A resposta para perguntas sobre a necessidade de adotar sistema de controle de ponto digital é uma empresa só pode ser uma: “sim”. Porém, essa argumentação positiva, enfática e monossilábica pode soar vazia, insuficiente, rasa e nada convincente. Na realidade, há uma série de vantagens em digitalizar a forma de bater ponto e inovar a gestão de pessoas.
Aqui no Blog do Genyo, no entanto, nós temos total compromisso com a transparência, bem como com o desenvolvimento pleno do trabalho de um gestor. Dito isso, este artigo é um dossiê definitivo para que você compreenda as reais causas de adotar o ponto digital aí na sua empresa. Ademais, te indicaremos a melhor solução tecnológica para modernizar o controle de jornada de seus colaboradores.
Ficou a fim de entender mais sobre esse tema? Então, abra sua mente para doses de inovações, pois aqui vamos nós!
O que é e como funciona o sistema de ponto digital?
De acordo com o 2º parágrafo do artigo 74 da CLT, “estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores” registrados devem fazer controle de ponto. Ou seja, é obrigatório a firma registrar cada uma das marcações de ponto dos colaboradores. Lembrando que estamos falando do ritual que começa na marcação de ponto [entrada, saída e intervalos] e termina nos trâmites de fechamento da folha de ponto.
O registro dessas marcações pode ser feito por meio de ponto manual, mecânico ou eletrônico. Porém, segundo a redação da Portaria 373 MTE, também é permitido o controle de ponto digital. Dessa forma, aqueles antigos relógios de ponto podem ser trocados por aplicativos e tecnologias mais modernas.
Mas, de fato, o que é ponto digital? Em síntese, trata-se de uma forma de controle de ponto moderna e de fácil gestão. Nesse sentido, o esqueminha abaixo explica como funciona esse tipo de registro:
- o colaborador faz suas as marcações em dispositivo eletrônico ou no computador
- as informações sobre essas marcações de ponto são automaticamente coletadas e armazenadas em nuvem
- com poucos comandos, o gestor fecha todos [isso mesmo, você não errado] cálculos relacionados à folha de ponto
Viu só como é tecnicamente vantajoso contar com um sistema de controle de ponto digital? Afinal, essa tecnologia é moderna, segura, assertiva e lidera a contenção de gastos em uma empresa. Continue por aqui, pois, já já falaremos mais sobre os benefícios dessa forma de gestão de jornada.
Como funciona a marcação de ponto digital no celular?
A marcação de ponto digital no celular pode ser feita em ambiente online (site da plataforma) ou via aplicativo, como o Controle de Ponto Eletrônico Genyo. O colaborador acessa o aplicativo e registra suas entradas e saídas, incluindo intervalos.
Esse serviço conta com ferramentas tecnológicas como, por exemplo, a geolocalização e o envio de foto de quem fez determinado registro de ponto, que elimina quaisquer possibilidades de fraudes. Além disso, o ponto digital no celular é aceito como prova em eventuais processos trabalhistas.
O ponto digital no celular permite acesso online e offline para registro e armazenamento das horas trabalhadas. Além disso, é um ótimo canal de comunicação entre RH e funcionário.
A implementação da marcação de ponto digital via celular é uma solução econômica e eficiente para empresas que buscam uma gestão de tempo segura e flexível. Ademais, as formas de jornadas híbridas ou home-office aumentaram a as demandas por trabalho remoto, tornando a marcação de ponto digital essencial.
Como o ponto digital por aumentar a segurança jurídica da empresa?
O ponto digital pode aumentar a segurança jurídica da empresa ao fornecer um registro preciso e confiável das horas trabalhadas pelos funcionários. Isso ajuda a evitar disputas trabalhistas relacionadas a horas extras, férias e outras questões relacionadas ao tempo de trabalho.
Além disso, o uso de foto para a marcação do ponto reduz a possibilidade de fraude e pode ser usado como prova em processos trabalhistas. Com um registro preciso do horário de trabalho, a empresa pode se proteger melhor em casos de litígios trabalhistas e evitar multas e outras penalidades relacionadas a questões de horas trabalhadas.
Quais as vantagens do controle de ponto digital?
Antes de entrarmos nessa seara, vamos propor um exercício de memórias. Para, pense e responsa com sinceridade:
- quantas vezes você já ouviu falar em adulteração em cartão de ponto? [essas fraudes vão desde usurpação na hora de marcar o ponto até alteração de dados]
- já viu de perto ou ouviu sobre as famosas filas de colaboradores para bater ponto? [quanto tempo não é perdido aí, hein?]
- e as longas horas necessárias para calcular e fechar uma folha de ponto? Lembrando que o menor erro pode gerar em pagamentos de horas extras indevidas. Logo, o gestor gasta muito tempo em uma atividade que causa muito stress.
Os gargalos supracitados são familiares, bem como te incentivaram a pensar em outros problemas associados à gestão de ponto analógica. Felizmente, o controle de ponto digital resolve essas questões e promove várias outras inovações. Como funciona em ambiente online, nunca mais você gastará com tinta de impressora e bobinas para imprimir comprovantes. Além disso, sua empresa ganha uma ferramenta poderosíssima para evitar ações trabalhistas relacionadas à horas extras, má gestão de férias, entre outras.
Por fim, a automatização dos processos de marcação de ponto gera economia, agiliza o trabalho do gestor, anula erros técnicos e elimina fraudes. Ademais, essa tecnologia é ecologicamente correta e sustentável, pois, não há consumo de papel e nem de energia elétrica.
Quais as funcionalidades importantes de um controle de ponto digital?
O controle de ponto digital é uma solução planejada para agilizar o trabalho de gestão de pessoas. Dessa forma, a tecnologia entrega várias aplicações que são indispensáveis para o dia a dia de um gestor. Abaixo, você confere as funcionalidades importantes de um controle de ponto digital.
Foto no momento do ponto
Essa é uma funcionalidade essencial, pois é a forma de garantir que não houve usurpação durante as marcações na jornada. Nesse sentido, a foto no momento do ponto é a garantia de que determinado ponto foi realmente batido por quem deveria ser. Em outras palavras, a foto é uma prova cabal da autenticidade do ponto dos colaboradores, sobretudo os que trabalham remoto ou são funcionários externos.
Integração API com folha de pagamento
A integração API com folha de pagamento é uma forma de conectar o sistema de Recursos Humanos com o sistema de pagamento de forma automática e segura. Assim, as informações sobre o perfil, o salário e as deduções dos funcionários são enviadas diretamente para o sistema de pagamento, sem a necessidade de digitação manual ou planilhas. Isso facilita o cálculo e o processamento da folha de pagamento, evitando erros e atrasos.
Algumas das vantagens da integração API com folha de pagamento são:
- Agiliza a execução de tarefas, já que a API permite automatizar processos e tarefas que antes eram realizadas manualmente, como a coleta, o cálculo e o envio dos dados da folha de pagamento;
- Reduz de custos, uma vez que a API elimina a necessidade de comprar equipamentos, contratar serviços ou manter planilhas para fazer o controle de ponto e a folha de pagamento;
- Diminui erros nas operações, visto que a API garante a precisão e a consistência dos dados da folha de pagamento, evitando falhas humanas, fraudes ou inconsistências;
- Melhoria da experiência com o cliente, como a API permite oferecer mais opções e facilidades de pagamento para os funcionários, como boletos, cartões ou transferências;
- Conformidade com a legislação, porque a API segue as normas e os prazos estabelecidos pela lei para o fechamento e o pagamento da folha de pagamento.
Localização GPS e locais permitidos
A localização GPS possibilita a conferência da localidade exata de onde o ponto foi batido. Afinal, o trabalho remoto não é uma autorização para que o ponto seja batido nas dependências de um bar.
Com essa funcionalidade, é possível cadastrar locais ideais para o colaborador bater ponto. Dessa forma, marcações registradas dentro dessa cerca virtual são automaticamente aprovadas e contabilizadas. Em contrapartida, os pontos registrados foram desses locais permitidos ficam pendentes da validação e aprovação por parte do gestor.
Relatórios Automáticos
Essa funcionalidade automatiza a geração de documentos com informações detalhadas acerca da jornada de trabalho dos funcionários. Do ponto de vista “segurança”, os relatórios automáticos sistemas modernos e eficazes de controle de ponto, que trabalham com armazenamento em nuvem.
Esses relatórios são essenciais para o dia a dia do RH por uma série de motivos. Para começar, eles proporcionam acesso seguro e ágil aos dados da jornada de cada colaborador. Além disso, reforçam a questão da transparência entre empregador e empregado, evitando pagamentos errados e jornadas excessivas, dois fatores que aumentam os riscos de ações trabalhistas.
Além disso, os relatórios automáticos ajudam na elaboração de métricas para acompanhar desempenho, produtividade e a retenção de talentos na empresa.
Entenda como reduzir o tempo de fechamento de ponto em até 70%
O fechamento de ponto é uma atividade que demanda tempo e atenção do setor de Recursos Humanos, pois envolve a verificação e o cálculo dos horários registrados pelos funcionários durante um determinado período.
Qualquer erro nesse processo pode gerar prejuízos financeiros e trabalhistas para a empresa. Por isso, é importante buscar formas de otimizar e automatizar o fechamento de ponto, reduzindo o tempo e o custo dessa tarefa. Algumas dicas de como fazer isso são:
- Evite erros durante o fechamento do ponto, por exemplo, conferindo os dados com antecedência, corrigindo as inconsistências e solicitando os comprovantes necessários;
- Não utilize planilhas durante o fechamento do ponto, pois elas podem ser confusas, desatualizadas e vulneráveis a fraudes. O ideal é usar um software especializado que armazene e organize as informações de forma segura e eficiente;
- Não deixe para a última hora, pois isso pode gerar estresse, pressa e falhas. O recomendado é fazer um planejamento prévio, definir um cronograma e seguir as etapas com calma e responsabilidade;
- Divida a responsabilidade, ou seja, envolver os gestores e os funcionários no processo de fechamento do ponto, solicitando que eles façam as marcações corretamente, validem as informações e comuniquem qualquer problema;
- Fique atento à legislação, pois ela determina as regras e os prazos para o fechamento do ponto, bem como as obrigações fiscais e trabalhistas que devem ser cumpridas pela empresa. Por exemplo, a Portaria 671 estabelece que a folha de ponto deve ser calculada mensalmente, do primeiro ao último dia do mês.
Seguindo essas dicas, você pode reduzir o tempo de fechamento de ponto em até 70%. Além disso, você pode melhorar a qualidade e a confiabilidade do seu controle de ponto, beneficiando tanto a empresa quanto os funcionários.
Como a empresa pode economizar dinheiro com uma melhor gestão de funcionários?
A gestão de funcionários é um aspecto importante para o sucesso de qualquer empresa, mas também pode gerar muitos custos se não for feita de forma eficiente e estratégica. Algumas dicas de como economizar dinheiro com uma melhor gestão de funcionários são:
- Reduza custos de mão de obra: contrate profissionais qualificados, ofereça treinamentos e incentivos, otimizando a produtividade e evitando a rotatividade;
- Reduza custos de materiais: negocie com fornecedores. Faça gestão de materiais, aproveitando melhor os recursos disponíveis, eliminando desperdícios e adotando práticas sustentáveis;
- Reduza custos de manutenção: invista em equipamentos modernos e seguros, realizando revisões periódicas e prevenindo acidentes;
- Conheça os custos da sua empresa: faça um planejamento financeiro, acompanhando os indicadores de desempenho e analisando os relatórios gerenciais.
É importante aumentar a motivação dos funcionários, por exemplo, oferecendo um ambiente de trabalho agradável, reconhecendo os méritos e proporcionando oportunidades de crescimento. Além disso, nunca é demais estimular a participação e a cultura do feedback.
Por fim, outra forma de economizar dinheiro com uma melhor gestão de funcionários é concentrar investimento na automatização dos processos de Recursos Humanos. Nesse sentido, considere investir no controle de ponto e em softwares focados em recrutamento e seleção, avaliação de desempenho, entre outros.
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Fazer o controle de ponto dos seus funcionários nunca foi tão fácil. O Genyo foi milimetricamente arquitetado para proporcionar as funcionalidades que suavizam essa parte do trabalho de gestão de pessoas. Entre outros ganhos, o serviço entrega o fechamento automático de folha de ponto, bem como relatórios que ajudam a enxergar a pontualidade, a assiduidade e o engajamento da equipe. Tudo isso, com muita praticidade e zero margem de erro.
De acordo com feedbacks reais de gestores, que assim como você precisam de agilidade no controle de ponto pelo celular, o Genyo tem a melhor avaliação de satisfação do mercado. Por isso, não perca mais tempo e nem dinheiro e faça o seu teste gratuito do controle de ponto Genyo.
