Os empregadores frequentemente realizam o controle de ponto, e uma das muitas maneiras de fazer isso é usando um sistema de controle de ponto eletrônico. Todas as informações sobre a jornada de trabalho dos colaboradores são extraídas pelo ponto de controle, incluindo horas extras trabalhadas, prazos não cumpridos, atrasos e outros fatores que impactam no cronograma de pagamento.
A realização principal desse monitoramento é feita principalmente para proteger os direitos da empresa e dos funcionários. Embora existam os controles mais antigos, como ponteiros cartográficos e controles manuais (criados em Excel ou em papel), os mais modernos, como controles de pontos eletrônicos, apresentam mais benefícios e eficiência. Por isso, confira neste artigo tudo o que você precisa saber sobre o sistema de controle de ponto eletrônico.
Quando surgiu o sistema de controle de ponto?
O sistema de controle de ponto surgiu entre 1930 e 1940 e durante essa década, graças ao artigo 74 da CLT, a obrigatoriedade do registro de jornada de trabalho passou a vigorar. Esse processo teve início quando um funcionário de uma empresa ficou de olho no movimento da organização e no relógio, analisando as horas que cada funcionário trabalhava lá. Então ele anotou todas as informações em um pedaço de papel.
Nesse caso, com o passar dos anos, as empresas começaram a adotar um novo método em que os próprios colegas de trabalho dos funcionários anotavam seus horários de entrada e saída em uma caderneta. Infelizmente, esse método ainda é usado hoje por empresas ultrapassadas e conservadoras que não têm espaço para novas tecnologias.
Mesmo em fábricas com milhares de funcionários ou redes de lojas com pessoas espalhadas por todo o país, o tradicional registro de jornada de trabalho ainda é uma realidade para algumas empresas. Normalmente, a pessoa responsável por monitorar e registrar os horários de chegada e partida de cada pessoa era responsável pelo controle do ponto.
O que é o sistema de controle de ponto eletrônico?
De forma geral, podemos dizer que o sistema de controle de ponto é o mecanismo pelo qual uma organização gerencia a jornada de trabalho diária. Ele resume a chegada e saída de funcionários de uma empresa. Portanto, com este sistema, é possível gerenciar todos os funcionários, acompanhar as horas de trabalho e determinar as escalas de trabalho da equipe.
O desenvolvimento de controles pontuais foi crucial para as empresas, caso contrário, como uma grande empresa poderia supervisionar todos os aspectos do dia dos seus funcionários? É algo que não dá para imaginar mais sendo feito de forma manual.
Realizar o controle de ponto implica registrar a jornada de trabalho dos funcionários, ou mais especificamente, anotar os horários de chegada, intervalo, retorno do intervalo e saída dos funcionários para registrar as horas que compõem uma jornada típica de trabalho. A boa execução desse monitoramento garante o bom funcionamento e a estrutura organizacional da empresa.
Todos os métodos de cronometragem de funcionários que envolvem dispositivos eletrônicos, como o REP (Relógio Eletrônico de Ponto) e softwares e aplicativos de controle de ponto, às vezes conhecidos como pontos digitais, são chamados de sistema de controle de ponto eletrônico.
Como funciona?
Geralmente, a instalação de um equipamento de relógio de ponto é o que faz o registro de ponto de uma empresa. Neste equipamento é possível identificar um dispositivo que armazena todas as informações e é responsável por enviá-las para a empresa.
Após o recebimento dos dados eletrônicos, a empresa poderá utilizar essa ferramenta para gerar relatórios e acompanhar todas as informações referentes à jornada de trabalho do funcionário.
Portanto, na prática, as coisas funcionam da seguinte maneira: O colaborador deverá completar o registro de pontos quando iniciar seu dia de trabalho. Da mesma forma, é fundamental registrar quando ele sai e volta do intervalo e o final de sua jornada de trabalho.
Além desse mecanismo, existe um sistema de controle de ponto eletrônico ainda mais eficiente e ágil que o controle de ponto feito por programa. Com ele, o funcionário pode acessar o programa pelo computador, celular ou tablet. Esse sistema é oferecido pela Genyo, no qual as empresas podem usufruir de um sistema mais eficaz, e os colaboradores podem acessar o controle de ponto com ou sem internet, em qualquer.
O que a lei diz sobre o controle de ponto eletrônico?
Antes de tudo, vale ressaltar que, no Brasil, o controle de ponto é obrigatório para estabelecimentos com mais de 20 funcionários. No entanto, a empresa pode escolher o tipo de sistema que deseja adotar, podendo ser feito manualmente, mecanicamente ou eletronicamente. Em outras palavras, ter um ponto eletrônico não é necessariamente necessário.
Dessa forma, é importante entender um pouco sobre como foi o processo da normatização do sistema de ponto no Brasil. Esse tema tem sido fonte de atritos e divergências entre empregadores e empregados, gerando diversos processos trabalhistas, desde 1989 quando foi feita a Lei 7.855. Esse cenário desarmônico ocorria principalmente porque muitas das ferramentas para marcação e manuseio de pontos não eram à prova de fraude. Com isso, o modelo antigo possibilita incluir cronogramas não cumpridos e ajustar marcações fora do prazo designado, entre outras coisas.
A propriedade do ponto tornou-se incerta na ausência de uma lei que protegesse os negócios e na presença de ferramentas manipuláveis. E dentro disso, havia crescente desconfiança e desacordos entre empregados, empregadores e sindicatos. A mudança desse cenário só começou em 2009 com a publicação da Portaria 1510 pelo Ministério do Trabalho, que regulamentou o ponto eletrônico, impondo regras e obrigações a todos que queiram utilizá-lo.
Foi através dessa Portaria 1510 que foi exigido que todas as empresas que adotassem o modelo de registro de ponto eletrônico obedecessem a um padrão específico para tornar os pontos eletrônicos mais seguros. Portanto, muitas empresas tiveram que procurar se enquadrar nesse sistema mais moderno e tecnológico para poder utilizá-lo.
Quais os tipos de sistemas de controle de pontos?
Como dito anteriormente, existem diversas formas de regular a entrada e saída dos funcionários da empresa. Dessa forma, a seguir vamos falar sobre os principais tipos de sistemas de controle de ponto e como eles funcionam.
Sistema de controle de ponto manual
Este é talvez o recurso de registro mais acessível e pode ser utilizado quando o negócio é pequeno. É normalmente usado em empresas onde os funcionários são pagos por hora. De acordo com o tamanho da organização, essa também pode ser a opção mais viável se a empresa utilizar horários flexíveis.
No entanto, apesar de ter um baixo custo de implantação e manutenção, ele é suscetível a erros, omissões e anotações fraudulentas. Além disso, ele exige a coleta de todos os registros para evitar fraudes e qualquer exclusão ou modificação pode afetar o número de horas trabalhadas.
Portanto, esse sistema torna-se inviável em empresas de maior porte, com alto volume de funcionários e cadastros diários.
Sistema de ponto mecânico
Esse método de registro foi um avanço em relação ao anterior, mas ainda apresenta falhas e depende de operação manual, tornando-o suscetível a erros. Isso porque esse modelo emprega componentes mecânicos e eletrônicos para registrar cada movimento de entrada e saída de funcionários por meio de cartões de ponto, que frequentemente ficam próximos aos equipamentos.
Contudo, um dos pontos negativos desse modelo é que o funcionário deve assumir muita responsabilidade e até um pouco de sorte, porque o menor dos atrasos resultará em punição. Além disso, a possibilidade de perda do cartão causa dores de cabeça no sistema de controle de do ponto mecânico e pode até mesmo gerar processos trabalhistas.
É importante lembrar que este dispositivo é apenas físico e não é capaz de atender demandas remotas ou externas. O cálculo do setor de RH continua sendo feito à mão ou em uma planilha. Afinal, ainda há necessidade de deslocamento até o local para a retirada física das informações usando um pendrive antes de começar a organizar as planilhas em um computador.
Sistema de controle de ponto eletrônico
O sistema de controle de ponto eletrônico possui algumas variedades, sendo que algumas são mais flexíveis do que outras. Por isso, vamos conferir um pouco mais sobre os modelos de forma separada.
Sistema de ponto por chip (ou código de barras)
Em situações de tráfego intenso, esse tipo de gerenciamento de pontos é extremamente eficaz. Isso porque basta ligá-lo a um ponto eletrônico ou até mesmo a uma catraca. Seja um chip ou um código de barras, ele contém todas as informações sobre uma pessoa, garantindo um nível de controle efetivo.
Assim, os departamentos de Recursos Humanos e financeiro têm um trabalho muito mais fácil porque relatórios personalizados podem ser enviados diretamente no computador, diminuindo mais os riscos de fraudes. Devemos enfatizar que se trata apenas de coleta de dados e não de cálculos automatizados.
Feito dessa forma, o sistema de controle de ponto eletrônico trouxe muitas inovações, embora ainda haja a possibilidade de alguns erros de processo. A primeira delas é, mais uma vez, a preocupação inicial de fraude. Embora esse sistema diminua os riscos ele não é 100% eficaz, visto que o cadastro pode ser feito por outra pessoa que usou o cartão de um colaborador.
A segunda questão, que interfere no custo das taxas de manutenção do negócio, é a perda dos cartões e a deterioração dos mesmos ao longo do tempo.
Sistema de ponto por biometria
O ponteiro biométrico é um sistema mais atual entre os relógios, pois impossibilita completamente a fraude. Com o tempo, a tecnologia tornou-se cada vez mais acessível a ponto de agora ser acessível até mesmo para pequenas empresas.
No entanto, os altos custos de instalação e manutenção, bem como a necessidade de um software separado para registrar os dados coletados no banco de dados desse modelo de ponto, são algumas desvantagens do relógio de ponto biométrico.
Além disso, a menos que haja acesso a leitores no início e no final de seus turnos, há um desafio de gerenciamento dos trabalhadores horistas. Vale ressaltar também a necessidade de aquisição de equipamentos adicionais caso o negócio seja grande para evitar filas nos horários de entrada, intervalo e saída.
Sistema de ponto online
Além de serem simples de usar, os controles de ponto digital/online estão entre os tipos mais seguros e avançados de controles de ponto. Para compromissos diários, os funcionários usam dispositivos digitais prontamente disponíveis, como telefones celulares, tablets ou seus próprios computadores. Os dispositivos para os sistemas de ponto podem ser registrados tanto online como no modo offline.
Devido ao sistema super tecnológico, há uma chance muito menor de erros no registro de horas trabalhadas, faltas e horas extras. Isso porque o programa calcula de forma automática as horas trabalhadas, horas extras e feriados. Isso ajuda na redução da atividade da equipe de administradores do RH, diminuição de erros, e no aumento da produtividade da equipe. Além disso, para garantir que o funcionário não se esqueça de fazer o login, ou se a jornada de trabalho não tiver terminado, ele será informado.
Ao final, é possível que a gestão da empresa consiga estabelecer regras para cálculo de horas extras, planejar jornadas de trabalho que incluam horas noturnas adicionais, bem como programar férias e abonar faltas quando for necessário.
Existem poucas desvantagens desse sistema, pois facilita a vida dos funcionários e da empresa. No entanto, o software utilizado deve ser cuidadosamente escolhido, pois deve fornecer funcionalidades valiosas, como é o caso do QR Point. Esse método garante mais assertividade e praticidade ao mesmo tempo que evita fraudes.
Por exemplo, no sistema QRPoint, caso um colaborador não cadastre um ponto, o sistema avisa um gerente sobre a possibilidade de fraude, permitindo que a empresa tome providências imediatas. Isso se deve à integração do sistema com a internet e o registro imediato de todas as ações na nuvem, o que permite sempre análises e ações instantâneas.
Veja também sobre a nova Portaria 671 do MTP sobre a legislação do controle de ponto eletrônico e suas aplicações.
Conclusão
O sistema de controle de ponto eletrônico possui diversas vantagens para a empresa, facilitando o trabalho da equipe de RH e tornando mais prático para os funcionários bater o ponto. A escolha desse modelo se intensificou ainda mais na pandemia, visto que o sistema de ponto online pode ser feito em home office.
Nesse sentido, vale a pena conferir o aplicativo de sistema de controle de ponto eletrônico online do Genyo. Através dele todos os colaboradores podem fazer o registro de qualquer lugar utilizando um dispositivo móvel, como computadores, tablet e celular. Além disso, com o sistema Genyo, os administradores da empresa podem ter um aplicativo antifraude, dentro da legislação trabalhista e blindado, oferecendo mais praticidade e segurança.
Por fim, se você quiser conhecer mais sobre os sistemas tecnológicos que podem otimizar os processos da sua empresa, não deixe de conferir os artigos do blog do Genyo. Lá você encontra temas sobre controle de ponto, CLT, recursos humanos, Portarias MTE, e muito mais.
