Um dos maiores desafios da atualidade é conseguir realizar as nossas tarefas de forma eficiente. Isso acontece, pois com o acúmulo de atividades e a alta demanda do nosso público alvo, garantir produtividade torna-se cada vez mais difícil. É a partir desses cenários que a metodologia GTD pode ser aplicada.
Quer entender um pouco mais sobre o GTD e como ele pode ser utilizado para o aumento da produtividade? Então vem com a gente!
GTD: o que é e como surgiu?
De maneira geral, o termo GTD é uma abreviação para “ Getting things done”, que em português pode ser entendido como “Fazer acontecer”. Dessa forma, a metodologia GTD é uma ferramenta que te auxilia na execução de tarefas visando o cumprimento da demanda de forma eficiente.
O GTD foi desenvolvido pelo especialista David Allen, com o objetivo de fornecer um suporte para que as pessoas consigam melhorar as suas atividades executivas através da gestão pessoal da produtividade. O mais importante acerca dessa ferramenta, é que ela pode ser utilizada tanto por profissionais, como estudantes e líderes de negócios para conseguir alcançar os seus objetivos individuais.
Afinal, quem nunca parou e pensou que 24 horas por dia não são suficientes para conseguir completar todas as suas atividades? Mas se refletirmos bem, será que com mais horas no dia conseguiríamos realizar as nossas tarefas ou apenas acumularíamos mais atividades na nossa rotina?
Diferente do que muitos pensam, o grande problema da falta de produtividade não está na carga horária, mas sim da forma como realizamos a gestão de nossas demandas. Esse pode ser um dos grandes desafios nas equipes de Recursos Humanos espalhados pelo Brasil.
Isso acontece, pois as equipes de RH inseridas nas empresas possuem atividades altamente importantes para o funcionamento da instituição. Além disso, o volume de solicitações para o setor também é extremamente denso, já que essa equipe é responsável por atender demandas de toda a empresa.
Como a metodologia GTD funciona?
Diferente de algumas metodologias convencionais, o GTD não funciona através de fórmulas matemáticas, já que a produtividade de um indivíduo deve ser avaliada e impulsionada de acordo com os seus objetivos pessoais.
Entretanto, isso não significa que a aplicação do GTD é feita de maneira solta. Basicamente, o GTD é um método baseado no processo de registro, armazenagem e acompanhamento de todas as demandas que precisam ser cumpridas no seu dia.
A proposta da ferramenta é que você consiga manter o controle acerca da sua produtividade, aumentando ou abaixando o seu fluxo a partir das suas necessidades. De maneira geral, isso significa que você vai precisar retirar as demandas a serem cumpridas da sua cabeça e registrar em um sistema de controle gerenciável.
Os 5 passos do GTD
Para que esse processo de gerenciamento seja cumprido, você precisará entender os 5 passos do GTD. Apesar de simples, esses princípios são extremamente relevantes para que seja possível realizarmos o gerenciamento de produtividade. A partir daí você será mais capaz de organizar a sua vida em diversos aspectos, considerando as fases a seguir:
1. Captura
Nessa fase é necessário refletir se existe algum tipo de pendência que você precisa prioriza e que está ocupando os seus pensamentos. A fase de captura serve para que você consiga dar o primeiro passo rumo a uma vida mais organizada e produtiva.
Logo, o mais importante é que você consiga externar as suas pendências, para que, em seguida, consiga resolvê-las. Dessa forma, aqui você fará uma lavagem de roupa suja com os seus próprios pensamentos, deletando toda a desordem para que assim sejamos capazes de abrir espaço para a organização adequada de suas tarefas.
Como resultado, você será capaz de lidar melhor com as demandas quando elas forem surgindo na sua rotina, e ao invés de acumular atividades, você estará gerenciando elas de acordo com o nível de prioridade.
É por esse motivo que o primeiro passo da metodologia GTD consiste na captura de informações. De maneira geral, podemos entender essa fase como o momento em que todos os dados que estão presos na sua mente podem ser coletados de forma minuciosa.
Mas calma, isso não significa que esse processo será realizado às cegas. Para que você consiga executar a captura de informações, qualquer coisa pode ser utilizada a seu favor, desde e-mails pendentes dos colaboradores, telefonemas, agenda de reuniões, planilha de banco de horas, controle de férias, e até mesmo o controle de ponto da empresa.
Depois que você reunir todas as demandas pendentes, chegará a hora de transferir essas informações para um gerenciador externo da sua escolha. Para isso, você poderá contar com o sistema de controle de ponto automatizado do Genyo.
O nosso aplicativo consegue cruzar diversas informações relevantes para a organização da rotina da equipe de RH, permitindo assim que a metodologia GTD seja aplicada, gerando um aumento na sua produtividade.
2. Projetos/Clareza
Na segunda fase da metodologia GTD temos a missão de acolher as demandas mais complexas e que precisam de uma maior dedicação de tempo e que dependem de um grande número de atividades para que sejam cumpridas.
De maneira geral, sabemos que nem sempre as nossas demandas podem ser cumpridas com um simples check-list. Na nossa rotina,é comum que uma tarefa leve tempo, esforço e recursos complexos para serem desenvolvidas. Entretanto, isso não significa que a metodologia GTD não possa ser aplicada.
Dessa forma, a fase de projetos consiste em processar as tarefas que foram coletadas no momento de captura e segregá-las em ações menores, permitindo assim que elas sejam gerenciáveis sem a perda de controle. O objetivo da clareza, como o próprio nome sugere, é limpar a desordem e obter uma imagem clara do que está por vir nos processos executados a seguir.
3. Organização
Essa tarefa é a principal base para um bom GTD. Como dito anteriormente, nessa metodologia o processo de organização é crucial para que você consiga aumentar a sua produtividade. Logo, a partir das informações reunidas anteriormente, você começará a fase 3 do GTD organizando as suas atividades por nível de prioridade.
O maior problema na produtividade das equipes de RH é que durante a sua rotina existem inúmeras tarefas a serem cumpridas. Entretanto, quando não conseguimos olhar com objetividade para essas atividades, acabamos perdendo o timing da execução, prejudicando assim a nossa gestão de tarefas.
Isso acontece, pois mesmo com o grande fluxo, existem atividades que não precisam ser realizadas imediatamente, ainda que elas pareçam simples e fáceis aos seus olhos. Dessa forma, antes de mais nada precisamos aprender a olhar as nossas demandas com objetividade, visando cumprir as nossas metas no tempo adequado ao seu vencimento.
Para isso, precisaremos entender o fluxo da árvore da decisão descrita por David Allen.
Árvore da Decisão
Na árvore da decisão de David Allen, você será questionado acerca de diferentes fatores. Essas perguntas serão responsáveis por te guiar no processo de decisão, facilitando assim para que a melhor escolha seja acatada no gerenciamento de tarefas.
Em seguida, as tarefas serão segregadas em três categorias distintas, a depender das respostas fornecidas para a árvore. Essas categorias te ajudarão a decidir se as demandas são acionáveis ou não. São elas:
Lixo: na categoria do lixo, são inseridos os itens que não valem o seu tempo e não requerem nenhum tipo de esforço ou fornecimento de recursos para serem executados.
Referências: a categoria de referências será organizada em formato de lista. Aqui você deverá inserir todas as informações que serão úteis em um futuro próximo e que poderão ser necessárias para a execução de uma tarefa. É importante lembrar que os itens da referência não podem ser complexos, eles devem ser alocados em apenas uma etapa, sem que mais atividades sejam geradas no processo.
Algum dia/talvez: essa categoria de informações contém todas as atividades que possuem prazo indefinido, logo, como você não possui a certeza em qual momento elas serão necessárias, é importante que você categorize essas demandas. Entretanto, mesmo com o seu armazenamento, você precisará revisar esses pontos regularmente para ver se alguma ação precisará ser tomada
As tarefas que forem consideradas como acionáveis, ou seja, como um projeto, precisarão ser divididas por ordem de prioridade. Essa ordem é composta por:
Lista de espera: as tarefas que podem ser direcionadas para outras pessoas;
Lista de próximas ações: atividades que estão sem vencimento, mas que precisam ser realizadas;
Calendário: atividades que precisam ser entregues em datas específicas.
4. Reflexão
Ainda existem muitas pessoas que tentam aplicar a técnica de GTD mas não conseguem obter resultados constantes. Isso acontece pois, a aplicação dessa metodologia não deve ser feita apenas no momento de baixa produtividade. Para que seja possível alcançar bons resultados de maneira contínua, precisamos realizar a revisão das tarefas, categorias e prazos mesmo que a nossa produtividade não esteja sendo afetada.
Para isso, você pode realizar uma análise robusta das suas informações, monitorando assim o progresso das atividades. Essas reflexões permitirão que as próximas ações sejam identificadas de forma estratégica, elaborando decisões e aplicando ajustes necessários para a manutenção de uma rotina produtiva.
Engajamento: no último passo do GTD, você deverá executar as tarefas e ações de forma presente e consciente, para isso você deverá ter um grande controle de que as atividades estão sendo realizadas do jeito certo na hora certa, considerando ainda acerca do ambiente de trabalho. Logo, é importante que você esteja seguro de que não existe o risco de se distrair com outros assuntos.
Como você pode perceber através dos passos anteriores, tudo o que você precisa está bem na sua frente. Isso significa que, desde as datas de vencimento até os níveis de prioridade estão listados e categorizados de maneira organizada. Agora, no fim da metodologia GTD, você só precisa começar a trabalhar e se certificar de terminar aquilo que deu início.
Como utilizar o sistema de controle de ponto digital do Genyo no GTD?
O controle de ponto digital do Genyo é um sistema totalmente diferente dos pontos mecânicos convencionais. Como o seu próprio nome sugere, esse controle funciona através de um aplicativo onde diversas informações são coletadas e compartilhadas ao mesmo tempo.
O objetivo do Genyo é conseguir reduzir a demanda de atividades realizadas pelo RH, permitindo assim que os membros da equipe possam utilizar o seu tempo para cumprir demandas que exigem mais recursos e atenção desse profissional.
Dessa forma, as informações coletadas são armazenadas no nosso sistema, que pode ser acessado de maneira remota a partir de um aparelho eletrônico, como os celulares, notebooks e tablets. Mas não se preocupe! Os nossos controles não são limitados pela internet, assim tanto os profissionais do RH quanto os demais colaboradores poderão realizar as suas atividades sem barreiras.
Como funciona o controle de ponto automatizado?
O controle de ponto automatizado registra o exato momento que um funcionário bateu o ponto, fornecendo ainda informações como a localização real daquele colaborador no momento do ponto, qual o aparelho registrado e ainda uma foto do empregado para que possamos evitar a ocorrência de fraudes.
Entretanto, apesar do seu nome, o sistema do Genyo não pode ser restrito a apenas um controle de ponto. Com o aplicativo, o funcionário consegue contatar diretamente a equipe de RH da empresa, agendar suas férias e anexar documentos pendentes.
Já os funcionários do RH poderão usufruir da comodidade de obter relatórios gerados automaticamente, permitindo uma análise mais rápida e eficiente de quais funcionários precisam de abatimento no banco de horas, quais chegam atrasados, como está sendo feito o controle de turno e demais informações que só seriam possíveis após longas horas de serviço.
Juntamente com a metodologia GTD, você pode utilizar o controle de ponto digital do Genyo para obter uma maior produtividade na execução das suas tarefas, sem precisar comprometer a saúde psicológica dos funcionários da sua equipe de RH.
Esperamos que esse conteúdo tenha sido proveitoso para melhorar o seu entendimento acerca da metodologia GTD e como ela pode ser utilizada no ganho de produtividade. Para conhecer um pouco mais sobre a solução tecnológica do Genyo, basta entrar em contato com os nossos especialistas e/ou agendar um teste de avaliação gratuito através do nosso site!
