A Portaria 671, expedida pelo Ministério do Trabalho e Previdência, estabelece as normas e regulamentações relacionadas ao Espelho de Ponto e a outras ações relacionadas ao controle de ponto. Esta portaria unifica e atualiza regras que antes estavam dispostas em outras legislações, como as Portarias 1510 e 373.
Ela define o Espelho de Ponto como um documento emitido mensalmente com informações sobre a jornada de trabalho dos funcionários, incluindo horários de entrada e saída, horas extras registradas, atrasos, saídas, faltas e ausências.
A portaria também determina que softwares e programas de registro de ponto podem gerar o Espelho de Ponto Eletrônico e o Arquivo Eletrônico de Jornada.
Da mesma forma, a portaria, estabelece os dados obrigatórios que devem constar no relatório, como identificação do empregador e do trabalhador, data de emissão, período do relatório, horário contratual, marcações efetuadas no equipamento de ponto e duração das jornadas realizadas.
Os trabalhadores têm o direito de acessar essas informações mensalmente, de forma eletrônica ou impressa! No artigo abaixo, mostramos tudo que você precisa saber sobre o Espelho de Ponto: o que é, como funciona, como fazer, e como um bom aplicativo de ponto eletrônico pode revolucionar a gestão da sua empresa.
O que é Espelho de Ponto?
Como citamos na introdução, o Espelho de Ponto é um documento obrigatório emitido mensalmente pelas empresas, que contém um relatório completo da jornada de trabalho dos funcionários. Esse documento é de grande importância e possui valor jurídico.
Ele é utilizado, por exemplo, para acompanhar e garantir o cumprimento da jornada de trabalho estabelecida, controlando aspectos como horários de entrada e saída, registro de horas extras, atrasos, saídas, faltas e ausências.
Da mesma forma, o Espelho de Ponto é essencial para evitar problemas jurídicos decorrentes de um controle de ponto ineficiente – marcado por aparelhos caros, estáticos e ultrapassados.
Portanto, é fundamental que as informações contidas nesse documento sejam exibidas aos colaboradores de forma clara e transparente. Além disso, é necessário que os funcionários assinem o Espelho de Ponto para atestar a veracidade das informações registradas.
O relatório mensal de ponto é baseado nas marcações registradas no sistema de ponto utilizado pela empresa, que pode ser manual, mecânico ou eletrônico.
Nesse cenário, o Espelho de Ponto fornece dados valiosos tanto para a empresa quanto para os trabalhadores, facilitando a gestão da jornada de trabalho e contribuindo para uma relação de trabalho justa e transparente.
Veja na tabela abaixo as principais informações que devem aparecer no espelho de ponto:
| Informações Contidas no Espelho de Ponto |
|---|
| Horários de entrada e saída dos funcionários |
| Horas extras registradas |
| Atrasos |
| Saídas |
| Faltas e ausências |
Tipos de Espelho de Ponto
Existem diferentes tipos de Espelho de Ponto, que variam de acordo com a ferramenta de ponto utilizada. Cada tipo tem suas vantagens e cabe às empresas escolherem a solução que melhor se adequa às suas necessidades.
Espelho de Ponto Manual
O Espelho de Ponto Manual é o mais antigo e é preenchido manualmente, geralmente em um livro de ponto, com as anotações dos colaboradores.
Nesse tipo de sistema, os funcionários registram suas marcações de horário de entrada, saída, atrasos e saídas em um livro específico.
Esse formato requer uma conferência manual por parte do RH, tornando o processo mais suscetível a erros e fraudes. Um colaborador, por exemplo, pode assumir o lugar do outro na hora de bater o ponto, ou registrar horas extras que não foram realmente cumpridas.
Espelho de Ponto Mecânico
O Espelho de Ponto Mecânico utiliza um relógio de ponto onde os funcionários registram suas marcações em cartões de papel. Esses cartões são posteriormente conferidos pelo RH para gerar o Espelho de Ponto.
Embora seja uma opção mais confiável do que o formato manual, ainda existe o risco de erros ao registrar as informações nos cartões e ao realizar a conferência manual dos mesmos.
Espelho de Ponto Eletrônico
O Espelho de Ponto Eletrônico é gerado automaticamente por um Registrador Eletrônico de Ponto (REP). Os funcionários registram suas marcações em um equipamento eletrônico, que armazena as informações de forma segura e precisa.
Um dos trunfos desse Espelho de Ponto é o fato dele oferecer maior organização, facilitando a geração do relatório mensal com as informações corretas e evitando erros e fraudes. No entanto, há uma opção que é ainda mais recomendada – falaremos sobre ela abaixo.
Espelho de Ponto Digital
O Espelho de Ponto Digital é uma opção mais flexível e automatizada. Ele permite o acompanhamento em tempo real das marcações de ponto através de uma plataforma digital, que pode ser um site ou, na maioria das vezes, um aplicativo.
Esse tipo de Espelho de Ponto facilita a gestão da jornada de trabalho, oferecendo um controle mais eficiente e preciso das informações, além de impedir a ocorrência de fraudes e o lançamento de horas extras indevidas.
O que a Portaria 671 diz sobre o Espelho de Ponto?
A Portaria 671 estabelece diretrizes importantes relacionadas ao Espelho de Ponto, garantindo a correta emissão e gestão do documento.
De acordo com a portaria, o programa de registro de ponto é responsável por tratar os dados do Espelho de Ponto, gerando o relatório eletrônico e o arquivo de jornada. Isso garante que as informações sejam organizadas e estejam disponíveis para consulta e verificação.
“O programa de tratamento de registro de ponto é o conjunto de rotinas informatizadas que tem por função tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída contidas no Arquivo Fonte de Dados, gerando o relatório Espelho de Ponto Eletrônico e o Arquivo Eletrônico de Jornada”, diz o artigo 82 da Portaria 671.
A portaria também define os dados obrigatórios que devem constar no relatório do Espelho de Ponto. Esses dados incluem a identificação do empregador e do trabalhador, a data de emissão do relatório, o período abrangido pelo documento, o horário contratual estabelecido, as marcações efetuadas no equipamento de ponto e a duração das jornadas de trabalho realizadas.
É importante destacar que a Portaria 671 assegura o acesso dos trabalhadores às informações contidas no Espelho de Ponto. Os colaboradores têm o direito de ter acesso a essas informações mensalmente, seja de forma eletrônica ou impressa, o que promove a transparência no controle da jornada de trabalho.
Como fazer a gestão de dados do Espelho de Ponto?
A gestão de dados do Espelho de Ponto é um processo fundamental para as empresas acompanharem e controlarem a jornada de trabalho de seus funcionários.
Para realizar essa gestão de forma eficiente, é recomendado que o departamento de Recursos Humanos (RH) trabalhe em conjunto com o setor de contabilidade, garantindo uma visão integrada das informações.
Um elemento crucial para a gestão de dados do Espelho de Ponto é contar com um sistema de ponto eletrônico confiável, moderno e preciso – como o da Genyo.
Vale lembrar que os sistemas digitais de controle de jornada proporcionam a atualização em tempo real das informações, evitando erros e fraudes nos registros.
Da mesma forma, esses sistemas facilitam o cumprimento das normas relacionadas à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), garantindo a segurança e a confidencialidade das informações dos colaboradores.
Uma solução eficaz para a gestão de dados do Espelho de Ponto é utilizar uma plataforma completa de gestão e controle de ponto online, como o sistema Genyo. Através dessa plataforma, é possível ter acesso rápido e fácil às informações, facilitando o acompanhamento da jornada de trabalho dos colaboradores
Controle de ponto digital ajuda a fazer Espelho de Ponto
Como fazer Espelho de Ponto de maneira rápida, eficaz e sem erros? Esta é uma das perguntas mais importantes dos gestores de empresas e profissionais de RH.
A resposta não poderia ser mais simples: o controle de ponto eficaz, como o da Genyo, é fundamental para garantir o cumprimento das horas de trabalho estabelecidas no contrato e evitar problemas com horas extras não pagas.
Sob o mesmo ponto de vista, um controle de ponto adequado fornece informações importantes para a gestão, ajudando a determinar a produtividade dos colaboradores e estabelecer metas.
O documento, nesse sentido, é essencial para o fechamento correto da folha de pagamento, garantindo que as horas extras sejam calculadas corretamente e que todos os colaboradores recebam a remuneração adequada.
Sendo assim, um controle de ponto eficiente também ajuda a evitar processos trabalhistas, pois fornece evidências precisas sobre as horas trabalhadas. Nesse cenário, o aplicativo de controle de ponto da Genyo oferece uma função bastante inovadora: o registro de ponto com foto.
10 motivos para usar um sistema de Controle de Ponto Eletrônico Digital
Um sistema digital de controle de ponto eletrônico digital moderno é crucial para que toda empresa possa para gerenciar de forma eficaz e eficiente a jornada de trabalho dos seus colaboradores e a produção do espelho de ponto.
Ao substituir os métodos tradicionais de registro manual, essa ferramenta proporciona uma série de benefícios significativos. Aqui estão 10 vantagens de adotar um sistema digital de controle de ponto:
- Precisão: Elimina erros de registro manual, garantindo uma precisão maior nos dados de entrada e saída dos funcionários.
- Automatização: Simplifica o processo de registro de ponto, reduzindo a necessidade de intervenção manual e economizando tempo da equipe de RH.
- Acesso remoto: Permite o registro de ponto de qualquer lugar, proporcionando flexibilidade para funcionários em trabalho remoto ou em locais diferentes da empresa.
- Controle de horas extras: Facilita o acompanhamento das horas extras dos funcionários, ajudando a evitar o pagamento indevido ou irregularidades.
- Conformidade legal: Ajuda a empresa a cumprir as regulamentações trabalhistas, fornecendo registros precisos de ponto, o que é essencial para auditorias e inspeções.
- Análise de dados: Oferece ferramentas para análise e geração de relatórios detalhados sobre a frequência e o comportamento dos funcionários, auxiliando na tomada de decisões estratégicas.
- Redução de custos: Diminui gastos com papel, impressões e armazenamento físico de registros de ponto, contribuindo para a sustentabilidade e eficiência financeira da empresa.
- Integração com outras ferramentas: Pode ser integrado a sistemas de folha de pagamento e gestão de RH, simplificando processos e garantindo consistência nos dados.
- Segurança dos dados: Protege as informações dos funcionários por meio de medidas de segurança, como criptografia e backups automáticos, garantindo conformidade com as leis de proteção de dados.
- Melhoria do ambiente de trabalho: Ao proporcionar um método confiável e eficiente de registro de ponto, contribui para um ambiente de trabalho mais organizado, transparente e produtivo.
Com o app Genyo, os gestores também podem conferir onde o ponto foi registrado, o que oferece um nível a mais de segurança, particularmente para funcionários que fazem trabalho remoto ou prestam atividades no modelo híbrido. Clique aqui para testar a plataforma por 15 dias grátis!
FAQ
O que a Portaria 671 diz sobre Espelho de Ponto?
A Portaria 671, expedida pelo Ministério do Trabalho e Previdência, estabelece as normas e regulamentações relacionadas ao Espelho de Ponto. Esta portaria unifica e atualiza as regras e define o Espelho de Ponto como um documento emitido mensalmente com informações sobre a jornada de trabalho dos funcionários.
O que é Espelho de Ponto?
O Espelho de Ponto é um documento emitido mensalmente que contém um resumo da jornada de trabalho dos funcionários. Ele é considerado um documento de valor judicial e é obrigatório para as empresas acompanharem o cumprimento da jornada de trabalho dos seus profissionais.
Quais são os tipos de Espelho de Ponto?
Existem diferentes tipos de Espelho de Ponto, que variam de acordo com a ferramenta de ponto utilizada. O Manual é preenchido manualmente em um livro de ponto. O Mecânico utiliza um relógio de ponto onde os funcionários registram suas marcações em cartões. O Eletrônico é gerado automaticamente pelo Registrador Eletrônico de Ponto. Já o Digital permite o acompanhamento em tempo real através de uma plataforma digital.
O que a Portaria 671 diz sobre o Espelho de Ponto?
A Portaria 671 estabelece que o programa de tratamento de registro de ponto é responsável por tratar os dados, gerando o relatório eletrônico e o arquivo de jornada.
Como fazer a gestão de dados do Espelho de Ponto?
A gestão de dados pode ser realizada pelo departamento de RH em conjunto com o setor de contabilidade. É fundamental contar com um sistema de ponto, preferencialmente eletrônico ou digital, para ter acesso aos dados do Espelho de Ponto de forma ágil e precisa.
Como o controle de ponto da Genyo pode ajudar?
O controle de ponto eficaz é fundamental para garantir o cumprimento das horas de trabalho estabelecidas no contrato, evitar problemas com horas extras não pagas e fornecer informações importantes para a gestão.
