O sucesso de um negócio está diretamente relacionado à otimização de sua rotina organizacional, manutenção de sua capacidade produtiva, das condições financeiras favoráveis, bem como do aumento de sua competitividade no mercado. Nesse sentido, muitas empresas não sabem como tornar esses processos rápidos e eficazes, e é aí que a eficiência operacional ganha destaque.
Isso porque a eficiência operacional nada mais é do que pensar além dos números e olhar mais profundamente os processos. O principal objetivo é melhorar o desempenho da empresa com a introdução de novas ferramentas que podem otimizar os processos mais complexos. Por isso, confira neste artigo mais detalhes sobre o que é eficiência operacional e de que forma ela pode ajudar a sua empresa a alcançar os resultados desejados.
O que é eficiência operacional?
Uma empresa com eficiência operacional tem menos gargalos e é mais ágil em suas operações. No entanto, por ser um tema novo, muitas vezes, gestores e colaboradores possuem dúvidas sobre o que seria de fato a eficiência operacional.
Sendo assim, enquanto o termo eficiência refere-se à capacidade de desenvolver atividades de forma eficaz e eficiente, utilizando o mínimo de recursos possível, o termo operacional refere-se a processos, etapas e tarefas que são realizadas visando o alcance de um determinado objetivo ou meta.
A eficiência operacional, portanto, pode ser entendida como a capacidade de uma organização maximizar sua capacidade produtiva para fornecer serviços ou bens aos clientes de forma mais acessível, mantendo o padrão do que é entregue, ou até mesmo melhorando-o. A busca pela eficiência operacional garante que os investimentos da empresa produzam resultados satisfatórios que suportam altos índices de produtividade.
Para conseguir esses resultados, a administração de um negócio precisa trabalhar sempre visando reduzir os custos operacionais. Os custos de operação também incluem as pessoas, materiais, equipamentos e mão de obra utilizados na produção de bens e serviços, além do dinheiro gasto com eles.
Eficiência operacional na prática!
Agora que está mais claro o conceito de eficiência operacional, é preciso entender melhor como ele funciona na prática empresarial. Como vimos anteriormente, o objetivo da eficiência operacional é fornecer aos clientes produtos de alta qualidade de maneira econômica.
As ações de eficiência operacional incluem maximizar o valor dos recursos e remover o desperdício da produção e das operações. No entanto, algumas pessoas tendem a pensar somente se o negócio está superando as metas, mas será que dentro da equipe de trabalho não existe um profissional que esteja sendo subutilizado?
Se um colaborador não está na equipe certa ou não está envolvido no projeto que tem mais a ver com ele, é possível que sua empresa esteja gastando dinheiro que poderia ser transformado em lucro (e mais metas batidas). De forma geral, esse tende ser um dos principais pontos que a eficiência operacional é usada para consertar.
Outro indicador muito conhecido de que seu negócio não tem eficiência operacional é a ocorrência de ociosidade. Isso pode ser visto tanto entre os colaboradores da equipe, quanto de máquinas e equipamentos que poderiam estar sendo melhores utilizadas dentro da produção. Tudo isso faz com que a empresa tenha uma perda de lucros, de tempo e de desgaste na equipe.
Afinal, compreender os interesses e motivações do colega de trabalho é crucial para o seu envolvimento com a empresa. Quando isso não funciona bem, deve-se pensar em transferi-los para outro setor ou atividade para que sua produtividade no trabalho aumente.
Saiba como melhorar a eficiência operacional do seu negócio
O sucesso de qualquer empresa está ligado com a forma que a gestão trabalha a eficiência operacional do negócio. Nesse sentido, para que ela se torne eficiente é preciso que alguns aspectos e ações sejam visualizados dentro do ordenamento da empresa. Por isso, confira algumas dicas sobre como melhorar a eficiência operacional.
1. Mapeamento de processos
É quase impossível ter uma gestão eficaz sem conhecer detalhadamente os processos produtivos da empresa, afinal, isso permite reconhecer os pontos fortes e fracos de seu ciclo produtivo.
Como resultado desse mapeamento, a empresa consegue obter dados que ilustram seu cenário operacional e permitem direcionar o desenvolvimento de ações adequadas, bem como detectar anomalias. Nessa situação, é possível reduzir os custos operacionais e o tempo necessário para que os colaboradores concluam as tarefas.
Para realizar o levantamento dos processos insatisfatórios, a administração deve realizar pesquisas de dados para coletar, agrupar e analisar dados em busca de sinais de alerta e possíveis gatilhos para automação futura. Nesta área, pode-se observar como os métodos atuais estão sendo utilizados.
Com isso, falar abertamente com os funcionários do departamento, buscar relações entre causa e efeito, analisar cenários internos e externos, buscar pontos fracos e potenciais de melhoria, avaliar o ambiente operacional da empresa, entre outras ações, são cruciais. Afinal, não se poderá chegar a um diagnóstico preciso das operações até que certos relatórios e reflexões tenham sido analisados.
2. Planejamento
É fundamental ter um plano para alcançar os resultados desejados. Planejar todas as atividades da sua empresa é a melhor forma de manter tudo sob controle e obter os resultados desejados, desde pequenas tarefas e atividades até operações comerciais de grande porte.
3. Controle de rotina
A gestão das rotinas organizacionais é fundamental para garantir a melhoria da eficiência operacional. Isso inclui tanto a operação adequada dos procedimentos automatizados quanto o desempenho profissional exigido dos colaboradores. Nesse sentido, um dos principais problemas que os gestores enfrentam é em relação ao controle da pontualidade dos colaboradores.
Dessa forma, uma forma simples de manter tudo em ordem é através do serviço oferecido pelo Genyo. Com eles, a empresa pode oferecer um registro de ponto ágil e facilitado pelo computador, tablet ou até mesmo pelo celular.
A implementação desta ação, e outras, tem um propósito preventivo, evitando futuras perdas de recursos, erros e a consequente necessidade de trabalho adicional, bem como maximizando o tempo dos colaboradores.
4. Orçamento empresarial
Manter o foco no orçamento corporativo é igualmente essencial para a análise da eficiência operacional. Ao fazer isso, você pode determinar se existem despesas que poderiam ser reduzidas ou eliminadas, ou mesmo se os investimentos corretos estão sendo feitos em seu negócio.
Assim, você pode descobrir que talvez esteja na hora de mudar de fornecedor, por exemplo. Ou então observar que chegou a hora de comprar equipamentos mais modernos para tornar os seus funcionários mais produtivos.
Uma análise do orçamento corporativo, ferramenta fundamental para organizações que desejam previsibilidade financeira, pode ajudar a encontrar as respostas para essas perguntas. Os gestores poderão determinar se possuem recursos para fazer investimentos e / ou se seus gastos estão realmente fazendo sentido após a análise do orçamento.
5. Revisão de valor
A melhoria da eficiência operacional da empresa exige uma análise minuciosa dos preços praticados pelos bens ou serviços oferecidos, tendo em conta o nicho de mercado a que pertence.
Ao avaliar a concorrência, margem de contribuição e ponto de equilíbrio projetado, uma empresa está em condições de considerar se aumentar o preço de venda e, consequentemente, aumentar sua receita poderia ser alcançado sem afetar negativamente seu volume de transações e perder a confiança de seus clientes.
6. Otimização de processos
Não tem como falar sobre eficiência operacional, sem falar sobre a otimização de processos. Como pode ser visto anteriormente, é necessário observar e compreender como todo o processo funciona para aumentar a eficácia. Isso deve ocorrer em função dos profissionais que realizam cada fase. Portanto, otimizar a gestão de recursos humanos é tão importante quanto investir em aparelhos e processos tecnológicos modernos.
7. Invista em tecnologia
Tendo em vista que estamos vivendo uma fase disruptiva, atualmente existem soluções tecnológicas disponíveis para quase tudo. Você pode economizar dados, integrar departamentos e criar relatórios que permitem uma análise mais completa da situação da empresa.
Todo esse trabalho, sem dúvida, levaria muito mais tempo para ser concluído manualmente, deixando-o vulnerável a erros. Por isso, podemos dizer que a tecnologia é uma grande aliada na busca pela eficiência operacional. Dessa forma, é preciso sempre estar aprimorando o negócio através de aparelhos e dispositivos que aumentem a eficiência da empresa.
8. Resultados
Por fim, para haver o melhoramento da eficiência operacional em um negócio, não é preciso haver mudanças enormes no ciclo de produção. Após fazer o mapeamento dos processos e possíveis falhas, o gestor deve adotar uma metodologia de coleta e análise de dados para cada mudança realizada.
Nessa etapa final, a tecnologia pode ser uma aliada valiosa, visto que a implementação de sistemas automatizados garante que nada seja perdido e fornece uma visão abrangente e detalhada de todos os processos de produção. Sendo assim, é sempre importante analisar todas as transformações e comparar os resultados alcançados com os esperados. Dessa forma, você consegue tornar qualquer processo mais eficaz a médio e longo prazo.
Aprenda a calcular o índice de eficiência operacional
Você pode estar se perguntando se existe alguma forma de saber o quão eficiente é a sua operação. Nesse sentido, saiba que calcular o índice de eficiência operacional de uma organização é bastante fácil e não requer amplo conhecimento matemático.
Basta saber o custo das entradas (input) e da saída (output). Além disso, vale lembrar que os aumentos de eficiência ocorrem quando alcançamos o maior retorno possível sobre nossos insumos, ou seja, a entrada deve ser maior que a saída.
Em outras palavras, as entradas representam custos, pessoas envolvidas nos processos, tempo gasto e mão de obra que foi colocada. Já as saídas, podem ser os produtos e/ou serviços que a empresa oferece, assim como a receita, número de cliente, satisfação, entre outros. A eficiência operacional é alcançada quando o equilíbrio adequado entre esses dois fatores é alcançado.
Conheça os benefícios de aumentar a eficiência operacional
Encontrar eficiência operacional envolve identificar gargalos que afetam processos e problemas e, em seguida, encontrar soluções apropriadas no tempo adequado. Afinal, saber que um procedimento específico não está indo como planejado e não tomar nenhuma ação para alterá-lo não é de forma alguma benéfico para alcançar os objetivos da empresa.
O segredo é perceber que superar um desafio na verdade cria uma oportunidade diária de melhorar todo o processo de gestão e operação do seu negócio. Mesmo quando alguns valores precisam ser investidos para trazer melhorias, eles não devem ser vistos como custos sem sentido, e sim, investimentos que trarão bons resultados no futuro.
Quando uma empresa, por exemplo, oferece treinamento de pessoal, está capacitando as pessoas para realizar o serviço da melhor forma possível. Uma equipe com boa comunicação tende a manter metas e expectativas alinhadas, garantindo que todos se esforcem para alcançar os objetivos e metas da empresa.
Além disso, podemos dizer que com a eficiência operacional há uma economia de recursos a curto, médio e longo prazo, assim como o aumento da produtividade sem elevar os custos operacionais e o fortalecimento da reputação da empresa aos olhos de seus clientes e fornecedores.
Outro ponto benéfico que pode ser visto em empresas preocupadas com a promoção da eficiência operacional está relacionado com a otimização do tempo das atividades desempenhadas pelos colaboradores, bem como no monitoramento contínuo da produção do negócio para minimizar perdas e maximizar ganhos. Com tudo isso, a empresa consegue fortalecer o seu poder de competitividade frente aos rivais e criar uma cultura organizacional focada na eficácia.
Conclusão
Como podemos ver ao longo deste artigo, implementar e maximizar a eficiência operacional em uma empresa é um pré-requisito para que ela alcance (e mantenha!) o sucesso em seu campo de atuação.
Com isso, as empresas precisam buscar continuamente estratégias para concretizar esse potencial, além de contar com o apoio crucial de ferramentas tecnológicas que melhoram significativamente tanto a qualidade de sua produção quanto a precisão de sua gestão de processos e pessoas.
Por isso, não podemos esquecer de mencionar mais uma vez a importância da tecnologia da Genyo para tornar mais prático e seguro a necessidade de ser pontual. Através do seu sistema, os colaboradores podem contar com registro online e offline, em diversos aparelhos diferentes.
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