KPIs: o que são os indicadores de qualidade e como usá-los para avaliar a sua empresa

Os indicadores de qualidade, apesar de muito importantes, são pouco conhecidos no mercado. Saiba como utilizar essas ferramentas. Veja mais neste artigo!
Sumário
Indicadores de qualidade

Existem muitos outros indicadores de qualidade além de números comerciais que avaliam o desempenho de uma empresa. É importante saber isso para não se confundir ao pensar sobre o sucesso de empreendimentos ao longo dos anos. Por isso, os KPIs são extremamente importantes e devem ser trabalhados pela equipe, tanto pela parte administrativa, quanto pelos colaboradores. Neste artigo, discutiremos sobre a importância desse assunto e detalhes de como explorar essas ideias em qualquer empresa.

O que são os KPIs?

KPI é um termo utilizado para se referir a indicadores de qualidade que abordam o desempenho e a organização de uma rede. A ideia do KPI é explorar todas as áreas de um empreendimento e fazer um levantamento de dados completo. Por conta disso, é possível criar diferentes KPIs, de acordo com o ponto que se queira avaliar seja satisfação do público, seja sucesso do setor financeiro.

Por que utilizar indicadores de qualidade?

Normalmente, os indicadores de qualidade são utilizados para manter avaliações rotineiras sobre a empresa. Mesmo que esses dados não sejam avaliados diariamente, é importante fazer esse levantamento com uma certa frequência.

Além disso, algumas ações corporativas, como mudança na cultura colaborativa, podem ser facilitadas com o uso dos indicadores de qualidade. A questão é que para realizar essas mudanças, é necessário que a empresa tenha conhecimento profundo sobre os pontos fortes e fracos da rede. Para isso, as equipes responsáveis podem utilizar os KPIs como forma de agilizar esse reconhecimento de dados e informações administrativas.

Outra utilização comum dos KPIs é a avaliação do quadro de colaboradores e desempenho da equipe. Muitas empresas são prejudicadas pela falta de interação entre os profissionais, isso acontece até mesmo quando as equipes são pequenas. Com o KPI, é possível avaliar possíveis falhas nessa interação e encontrar soluções viáveis para situações como essa.

Como surgiram os KPIs?

Os registros mais antigos sobre os KPIs estão datados em torno do ano de 1990, durante um período de transformações comerciais. Durante essa época, o mercado saia de um processo de alta produção repetitiva, para uma realidade mais diferenciada. No início dos anos 90, o público procurava cada vez mais por produtos e serviços exclusivos e de alta qualidade. Assim, as empresas pararam de manter grandes estoques com produtos repetidos e começaram a avaliar sua produção para se adequar ao mercado. Os KPIs surgiram de forma orgânica como uma maneira de mudar a qualidade das empresas. Desse modo, foi possível alterar diversas áreas e até mesmo o produto final, entregando um serviço de alta qualidade aos clientes.

Como decidir qual KPI utilizar?

Como cada KPI serve para uma finalidade diferente, para escolher qual indicador de qualidade é o mais indicado, é preciso saber a finalidade do projeto. De modo geral, é necessário entender qual área da empresa precisa de mudanças para descobrir qual abordagem será utilizada.

Quais são os KPIs mais úteis?

As empresas podem fazer uso de diferentes KPIs ao mesmo tempo. Dessa maneira, é possível alcançar os objetivos de modo eficiente. Veja abaixo alguns exemplos dos principais indicadores de qualidade do mercado:

Time to Market

Empresas que trabalham com a venda de produtos têm o costume de avaliar os processos de venda em partes. Ou seja, todos os processos de desenvolvimento, produção, transporte e venda são considerados. Isso é importante para encontrar possíveis falhas na fabricação e facilitar a solução para alcançar maiores lucros.

Lead of Time

Não é segredo para ninguém que o mercado exige cada vez maior velocidade na entrega de produtos e serviços. Por causa disso, algumas empresas utilizam o Lead of Time para saber se a sua produção está sendo realizada da forma correta. Essa ideia tem grande influência de técnicas clássicas de produção que estudavam formas de aproveitamento do tempo. Inclusive, essas técnicas foram responsáveis pela invenção de ferramentas importantes nos dias atuais, como a esteira de produção. Com o Lead of Time, a empresa estimula o atingimento de metas e estimula a produção.

On Time in Full

O On Time in Full avalia a capacidade da empresa de entregar os materiais na quantidade correta, de acordo com os pedidos dos clientes. Ou seja, além de avaliar a velocidade da entrega, esse indicador de qualidade aponta a eficiência desse processo. Esse KPI é super importante para quem trabalha com alto volume de entrada e saída de produtos. Isso porque é necessário manter um estoque estabilizado para garantir um serviço de qualidade aos clientes.

Stock Out

Falando em estoque, o Stock Out é um KPI utilizado para medir o tempo necessário para que um produto seja totalmente consumido pelo público. Muitas pessoas acreditam que para fazer o Stock Out é necessário parar de acrescentar novos itens ao estoque. Porém, esse cálculo pode ser feito ao  ignorar a entrada de novos produtos.

Market Share

O KPI de Market Share faz relação aos bens que uma empresa possui em todo o mercado. Uma empresa não precisa, necessariamente, manter-se em apenas um ramo de atuação. O Market Share analisa o impacto das empresas em ramos diferentes do seu principal foco a partir de ações que ela possui.

Produtividade Homem/Hora

Esse KPI é interessante para ações de gestão de equipes, pois tem o objetivo de avaliar a capacidade de produção da equipe como um todo. Esse indicador de qualidade não interfere na avaliação sobre cada colaborador individualmente, pois a conta é: produção / quantidade de profissionais.

Ociosidade

Esse é um dos indicadores de qualidade mais utilizados no mercado. O KPI contabiliza o tempo que uma máquina ou funcionário fica sem trabalhar e o quanto isso impacta a empresa. Para facilitar esse processo, o ideal é que a empresa possa contar com uma boa base de dados sobre a presença dos funcionários. A forma mais fácil de fazer isso é com o auxílio de plataformas de controle de ponto eletrônico para armazenar dados exatos sobre os colaboradores. O Genyo é um dos maiores fornecedores deste serviço para empresas de todos os tamanhos. Para saber mais informações, acesse a página e fique por dentro do que essa tecnologia oferece.

A importância desse KPI está diretamente relacionada ao processo de turnover, termo utilizado para se referir a impactos gerados pela falta de pessoal. O turnover acontece quando uma empresa perde um profissional qualificado e tem dificuldade para repô-lo. Durante esse tempo, é normal que a empresa tenha alguns prejuízos. E são exatamente esses prejuízos que a ociosidade contabiliza.

Giro de estoque

Esse KPI refere-se à movimentação dos inventários de empresas. Durante seu cálculo, é levado em consideração tanto a entrada, como a saída de produtos. Para fazer uma análise ainda mais profunda, confere-se os dias e horários que mais tiveram movimentação nos estoques. Com dados dessa natureza, é possível fazer uma programação ainda mais eficiente para a compra de suprimentos da rede.

Custo de pedido

O preço de um produto não envolve apenas a compra da matéria-prima e os custos de produção desses itens. Dentro dessa conta, é preciso levar em consideração fatores como:

  • O custo da empresa com técnicas e profissionais de logística;
  • O transporte, tanto da matéria-prima, quanto do produto finalizado;
  • Propagandas e publicidade relacionadas a venda do produto.

Indicadores de rentabilidade

Esse é, com certeza, um dos indicadores de qualidade mais procurados por empresas de sucesso. Realmente, nem sempre a parte mais importante da empresa é a sua lucratividade. Muitas pessoas sentem realizadas apenas por terem a oportunidade de lançarem um negócio que acreditam e amam. Porém, é até irresponsável pensar na longevidade desse negócio sem se questionar sobre a sua rentabilidade. Esses indicadores servem para dizer o quão seguro é um negócio e quais as margens de segurança que ele possui.

O feedback faz parte dos indicadores de qualidade?

Indicadores de qualidade

Sim! O feedback é extremamente importante para o bom desempenho dos indicadores de qualidade. Alguns KPIs são influenciados por questões como volume de devolução e satisfação dos clientes com a empresa. Então, é essencial manter um armazenamento completo sobre os feedbacks positivos e também os negativos.

Quem é responsável por fazer os KPIs?

Na verdade, a resposta para essa pergunta depende muito da área de atuação da empresa e da quantidade de pessoal que ela possui. Geralmente, as equipes de RH ficam responsáveis por levantar os dados das empresas e utilizar os indicadores de qualidade para avaliá-las. Porém, esse mesmo trabalho pode ser feito por administradores gerais, basta conhecer os dados e as formas de cálculo.

Se a empresa desejar manter uma avaliação constante de KPIs, é possível capacitar seus funcionários com funções diferentes para que eles tenham conhecimento sobre esse assunto. Com o treinamento correto, é bem simples manter a rotina de análise e levar a empresa ao sucesso.

Qual a diferença entre indicadores de qualidade e meta?

Como os indicadores de qualidade ajudam a empresa a alcançar certos objetivos, é comum confundir esse termo com a meta. Na verdade, a meta corresponde ao objetivo da empresa, seja por etapas ou de forma mais abstrata. Por exemplo, durante um período de crise, o objetivo é superar os problemas e voltar a crescer. Porém, isso não muda o fato de que o objetivo principal dessa mesma empresa é ser a maior referência em sua área de atuação. Essa é a grande diferença entre a meta e os KPIs: um é o objetivo e o outro é a forma como a empresa o alcança.

Qual a diferença entre métrica e indicadores de qualidade?

Outro termo que é bastante confundido com os indicadores de qualidade é a métrica. A forma mais simples de entender a diferença entre essas duas questões é observar para que cada uma serve. Como discutido acima, o indicador de qualidade é a ferramenta que uma empresa utiliza para chegar a um objetivo. Já a métrica corresponde aos dados levantados para calcular os indicadores de qualidade. Então, é possível dizer que a meta, a métrica e os indicadores de qualidade estão intimamente relacionados. Mesmo assim, eles preservam suas próprias características.

Quais as principais vantagens dos KPIs?

Os indicadores de qualidade, como observado acima, são extremamente úteis para avaliar as condições em que a empresa se encontra. Às vezes, a empresa pode ser super lucrativa, mas os clientes não se mostram satisfeitos, o que demonstra um defeito. A maior vantagem do KPI é que ele permite uma análise quantitativa e qualitativa de áreas separadas da empresa. Dessa forma, a melhora é feita de forma total e os riscos de quebra são bem menores.

Qual o melhor momento para utilizar os KPIs?

Muitas pessoas acreditam que o melhor momento de utilizar os KPIs é quando acontece alguma crise. Porém, a verdade é que os indicadores de qualidade são melhor utilizados quando a empresa se encontra em uma boa posição. Isso porque ao terminar a análise, é possível evitar os momentos de crise e reduzir custos com medidas de urgência. Então, quando houver tempo no calendário da empresa e a área administrativa puder arcar com os gastos, é uma boa ideia iniciar as análises.

E quando os indicadores de qualidade não funcionam?

Infelizmente, não é sempre que os indicadores de qualidade funcionam da forma como a empresa esperava. Isso pode acontecer por diversos motivos, como:

  • Erro no estoque para a contagem;
  • Despreparo dos funcionários para realizar as contas;
  • Anotações erradas.

Diante disso, é capaz que os resultados saiam com alterações, o que pode levar a empresa para um caminho inesperado.

Como evitar esse problema?

A repetição das análises é a forma mais eficiente de evitar possíveis erros durante o uso dos indicadores de qualidade. A única dificuldade que a empresa pode enfrentar com isso são os gastos que envolvem esse processo. Porém, a empresa pode convidar a equipe a participar da análise de forma mensal para reduzir esses custos. Com alguns dados e uma reunião com a equipe administrativa, o processo é realizado de maneira simples.

Conclusão

Os indicadores de qualidade são essenciais para o crescimento de uma empresa de sucesso. Existem diversos tipos de KPIs disponíveis no mercado, e cada um é responsável por um objetivo diferente. Quando analisados de maneira correta, esses dados têm o poder de tirar uma empresa de momentos de crise. Apesar de ser um processo complexo, o uso dessas ferramentas é super indicado por especialistas de todo o mundo.

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