Quando se fala em escopo de projeto é importante ter em mente que ele é uma das principais partes de um projeto. Ao começar uma nova demanda, um gerente de projeto assume muitas atribuições.
Entre elas está a necessidade conseguir ter garantias de que todos os passos que o envolve sejam realizados de forma eficiente, para isso é necessário mapear tudo o que deve ser feito para obter um bom resultado.
O escopo de projeto é onde constam as informações necessárias para as definições do que deverá acontecer ao longo da empreitada. É uma das fases do planejamento, ou seja, logo na fase inicial, o momento onde tudo deve ser definido.
O primeiro passo para que um projeto tenha êxito, é ter um gerente capaz de controlar tudo, até os mínimos detalhes, afinal isso tudo vai se refletir no resultado final.
Então, se você quer aprender qual é o passo a passo ideal para evitar erros e conseguir ter um escopo de projeto que seja executado com êxito, acompanhe a leitura deste artigo que o Genyo preparou para você!
O que é escopo de projeto?
O escopo de um projeto envolve todos os processos e recursos necessários para atingir o resultado esperado, preferencialmente o sucesso. Definir o produto final a ser remetido ao cliente em um determinado prazo e um orçamento detalhado. Nele é descrito o passo a passo detalhado do que é essencial para atingir seu objetivo.
De maneira geral, o escopo de projeto é um esquema, um roteiro, do que foi planejado e precisa ser seguido para alcançar o resultado esperado. Outra função importante é a definição dos limites de trabalho, isso possibilita que os membros da equipe consigam ter a dimensão, com clareza, do que precisa ser feito.
Além disso, é no escopo de projeto que está determinado o tempo, custos ou mão de obra que estão envolvidos em um projeto, sem ele o gerente não saberia o que fazer.
Diferença entre escopo de projeto e escopo de produto
Quando se fala na criação de um escopo, este trabalho pode ser dividido em duas partes: o escopo de projeto e o escopo do produto.
No escopo do produto você tem todas as informações e especificações que o produto precisa ter, até mesmo para se ter garantias de que ele vai atender às necessidades e expectativas dos interessados. Basicamente, ele é o que define qual será o resultado final que o projeto deve ter.
Por outro lado, o escopo de projeto mostra qual será o trabalho necessário para que o projeto seja realizado, contendo detalhes sobre as atividades que serão desempenhadas ao longo dele.
Importante ressaltar que nele consta apenas o trabalho necessário. Isso quer dizer que, o gerente de projetos vai precisar estar atento para garantir que não sejam feitos trabalhos além do que foi estabelecido no escopo, até porque não há garantias de que eles tenham sido aprovados.
Como fazer um escopo de projeto?
O escopo de projeto é a fase inicial do processo de planejamento. A partir dele é feita a criação de um plano de gerenciamento, que é o vai documentar como este escopo será definido, verificado e controlado. Tudo isso sempre tendo em mente as melhores possibilidade para atingir o objetivo desejado
Sempre que um projeto surge, ele vem com definições em nível macro, e é o escopo de projeto que vai fazer o gerenciamento de todo o projeto para tentar evitar erros ao longo do processo.
Para entender melhor como o escopo de projeto funciona, vamos usar como exemplo uma formatura. O primeiro passo, antes do escopo, os formando definem como querem que seja, se vai ter banda ou dj, qual será o buffet e o que terá nele, quantos convidados terão e os demais pormenores necessários.
Em seguida, temos a etapa do orçamento, que envolve definir quanto poderá ser gasto e em quanto tempo tudo terá que ser feito.
Feito isso, entra-se na fase de planejamento, que é quando se calcula como usar o orçamento previsto no tempo determinado.
Até aqui temos o que foi definido em nível macro. Agora entra-se na fase de detalhar tudo o que precisa ser feito para que a formatura aconteça. É aqui que entra o escopo de projeto. O passo a passo feito até aqui serve para qualquer outro tipo de evento ou produto, seja um casamento ou um evento corporativo.
Para elaborar o escopo projeto é necessário montar uma lista de tudo o que é necessário para criar a estrutura do projeto, como:
- Custos;
- Prazos;
- Tarefas;
- Funções;
- Entregáveis;
- Características;
- Objetivos do projeto.
No escopo de projeto estão detalhados os objetivos do projeto, limitações, o que eles esperam produzir, dependências, entre outros. Assim que o projeto é aceito, o gerenciamento do escopo é o primeiro passo no planejamento de projeto de sucesso.
Como fazer o gerenciamento do projeto?
Fazer um gerenciamento eficiente do projeto é a melhor forma de garantir que tudo seja mapeado e definido com exatidão, garantindo que os gestores tenham conhecimentos sobre a mão de obra adequada e os custos necessários para concluir o projeto. Existem três processos que compõem o gerenciamento que são:
1. Planejamento
Esse processo é composto pela captura e definição do trabalho que será necessário fazer. Geralmente, no planejamento também está incluída a criação da EAP (Estrutura Analítica do Projeto) ou a WBS (Working Breakdown Structure), que é a subdivisão das principais tarefas, o projeto vai ser subdividido em etapas menores, que são mais fáceis de gerenciar.
2. Controle
Depois de verificar o escopo do projeto e entender o que deverá ser feito, compreendendo quais serão as etapas tendo todo o processo documentado, rastreado e aprovando ou reprovando mudanças. Este é o processo de garantir que se tem controle sobre o projeto, para evitar possíveis problemas ao longo do caminho.
3. Encerramento
Essa é a fase de checagem dos resultados do projeto e de avaliar se tudo ocorreu como se tinha planejado no início. Em seguida, um documento deve ser elaborado para traçar o projeto.
Passo a passo para definir o escopo de projeto
Traçar os objetivos
O primeiro passo de qualquer projeto é definir aonde se quer chegar. Só assim é possível começar a planejar como isso será feito para conseguir atingir o resultado esperado. Por isso, antes de traçar o escopo do projeto é fundamental, primeiro, definir o seu objetivo.
Montar um planejamento
Como dissemos assim, após ter o objetivo traçado, o passo seguinte é elaborar um planejamento detalhado para que se tenha uma noção dos recursos que estão disponíveis.
Em uma gestão de projeto, recurso é tudo aquilo que faz parte dele, desde a equipe que se tem disponível até o orçamento para a execução.
Um bom planejamento deve descrever o que se tem disponível, e como será usado, para que o projeto seja feito.
Por isso é muito importante que o planejamento da gestão dos recursos seja feito antes de criar o escopo do seu projeto.
Assim, será possível saber exatamente o que se tem de recursos disponíveis na hora de traçar o escopo de projeto, tendo condições de fazer os ajustes necessários.
Esteja prevenido
Este é o momento para se verificar quais outras demandas podem vir a atrapalhar o escopo do projeto.
Afinal, o escopo é a melhor maneira que você tem para documentar os limites, bem como os principais objetivos, orçamento, recursos e entregáveis do projeto.
Então, caso exista algo que possa afetar esses aspectos, é importante que nesse momento você possa identificar e corrigir antes que gere maiores problemas.
Fazer a declaração do escopo de projeto
Nesta fase você deve juntar todos os elementos da pesquisa que você fez em um mesmo lugar, que é na declaração do escopo de projeto. Através dela você vai explicar o vai ou não fazer e deixar claro os motivos.
O tamanho desta declaração, vai depender do tamanho do seu projeto, ela pode ser uma lista numerada, ou um parágrafo mais longo, ou, ainda, uma declaração de trabalho completa. Independente do tamanho da declaração, o importante é que nela esteja descrito o objetivo do projeto e tudo o que ele vai envolver.
Para que você possa se basear para começar a sua declaração, responder as perguntas a seguir pode te ajudar. Veja!
- O que está fora do escopo?
- Quais são as nossas limitações?
- Qual é o cronograma a cumprir?
- Qual é o prazo para os nossos entregáveis?
- Por que estamos trabalhando neste projeto?
- Quais são os nossos objetivos e entregáveis?
- Quais membros da equipe vão trabalhar neste projeto?
- Qual é o orçamento e quantos funcionários e recursos estão disponíveis?
Monte uma equipe engajada
Não tem como você aprovar a declaração de escopo, se você não tiver garantias de que vai poder contar com uma equipe engajada. Esse é o momento para você se certificar quais são as pessoas que você vai poder contar para pôr o projeto em prática, sem erros e sendo entregue no momento esperado.
Se você deixar para checar isso quando o projeto já estiver em andamento, será mais difícil conseguir fazer algum tipo de mudança, então, apresente o escopo para sua equipe e se certifique quem terá disposição para o projeto.
Tenha controle sobre as possíveis mudanças
Se o projeto for muito grande e complicado, ou se o grupo de profissionais for muito grande, é importante que você tenha condições de ter controle sobre as possíveis mudanças que possam vir a acontecer no projeto.
Às vezes o cronograma ou o planejamento foi maior do que era possível ser feito, não se sabe, mas mudanças sempre podem ocorrer e você precisa estar preparado para elas.
Afinal, ninguém quer ter um projeto que não seja passível de mudanças, é quase impossível de gerir algo assim. Mas também, é muito difícil gerir um que tenha milhares de mudanças inesperadas.
Uma boa forma de ter controle sobre as mudanças que podem vir a acontecer no projeto, é criando um sistema de controle de mudanças. Ele é composto por um conjunto de etapas bem definidas que devem ser apresentadas à equipe para garantir que ela vai conseguir dar conta ou sugerir mudanças.
Uma boa forma de fazer isso, é antes de começar a executar o projeto, disponibilizá-lo para que a equipe possa fazer as sugestões das possíveis mudanças que ela avaliar serem necessárias.
Sugestões feitas, o gestor, e demais responsáveis do projeto, devem avaliar se as mudanças sugeridas são relevantes o bastante para serem feitas. Caso sejam, avalie se é possível modificar as prioridades do projeto para que as mudanças sugeridas pela equipe não tenham grande influência no prazo, orçamento e no escopo original.
Tenha sempre o escopo de projeto em mãos
Ter sempre o escopo de projeto em mãos é uma excelente forma de garantir que você vai permanecer na direção certa, além de ajudar a evitar riscos de desviar do esperado para o projeto.
Isso também vai ajudar a lembrar das mudanças que podem ter sido sugeridas e acatadas durante a montagem da declaração de escopo do projeto.
Quanto mais garantias você puder de que tudo que foi planejado, até mesmo as mudanças, estão acontecendo como se espera, melhor será para evitar erros no caminho.
Como um controle de ponto pode ajudar o seu projeto?
Pensando principalmente nas muitas demandas e dificuldades que se enfrenta ao ter que gerir um projeto muito grande, uma das que sabemos que é difícil e até mesmo chata de lidar, é ter que fazer o controle de ponto dos funcionários que vão participar do projeto.
Para resolver problemas como este, o Genyo, criou um sistema de controle de ponto eletrônico digital. Com ele é possível fazer o registro de ponto pelo computador, celular ou tablet, seu funcionamento é online e offline, ou seja com ou sem internet.
Além disso, através do aplicativo o funcionário consegue ser notificado na hora que deve fazer o registro do ponto, evitando esquecimento e gastos com horas extras que não eram necessárias. São muitas as funcionalidades e vantagens que este sistema oferece.
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