DIRF: o que é, para que serve e como declarar

Você sabe o que é a DIRF, para que ela serve e como declarar? Nós te explicamos tudo nesse artigo que preparamos para você. Confira! Veja mais neste artigo!
Sumário
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Para que você faça um bom gerenciamento das obrigações tributárias do seu negócio, é essencial entender o que é DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte), para que ela serve e como declarar. Mas infelizmente ainda existem muitos negócios que não sabem como proceder.

De maneira geral, o entendimento sobre o que é a DIRF não é muito difícil, afinal, o cenário tributário brasileiro é complexo e cheio de burocracias. Então, é comum que se faça confusões entre os diferentes tipos de declarações.

Se você quer evitar problemas com o Fisco, fazer essa declaração pode te ajudar bastante, isso porque esse é um documento de envio anual, obrigatório a todas as pessoas físicas e jurídicas que realizaram pagamentos com retenção na fonte de Imposto de renda, Contribuição Social, PIS e COFINS e também para aqueles que efetuaram pagamentos a pessoa física ou jurídica residente no exterior.

Para que você possa entender melhor sobre o tema e como proceder, o Genyo preparou este artigo. Então, acompanhe a leitura até o final para não perder nenhuma informação!

O que é a DIRF?

A Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) é uma obrigação tributária acessória devida pelas pessoas físicas e jurídicas que deve ser entregue para a Receita Federal. O intuito da obrigatoriedade dessa declaração é combater a sonegação fiscal.

Na hora de fiscalizar, a Receita Federal faz o cruzamento das informações da DIRF com o Imposto sobre a Renda da Pessoa Física. Assim, caso seja encontrada qualquer discrepância,  a pessoa vai precisar prestar esclarecimentos.

No caso das pessoas jurídicas, a Dirf informa quanto a fonte recolheu de Imposto de Renda sobre o pagamento de cada um de seus colaboradores e outros contratados, inclusive empresas, durante o ano-calendário anterior à emissão, e caso existam diferenças, também será necessário prestar esclarecimentos à Receita Federal.

O que diz a lei sobre a DIRF

Coube à Instrução Normativa RFB N° 1990/2020 definir as regras de apresentação da DIRF, existem 10 capítulos e três anexos, com os seguintes temas:

  • Capítulo I: Da obrigatoriedade de apresentação da DIRF
  • Capítulo II: Do programa gerador da DIRF
  • Capítulo III: Da apresentação da DIRF
  • Capítulo IV: Do prazo de apresentação da DIRF
  • Capítulo V: Do preenchimento da DIRF
  • Capítulo VI: Da retificação da DIRF
  • Capítulo VII: Do processamento da DIRF
  • Capítulo VIII: Das penalidades
  • Capítulo IX: Da guarda das informações
  • Capítulo X: Disposições finais
  • Anexo I: Tabela de Código de Receitas (Beneficiário Pessoa Física, Beneficiário Pessoa Jurídica, Beneficiário Pessoa Física e Jurídica, Beneficiário Pessoa Jurídica – Art. 64 da Lei nº 9.430, de 1996)
  • Anexo II: Tabelas Relativas aos Rendimentos de Beneficiário no Exterior
  • Anexo III: Tabela de Códigos dos Países

Mudanças na DIRF

A DIRF é anual e tem as suas regras publicadas a cada ano pela Receita Federal. A partir de 2017 a Instrução Normativa RFB Nº 1671 estabeleceu as diretrizes para a entrega do DIRF e trouxe algumas novidades em relação aos anos anteriores.

Uma das mudanças presentes é referente ao registro de reembolso de plano de saúde. Trata-se da possibilidade de pedir reembolso de consultas ou procedimentos executados sem a utilização do plano privado de assistência por beneficiário associado ao plano. Mas, o valor só deve ser informado se tiver transitado pela fonte pagadora do beneficiário.

O registro de informações da sociedade em conta de participação é outro ponto que passou a ser considerado. Todos os beneficiários de rendimentos provenientes de dividendos e lucros distribuídos pela Sociedade em Conta de Participação deverão ser noticiados.

Para que a DIRF serve?

A DIRF serve para que as pessoas físicas e jurídicas informem a Receita sobre os itens abaixo:

  • Pagamentos relativos a planos de assistência à saúde coletivos ou empresariais contratados em benefício dos funcionários;
  • O valor do imposto sobre a renda e/ou as contribuições retidos na fonte, referentes aos rendimentos pagos ou creditados aos beneficiários;
  • Rendimentos pagos para pessoas físicas que tenham domicílio no país, mesmo os isentos e não tributáveis de acordo com a legislação específica;
  • Pagamentos, créditos, entregas, empregos ou remessas a residentes ou domiciliados no exterior, mesmo que não tenha existido a retenção do imposto e nos casos de alíquota zero ou isenção.

Os motivos pelos quais se deve fazer essa declaração, estão relacionados a fiscalização do cumprimento da legislação do Imposto de Renda por parte da Receita.

Na prática, a DIRF funciona como uma ferramenta para combater a sonegação fiscal, tanto da parte de pessoas jurídicas, quanto de pessoas físicas.

Por isso, ter atenção e cuidado ao preencher a DIRF é fundamental para evitar problemas.

Quem tem a obrigação de entregar a DIRF?

Como já mencionamos acima, a DIRF é obrigatória para as pessoas jurídicas e físicas que efetuarem a retenção na fonte do imposto de renda e das contribuições sobre a folha de salário dos funcionários, relativas ao ano calendário passado.

Entre a lista de quem tem obrigação temos:

  • pessoas físicas;
  • empresas individuais;
  • condomínios edilícios;
  • pessoas jurídicas do direito público;
  • associações e organizações sindicais;
  • titular de serviços de registros e notariais;
  • órgãos que cuidam da mão de obra de trabalho portuário;
  • sucursais, filiais ou representações de pessoas jurídicas com sede fora do país;
  • instituições que administram ou intermediam fundos de clubes de investimentos;
  • quem recebeu acima de R$6.000,00 de trabalhos sem vínculos, de aluguéis ou royalties;
  • quem teve salário em um valor igual ou superior a R$28.559,70 incluindo o décimo terceiro;
  • candidatos a cargos eletivos, inclusive vices e suplentes (ainda que não tenha havido a retenção do imposto)
  • estabelecimentos matrizes de pessoas jurídicas de direito privado domiciliadas no país, inclusive as imunes ou isentas.

Quando falamos de empresas, sabemos que as demandas que envolvem os gestores e os profissionais de RH são as mais burocráticas possíveis, por isso, para desafogar um pouco estes profissionais, o Genyo criou o seu sistema de ponto eletrônico digital. Clique aqui e conheça as suas funcionalidades!

Por que a DIRF é importante?

Entre os pontos de principal importância da DIRF, está o fato de evitar e identificar possíveis fraudes tributárias na Receita Federal. Então, caso a empresa ou a pessoa física não entregue ou minta na DIRF, ela pode sofrer penalidades.

Até porque, todo mundo sabe que não é novidade que, para estar sempre em regularidade com a Receita Federal, é muito importante cumprir com todas as obrigações acessórias e que todas as informações estejam de acordo com a realidade.

Entre as penalidades temos:

  • Para empresas – multa de 2% ao mês-calendário ou fração de até 20% sobre o montante de IR informado na DIRF.
  • Para pessoas físicas – a multa mínima é R$200,00.
  • Para todos os outros casos – o valor mínimo da multa é R$500,00.

Mas, é importante lembrar que os valores podem variar de acordo com a necessidade ou não de procedimento de ofício ou de entrega da declaração de prazo fixado em intimação. Por isso, estar atento aos prazos é fundamental.

Diferença entre DIRF e DARF

A DIRF e a DARF são declarações completamente diferentes. A primeira é uma declaração feita uma vez ao ano, a segunda é uma guia de recolhimento de impostos, contribuições e taxas diversas.

Como você já deve saber, se leu o artigo até aqui, a DIRF é a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte, que deve ser emitida pela fonte pagadora dos impostos (PF ou PJ) e tem como principal objetivo informar à Receita Federal sobre os valores pagos a funcionários e terceiros que incidiram o IRRF.

Já a DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) é um guia de recolhimento de impostos e taxas, sendo um dos principais instrumentos para o recolhimento de tributos à Receita Federal. É por meio de uma DARF que as empresas pagam tributos como IRPF, IRPJ, PIS, COFINS, entre outros.

Como declarar?

Agora que você sabe o que é DIRF e para que serve, está na hora de aprender como declarar. Para isso, você vai precisar baixar o Programa Gerador de Declarações. O preenchimento deve ser manual ou por meio de uma transferência de dados entre seu sistema de ERP.

Em seguida, a transmissão do arquivo após validação deverá ser realizada pelo programa Receitanet mediante certificado digital, em que será emitido um recibo de entrega, que deve ser devidamente arquivado. Outro detalhe é que as pessoas jurídicas devem possuir certificação digital para fazer a declaração, com exceção de quem optar pelo Simples Nacional.

O programa sofreu algumas alterações de layout, desta forma, é preciso estar atento ao sistema utilizado para a geração do arquivo, para evitar problemas na entrega.

O não envio dentro do prazo estipulado gera multa de 2% ao mês-calendário, ou fração, sobre o montante de IR informado na declaração. Vale lembrar também que há a multa mínima de R$200 para pessoas físicas, jurídicas inativas e empresas optantes pelo Simples Nacional. Para os demais casos, o valor é de R$500.

Por isso, é importante cumprir o prazo. Ah, mas se você não conseguiu preenchê-la até a data limite, é possível enviar a DIRF incompleta e fazer as alterações depois.

Também é importante lembrar que as obrigações das empresas não acabam após o envio da declaração. É preciso disponibilizar aos funcionários o Informe de Rendimentos, que será utilizado por aqueles com rendimento igual ou superior a R$28.559,70 para preenchimento do Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF).

O que deve ser preenchido na DIRF?

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É necessário preencher:

  • Valores referentes às deduções nos salários – pensões alimentícias;
  • Remessa para o Exterior – envio de valores para o exterior, pagamento de gastos pessoais, lucros distribuídos, entre outros;
  • Retenção na fonte dos pagamentos para PF e PJ – pagamentos efetuados às pessoas jurídicas com retenção de IR, PIS, Cofins e CSLL;
  • Rendimentos tributáveis: isentos ou não tributáveis – pagamento do salário do empregado assalariado, distribuição de lucros aos sócios e entre outros;
  • Plano privado coletivo empresarial de assistência médica – convênio médico ou odontológico;
  • Previdência – valor do INSS retido/pago pelo beneficiário no ano-calendário.

Assim que a declaração for preenchida o sistema faz a verificação dos campos do layout e se tudo estiver correto, é feita a validação.

Uma dica, faça uma cópia de segurança e guarde o recibo assim que o arquivo for enviado. Assim, você terá mais segurança e como comprovar o que foi feito.

Um dos principais fatores a ser considerado na hora de entregar a DIRF é garantir que todas as informações que constam na sua declaração estejam corretas. Para isso, boas práticas de gestão fiscal, tributária e de contabilidade são essenciais.

Uma boa forma de conseguir fazer isso com tranquilidade, é tendo os registros completos das suas transações, isso simplifica o processo na hora de unir todas as informações financeiras de maneira precisa.

É possível fazer alguma alteração na DIRF depois de enviá-la?

Caso você encontre erros ou inconsistências na DIRF enviada, é possível retificá-la, para isso você terá um prazo de até 5 anos.

Isso pode ser feito pelo sistema em que a DIRF original foi criada ou através da restauração da cópia de segurança.

Se você precisar fazer isso, deve assinalar no campo “Retificadora” a opção “Sim” e informar o número do recibo de entrega.

Como investir em um serviço de controle de ponto digital pode ajudar a sua empresa?

Sabemos que as demandas que envolvem gestores e profissionais de RH parecem ser infinitas. Para completar, vivemos em um país com muitas questões legais burocráticas e complexas, que acabam demandando muito tempo e atenção dos responsáveis.

Para que estes profissionais possam ter mais tempo para se atentar a essas questões, o Genyo, criou um sistema de controle de ponto eletrônico digital. Com ele é possível fazer o registro de ponto pelo computador, celular ou tablet, seu funcionamento é online e offline, ou seja com ou sem internet.

Além disso, através do aplicativo o funcionário consegue ser notificado na hora que deve fazer o registro do ponto, evitando esquecimento e gastos com horas extras que não eram necessárias. São muitas as funcionalidades e vantagens que este sistema oferece.

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