Após a pandemia e com o avanço tecnológico, cada vez mais as empresas estão em busca de um escritório virtual. Esta, tem sido uma forma de auxiliar o trabalho home office e dar mais segurança e credibilidade para a empresa.
Apesar de ainda ser um conceito novo e, talvez, por isso não muito conhecido, as empresas estão buscando entender como este tipo de serviço funciona e se realmente vale a pena.
Pensando nisso, o Genyo preparou este artigo que contém todas as informações que você precisa saber sobre o escritório virtual. Então, acompanhe a leitura até o final para não perder nada!
O que é escritório virtual?
O escritório virtual nada mais é do que um escritório que funciona no meio digital. Isso quer dizer que a empresa pode ter seu funcionamento online e ainda ter um endereço físico para os trâmites que exigem questões presenciais.
Assim, você tem o melhor dos dois mundos: a estrutura de um escritório físico e a liberdade de gastos desnecessários. Ele é um serviço composto por gerenciamento de correspondências, atendimentos telefônicos em nome da empresa e uso de endereço comercial.
Além disso, para se caracterizar como um escritório virtual, é preciso ter uma estrutura operacional montada. Seja recepcionista, telefonista, salas privativas, de reunião, motoboy, entre outras coisas. E cada cliente tem um número de telefone exclusivo para ele.
Geralmente, o profissional trabalha de casa ou em viagens, não tendo a necessidade de estar fisicamente presente no local de trabalho todos os dias. Utilizando assim o escritório físico apenas para reuniões, conferências ou quando precisar buscar correspondências.
Diferenças entre escritório virtual e coworking
O escritório virtual ou virtual office, sugere um tipo de estrutura onde o contratante não necessariamente faz uso presencial.
Ou seja, pode-se alugar um serviço como esse somente para providenciar um endereço fiscal para a empresa, a fim de receber correspondências de trabalho, ligações de clientes e manter atendentes específicos operando em suas linhas, por exemplo, sem nem mesmo ter que residir propriamente naquela cidade.
Também é possível reservar salas para reuniões, treinamentos e atividades pontuais, caso seja necessário.
Já o coworking, são espaços físicos e colaborativos, onde as empresas podem alugar salas e/ou espaços para trabalhar. O legal do coworking é que ele permite que pessoas de diferentes empresas e setores possam trabalhar juntas no mesmo espaço, aumentando a chance de networking e dando mais praticidade.
Inclusive, muitas vezes os escritórios virtuais utilizam espaços de coworking para montar a sua base presencial.
Como funciona um escritório virtual?
Geralmente, o serviço de escritório virtual é feito por empresas que prestam serviços e espaços de coworking. Ele é preparado para atender o público com toda a estrutura necessária de espaços privativos e de compartilhamento. É uma alternativa para que profissionais tenham mais facilidade para realizar seu trabalho.
Os administradores de coworking montam sua estrutura com central telefônica e internet de qualidade. Além de ter pessoas treinadas para fazer o atendimento com qualidade e receber clientes do contratante do serviço de escritório virtual.
Os serviços disponíveis para um escritório virtual são:
- Recepção;
- Salas privativas;
- Serviço de impressão;
- Agenda compartilhada;
- Contratação de motoboy;
- Recebimento de correspondências;
- Recebimento de ligações telefônicas;
- Transferências de ligações telefônicas;
- Endereço disponível para registro de CNPJ;
- Espaço físico de reuniões, atendimento ou coworking;
- Repasse de recados via telefone, e-mail ou presencialmente.
Vale ressaltar, que quando você for entrar em contato com os espaços para contratar um serviço de escritório virtual, deve se certificar que ele disponibiliza esses serviços.
Escritório virtual para micro e pequenas empresas
Micro e pequenos empreendedores podem usufruir de muitos benefícios utilizando um escritório virtual, principalmente quando o negócio envolve o contato pessoal com o cliente. Principalmente se optar por um que também ofereça espaço físico, e que você possa contar com salas de reunião, espaços para videoconferências, happy hour, coffee breaks e cafeterias.
Vale lembrar também que esse tipo de serviço também pode ser contratado sob demanda, pagando por hora ou por dia.
Geralmente, coworkings são ambientes cheios de pessoas em busca de negócios, começando ou já consolidadas no mercado. Na recepção, elevador, cafeteria ou até mesmo nas baias de trabalho você pode conhecer muita gente interessante e abrir novas portas para o seu negócio.
Quanto custa um escritório virtual?
O preço do escritório virtual depende de muitos fatores. Um deles é a quantidade de serviços contratados. Usar somente o endereço sai mais em conta do que comparecer também ao espaço físico para trabalhar.
E mesmo com a opção de comparecimento, as empresas costumam trabalhar com diferentes pacotes, geralmente, usar salas privadas é mais caro que trabalhar no ambiente compartilhado, por exemplo.
Em média, o serviço mais simples, quando se usa apenas o endereço, custa menos de R$100 por mês. O valor vai aumentando conforme você vai adicionando serviços ao pacote.
É incontestável que usar um escritório virtual custa muito menos do que ter uma sala comercial. Com ele você não economiza com aluguel e não precisa se preocupar com contas de luz e internet, limpeza, mobiliário e outros cuidados.
Como contratar um escritório virtual?
A contratação de um escritório virtual depende de cada caso, pois, ela pode acontecer no momento de abertura da empresa ou quando o endereço for alterado.
Na abertura da empresa é preciso que documentos, como IPTU, contratos, entre outros, sejam apresentados. Sendo preciso seguir também as exigências de órgãos federais e municipais, como Receita Federal, Prefeitura municipal ou Junta Comercial.
No caso de alteração de endereço, são os mesmos procedimentos, porém, é preciso alterar para o endereço virtual. E quando contratado esse tipo de serviço, um contrato de locação é gerado com todas as informações do contratante e do escritório.
Para quem está começando agora
Para quem está no processo de abrir uma empresa, é importante definir bem o plano de ação. Começar escolhendo o perfil de negócios e a imagem que quer passar são os primeiros passos.
Outros pontos que você deve levar em consideração:
- Decida como construirá a credibilidade a curto e longo prazo;
- Verifique se ela terá uma abordagem mais formal ou informal com os clientes;
- Escolha o modelo de trabalho. Muitas empresas estão optando pela flexibilidade, com atividades remotas, onde não é preciso estar presente todos os dias para desempenhar tarefas.
Essas decisões são importantes para que o ritmo de crescimento do seu negócio flua naturalmente. Por isso, é preciso conhecer os caminhos para a autogestão que vão te levar a fazer um planejamento bem feito.
Depois de definir o planejamento, é hora de identificar os focos da empresa. Comece as definições por uma etapa que está muito relacionada com planejamento e com suas prioridades, a escolha do endereço do negócio. Neste caso, vale lembrar que você pode optar por um escritório virtual.
Para abrir empresa em um escritório virtual você deve:
- Escolher um escritório virtual que oferecerá o serviço completo;
- Verificar as licenças e alvarás que os escritórios virtuais atendem;
- Ter um auxílio contábil que guie a empresa e/ou profissional em todas as áreas burocráticas de abertura.
Inclusive, o segmento de escritório virtual já chegou a crescer de 15% a 20% ao ano, de acordo com uma pesquisa da Associação Nacional de Coworking e Escritórios Virtuais.
Vantagens do escritório virtual
Expandir a área de atuação da empresa
Com os escritórios virtuais, é possível expandir seus negócios e explorar novos mercados aumentando a participação e a presença da influência da companhia.
Quem opta por um escritório virtual pode, por exemplo, contar com um endereço em uma cidade mesmo que a matriz da empresa esteja em outra.
Se você estiver em São Paulo, por exemplo, pode manter um domicílio para a comunicação com os clientes e um serviço de atendimento de um escritório virtual em outros estados aumentando assim o potencial de crescimento da empresa e alcançando mais clientes.
Gerenciamento de correspondência
O escritório virtual elimina a necessidade de você alugar uma caixa postal ou usar o seu endereço residencial para receber correspondências. As empresas que oferecem esse serviço disponibilizam o endereço para o envio de materiais.
Normalmente, a pessoa responsável pelo recebimento das correspondências avisa sempre que alguma coisa chega. A depender do plano contratado, você pode ir buscar os itens presencialmente ou receber versões digitalizadas.
Atendimento personalizado
Mais um inegável benefício é poder contar com atendentes para lidarem com seus clientes da maneira que sua empresa melhor definir. Tendo um atendimento de qualidade neste importante canal, promovendo um estreitamento do relacionamento com o público.
Além disso, um profissional que não trabalha no local, mas usa o serviço de atendimento telefônico especializado, com certeza passa uma noção de maior profissionalismo, garantindo ainda mais credibilidade ao negócio.
Espaço para eventos e reuniões
Quando a empresa oferece também o espaço físico, você tem à sua disposição salas de reunião e eventos para receber clientes, promover treinamentos ou se reunir com o próprio time.
Além disso, com esse sistema, ganha-se um endereço válido para diversos fins, inclusive fiscais, o que amplia sua visibilidade comercial e demonstra uma maior estrutura e organização na execução de suas atividades.
Custo-benefício
Contar com um serviço desses, que já inclui todos os detalhes que um profissional teria que providenciar individualmente caso não pudesse contar com essa solução por um preço acessível é, sem dúvida, uma ótima maneira de reduzir gastos e aumentar o retorno.
Sem falar que você não terá os mesmo gostos que em um escritório convencional. Com o escritório virtual através de uma taxa mensal, você tem a disponibilidade do endereço comercial e, a depender da sua escolha, também pode utilizar as instalações físicas, além de outros benefícios já citados anteriormente.
Networking
Como dissemos acima, o espaço físico dos escritórios virtuais é ideal para quem quer ampliar sua rede de contatos. Ali, todos estão em busca de novos negócios e de uma simples conversa pode surgir uma nova oportunidade. Muitas empresas cresceram ou até mesmo viraram sócias em espaços como estes.
Desvantagens do escritório virtual
Depois de ler todas essas vantagens, você deve estar se perguntando: e as desvantagens, cadê? A primeira delas é o espaço impessoal, que você não pode decorar como quiser e nem se comportar como se estivesse na privacidade de uma sala só sua.
Em alguns escritórios menores, quando há poucos funcionários, o contato com esses profissionais pode ser um pouco mais difícil, principalmente quando são muitos clientes e o pessoal fica muito atarefado.
Em algumas situações podemos citar também o barulho. Quem precisa de silêncio para se concentrar pode encontrar alguma dificuldade para trabalhar em espaços com muitas pessoas, pois sempre há ruídos de conversas.
Por que optar por um sistema de controle de ponto eletrônico digital na sua empresa?
Para quem acompanhou a leitura até aqui, conseguiu entender como um escritório virtual pode valer a pena, principalmente para empresas de pequeno porte.
Por isso, se você é um gestor ou profissional de RH deve saber que toda empresa com mais de 20 funcionários tem obrigação de fazer o controle da jornada de trabalho dos seus funcionários.
Por isso, poder contar com uma solução prática que permite o acesso diretamente do smartphone ou tablet do trabalhador otimiza o processo e dá segurança.
Fazer uso de um sistema de controle de ponto eletrônico digital é a melhor escolha para quem quer gerir o seu negócio com segurança e qualidade, além de diminuir as muitas demandas que fazem parte do dia a dia de uma empresa. O Genyo está entre os melhores sistemas de controle de ponto do mercado.
Com ele é possível fazer o registro de ponto pelo computador, celular ou tablet, seu funcionamento é online e offline, ou seja com ou sem internet. Além disso, através do aplicativo o funcionário consegue ser notificado na hora que deve fazer o registro do ponto, evitando esquecimento e gastos com horas extras que não eram necessárias.
São muitas as funcionalidades e vantagens que este sistema oferece. Inclusive, é possível fazer um teste grátis. Ou seja, você não paga nada para experimentar e ver se realmente funciona. Bom, o difícil é não se apaixonar pelo sistema que é inteligente até no nome.
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