Para que você faça um bom gerenciamento das obrigações tributárias do seu negócio, é essencial entender o que é DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte), para que ela serve e como declarar. Mas infelizmente ainda existem muitos negócios que não sabem como proceder.
De maneira geral, o entendimento sobre o que é a DIRF não é muito difícil, afinal, o cenário tributário brasileiro é complexo e cheio de burocracias. Então, é comum que se faça confusões entre os diferentes tipos de declarações.
Se você quer evitar problemas com o Fisco, fazer essa declaração pode te ajudar bastante, isso porque esse é um documento de envio anual, obrigatório a todas as pessoas físicas e jurídicas que realizaram pagamentos com retenção na fonte de Imposto de renda, Contribuição Social, PIS e COFINS e também para aqueles que efetuaram pagamentos a pessoa física ou jurídica residente no exterior.
Para que você possa entender melhor sobre o tema e como proceder, o Genyo preparou este artigo. Então, acompanhe a leitura até o final para não perder nenhuma informação!
O que é a DIRF?
A Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) é uma obrigação tributária acessória devida pelas pessoas físicas e jurídicas que deve ser entregue para a Receita Federal. O intuito da obrigatoriedade dessa declaração é combater a sonegação fiscal.
Na hora de fiscalizar, a Receita Federal faz o cruzamento das informações da DIRF com o Imposto sobre a Renda da Pessoa Física. Assim, caso seja encontrada qualquer discrepância, a pessoa vai precisar prestar esclarecimentos.
No caso das pessoas jurídicas, a Dirf informa quanto a fonte recolheu de Imposto de Renda sobre o pagamento de cada um de seus colaboradores e outros contratados, inclusive empresas, durante o ano-calendário anterior à emissão, e caso existam diferenças, também será necessário prestar esclarecimentos à Receita Federal.
O que diz a lei sobre a DIRF
Coube à Instrução Normativa RFB N° 1990/2020 definir as regras de apresentação da DIRF, existem 10 capítulos e três anexos, com os seguintes temas:
- Capítulo I: Da obrigatoriedade de apresentação da DIRF
- Capítulo II: Do programa gerador da DIRF
- Capítulo III: Da apresentação da DIRF
- Capítulo IV: Do prazo de apresentação da DIRF
- Capítulo V: Do preenchimento da DIRF
- Capítulo VI: Da retificação da DIRF
- Capítulo VII: Do processamento da DIRF
- Capítulo VIII: Das penalidades
- Capítulo IX: Da guarda das informações
- Capítulo X: Disposições finais
- Anexo I: Tabela de Código de Receitas (Beneficiário Pessoa Física, Beneficiário Pessoa Jurídica, Beneficiário Pessoa Física e Jurídica, Beneficiário Pessoa Jurídica – Art. 64 da Lei nº 9.430, de 1996)
- Anexo II: Tabelas Relativas aos Rendimentos de Beneficiário no Exterior
- Anexo III: Tabela de Códigos dos Países
Mudanças na DIRF
A DIRF é anual e tem as suas regras publicadas a cada ano pela Receita Federal. A partir de 2017 a Instrução Normativa RFB Nº 1671 estabeleceu as diretrizes para a entrega do DIRF e trouxe algumas novidades em relação aos anos anteriores.
Uma das mudanças presentes é referente ao registro de reembolso de plano de saúde. Trata-se da possibilidade de pedir reembolso de consultas ou procedimentos executados sem a utilização do plano privado de assistência por beneficiário associado ao plano. Mas, o valor só deve ser informado se tiver transitado pela fonte pagadora do beneficiário.
O registro de informações da sociedade em conta de participação é outro ponto que passou a ser considerado. Todos os beneficiários de rendimentos provenientes de dividendos e lucros distribuídos pela Sociedade em Conta de Participação deverão ser noticiados.
Para que a DIRF serve?
A DIRF serve para que as pessoas físicas e jurídicas informem a Receita sobre os itens abaixo:
- Pagamentos relativos a planos de assistência à saúde coletivos ou empresariais contratados em benefício dos funcionários;
- O valor do imposto sobre a renda e/ou as contribuições retidos na fonte, referentes aos rendimentos pagos ou creditados aos beneficiários;
- Rendimentos pagos para pessoas físicas que tenham domicílio no país, mesmo os isentos e não tributáveis de acordo com a legislação específica;
- Pagamentos, créditos, entregas, empregos ou remessas a residentes ou domiciliados no exterior, mesmo que não tenha existido a retenção do imposto e nos casos de alíquota zero ou isenção.
Os motivos pelos quais se deve fazer essa declaração, estão relacionados a fiscalização do cumprimento da legislação do Imposto de Renda por parte da Receita.
Na prática, a DIRF funciona como uma ferramenta para combater a sonegação fiscal, tanto da parte de pessoas jurídicas, quanto de pessoas físicas.
Por isso, ter atenção e cuidado ao preencher a DIRF é fundamental para evitar problemas.
Quem tem a obrigação de entregar a DIRF?
Como já mencionamos acima, a DIRF é obrigatória para as pessoas jurídicas e físicas que efetuarem a retenção na fonte do imposto de renda e das contribuições sobre a folha de salário dos funcionários, relativas ao ano calendário passado.
Entre a lista de quem tem obrigação temos:
- pessoas físicas;
- empresas individuais;
- condomínios edilícios;
- pessoas jurídicas do direito público;
- associações e organizações sindicais;
- titular de serviços de registros e notariais;
- órgãos que cuidam da mão de obra de trabalho portuário;
- sucursais, filiais ou representações de pessoas jurídicas com sede fora do país;
- instituições que administram ou intermediam fundos de clubes de investimentos;
- quem recebeu acima de R$6.000,00 de trabalhos sem vínculos, de aluguéis ou royalties;
- quem teve salário em um valor igual ou superior a R$28.559,70 incluindo o décimo terceiro;
- candidatos a cargos eletivos, inclusive vices e suplentes (ainda que não tenha havido a retenção do imposto)
- estabelecimentos matrizes de pessoas jurídicas de direito privado domiciliadas no país, inclusive as imunes ou isentas.
Quando falamos de empresas, sabemos que as demandas que envolvem os gestores e os profissionais de RH são as mais burocráticas possíveis, por isso, para desafogar um pouco estes profissionais, o Genyo criou o seu sistema de ponto eletrônico digital. Clique aqui e conheça as suas funcionalidades!
Por que a DIRF é importante?
Entre os pontos de principal importância da DIRF, está o fato de evitar e identificar possíveis fraudes tributárias na Receita Federal. Então, caso a empresa ou a pessoa física não entregue ou minta na DIRF, ela pode sofrer penalidades.
Até porque, todo mundo sabe que não é novidade que, para estar sempre em regularidade com a Receita Federal, é muito importante cumprir com todas as obrigações acessórias e que todas as informações estejam de acordo com a realidade.
Entre as penalidades temos:
- Para empresas – multa de 2% ao mês-calendário ou fração de até 20% sobre o montante de IR informado na DIRF.
- Para pessoas físicas – a multa mínima é R$200,00.
- Para todos os outros casos – o valor mínimo da multa é R$500,00.
Mas, é importante lembrar que os valores podem variar de acordo com a necessidade ou não de procedimento de ofício ou de entrega da declaração de prazo fixado em intimação. Por isso, estar atento aos prazos é fundamental.
Diferença entre DIRF e DARF
A DIRF e a DARF são declarações completamente diferentes. A primeira é uma declaração feita uma vez ao ano, a segunda é uma guia de recolhimento de impostos, contribuições e taxas diversas.
Como você já deve saber, se leu o artigo até aqui, a DIRF é a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte, que deve ser emitida pela fonte pagadora dos impostos (PF ou PJ) e tem como principal objetivo informar à Receita Federal sobre os valores pagos a funcionários e terceiros que incidiram o IRRF.
Já a DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) é um guia de recolhimento de impostos e taxas, sendo um dos principais instrumentos para o recolhimento de tributos à Receita Federal. É por meio de uma DARF que as empresas pagam tributos como IRPF, IRPJ, PIS, COFINS, entre outros.
Como declarar?
Agora que você sabe o que é DIRF e para que serve, está na hora de aprender como declarar. Para isso, você vai precisar baixar o Programa Gerador de Declarações. O preenchimento deve ser manual ou por meio de uma transferência de dados entre seu sistema de ERP.
Em seguida, a transmissão do arquivo após validação deverá ser realizada pelo programa Receitanet mediante certificado digital, em que será emitido um recibo de entrega, que deve ser devidamente arquivado. Outro detalhe é que as pessoas jurídicas devem possuir certificação digital para fazer a declaração, com exceção de quem optar pelo Simples Nacional.
O programa sofreu algumas alterações de layout, desta forma, é preciso estar atento ao sistema utilizado para a geração do arquivo, para evitar problemas na entrega.
O não envio dentro do prazo estipulado gera multa de 2% ao mês-calendário, ou fração, sobre o montante de IR informado na declaração. Vale lembrar também que há a multa mínima de R$200 para pessoas físicas, jurídicas inativas e empresas optantes pelo Simples Nacional. Para os demais casos, o valor é de R$500.
Por isso, é importante cumprir o prazo. Ah, mas se você não conseguiu preenchê-la até a data limite, é possível enviar a DIRF incompleta e fazer as alterações depois.
Também é importante lembrar que as obrigações das empresas não acabam após o envio da declaração. É preciso disponibilizar aos funcionários o Informe de Rendimentos, que será utilizado por aqueles com rendimento igual ou superior a R$28.559,70 para preenchimento do Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF).
O que deve ser preenchido na DIRF?
É necessário preencher:
- Valores referentes às deduções nos salários – pensões alimentícias;
- Remessa para o Exterior – envio de valores para o exterior, pagamento de gastos pessoais, lucros distribuídos, entre outros;
- Retenção na fonte dos pagamentos para PF e PJ – pagamentos efetuados às pessoas jurídicas com retenção de IR, PIS, Cofins e CSLL;
- Rendimentos tributáveis: isentos ou não tributáveis – pagamento do salário do empregado assalariado, distribuição de lucros aos sócios e entre outros;
- Plano privado coletivo empresarial de assistência médica – convênio médico ou odontológico;
- Previdência – valor do INSS retido/pago pelo beneficiário no ano-calendário.
Assim que a declaração for preenchida o sistema faz a verificação dos campos do layout e se tudo estiver correto, é feita a validação.
Uma dica, faça uma cópia de segurança e guarde o recibo assim que o arquivo for enviado. Assim, você terá mais segurança e como comprovar o que foi feito.
Um dos principais fatores a ser considerado na hora de entregar a DIRF é garantir que todas as informações que constam na sua declaração estejam corretas. Para isso, boas práticas de gestão fiscal, tributária e de contabilidade são essenciais.
Uma boa forma de conseguir fazer isso com tranquilidade, é tendo os registros completos das suas transações, isso simplifica o processo na hora de unir todas as informações financeiras de maneira precisa.
É possível fazer alguma alteração na DIRF depois de enviá-la?
Caso você encontre erros ou inconsistências na DIRF enviada, é possível retificá-la, para isso você terá um prazo de até 5 anos.
Isso pode ser feito pelo sistema em que a DIRF original foi criada ou através da restauração da cópia de segurança.
Se você precisar fazer isso, deve assinalar no campo “Retificadora” a opção “Sim” e informar o número do recibo de entrega.
Como investir em um serviço de controle de ponto digital pode ajudar a sua empresa?
Sabemos que as demandas que envolvem gestores e profissionais de RH parecem ser infinitas. Para completar, vivemos em um país com muitas questões legais burocráticas e complexas, que acabam demandando muito tempo e atenção dos responsáveis.
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Além disso, através do aplicativo o funcionário consegue ser notificado na hora que deve fazer o registro do ponto, evitando esquecimento e gastos com horas extras que não eram necessárias. São muitas as funcionalidades e vantagens que este sistema oferece.
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