A descrição de cargos é uma ferramenta essencial para uma organização que procura uma maior eficiência e organização em suas atividades. Com a definição clara das responsabilidades e requisitos de cada cargo é possível que os funcionários executem suas funções da forma correta. Dessa forma, os colaboradores desempenham de maneira mais eficaz o seu trabalho apresentando melhores resultados no alcance dos objetivos da empresa.
A seguir, será explorado todos os detalhes desse tema, desde conceitos e objetivos até a forma de utilização prática nas organizações. Além de abordar um tema relevante que ganhou bastante destaque nos últimos tempos: o controle de ponto digital.
Introdução à descrição de cargos
A prática da descrição de cargos, do inglês job description, é necessária para um bom funcionamento de uma empresa, pois consiste na documentação onde será detalhada as tarefas, responsabilidades e expectativas relacionadas aos cargos desempenhados por cada colaborador. Através dessa ferramenta, as organizações conseguem definir de forma clara o que deve ser desempenhado por cada funcionário, o que contribui para o alcance dos objetivos da empresa.
Importância da descrição de cargos para a organização
A importância dessa prática está relacionada à capacidade de estruturação dentro de uma organização. Afinal, ao expor minuciosamente as atribuições de cada cargo, é possível criar uma base sólida de planejamento a fim de evitar a sobreposição de tarefas. Outro ponto importante, é referente a implementação de um sistema claro da avaliação de desempenho dos funcionários – que se torna mais eficiente ao aderir a prática da descrição de cargos – através de um referencial objetivo para a gestão.
O RH da empresa é beneficiado também no processo de recrutamento dos funcionários. Com a especificação das qualificações exigidas é possível realizar uma seleção mais precisa durante o processo. Além disso, a descrição de cargos fornece elementos para elaboração de programas de treinamento e desenvolvimentos dos seus colaboradores, resultando na identificação de lacunas de tarefas e crescimento profissional dos seus funcionários.
Benefícios da descrição de cargos para os funcionários
Os funcionários também desfrutam dos benefícios da descrição de cargos. Ao ser destacado a responsabilidade e tarefa de cada colaborador, o mesmo adquire uma compreensão mais clara do seu papel na organização, de forma a entender o que a empresa espera dele. Com isso, o funcionário consegue compreender melhor as oportunidades de carreira dentro da empresa, além de identificar as habilidades que são necessárias para obter reconhecimento e sucesso profissional.
Processo de descrição de cargos
A elaboração da descrição de cargos ocorre através de um processo de sondagem, onde são levantadas todas as questões necessárias para alcançar o objetivo da empresa, como identificação das necessidades da organização, coleta de informações, classificação de cargos, entre outros.
Reconhecer as necessidades da descrição de cargos
A primeira etapa é identificar quais as necessidades da organização em relação a documentação dos requisitos e responsabilidades de cada cargo. Nessa fase, é realizada uma análise minuciosa dos objetivos da empresa, assim como, das suas estratégias para alcançar essas metas. Outro ponto a ser identificado são as lacunas dentro da estrutura organizacional da empresa, que podem ser facilmente solucionadas através da descrição de cargos.
Reunir as informações relevantes sobre cada cargo
Na segunda etapa do processo, será necessário coletar os aspectos importantes de cada função. Isso ocorre principalmente por meio de entrevista com os colaboradores, sejam eles os responsáveis pelo cargo ou seus supervisores. Dessa forma, é possível adquirir uma compreensão clara das principais responsabilidades e competências indispensáveis para cada função.
A relação de subordinação e requisitos físicos e emocionais também devem ser considerados. Pois esses fatores possuem um grande impacto no ambiente corporativo, impactando diretamente na execução das tarefas e consequentemente na realização dos objetivos da empresa.
Analisar e classificar os cargos
Após reunir as informações, deverá ser determinada a relevância e posições de hierarquia dentre os cargos, por meio de um balanço das tarefas e responsabilidades de cada função. Nessa etapa será realizada a divisão dos cargos operacionais e de gestão, assim como, o estabelecimento da estrutura salarial que deve ser feita de forma equitativa .
Redigir as descrições de cargos
Com base na análise e classificação de cargos, as descrições de cargos são elaboradas. Essas Informações devem ser claras, objetivas e abrangentes, detalhando as principais responsabilidades, tarefas, requisitos e competências necessárias para cada cargo. Além disso, é importante que as descrições de cargos sejam atualizadas periodicamente, acompanhando as mudanças nas demandas do mercado de trabalho e nas estratégias organizacionais.
É importante utilizar uma linguagem clara e precisa, evitando ambiguidades e jargões. Também é importante envolver os ocupantes dos cargos no processo, para garantir que suas perspectivas sejam consideradas e que as informações reflitam adequadamente a realidade do trabalho.
Elementos de uma descrição de cargos
Uma descrição de cargos bem elaborada possui vários elementos que fornecem uma visão abrangente e detalhada das atribuições e expectativas relacionadas a uma função específica. Deve ser dada a devida atenção a cada um destes elementos pois eles são uma parte crucial do processo que garantem que os candidatos ao emprego e os funcionários atuais tenham uma compreensão clara da sua atuação como parte da estrutura da empresa.
Área de atuação e títulos
Tão necessário quanto definir a área de atuação é dar um título adequado à função. O título precisa ser breve, no entanto, deve refletir claramente a natureza do trabalho a ser desenvolvido. Com essas duas informações é possível fornecer uma rápida identificação do cargo e sua posição dentro da estrutura organizacional.
Competências e habilidades
As descrições de cargos também devem possuir a apresentação das competências do cargo. Essa seção apresenta, de forma sucinta, as atividades e tarefas que o ocupante do cargo deve desempenhar. É fundamental que essas responsabilidades sejam descritas de maneira direta.
Outro elemento importante em uma descrição de cargos são os requisitos e qualificações necessárias para ocupar determinada função. Esses requisitos podem incluir formação acadêmica, experiência profissional, conhecimentos específicos, habilidades técnicas e comportamentais. É importante listar esses requisitos de forma precisa e realista, para que os candidatos ou colaboradores possam avaliar se atendem aos critérios necessários.
Jornada de trabalho e horários
É importante informar qual regime de trabalho será adotado (presencial, remoto ou híbrido), como também a disposição de horários que o colaborador terá para cumprir suas funções. Essas informações são fundamentais para que os colaboradores possam organizar sua rotina de acordo. Além disso, a especificação da jornada de trabalho e horário também é relevante para fins legais, pois auxilia no cumprimento das obrigações trabalhistas, como a definição de carga horária, intervalos e horas extras, conforme as leis e regulamentações vigentes.
Faixa salarial e benefícios
Outro aspecto importante a ser incluído na descrição de cargos é a indicação da faixa salarial e dos benefícios oferecidos. A faixa salarial deve fornecer uma referência do intervalo de remuneração para o cargo em questão, considerando fatores como experiência, qualificações e responsabilidades. É importante que essa informação seja transparente e esteja alinhada com a política de remuneração da empresa.
Além da faixa salarial, a descrição de cargos também pode abordar os benefícios oferecidos aos colaboradores, como plano de saúde, vale-refeição, vale-transporte, seguro de vida, entre outros.
Com a especificação da faixa salarial e dos benefícios será mais fácil para a empresa atrair e reter talentos, além de contribuir para a equidade interna, garantindo que os colaboradores recebam uma remuneração e benefícios justos e alinhados com o mercado.
Evolução das descrições de cargos no contexto atual
Com as transformações constantes nos ambientes corporativos, as descrições de cargos também têm passado por mudanças e evoluções. As organizações estão buscando cada vez mais flexibilidade e adaptação em suas estruturas, o que reflete na forma como os cargos são descritos e compreendidos atualmente.
Flexibilização e adaptação das descrições de cargos
Uma das principais evoluções nas descrições de cargos está relacionada à flexibilização e adaptação das responsabilidades e requisitos. Os tempos modernos exigem um ambiente de trabalho mais dinâmico. Por isso, as organizações estão buscando maior agilidade e capacidade de adaptação, o que se reflete em cargos mais fluidos e multifuncionais.
A descrição de cargo está se tornando menos rígida e mais orientada para resultados. Com isso, ao invés de listar uma série fixa de tarefas a serem realizadas, elas estão enfatizando as competências e habilidades necessárias para o sucesso na função. Essa abordagem permite que os colaboradores tenham mais autonomia e flexibilidade na forma como executam suas tarefas.
Novas tendências no mercado de trabalho
O mercado de trabalho atual passa por um processo de mudança, onde diversas tendências que também influenciam na evolução das descrições de cargos ocorrem. Algumas dessas são:
- Trabalho remoto: Com o aumento do trabalho remoto e a adoção de tecnologias de comunicação e colaboração à distância, a descrição de cargos está sendo ajustada para acomodar essa modalidade de trabalho. Isso implica na ênfase em habilidades de gerenciamento de tempo, comunicação virtual e autonomia.
- Cargos multifuncionais: Em um contexto em que as empresas buscam maior eficiência e agilidade, é comum observar descrições de cargos que abrangem múltiplas funções ou que permitem que os colaboradores atuem em diferentes áreas da organização. Isso reflete a necessidade de adaptação rápida a diferentes demandas e a otimização dos recursos humanos disponíveis.
- Enfoque nas competências comportamentais: Além das habilidades técnicas, as descrições de cargos estão cada vez mais valorizando as competências comportamentais, como habilidades de comunicação, liderança, resolução de problemas e trabalho em equipe. Essas competências são consideradas essenciais para o sucesso no ambiente de trabalho atual, no qual a colaboração e a adaptabilidade são fundamentais.
Importância do controle de ponto digital
O controle de ponto digital também é uma tendência que tem ganhado cada vez mais espaço no mercado com o contexto atual das organizações. Pois, essa ferramenta proporciona uma série de benefícios se comparada aos modelos tradicionais de registro de ponto, como a folha de ponto por Excel.
O que é o controle de ponto digital?
Essa ferramenta conta com um sistema eletrônico em que é possível registrar o horário de entrada e saída dos funcionários, assim como, o tempo de intervalo e o tempo total de horas trabalhadas do próprio dispositivo do colaborador ou sistemas baseados em nuvem. Possui como principais benefícios a flexibilidade de registro, controle de horas extras, integração com outros sistemas e possibilidade de registro remoto para os funcionários de jornada home office ou híbrida.
Dessa forma, o controle de ponto digital consegue proporcionar uma melhora significativa na gestão do tempo de trabalho, proporcionando maior precisão, agilidade e segurança em relação aos métodos tradicionais de registro.
Genyo: o controle de ponto digital para todos os tipos de negócios
Com a Genyo, o controle de ponto eletrônico digital se torna ainda mais rápido, prático e seguro. Os funcionários externos e internos podem bater ponto usando seu próprio computador ou celular, eliminando a necessidade de equipamentos caros e complexos.
Além disso, a Genyo oferece planos mensais acessíveis, a partir de R$3,67 por colaborador. Com essa opção econômica é possível que as empresas implementem um sistema de controle de ponto eficiente sem comprometer o orçamento. Fora que também traz diversos atributos de segurança através do seu sistema sempre disponível em tempo real e economia no tempo de RH nas tarefas de fechamento de ponto, cálculo de horas extras e gestão de férias.
São mais de 19 mil empresas que utilizam e indicam o controle de ponto digital da Genyo. O que reflete a eficiência, segurança e facilidade dessa ferramenta de registro.
Mais do que uma ferramenta de controle de ponto digital
A plataforma da Genyo é mais do que uma simples ferramenta de registro, ela apresenta um enfoque na otimização de processos e de tempo através das suas diversas funcionalidades, veja:
- Relatórios diversos: A Genyo disponibiliza dezenas de relatórios personalizados com informações precisas sobre a frequência e a jornada de trabalho dos colaboradores e o logotipo da empresa,
- Envio de relatórios para assinatura eletrônica: Os relatórios gerados pela plataforma podem ser enviados para os colaboradores assinarem eletronicamente, sem a necessidade de impressão em papel..
- Ponto com foto e localização: A Genyo permite que os colaboradores registrem o ponto através do registro fotográfico e localização geográfica, o que garante a validação da identidade do funcionário no momento do registro, além de proporcionar um controle eficiente da localização da equipe.
- Cerca virtual: A função de cerca virtual permite cadastrar os endereços dos locais em que os colaboradores devem bater ponto. Quando os registros ocorrem fora dessa região, eles ficam pendentes de validação e aprovação pelo gestor.
- Dispositivos autorizados: Possibilidade de restringir o registro do ponto apenas aos aparelhos autorizados pela empresa, evitando registros indevidos.
- Ponto por QRCode e assinatura eletrônica: A plataforma conta com a opção de registro de ponto por meio de QRCode.
- Chat com os funcionários: A Genyo disponibiliza uma ferramenta de chat que permite a comunicação centralizada e profissional com os colaboradores.
- Advertência eletrônica: Emissão de advertências eletrônicas, formalizando e registrando de forma assinada os comunicados de advertência. Isso protege a empresa contra processos trabalhistas, pois fornece documentos que comprovam comportamentos inadequados perante a empresa.
- Registro de atividades: Com o Genyo, é possível registrar e metrificar as tarefas e o trabalho em sobreaviso dos colaboradores.
- API de integração: O Genyo possui uma API de integração que permite a conexão com outros sistemas e ERPs, possibilitando a comunicação de cadastros e edições em todas as outras plataformas utilizadas pela empresa.
- Alerta de inconsistências: Com uso da inteligência artificial a plataforma analisa os pontos registrados pelos colaboradores e cruza com os dados de escalas de trabalho, férias e ocorrências. Isso permite que o sistema sugira correções e ajustes.
- Escalas de trabalho diversas: A plataforma oferece flexibilidade na criação de escalas de trabalho, possibilitando a personalização de diferentes tipos de jornada.
- Gestores ilimitados: O Genyo permite o cadastro de quantos administradores forem necessários para auxiliar na gestão e no fechamento de folha dos funcionários. Além de vincular um gestor apenas aos colaboradores de sua respectiva unidade de trabalho.
- Calendário de feriados e férias: A plataforma conta com um calendário que já inclui os feriados nacionais, mas também permite que a empresa adicione apenas os recessos locais nas datas em que não haverá expediente ou em que o funcionamento será reduzido.
- Log de auditoria completa: A Genyo registra todas as ações realizadas no sistema, incluindo data e hora do cadastro, edição e exclusão de dados.
- Horas extras e banco de horas: O Genyo permite a personalização do cálculo de horas extras e do banco de horas, possibilitando a configuração de percentuais excedentes de horas e garantindo que os colaboradores.
Com essa quantidade de benefícios fica claro o motivo de tantas empresas utilizarem e confiarem no sistema da genyo.
Conclusão
Por fim, com a evolução das empresas e do mercado de trabalho, as descrições de cargos estão se adaptando, tornando-se mais flexíveis e focadas em competências. Dessa forma, a ferramenta pode ser utilizada com maior eficiência na organização no ambiente de trabalho. Da mesma forma, o controle de ponto digital vem se destacando como uma alternativa mais eficiente e prática, de forma que ao associar os dois processos, as organizações utilizem o que há de melhor no mercado para organizar e otimizar os processos.
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