necessário para que ele possa alcançar suas metas no futuro.
- Eficiência: o nível de cooperação dos colaboradores não têm necessariamente relação com a quantidade de tempo que passam juntos. Tudo depende de como esse tempo é utilizado. Faça reuniões ou relatórios mais curtos e objetivos para ajudar a sua equipe a executar o trabalho no tempo certo.
- Positividade: nem todos os projetos dos colaboradores vão ocorrer sem problemas. Eles precisam aprender que superar as falhas e começar um novo projeto com uma atitude positiva tornam a colaboração um sucesso duradouro.
É importante destacar que montar uma equipe diversificada pode fortalecer o desempenho de um projeto. Níveis diferentes de habilidades e personalidades são ótimos, mas a colaboração bem-sucedida só é possível quando todos os colaboradores adotam esses valores.
Desafios e vantagens de ter uma equipe que trabalha com colaboratividade
Apesar de não existirem desvantagens em implementar corretamente a colaboratividade em suas equipes, existem alguns desafios que os gestores podem enfrentar.
Portanto, aqueles que conhecem as dificuldades terão mais facilidade para auxiliar os seus colaboradores quando surgirem obstáculos. É por isso que vamos mostrar a seguir alguns dos desafios que a sua equipe pode encontrar e como resolvê-los. Confira!
Demora no processo de tomada de decisão
Problema: quanto mais membros estão envolvidos no projeto, mais opiniões serão recebidas, e isso pode levar a um processo de tomada de decisão mais demorado.
Resolução: um bom gestor pode usar a sua capacidade de comunicação e influência para percorrer os processos e conduzir a equipe a uma solução aceitável para todos.
Informações desorganizadas
Problema: para a equipe trabalhar em conjunto de forma eficaz, os seus integrantes devem saber onde encontrar o que precisam. A colaboração ininterrupta no ambiente de trabalho funciona apenas se todas as informações estiverem prontamente disponíveis e organizadas, em vez de estarem espalhadas em diversas plataformas, ou pior, guardadas em contas pessoais.
Resolução: Use uma ferramenta de gestão do trabalho para manter todos os seus arquivos e aplicativos num só lugar e saber exatamente o que cada um está fazendo e até quando. Uma ferramenta de gestão do trabalho não apenas reduz a alternância entre aplicativos mas também torna fácil para a sua equipe encontrar, comentar e colaborar em informações ou tarefas.
Equipe desmotivada com as mudanças
Problema: a sua equipe está desmotivada para implementar as novas políticas e usar as novas ferramentas de colaboração.
Resolução: certifique-se de começar aos poucos. Recomendamos a implementação de um novo fluxo de trabalho ou projeto para perceber como ficam os novos processos e ferramentas. Também ajuda ter colaboradores internos que possam orientar os outros na jornada de adoção.
Dificuldade de relacionamento
Problema: colaboradores com personalidade forte podem ser ótimos para a organização, mas quando eles se encontram na mesma equipe, isso pode gerar atritos e resistência.
Resolução: procure criar equipes diversificadas com pessoas que se complementam e trabalham bem juntas. Como gestor, assegure-se de que todos se sintam tratados da mesma forma e apoiados pelos colegas.
Conheça e acolha todos os seus colaboradores
Problema: colaboradores tímidos ou menos confiantes podem ter dificuldade em ambientes de trabalho colaborativos. Embora a sua opinião seja valorizada, eles podem se sentir menos dispostos a compartilhar ou contribuir com suas ideias, pois temem falhar ou ser rejeitados pelo grupo.
Resolução: gestores podem enfrentar este problema estabelecendo reuniões inclusivas e diretrizes para as comunicações, criando espaço para as pessoas que tendem a ser mais quietas. A equipe também deve estar ciente de que a falha não é algo a se temer, e sim uma oportunidade de crescimento. Isto pode aliviar um pouco a pressão dos colegas que se sentem menos confiantes quanto às suas ideias, capacidades e talentos.
Vantagens de ter uma equipe que trabalha com colaboratividade
Agora que você já viu os desafios que os gestores podem enfrentar ao implementar a colaboratividade em sua empresa, vamos ver quais são as vantagens que ela pode trazer.
Os colaboradores aprendem uns com os outros
Ao colocar os membros da equipe para trabalhar juntos, naturalmente eles vão se envolver no trabalho uns dos outros. Ao contribuir para iniciativas conjuntas e resolver problemas em colaboração, os membros da equipe precisam compartilhar ideias e falar sobre o trabalho, o que confere visibilidade a toda a equipe.
Estímulo de ideias inovadoras
Várias cabeças juntas pensam mais e se complementam. Ao aproximar os colegas de equipe, você estimula a criação de ideias inovadoras e soluções para problemas complexos que, talvez, eles não conseguiriam pensar sozinhos.
Otimização dos processos
Uma equipe que trabalha com colaboratividade vai ser bem-sucedida e pode melhorar os processos de toda a empresa e os fluxos de trabalho individuais. A colaboração pode tornar a sua equipe mais produtiva e com mais tempo para realizar outras tarefas. Isso pode impactar na experiência do seu cliente, que terá um atendimento mais ágil por parte da equipe quando precisar.
Colaboradores satisfeitos
Quando os colaboradores trabalham com colaboratividade o resultado disso são funcionários mais satisfeitos. Ao colaborar nos projetos, os membros da equipe têm a oportunidade de criar vínculos e destacar as suas forças e talentos individuais, além disso, eles se sentem valorizados como parte do todo. A felicidade da equipe também influencia diretamente na qualidade do trabalho, o que gera um impacto no sucesso da sua organização.
Como montar uma equipe que trabalhe com colaboratividade?
Existem alguns passos que um bom gestor pode seguir para conseguir montar uma equipe que trabalhe com colaboratividade e assim traga melhores resultados para empresa, entre eles temos:
1. Seja claro e objetivo
Para que a sua equipe se sinta segura e compreenda aquilo que você, enquanto gestor, quer para a empresa, é importante ter um diálogo claro e objetivo. Por esse motivo, é preciso comunicar amplamente sobre os objetivos e metas coletivas e estimular a participação de todos para alcançar esse propósito.
A comunicação é um dos elementos mais importantes para implementar a cultura colaborativa. Investir em uma comunicação fluida é um dos passos mais importantes quando se quer que a equipe trabalhe com colaboratividade, os membros vão entender o propósito da empresa e como poderão contribuir para alcançá-lo.
Por isso, é de extrema importância criar canais de abertura a ideias e sugestões. A conscientização da colaboração deve começar com essa abertura para a participação dos colaboradores.
2. Valorize as vitórias da equipe
Outro passo importante para conseguir que sua equipe trabalhe com colaboratividade, é o momento de comemorar as vitórias. Dessa forma, os colaboradores sentem que o esforço valeu a pena.
3. Identifique os colaboradores que tem papel de líder
Para implementar uma equipe que trabalhe com colaboratividade, ter alguém que desempenhe o papel do líder é essencial. O líder é quem vai orientar, comunicar, deixar claro os objetivos e como cada pessoa pode contribuir para o resultado.
Por isso, o líder precisa ter a mente aberta para ouvir, sabedoria para apoiar, flexibilidade para aceitar as inovações, além de demonstrar confiança e transparência aos colaboradores.
4. Crie espaços de integração entre a equipe
Se você quer ter uma equipe que trabalha com colaboratividade, nada de muitas paredes e divisórias entre as salas. Você vai precisar investir em mais espaços de diálogos para estimular o espírito de equipe e a troca de ideias entre os membros de um grupo.
Inserir recursos físicos como sofás, bancos, mesas redondas e quadros brancos também podem ser muito úteis. O espaço físico deve ser um aliado para o desenvolvimento da colaboratividade da equipe.
Por que investir em um sistema de controle de ponto eletrônico digital?
Para quem acompanhou a leitura do texto até aqui, viu que são muitas as responsabilidades que um gestor ou profissional de RH precisa lidar, além disso deve saber que toda empresa com mais de 20 funcionários tem obrigação de fazer o controle da jornada de trabalho dos seus funcionários.
Por isso, poder contar com uma solução prática que permite o acesso diretamente do smartphone ou tablet do trabalhador otimiza o processo e dá segurança.
Fazer uso de um sistema de controle de ponto eletrônico digital é a melhor escolha para quem quer gerir o seu negócio com segurança e qualidade, além de diminuir as muitas demandas que fazem parte do dia a dia de uma empresa. O Genyo está entre os melhores sistemas de controle de ponto do mercado.
Com ele é possível fazer o registro de ponto pelo computador, celular ou tablet, seu funcionamento é online e offline, ou seja com ou sem internet. Além disso, através do aplicativo o funcionário consegue ser notificado na hora que deve fazer o registro do ponto, evitando esquecimento e gastos com horas extras que não eram necessárias.
São muitas as funcionalidades e vantagens que este sistema oferece. Inclusive, é possível fazer um teste grátis. Ou seja, você não paga nada para experimentar e ver se realmente funciona. Bom, o difícil é não se apaixonar pelo sistema que é inteligente até no nome.
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