Fazer o gerenciamento de projetos não é algo fácil, ainda mais quando ele sofre alterações, isso pode causar vários problemas e muita desorganização. Por isso é usada a estrutura analítica do projeto (EAP), a partir dela é possível desenvolver trabalhos de forma mais assertiva.
A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é um documento que muitas vezes é negligenciado pelos gerentes, mas que pode ser muito útil na definição visual do escopo de projeto. São peça fundamental para a área de gerenciamento de projetos.
Quem não é da área ou quem ainda não está acostumado com a estrutura analítica de projeto pode achar que ela é uma ferramenta muito difícil e complexa.
Mas, depois de entender o que ela é para que ela serve, vai perceber que ela é simplesmente a base do gerenciamento de projetos. Isso porque a EAP favorece tanto o gerente do projeto e sua equipe como o patrocinador, clientes, fornecedores e outras partes interessadas.
Para te ajudar a entender o que é e como fazer a estrutura analítica do projeto, o Genyo preparou este artigo. Então, acompanhe a leitura até o final para não perder nenhuma informação!
O que é estrutura analítica do projeto?
A estrutura analítica de projeto (EAP) é uma ferramenta/documento que auxilia na organização do projeto de forma hierárquica. Com ela, você divide os entregáveis em sub entregáveis para visualizar melhor o projeto e delinear suas principais dependências.
Ou seja, a EAP organiza o escopo do projeto de forma visual, hierárquica e em partes menores, a fim de facilitar o gerenciamento das entregas.
- Nela é necessário ter:
- As partes interessadas no projeto.
- Um agendamento organizado do projeto.
- Os entregáveis e as subtarefas que compõem o projeto.
- Uma declaração de escopo, contendo um plano de projeto, uma descrição e um nome.
Ao desenvolver uma EAP, o gestor responsável pelo projeto estabelece as principais fases e, em seguida, estrutura o que será necessário fazer para atingir esses resultados.
Por isso que, entender melhor quais são as etapas de cada plano e o que é necessário para concluir cada fase, além da ordem de prioridade, é o que vai guiar o gerente de projeto na organização e comunicação com os seus liderados.
Os dois tipos de EAP
- Estrutura analítica baseada em entregáveis: consiste em um detalhamento hierárquico do trabalho a ser realizado. A definição pode até parecer complexa, não se preocupe, basicamente, será necessário analisar o escopo geral do projeto e o dividir os entregáveis que o compõem. Esta abordagem é mais indicada para projetos curtos e com objetivos concretos e claros, como, por exemplo, a elaboração de um relatório anual de receitas.
- Estrutura analítica baseada em fases: define fases de projeto para criar conjuntos de trabalho formados por grupos de tarefas, que são concluídos em etapas.Este tipo de EAP é indicado para projetos mais longos e com resultados menos tangíveis, como, por exemplo, aumentar em 20% a taxa de retenção de clientes ao longo dos próximos três anos.
Diferença entre EAP, escopo e cronograma
Muitas pessoas ainda se perguntam qual é a diferença do EAP para outras ferramentas de organização como o cronograma e o escopo. Apesar de todos eles auxiliarem de alguma forma na conclusão do projeto, não são a mesma coisa, mas podem ser complementares.
A seguir você entende cada uma delas. Veja!
Escopo de produto
É o primeiro passo, através dele, será determinado o que o cliente deseja, seja um produto ou a prestação de um serviço. Nele também deve conter as características do resultado final.
Escopo de projeto
Depois de fazer a estrutura do que se espera do produto ou serviço finalizado, o gestor deve concentrar no escopo do projeto o que é necessário fazer para atender às expectativas do cliente. Aqui você vai encontrar todas as informações de como o projeto será feito.
Estrutura Analítica do Projeto
A EAP terá um olhar mais analítico para as demandas do projeto e definirá a ordem de prioridade. Nesta ferramenta, não há detalhamento sobre cada atividade, mas sim de um pacote de trabalho, criando grupos ou etapas. Ela organiza o escopo do projeto de forma visual, hierárquica e em partes menores, a fim de facilitar o gerenciamento das entregas.
Cronograma
É uma ferramenta bastante utilizada na maioria das empresas e setores e seu objetivo é determinar todas as atividades e o tempo em que cada uma precisa ser finalizada. Um cronograma também indicará o responsável pelas demandas e qual o atual status.
Níveis da estrutura analítica do projeto (EAP)
Em uma estrutura analítica de projeto, os níveis ajudam a separar as tarefas de acordo com as dependências. Como os projetos podem ser muito diferentes, os níveis da sua estrutura também o serão.
Existem três principais níveis de dependências que são:
Primeiro nível: tarefa principal
O primeiro nível é a forma mais simplificada do projeto, afinal é aqui que está a tarefa principal. Ele é o objetivo do projeto.
Como falamos acima, é algo simples e direto. O primeiro nível é o objetivo básico, é a primeira etapa das muitas fases de gestão de projeto.
Segundo nível: dependências e tarefas
A partir daí, a depender do escopo do projeto, sua estrutura analítica de projeto ficará um pouco mais complicada. O nível dois da sua EAP terá as subtarefas, que são dependentes da sua tarefa principal.
Embora seja um pouco mais detalhado que o nível um, o nível dois ainda é uma visão geral das dependências necessárias para concluir o objetivo do projeto.
Terceiro nível: subtarefas
No terceiro nível da EAP, as dependências serão decompostas em elementos básicos, os quais chamamos de sub dependências. Este é o momento de definir as tarefas com o maior detalhamento possível. Elas podem simplificar o caminho para a execução de todos os entregáveis necessários.
É a partir daqui que o trabalho necessário para concluir o objetivo do projeto fica muito mais claro.
Vale deixar claro que também é possível adicionar mais níveis à sua EAP, dependendo do grau de especificidade que desejar.
Como fazer uma estrutura analítica do projeto
O responsável pelo projeto deve determinar a elaboração estrutura analítica do projeto, junto com a sua equipe. Para montar a EAP existem quatro formas base, são elas: Ciclo de vida do projeto; Por entregas do projeto; Por subprojetos que compõem o projeto; e Híbrida que mescla todos os itens anteriores.
Como falamos acima, o número de níveis de detalhamento da EAP é relativo, isso porque as características do projeto é que vai determinar o número de níveis que serão usados. Mas, geralmente, alguns passos são padrão na hora de criar a estrutura analítica do projeto, são eles:
Mapeamento
O primeiro passo para montar a EAP é fazer a estrutura dos requisitos. Se eles não forem bem esclarecidos, fica difícil saber qual o trabalho a ser realizado e quais os pacotes de entregas necessários para o sucesso do projeto.
Elaborar a EAP
Depois da elaboração dos documentos que a precedem, está na hora de montar a EAP e ela deve ser simples e visual.
Aprovação da EAP
Esta é uma etapa muito importante, porque para que o projeto tenha andamento, é necessário que a EAP seja validada com as partes interessadas. isso pode ser feito através de uma reunião para apresentar, discutir, revisar e criar a versão final da estrutura analítica do projeto.
Dicas para montar a EAP
Regra dos 100%
Essa regra define que os níveis abaixo de cada pacote de trabalho devem conter apenas as demandas necessárias para concluir aquele determinado item, ou seja, 100% do que é preciso para finalizar.
Em outras palavras, cada nível da EAP deve ser igual a 100% do trabalho da EAP, da mesma forma que cada atividade deve ser igual a 100% do trabalho do nível. Isso significa que a estrutura analítica do projeto deve ter a quantidade exata de trabalho, nem mais, nem menos.
Regra 8-80
Estabelece que um pacote de trabalho deve ter, no mínimo, 8 horas de duração e, no máximo, 80 horas de duração. Em alguns tipos de projeto esse número pode ser reduzido pela metade (4-40). Ter esse limite de horas é muito interessante para evitar que a estrutura analítica do projeto fique tão detalhada a ponto de dificultar a gestão e o monitoramento.
O objetivo de pelo menos 8 horas mínimas é de que o diagrama da EAP não seja muito detalhado. Por outro lado, o máximo de 80 horas evita pacotes de trabalho grandes demais, com muitas atividades. Ambos os casos geram dificuldades no gerenciamento.
Dicionário da EAP
Quando você for elaborar a estrutura do projeto, o dicionário da EAP é um ótimo ponto de partida. Geralmente, uma boa EAP não tem explicações detalhadas, por isso é necessário ter um dicionário que descreva cada tarefa a ser realizada. Isso vai ajudar aos os membros das equipes encontrem os detalhes pertinentes às tarefas do projeto.
Apesar de ser o gestor quem cria, é interessante pedir a ajuda de integrantes dos distintos departamentos, para assegurar que o dicionário seja o mais útil possível e que todos os itens sejam explicados corretamente.
No seu dicionário pode ter:
- Aprovações: quais tarefas precisam de aprovação.
- Nomes das tarefas: crie um nome simples e claro, com poucas palavras.
- Descrições: aprofunde-se um pouco mais, porém evite ultrapassar duas frases.
- Orçamento: as despesas previstas para o projeto, com o valor, finalidade e data de cada custo.
- Entregáveis: o mais importante aqui é o detalhamento. Defina claramente o que você espera que a sua equipe concretize.
Você pode escolher colocar muitas outras coisas, mas o principal é ter em mente que esse recurso deve servir para que os membros da equipe encontrem informações sobre os trabalhos necessários para concluir as diversas tarefas do projeto.
EAP x PBS
Existe a EAP que é a Estrutura Analítica do Projeto, e existe a PBS (Product Breakdown Structure) ou Estrutura Analítica do Produto, que consiste na representação gráfica da estrutura hierárquica dos produtos e subprodutos do projeto.
Muitos gestores de projeto preferem substituir a elaboração da EAP pela PBS porque vai possibilitar o entendimento do escopo do produto. Isso porque, a PBS vai garantir que todos os produtos necessários para um projeto sejam considerados durante o planejamento e será possível prever quais os requisitos do produto, projeto ou sistema.
Para criar a PBS, primeiro é necessário verificar os requisitos que o cliente do projeto tem para o produto que deseja construir e/ou dar suporte. Feito isso, fica mais fácil detalhar como será realizado esse projeto, validar com o cliente e em seguida fazer a EAP, ajustando os pacotes de trabalho antes de ir para o cronograma.
Conclusão
Se você acompanhou a leitura deste texto até aqui, conseguiu perceber que a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é um ponto de partida para o planejamento de muitos outros processos importantes dentro da gestão de projetos.
Porém, infelizmente, ainda existem muitos casos em que esta etapa seja pulada dentro do ciclo de vida do projeto e isso acaba trazendo consequências ruins como o aumento desnecessário do escopo, déficit orçamentário e até mesmo baixo desempenho de entregas.
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