O uso de ferramentas de gestão é fundamental para a elaboração de projetos. Uma das mais conhecidas é a 5W2H! Ela pode ser utilizada tanto para a solução de problemas mais simples até os com maior dimensão em complexidade.
Por meio dela você poderá otimizar os processos, pois através do seu uso é possível identificar erros ora imperceptíveis, que consequentemente dificultam todo o desempenho do serviço, desgaste da equipe, redução na qualidade do produto final entregue ao cliente.
Além disso, outras questões podem ser evitadas com a 5W2H, pois ela impede a falta de clareza das tarefas evitando os conflitos da equipe devido a maior tempo dedicado decisões e o impacto nos prazos de entrega. Ou seja, facilita a comunicação entre os setores existentes e os funcionários.
Quando se trata de gestão de negócios, sabemos que é um trabalho árduo pois envolve muitas questões. E realizar essa atividade sem o método, planejamento e ferramentas adequadas que forneçam apoio, fica ainda mais complicado.
Pensando nisso, nós da equipe Genyo elencamos nesse artigo todas as informações necessárias a respeito do uso dessa estratégia para facilitar o processo de produção da sua equipe.
Inicialmente explicaremos origem do método e como era aplicado anteriormente, em seguida como se constrói o termo, bem como o significado de cada etapa. Por fim iremos apresentar exemplos a elaboração da planilha e do uso para que você consiga assimilar todas as informações de forma pratica.
Com isso, continue a leitura para se atualizar e ficar por dentro de todos os detalhes relacionados com o 5W2H. E consiga aplicar o seu negócio!
O que é a 5W2H?
Os estudos indicam que essa metodologia tem como base um o modelo japonês de produção, derivado do Toyotismo.
Esse sistema Toyota de Produção teve início na década de 1950, com a visita dos especialistas japoneses Taiichi Ohno e Eiji Toyoda aos Estados Unidos. Nessa ocasião eles entram em contato com o principal meio de produção daquela época que era o Fordismo.
Após análise de todo o processo de produção desenvolvido no modelo de Henry Ford para a indústria automobilística, Ohno e Toyoda identificaram que durante a linha de desenvolvimento haviam muitas perdas de matérias primas gerando um grande desperdício e gastos. Isso porque os automóveis eram produzidos em grandes escalas.
Esses especialistas japoneses tinham como foco principal a redução e eliminação dos desperdícios durante a fabricação dos carros. Assim, idealizaram uma nova metodologia que tinha como objetivo a produção apenas do quantitativo solicitando em encomendas de clientes.
Com isso era possível reduzir drasticamente nos gastos de matéria-prima, estoque e também diminuiu o tempo de espera pelos automóveis.
O primeiro espaço a ser aplicada a metodologia foi na Toyota, que comprovou a eficácia do método. Eles conseguiram gerar um aumento da produtividade nas fábricas, tornando-a uma das montadoras mais eficientes e bem-sucedidas do mundo.
Como funcionava o método
Tudo era avaliado em um sistema fechado, ou seja, era possível controlar os processos que ocorriam no ambiente, e assim eram realizadas as análises de qualidade dos produtos dentro de cada etapa seguindo os três princípios. São eles:
Iniciar todo o planejamento antes mesmo de começar com o processo de produção. Isso irá gerar melhores resultado, redução de desperdício de tempo, de dinheiro, e também de recursos humanos e materiais.
Ajustar os erros encontrados! Deixar o trabalhador ciente da qualidade do produto final em sua etapa o torna mais um avaliador, e se em determinado momento precisar de alguma alteração ele tem autonomia para parar o sistema e reajustar o erro identificado.
O terceiro e último! O toyotismo se desenvolvia pautado nos círculos de controle de qualidade (CCQ) ou seja, eles estavam em busca constante de melhorias.
Nessa breve construção histórica do surgimento do 5W2H, é possível observar que inicialmente foi estabelecida apenas para controle de qualidade e desperdício. Porém devido a sua facilidade metodológica a sua aplicação foi ampliada em diversas áreas.
A sua metodologia é composta por uma sequência de itens que podem e devem ser considerado em qualquer execução de atividade. Elas favorecem o diálogo entre as etapas por meio da transparência e entendimento de cada passo desenvolvido na atividade.
Devido a sua simplicidade é uma ferramenta que pode ser aplicada por pequenas, médias e grandes empresas em qualquer atividade a ser desempenhada. Ela organizada de forma ordenada e sistemática de fluxo de trabalho, desde reuniões a execuções de projetos.
O que é a 5W2H significa?
Essa metodologia deriva do “WH Questions” do inglês a qual é composta por 7 palavras, sendo 5W (what – why – who – where – when) e 2H (how – how much). Na língua inglesa elas são usadas para elaborar perguntas em um diálogos. No contexto da ferramenta de planejamento elas funcionam como um check list dos processos. Confira as atividades em cada passo:
What (O que)
É aqui que a 5w2h começa! Essa pergunta deve ser o questionamento inicial de todos os membros que participaram do projeto! A partir dela que os profissionais da equipe apontam quais são os problemas que necessitam de soluções e qual o objetivo principal. Através dessas respostas é possível traçar o percurso de análise 5W2H para encontrar a solução. Esses primeiros pontos dever permanecer explicativo para que todos entenderem o contexto.
Why (Por que)
Nesse ponto são construídas as justificativas que esclarecem o sentido para a elaboração do projeto. Além de encontrar os fatores relacionados ao problema discutido, desde a sua origem, reafirma a necessidade de resolução desse problema. Quais as consequências dele e o porquê aquele aspecto é um problema.
Where (Onde)
No terceiro momento da 5W2H o principal objetivo é identificar o exato local do problema e em que momento a solução pode desenvolvida para então ser aplicada. É o processo de espaço aonde podem ser realizadas as investigações em toda a linha de produção a fim de encontrar o onde o problema tem início.
When (Quando)
Nesse ponto são estabelecidos prazos e datas no cronograma que devem ser compridos para a resolução do problema em questão. Momento de escolha de início das atividades de cata etapa do processo.
Who (Quem)
O suporte pessoal está envolvido nesse passo. Aqui serão relacionadas as pessoas responsáveis para cada etapa. Desde a supervisão até os colaboradores.
How (Como)
Para penúltima etapa são questionadas quais as ferramentas utilizadas para atingir o objetivo de cada etapa e o final. A metodologia deve ser descrita de forma detalhada de como será realizada cada etapa. Muitos recursos são uteis nesse ponto, desde fluxogramas a softwares.
How much (Quanto)
Por fim, a equipe desenvolvedora irá realizar o orçamento necessário para colocar em pratica a 5W2H. Assim, deve ser estabelecido os recursos financeiros necessários em cada uma etapa do processo. Sejam eles retirados de um fundo pre-estabelecido ou de futuros ganhos.
Detalhar cada etapa é fundamental para um plano completo e sem lacunas. Assim, as mudanças necessárias poderão ser aplicadas com destreza, qualidade e no menor tempo possível.
A tabela a seguir apresenta um breve resumo de cada item:
| O que? | O que será feito? | ação, etapas, descrição |
| Porque? | Por que será feito? | justificação, razão |
| Onde? | Onde será feito? | localização |
| Quando? | quando isso será feito? | tempo, datas, prazos |
| Quem? | Por quem será feito? | responsabilidade pela ação |
| Quão? | Como será feito? | método, processo |
| Quantos? | Quanto vai custar para fazer? | custo ou despesas envolvidas |
Como utilizar a 5W2H?
A 5W2H deve ser realizada por meio de uma planilha organizadora com todas as questões e as respostas referentes a ela. Porém, é necessário o esclarecimento de alguns pontos importantes. Antes da elaboração da planilha, os gestores devem desenvolver um planejamento estratégico, ou seja, antes de ampliar a discussão com todos os participantes, criar as respostas base para cada uma das perguntas.
Dessa forma o questionamento aos funcionários pode ocorrer de forma direta ou indireta! Mas atenção! Fique atento (a) a alguns tópicos:
- Se mantenha focado (a) nas causas referentes ao problema e nãonão consequências que podem aparecer. Assim, procure desenvolver soluções definitivas ao invés de paliativas.
- Lembre-se! As soluções elaboradas através do método 5W2H devem ser objetivas pois, evita alguns possíveis efeitos colaterais que venha surgir exigindo novas ações para suprimi-los.
- Anote todas as ideias propostas! Porém não pare na primeira boa ideia, estimule o desenvolvimento do pensar ações para diferentes situações. Isso aumentará as suas chances de toda a equipe se sair bem-sucedida.
Um exemplo prático da 5W2H?
Antes do nosso exemplo te explicaremos como elaborar a planilha do 5W2H. Você pode elaborar em algum dos aplicativos que te possibilite a ferramenta de tabela, escolha um que tenha maior familiaridade com a interface. Ou de forma bem simples você também pode construí-la a mão utilizando um papel.
A sua estrutura deve ser construída com 7 colunas e em cada uma delas será direcionada uma das questões do 5W2H. Lembre-se que a sequência apresentada nesse artigo no item anterior é a forma logica de organiza-la pois permite o caminho continuo das ideias.
| O que | Porque | Onde | Quando | Quem | Quão | Quantos |
Já posicionada as perguntas você irá preencher abaixo dela com as respostas elaboradas!
| O que | Porque | Onde | Quando | Quem | Quão | Quantos |
Inicialmente pode parecer complexo, mas quando você conseguir no visualizar o problema o processo, o objetivo e a solução, será de grande importância para o seu negócio.
Exemplo:
Suponhamos que você precise atualizar os computadores do seu escritório pois os atuais não estão desenvolvendo a performance necessária para o serviço dos colaboradores. Assim será traçado um plano simples seguindo as regras do 5W2H.
Primeiro passo: Qual o problema a ser resolvido? Atualizar a equipe com novos computadores. Sendo necessário 20 computadores 5 com capacidade de funções aumentada e 15 com performance mais simples.
Segundo Passo: Por que isso é um problema? O rendimento da equipe está reduzido devido a velocidade e espaço de armazenamento das máquinas disponíveis gerando atraso na entrega de alguns projetos.
Terceiro Passo: Em qual local da empresa esse problema foi detectado? Departamento de criação e design.
Quarto passo: Qual o prazo limite para realizar a troca desses computados? Dentro de 20 dias.
Quinto passo: Quem da equipe tem possibilidade e disponibilidade no quadro de atividades para priorizar esse caso? Ana Santos.
Sexto passo: De que forma a aquisição desses computadores deverá ser feita? Por meio de uma pesquisa dos fornecedores antigos e uma atualização com novos fornecedores a fim de encontrar o melhor custo benefício. Preferencialmente selecionar 3 vendedoras e realizar a negociação pessoalmente.
Sétimo passo: Qual a disponibilidade financeira da empresa para realizar esse gasto? No máximo 10% do orçamento anual de TI.
Com essas informações dispostas em uma planilha e disponibilizada para toda a equipe, além de Ana Santos, todos saberão quais são as metas e os objetivos dessa atividade assim como o prazo para realizá-la.
Além desse fator já mencionado, caso no desenvolvimento da tarefa exista a participação de mais de um funcionário e as atividades estejam conectadas é possível que casa um observe de forma cronológica como tudo irá ocorrer.
Você também pode utilizar esse método para algumas questões da sua vida pessoal, buscando encontrar quais são as suas prioridades, os obstáculos e seus objetivos.
Concluímos esse artigo reforçando a importância da organização das empresas para a elaboração de projetos. Desde atividades simples como a compra de computadores até a captação de um grande cliente ou desenvolvimento de um novo produto.
Embora a gestão seja uma função complexa existem muitas maneiras de facilitar o processo e uma delas é com o uso da 5W2H.
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