Os avanços tecnológicos revolucionaram a forma como trabalhamos e executamos tarefas, nos trazendo soluções e otimizando nosso tempo. É o caso, por exemplo, da nova inteligência artificial, o Chat GPT. O uso do Chat GPT no trabalho aparenta promover diversos benefícios, desde trazer praticidade em pesquisas de colaboradores a executar tarefas de escrita, antes feitas por eles.
Muitas empresas, após o surgimento do Chat GPT, proibiram seu uso por receio de que seus colaboradores fossem utilizá-lo de maneira descomedida. Esta preocupação ocorre devido a ser uma ferramenta recente, onde não há diretrizes pautadas para seu uso no meio profissional.
Neste mar de tecnologia e avanços, explorá-los a favor da sua empresa é essencial, entretanto, políticas e medidas de uso devem ser adotadas para sua utilização. Os motivos estão tanto como forma de assegurar sua empresa de possíveis riscos, quanto para evitar o uso deliberado por parte dos colaboradores.
Mas afinal, você sabe o que é o Chat GPT e o que ele faz?
O que é o Chat GPT?
Lançado oficialmente em novembro de 2022, o Chat GPT é uma inteligência artificial (IA) que promete imitar um conversador humano e responder comandos e perguntas através da escrita.
Basicamente, o Chat GPT é capaz de criar e adaptar textos em diversos formatos, textos dissertativos, informativos e até poesias. Essa tecnologia foi criada pela empresa “OPENAI” e sua proposta é funcionar como um ChatBot e contribuir com as atividades humanas.
Apesar de ter limitações técnicas e ainda ser um recurso recente no mercado, o Chat GPT caiu no gosto da população por auxiliar em trabalhos maçantes de escrita e pesquisa. As críticas positivas a essa ferramenta vem desde o vale do silício até jornais grandes mundo afora como o “the guardian”.
No meio profissional, o Chat GPT pode auxiliar em diversas áreas e processos, tais como:
- Relatórios e redações – Um dos comandos mais executados pela inteligência artificial, o Chat GPT consegue criar relatórios elaborados de muitas áreas de forma automatizada. Redações completas também podem ser feitas através de comandos simples de uma linha.
- Tradução – A ferramenta também pode funcionar como uma espécie de tradutor automatizado, auxiliando na tradução de documentos e informações necessárias para o trabalho.
- Assistente virtual – O Chat GPT pode ser utilizado como assistente virtual, auxiliando na organização diária. Tirar dúvidas e agendar compromissos estão entre as funções que o recurso pode executar. Sendo utilizadas também como ChatBots para diversos segmentos da empresa.
Apesar de contribuir para o desenvolvimento de conteúdos escritos e o avanço tecnológico, a inteligência artificial pode vir com riscos em seu uso no âmbito profissional. Nesse quesito, conhecê-los e saber como contorná-los ao utilizar o Chat GPT no trabalho deve ser prioridade.
Mas afinal, quais são os riscos envolvidos em utilizar esta ferramenta no trabalho e quais políticas devem ser adotadas para evitá-los?
Seus riscos
Não é novidade que o uso excessivo da tecnologia, da mesma forma que pode trazer efeitos positivos, também pode ressoar negativamente nos resultados de um trabalho. Nas empresas, as inovações tecnológicas devem ser exploradas a seu favor, por esse motivo, conhecer os riscos é essencial como ponto de partida para preveni-los.
Separamos alguns riscos que devem ser observados com cuidado ao utilizar a inteligência artificial Chat GPT:
Riscos de qualidade
O Chat GPT, apesar de ser uma inteligência artificial e trabalhar com um vasto banco de dados, ainda pode gerar informações e resultados imprecisos. Especialmente quando utilizado para a realização de tarefas e operações computacionais e matemáticas.
Outra questão é que o Chat GPT possui um conhecimento limitado do mundo em relação a eventos ocorridos depois de 2021. Este fato foi revelado pela própria empresa criadora do mesmo, a Open AI.
O conteúdo ofertado pelo Chat GPT pode ser raso e sem fontes na maioria das vezes, se a pergunta não for muito específica. Estas questões podem afetar a qualidade de um trabalho uma vez que não se sabe do embasamento teórico e não se pode garantir 100% a qualidade da informação.
Riscos de privacidade
Outra questão tem relação com as informações que serão ofertadas a essa inteligência para que ela chegue ao resultado que o usuário deseja. A consideração feita aqui é a segurança da informação depositada no Chat GPT, que não pode ser 100% garantida.
Compartilhar informações pessoais, sejam do cliente ou da empresa, com a inteligência artificial pode trazer riscos à segurança da informação e ir contra as políticas de privacidade da empresa.
Riscos de Segurança cibernética
Ao utilizar o Chat GPT como ferramenta, você pode pôr em risco a segurança cibernética e a confidencialidade entre os seus clientes e suas informações, caso sejam inseridas na ferramenta.
No meio empresarial, prezar pela confidencialidade das informações dos seus clientes é essencial. A depender do uso dado à inteligência artificial, essas informações sendo fornecidas podem comprometer a segurança de dados na sua empresa.
Riscos de Propriedade Intelectual
A manipulação de informações comerciais dentro do sistema apresenta risco aos segredos comerciais da empresa. Dados inseridos no Chat GPT podem não estar sob proteção. Processar dados empresariais pode não ser seguro.
Outra questão é o risco de violação de direitos autorais: Apesar de buscar informações de diversas fontes e criar um texto completamente novo cada vez que é pedido, não há garantias de que o texto não conterá conteúdo considerado plágio.
Riscos de vieses
Mesmo sendo uma inteligência artificial, os conteúdos gerados podem conter visões diferentes do viés da sua empresa. O Chat GPT foi criado por humanos e se alimenta de diversas fontes para gerar seus conteúdos. Se as fontes contiverem um viés não vantajoso para a sua empresa, pode prejudicar a imagem da mesma.
Mesmo com tantos poréns, o Chat GPT é uma ferramenta muito útil, e com a devida cautela, pode ser muito proveitoso no ambiente de trabalho. Muitas empresas adotaram políticas a fim de se protegerem e utilizarem a inteligência artificial da melhor forma possível em seus processos.
Essas políticas vêm para minimizar os riscos acima citados para as empresas, e que mesmo assim possam usufruir dessa inovação tecnológica. Você também pode e deve utilizá-las na sua empresa.
Políticas de uso
Prática comum entre empresas a partir do lançamento do Chat GPT, essas políticas garantem o uso com qualidade e diminuição de riscos e maior eficácia no processo. Estes passos se tornaram fundamentais no âmbito trabalhista uma vez que esta ferramenta ainda está em fase inicial e precisa de adaptações.
Revisão dos conteúdos
Todo conteúdo gerado e/ou atravessado pelo Chat GPT deve ser revisado, de maneira a comprovar fatos que a inteligência possa ter citado e sua veracidade. Como foi dito anteriormente, a ferramenta foi atualizada pela última vez em 2021, podendo conter informações desatualizadas, que também devem ser averiguadas.
A revisão de conteúdos também serve para certificar que o conteúdo gerado está alinhado com as diretrizes e valores da empresa. Este passa é essencial para preservar a identidade e integridade da empresa.
Confidencialidade
Outra política importante é a definição de quais conteúdos podem ou não ser tratados pela ferramenta. Conteúdos que contenham informações confidenciais de clientes ou da empresa devem ser protegidos e jamais colocados na inteligência artificial.
Esta é uma recomendação oferecida pela própria Open AI, criadora do Chat GPT. Por esse motivo, ter uma política de proteção de dados confidenciais é essencial e deve ser clara para os colaboradores que utilizarão da ferramenta cibernética.
Outra medida tomada pelas empresas é pesquisar e garantir que a ferramenta esteja dentro das diretrizes exigidas pela LGPD (Lei Brasileira de Proteção de Dados).
Controle de acesso
Empresas que adotaram o uso do Chat GPT na jornada de trabalho de seus colaboradores também estabeleceram um monitoramento e controle do acesso dentro da empresa. A fim de garantir que os trabalhadores utilizem apenas quando a empresa julgar necessário e não incitar o uso deliberado da ferramenta, essa política tem sido adotada.
Neste sentido, para promover esse controle pode ser feita a liberação do uso em apenas alguns departamentos, a implementação de sistemas de autenticação e o monitoramento do registro de atividades de uso.
Após esclarecer sobre as políticas de uso mais utilizadas e que você pode aplicar a sua empresa, é interessante considerar medidas que o gestor/tomador de decisões pode tomar para potencializar o bom uso do Chat GPT no trabalho.
Garantindo a segurança e o bom uso da IA nas empresas
Todo gestor deve prezar pelo melhor aproveitamento e uso dos recursos disponíveis na empresa. Além de garantir e promover a segurança cibernética na utilização desses recursos.
Nesse sentido, existem maneiras de se garantir a efetividade do uso, e cabe ao gestor sempre buscar novas formas de fazê-lo. Entre as soluções mais utilizadas, temos:
Treinamentos
Preparar e capacitar os funcionários deve ser uma prática feita sempre que um novo recurso é aderido na empresa. Desta forma, permite que os mesmos possam executar suas tarefas com maior eficiência de acordo com o solicitado pelos gestores.
No caso do Chat GPT, a aplicação de treinamentos de manuseio, como workshops, revisão e ensiná-los a fazer comandos direcionados pode trazer muitas vantagens à equipe. É necessário também capacitá-los de acordo com suas áreas e tarefas que serão executadas através da inteligência artificial.
Os treinamentos minimizam os riscos uma vez que a inteligência está sendo conduzida por um ser humano instruído que saberá manuseá-lo para alcançar o resultado desejado do processo.
Comunicados
Uma comunicação aberta com seus colaboradores ajuda a esclarecer as funcionalidades do Chat GPT e o seu propósito dentro da empresa. É importante deixar claro que a inteligência artificial funciona como auxiliar e assistente virtual, e que não deve substituir inteiramente os seus processos.
Nesse sentido, um ponto importante é emitir comunicados sobre o uso e suas políticas dentro da organização, para que todos possam estar cientes. Garantir um campo seguro de comunicação para tirar dúvidas é essencial nesse processo, uma vez que se trata de uma tecnologia nova.
Monitoramento e acompanhamento contínuo
Fazer o acompanhamento dos colaboradores com a nova ferramenta é imprescindível para a geração de resultados e seu bom uso. É necessário o monitoramento do desempenho desses colaboradores através de suas entregas e sua qualidade.
Neste contexto, o gestor deve monitorar as interações dos funcionários com o Chat GPT e seus projetos, a fim de atestar seu correto uso e identificar pontos de melhoria. Com isso, momentos feedback se tornam fundamentais para o desenvolvimento do trabalhador no manuseio e aplicação da ferramenta.
Outra questão importante a se monitorar são as políticas de uso, se estão sendo aplicadas corretamente, e se todos os funcionários estão colaborando da melhor forma para seguí-las.
Segurança de dados
Garantir a segurança de dados nas empresas é indispensável para sua privacidade e desempenho. Para isso, é necessário certificar-se de que as medidas de segurança de dados para a proteção de informações oferecidas ao Chat GPT estejam em vigor.
Dentre essas medidas existe o filtro de conteúdo confidencial, que não deve ser rodado dentro da plataforma, mesmo com essas medidas em vigor. A fim de garantir a segurança de dados também é interessante estar logado a uma rede segura e fazer uso de criptografia de dados.
Não se pode esquecer que as políticas devem estar alinhadas com as diretrizes de privacidade estabelecidas pela empresa.
A tecnologia e a gestão inteligente
Quando se trata de otimização de processos e do cotidiano profissional, a tecnologia é a nossa maior aliada. Avanços tecnológicos, apesar de causarem medo por serem novidade no mercado, vem como uma forma auxiliar os trabalhadores e potencializar a presença da empresa no mercado de trabalho.
Por esse motivo, gestores buscam cada vez mais trazer a inovação tecnológica para dentro da área de trabalho. O chat GPT é apenas um dos exemplos dos ganhos que uma empresa pode ter em aderir a novas tecnologias.
Outra tecnologia que vem ganhando cada vez mais espaço nas empresas e nas implementações de gestão inteligente é o sistema de controle de pontos eletrônico.
A revolução tecnológica dos sistemas de ponto, assim como a inteligência artificial, já começou. Dessa maneira, processos simples, mas que podem gerar muita dor de cabeça se não feitos corretamente, como bater pontos, também podem ser automatizados.
O sistema de pontos eletrônicos Genyo vem para trazer agilidade, automação e controle efetivo dos pontos dos colaboradores, reduzindo os processos do RH e dos gestores. Novas tecnologias expandem a vivência empresarial e trazem praticidade para o cotidiano profissional.
Gestão inteligente é pensar à frente, maximizar a produtividade e a eficiência. Para isso, explorar as possibilidades tecnológicas e ferramentas de gestão disponíveis no mercado coloca a sua empresa em vantagem. Gestão e inovação devem andar lado a lado no contexto profissional.
Por esse motivo, o sistema de pontos eletrônicos Genyo pode ser a melhor escolha para sua empresa. Entenda mais sobre o sistema de gerenciamento de ponto Genyo, suas vantagens e como adotá-lo na sua empresa.
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