O Kanban é um método que favorece uma boa gestão de pessoas e projetos, através de uma abordagem relativamente simples, direta e eficiente para a administração de tarefas. É basicamente um sistema visual capaz de gerenciar melhor os processos de trabalho.
Esse sistema faz parte da estrutura de aplicativos de gestão conhecidos no mundo todo. Toda essa popularidade não é à toa, afinal o Kanban é um método fácil de aplicar e que apresenta resultados rapidamente. Com ênfase na otimização dos processos, é uma alternativa que pode transformar sua empresa.
Pensando nos benefícios que o Kanban pode proporcionar à sua organização, nós do Genyo preparamos um guia completo sobre este método, no qual você verá de forma detalhada qual é o conceito do Kanban, a origem do termo, seus objetivos, como implementar esse método na sua empresa e muito mais. Boa leitura!
Conceito de Kanban
Como mencionamos inicialmente, o Kanban é um tipo de metodologia visual voltado para a gestão, que visa coordenar cada demanda por meio de um fluxo de trabalho previamente estabelecido. Assim, o conceito deste método pode ser definido de acordo com três itens principais:
Sistema visual
Refere-se a uma esquematização, construída em um quadro composto por colunas para delimitação e separação etapas, que possibilita dividir o trabalho conforme seu status.
Nesse sistema, cada tópico (atividade) é fixado em um cartão e posteriormente colocado em uma coluna específica para mostrar onde ele está no decorrer do fluxo de trabalho. Isso é uma ótima forma de controle!
Cartões
São importantíssimos e constituem praticamente a base do método, uma vez que descrevem o trabalho que transita pelo processo e estão presentes em todas as colunas do quadro.
Delimitação dos processos de trabalho em andamento
Assim como os demais, este aspecto é fundamental, pois permite atribuir limites em relação a quantos itens podem estar em curso em cada seção (coluna), bem como o estado do fluxo de trabalho.
Origem e evolução do termo Kanban
Originalmente, o kanban (que significa cartão em japonês, escrito com k minúsculo mesmo) foi introduzido pelo criador do Sistema Toyota de Produção, Taiichi Ohno, na indústria automotiva japonesa em 1940 e possuía uma função bem simples, mas que foi aperfeiçoada com o passar do tempo.
Inicialmente o kanban era apenas um cartão utilizado para sinalizar a conclusão de um processo produtivo, a fim de indicar que poderiam ser delegados novos serviços para a produção. Seu objetivo era tornar mais fácil o controle do estoque de materiais para promover o equilíbrio entre o almoxarifado e a linha produtiva.
Após muitos anos, em 2004 o Kanban (agora com a inicial maiúscula) se tornou um método propriamente dito. Na época, o especialista em metodologias ágeis, David J. Anderson, se dedicou a estudar os trabalhos de pessoas como Ohno, Eli Goldratt e Peter Drucker para finalmente criar o método que é aplicado hoje.
Atualmente o Kanban se popularizou tanto que não é utilizado apenas na indústria, mas também em equipes de marketing, desenvolvimento de softwares, prestação de diferentes tipos de serviços, entre outras áreas.
Objetivo do método
A finalidade do Kanban é melhorar a produtividade e a organização das atividades, mediante um trabalho com maior transparência e direcionamento. Além disso, esse método oferece grandes vantagens a longo prazo, pois suas melhorias são melhor observadas em processos contínuos e graduais.
O intuito é corrigir e melhorar os processos aos poucos, iniciando pela forma como eles são organizados. Nesse sentido, o fluxo de trabalho a ser considerado precisa ser o atual; isso é especialmente importante para evitar transformações que venham a impactar negativamente na produtividade.
Principais vantagens do método
O Kanban pode melhorar e muito a eficiência da sua organização. Listamos os principais benefícios da aplicação dessa metodologia nos processos de trabalho. Confira!
Redução de custos
Independente do segmento de atuação ou porte do negócio, a verdade é que toda empresa visa a redução de custos como forma de aumentar seus lucros. Tendo isso em vista, saiba que o Kanban é uma ótima estratégia para alcançar esse objetivo.
Com a aplicação do método Kanban é possível reduzir o índice de estoque máximo e diminuir gastos desnecessários, sobretudo durante o desenvolvimento de produtos. Portanto, vale a pena investir nessa alternativa.
É simples de ser aplicado
A metodologia e o material utilizados nessa técnica são bem simples e acessíveis e isso é uma das maiores vantagens do Kanban. Dessa forma, sua empresa irá melhorar bastante com um investimento de baixo custo.
As referências visuais do Kanban são claras e detalhadas, por esse motivo a comunicação na empresa melhora bastante e essa simplicidade também contribui para a redução de burocracias no processo produtivo, como, por exemplo, a necessidade de consultar frequentemente ofícios, memorandos e relatórios.
Funcionários menos ociosos
O ócio acaba afetando negativamente a motivação e o engajamento no ambiente corporativo e trata-se de um problema relativamente comum enfrentado por gestores. Todavia, a implementação do Kanban pode neutralizar esse inconveniente.
Como os colaboradores tendem a ficar atentos ao quadro de tarefas e prestam atenção nas ações que precisam desenvolver, consequentemente trabalham mais para que suas atividades sejam finalizadas e registradas no mural.
Elimina atividades que não agregam benefícios para a empresa
A partir do momento em que os processos são devidamente delimitados e bem gerenciados, a equipe passa a se ocupar com o que realmente gera bons resultados. Dessa forma, tarefas que não contribuem para o sucesso da organização e representavam uma perda de recursos e tempo são eliminadas.
Proporciona uma visão geral do trabalho
O Kanban oferece uma visão geral do que há para fazer, do que está sendo feito e do que já foi concluído. Desse modo, em vez de as pessoas trabalharem isoladamente, esse sistema permite que todos tenham uma melhor noção e apreciação do que seus colegas estão fazendo.
Quais são os diferentes tipos de Kanban
Atualmente existem três tipos semelhantes de Kanban, embora tenham suas diferenças, sendo eles: de movimentação, de produção e o e-Kanban. Veja a seguir como funciona cada um deles e qual pode ser mais adequado para a natureza do seu negócio.
Kanban de movimentação
O Kanban de movimentação é o mais utilizado no setor industrial, pois sua finalidade é mais fiel ao método original. Nesse sentido, esse tipo de Kanban é orientado no sentido de controlar a entrada e saída de estoque, justamente para organizar e otimizar os processos. No fim das contas, Kanban de movimentação ajuda a obter uma produção sem a ocorrência de atrasos nas entregas, empecilhos nas etapas ou acúmulos residuais.
Esse tipo de Kanban também opera por intermédio de cartões com informações a respeito do status dos produtos, que servem para sinalizar eventuais prioridades e alertas ou demais detalhes relevantes.
Uma outra característica do Kanban de movimentação é que as etapas geralmente são representadas por um sistema de cores, utilizadas para indicar a disponibilidade de itens no estoque, assim há maior controle produtivo.
Kanban de produção
O Kanban de produção, por sua vez, pode ser aplicado em murais ou em softwares e aplicativos especializados, nos quais há uma divisão de etapas que é o que marca esse formato do método. As etapas desse método de trabalho são as seguintes:
- To do: tarefas que devem ser feitas;
- Doing: tarefas em andamento;
- Done: tarefas já concluídas.
Tal configuração é relativamente simples e faz com que qualquer movimentação no quadro seja do conhecimento de todos, para que saibam se os processos de trabalho estão evoluindo conforme o previsto ou se as demandas paralisadas que estão interrompendo o fluxo de atividades por eventuais problemas.
E-Kanban
O E-kanban é a versão mais contemporânea e avançada dessa metodologia japonesa. Corresponde a uma evolução das duas formas apresentadas anteriormente, sobretudo porque é colocada em prática por meio de ferramentas digitais e eletrônicas para gerenciar serviços, tarefas e processos e tarefas.
A principal vantagem desse tipo de Kanban é agilizar e tornar mais eficiente os processos de comunicação interna das organizações. Dessa forma, o E-Kanban é um investimento que vale o quanto pesa.
Kanban na prática: como funciona esse sistema de organização?
Na prática, o Kanban funciona a partir da visualização de um fluxo previamente definido, com todas as etapas relacionadas e o trabalho real. Isso possibilita que sejam realizadas correções em caso de imprevistos para manter a fluidez nas atividades da organização.
Definição de colunas
Como foi explicado anteriormente, existem três etapas básicas no método Kanban (a fazer, em andamento e feito) que devem ser traduzidas em colunas para a execução dos processos.
Contudo, cabe destacar que você pode criar novas colunas e nomenclaturas para contemplar as necessidades da sua empresa. Desse modo, naturalmente, a primeira parte da aplicação do Kanban é a definição de quais serão as colunas utilizadas e o que elas irão representar.
É bastante comum, por exemplo, incluir uma coluna (normalmente a primeira, à esquerda) de backlog, composta por cartões de tarefas que têm que ser feitas, mas não precisam de urgência; que demandem aprovação; ou até mesmo que deverão ser acionadas somente no futuro.
Para que esse processo seja ainda mais funcional, você também pode criar algumas tags a fim de categorizar alguns tipos de atividades e deixar os quadros ainda mais otimizados. Por exemplo, você pode criar quadros com etiquetas coloridas para indicar urgência, reotimizações de campanhas, etc.
Limite de trabalho em andamento
Outro aspecto importante para utilizar o Kanban na prática é saber limitar o trabalho em andamento. Por exemplo, deve-se estabelecer um determinado limite e não iniciar uma nova produção sem antes concluir um pedido ou atividade.
Isso serve para manter um bom fluxo de trabalho e evitar o atraso de entregas de produtos ou conclusão de serviços. O objetivo sempre deve ser entregar as atividades com o máximo de qualidade e evitar bagunças e gargalos entre as etapas.
Como implementar o método Kanban na sua organização
Agora que você já tem muitas informações sobre este método, ficou fácil compreender por que tantas companhias têm adotado o Kanban e obtido sucesso, não é mesmo? Então confira agora o que você precisa fazer para implementar essa metodologia na sua instituição.
1. Identifique em quais projetos a metodologia pode ser aplicada
É claro que o Kanban não é recomendado para todo e qualquer processo, portanto, cabe a você avaliar os projetos em desenvolvimento e analisar em quais deles o método pode ser aplicado para agilizar as atividades.
Após essa identificação inicial, você deve analisar os projetos nos quais for possível aplicar a metodologia e listar todas as atividades pertinentes a eles, sempre com atenção ao cronograma e aos prazos para conclusão das demandas.
2. Prepare a equipe
A implementação de uma nova ferramenta pode ser algo bem desafiador, pois muitas equipes apresentam resistência em um primeiro momento, principalmente se a novidade for um recurso que contribui para analisar como anda a produtividade de uma empresa.
Haja vista que esse tipo de dificuldade pode surgir, num primeiro momento você precisa indicar quais são os benefícios do método para todos que irão utilizá-lo. Desse modo, a equipe poderá enxergar a ferramenta como um meio para melhorar seu desempenho. Isso é importante para um bom clima organizacional.
3. Faça um mapeamento das atividades
É importante fazer um mapeamento dos processos internos com o objetivo de verificar quem está com cada responsabilidade. Além disso, é fundamental que todos os colaboradores tenham conhecimento e autonomia a respeito de suas respectivas atribuições.
4. Defina prioridades
Ao criar o seu quadro para começar a utilizar o Kanban, é importante listar as atividades seguindo uma ordem hierárquica, partindo do que tem maior prioridade para o que tem menos. Após isso, procure manter o quadro sempre atualizado e não hesite em buscar apoio técnico para ajudar nesse gerenciamento.
Kanban na era digital
A tecnologia está em tudo, não é mesmo? Então é claro que atualmente já existem ferramentas digitais que incorporam os preceitos do Kanban para auxiliar no gerenciamento de atividades. Já existem sites e aplicativos onde é possível fazer a gestão de tarefas e acompanhar os processos em tempo real.
Nesse sentido, você sabia que o Genyo possui um chat útil para facilitar a gestão de equipes, uma vez que promove uma comunicação facilitada entre gestores e colaboradores, além de ser uma excelente ferramenta de controle de ponto? Conheça as funcionalidades e planos, que são bastante acessíveis e vantajosos.
Qual é o melhor tipo de Kanban?
Existem algumas variações de sistema Kanban e cada uma delas pode ser mais adequada para um determinado contexto. Para entender qual é o melhor tipo de Kanban, façamos uma recapitulação:
O Kanban de produção é a base do funcionamento do Kanban e é mais utilizado para controlar o fluxo de produção. Por sua vez, o Kanban de movimentação é bastante simples e muito útil para controlar, por exemplo, o tamanho e o nivelamento do estoque nas indústrias. Já o E-Kanban é uma forma mais automatizada para gerenciar um sistema de organização.
Dessa forma, o melhor tipo de Kanban é o que mais se aproxima da realidade do campo de atuação de seus negócios. O sistema utilizado em uma rede de farmácias, por exemplo, tende a ser diferente do utilizado numa agência de publicidade.
Conclusão
Como vimos, o Kanban é uma metodologia antiga, mas que foi reinventada e atualmente pode contribuir bastante para a eficiência no ambiente corporativo. A partir de agora você poderá implementar esse método na sua empresa e usufruir dos seus benefícios.
Esperamos que esse material tenha sido relevante para você. Continue aproveitando os conteúdos do Genyo e conheça melhor nossa plataforma para saber como podemos te ajudar com o gerenciamento de equipes, sobretudo no que se refere ao controle de ponto.
