“Nunca imaginei que um controle de ponto digital poderia impactar minha empresa de 5 formas diferentes”. Esse é um relato comum entre os indivíduos que implementaram esse sistema e observaram os impactos do ponto digital nas empresas.
Esse sistema, diferentemente do tradicional, com uso de cartões ou planilhas em papel, utiliza se da tecnologia para registrar a jornada de trabalho do funcionário. E assim como a implementação de tecnologia em outros setores, o ponto digital possui grande impacto nas empresas.
Podendo ser utilizado pelos diferentes setores da empresa e até mesmo pelos próprios funcionários para aumentar a eficiência e ter acesso a informações pessoais de desempenho, entre outros dados.
Os impactos do ponto digital nas empresas e os benefícios do sistema
A transformação digital é um processo visível na atualidade, nele através da implementação de tecnologias nos diferentes setores, as empresas buscam se atualizar, e consequentemente melhorar suas performances e eficiência.
Assim, através da implementação de uma variada gama de tecnologias, como inteligência artificial, computação em nuvem, automação de processos, realidade aumentada e muitos outras. A empresa busca aprimorar seus processos e departamentos, além da relação entre clientes, empresas e funcionários.
Experiência do cliente
Também conhecida como transformação digital externa, esse tipo busca implementar tecnologias que favoreçam a relação com os clientes. A partir do desenvolvimento de interações personalizadas e variadas em diversos canais e redes sociais.
Para tal, utiliza-se de chatbots, assistentes virtuais e análises de dados para uma melhor compreensão das necessidades dos clientes.
Processamento
Essa atuação, está relacionada a implementação da tecnologia como uma forma direta de aumentar a eficiência da empresa, através da automação de processos e tarefas manuais.
Assim, essa modalidade inclui a aplicação de softwares de gerenciamento e análise de dados, tanto da produção quanto das relações da empresa.
Inovação de produtos e serviços
O processamento de dados, e análise das necessidades dos clientes permite o desenvolvimento dessa modalidade, que busca atualizar a empresa para atender as necessidades dos clientes.
Através do desenvolvimento de aplicativos, serviços digitais e demais soluções que permitam fácil acesso e contato da clientela com a empresa.
Controle de ponto digital
Entre as diferentes tecnologias implementadas, durante uma transformação digital, a mudança de um sistema de ponto tradicional para um digital tem chamado bastante atenção pelos imensos benefícios que pode oferecer para empresa.
Essa metodologia consiste basicamente na mudança do controle de jornada de trabalho tradicional por meio dos cartões de pontos, planilhas em papel e cálculos manuais da carga horária trabalhada. Para um sistema que utiliza de dispositivos eletrônicos, móveis ou fixos, como tablets, relógios digitais, celulares, para regular de forma mais abrangente a jornada de trabalho dos funcionários.
Já que através do uso de softwares e aplicativos específicos, o sistema de ponto digital não estaria limitado à mera regulação dos horários de entrada e saída. Mas também, do uso desses dados para desenvolver planilhas, relatórios e cálculos automatizados sobre horas extras e trabalhadas, folha de pagamento e como forma de comprovação judicial de horas trabalhadas.
Decreto 10.854/2021
Além de um método para aumentar a eficiência da empresa, o sistema de pontos eletrônicos serve para regularizar a empresa quanto a legislação trabalhista. Especialmente após a pandemia da Covid 19, onde teve um aumento exponencial no número de trabalhadores “home office” e que necessitavam por determinação legal comprovar a carga horária trabalhada.
Entretanto, a inclusão na legislação trabalhista sobre o ponto digital tem sua origem há mais tempo, em 2009 quando a Portaria 1.510 regulamentou o ponto eletrônico, depois em 2011 com a Portaria 373. E mais recentemente em 11 de dezembro de 2021, com o decreto 10.854/2021.
Assim a adoção de um controle de ponto digital, além de todos os benefícios oferecidos, ainda é um meio de manter a empresa adequada à legislação vigente.
Setores impactados pelo ponto digital
Como já visto, a transformação e implementação digital é um processo que pode causar alterações massivas ao ecossistema de uma empresa. Portanto, engana – se quem pensa que os impactos do ponto digital estão limitados ao departamento de recursos humanos.
Recursos humanos
- Automação de processos: O ponto digital automatiza os registros de entrada e saída dos funcionários, eliminando dessa forma a necessidade dos métodos mais tradicionais e manuais de cartões de ponto e planilhas em papel. Isso permite o desenvolvimento de um RH mais estratégico e focado em atividades com valor agregado para a empresa, devido à redução na burocracia e trabalhos administrativos.
- Precisão e conformidade: Esse sistema permite que os registros das jornadas de trabalho sejam contabilizados de forma mais precisa e confiável, reduzindo a possibilidade de erros ou fraudes nos registros. E permitindo que o RH esteja regulamentado de acordo com as legislações vigentes nas leis trabalhistas, sobre horas extras e faltas.
- Controle de custos: A implementação do ponto digital também permite que o RH possa monitorar e controlar melhor a folha de pagamento. Já que a partir dos dados obtidos do sistema de horas trabalhadas, os cálculos podem ser realizados de forma precisa. Sendo identificado com precisão os fatores que interferem nos custos, como atrasos, faltas e horas extras.
- Análise de dados: Outro impacto do sistema de pontos digital é sobre a melhora do desempenho da empresa, por meio de uma análise sistêmica nos dados coletados do tempo de trabalho dos funcionários. Dessa forma, a análise desses dados, permitiria o desenvolvimento de estratégias que visem o desenvolvimento da empresa. Como alocação de recursos, contratação ou demissão de indivíduos e monitorar a força de trabalho presente em cada setor.
- Melhoria da comunicação: Os sistemas de ponto digital de forma geral, são equipados com um sistema de comunicação interna. Ou seja, um feedback para funcionários e chefes de setores na forma de mensagens e notificações. Além de também permitir a comunicação direta entre o departamento de RH e os empregados, favorecendo assim uma comunicação eficiente dentro da empresa, um fator de extrema importância para seu desenvolvimento.
- Transparência e confiança: A implementação do ponto digital também pode ser utilizada para favorecer a criação de um ambiente de trabalho transparente e de confiança. Já que os registros de trabalho estarão disponíveis para os funcionários que podem por si só verificar seu período de trabalho e salários recebidos.
Financeiro
- Controle de custos preciso: Com a automatização das horas trabalhadas permite que o departamento financeiro tenha um preciso controle de custo, levando em consideração horas extras, atrasos e faltas. Além do uso desses dados para adaptar o planejamento financeiro da empresa, de acordo com o gasto anual com mão de obra.
- Redução de erros e fraudes: O registro de dados eletrônicos, diferentemente do tradicional, reduz a manipulação da carga horária. Evitando que o departamento financeiro disponha a da pagamentos indevidos, acerte os cálculos de despesas e garanta ao mesmo tempo, a confiança do setor.
- Agilidade no processamento da folha de pagamento: O ponto digital também facilita o processamento das horas trabalhadas e consequentemente da folha de pagamento. Ou seja, uma integração do sistema de ponto digital ao de folha de pagamento permitiria uma agilização nos cálculos de remuneração, reduzindo tempo, burocracia e erros, tanto para os funcionários quanto para o setor.
- Análise de custos e produtividade: Com os dados do ponto digital, o departamento financeiro pode realizar análises mais detalhadas sobre os custos de mão de obra e a produtividade dos funcionários. As informações podem ser usadas para identificar oportunidades de otimização de custos, melhoria da eficiência operacional e alocação mais eficiente de recursos financeiros.
- Integração dos sistemas: Além da integração ao sistema de folha de pagamento, o ponto digital pode ser integrado a todo o sistema de gestão financeira. Permitindo que o acompanhamento e o controle dos custos de mão de obra ocorra de forma mais fácil, pelos registros de horas trabalhadas visualizando de forma precisa as despesas da empresa com pessoal.
Jurídico
- Conformidade legal: A utilização de sistemas de ponto digital ajuda a garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis trabalhistas vigentes, algumas delas como o Decreto 10.854/2021 já explanadas anteriormente. Assim, a partir dos registros detalhados da jornada de trabalho, esse sistema evita problemas legais relacionados a cumprimento de intervalos, férias, e carga horária.
- Documentação e evidências: Os dados obtidos por esse sistema também podem ser utilizados em disputas legais na justiça trabalhistas, já que devido a sua precisão e detalhamento são considerados evidências sólidas. Protegendo assim a empresa contra possíveis autuações e litígios financeiros.
- Redução de litígios: A implementação de sistemas de ponto digital também ajuda a reduzir o risco de litígios trabalhistas. Que são conflitos de interesses ou demandas levadas em juízo para a devida apreciação e deliberação sobre o tema. Portanto, a existência de registros detalhados e facilmente acessíveis demonstra a regulamentação da empresa com as leis trabalhistas e refutar falsas alegações ou inconsistências quanto às horas trabalhadas.
- Acompanhamento de alterações nas leis trabalhistas: as leis e regulamentações trabalhistas estão sujeitas a alterações ao longo do tempo. De acordo com as mudanças enfrentadas no mundo, como a recente pandemia ou aumento do trabalho em home office. A implementação do ponto digital facilita o acompanhamento dessas mudanças e a adoção de medidas adequadas para garantir a conformidade da empresa. Já que esses sistemas podem ser facilmente atualizados para os novos parâmetros.
- Segurança e privacidade dos dados: O departamento jurídico desempenha um papel importante ao garantir a segurança e privacidade dos dados dos empregados. O ponto digital pode auxiliar nessa tarefa, já que diferentemente dos tradicionais em papel, ele possui limitações de acesso. Além de programas complementares para assegurar a segurança dos dados, informações pessoais, rotina entre outros dados.
Funcionários
- Facilidade e conveniência: Os sistemas de ponto digital oferecem aos funcionários uma forma mais fácil de registrar a sua presença e atividade de trabalho. Podendo utilizar senhas, biometria, cartões magnéticos ou diversos outros métodos para garantir uma entrada e saída rápida. Economizando tempo e reduzindo a burocracia e erros dos medos convencionais.
- Transparência e confiabilidade: Nesse sistema os funcionários também possuem acesso ao próprio registro de atividades podendo facilmente acessar e calcular as horas trabalhadas. Podendo ser utilizado então para verificar ou tirar dúvidas sobre a contabilização de horas extras, ou sobre desconto na folha de pagamento. Além de auxiliar no planejamento do próprio funcionário quanto às suas atividades desempenhadas e de outros fatores como férias utilizadas e pendentes.
- Evitar erros e conflitos: Com o ponto digital, há menos chances de erros ou conflitos relacionados ao registro de horas trabalhadas. O que evita consequentemente mais entendimento e possíveis disputas judiciais que poderiam causar complicações na relação entre a empresa e o funcionário.
- Flexibilidade e mobilidade: Um fator bem interessante, é que alguns desses sistemas de ponto digital podem ser acessados através de dispositivos móveis, o que permite que o funcionário se registre em qualquer lugar. Algo de grande interesse com o decorrente aumento do trabalho em home office, ou para aqueles indivíduos cujo emprego requer viagens constantes. Dessa forma a empresa possui um controle correto das horas trabalhadas pelo funcionário, mas, ao mesmo tempo permite flexibilidade e mobilidade de forma confortável para eles.
- Desenvolvimento profissional: Alguns sistemas de ponto digital podem fornecer também uma análise mais profunda sobre o tempo de trabalho do funcionário. Que pode ser utilizado então para identificar áreas que necessitam de atenção, otimizando o trabalho e aumentando a eficiência, assim como um meio para medir o próprio desempenho.
Conclusão
Portanto, é perceptível que a implementação do sistema de ponto digital traz impactos benéficos em praticamente todos os setores de uma empresa. Devido ao seu controle preciso das informações de entrada e saída de funcionários.
O que desenvolveu uma empresa mais segura e cujos departamentos como o de recursos humanos, judiciário e financeiros estavam focados no alto desempenho e criação estratégica. Deixando de lado os aspectos burocráticos e atividades manuais a partir da integração de sistemas e da transformação digital da empresa para automatizar processos e cumprir os requisitos legais.
Além disso, esse sistema também aumenta a confiança e transparência da relação entre a empresa e o empregado. Já que, ao mesmo tempo que permite flexibilidade para comprovação da carga horária, ele possui uma precisão nos dados que acaba por diminuir a taxa de erros.
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