ERP: Conheça esse Sistema de Gestão e veja como implementar

A gestão empresarial eficiente é fundamental para o sucesso e a sustentabilidade de qualquer organização. Em um cenário cada vez mais competitivo e dinâmico, as empresas buscam soluções que permitam otimizar processos, integrar departamentos e melhorar a tomada de decisões.

É nesse contexto que os Sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP) se destacam como ferramentas indispensáveis.

Os ERPs são plataformas robustas que consolidam diversas funções empresariais em um único sistema, proporcionando uma visão unificada das operações da empresa.

Desde o controle financeiro até a gestão de estoque, esses sistemas permitem uma coordenação mais eficaz das atividades, reduzindo erros e aumentando a produtividade.

Abaixo, temos um guia completo sobre como os ERPs oferecem soluções eficientes para a gestão empresarial, suas principais funcionalidades, benefícios e como a sua implementação pode transformar o cotidiano corporativo.

Se você busca compreender melhor como um ERP pode revolucionar a gestão da sua empresa, continue lendo e descubra as vantagens dessa tecnologia essencial para a competitividade no mercado atual.

O que é um Sistema ERP?

Um Sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é um software de gestão empresarial que permite a integração e o controle de todas as áreas e processos de uma empresa em um único sistema.

Ele unifica informações e facilita a comunicação entre departamentos, melhorando a eficiência e a tomada de decisão.

O ERP atua em diferentes setores, como finanças, produção, vendas, recursos humanos, entre outros.

Os sistemas desse tipo surgiram nos anos 1960 e se tornaram uma ferramenta essencial para a gestão empresarial.

O ERP oferece vantagens como otimização e automação de processos, acesso a informações em tempo real e maior precisão nas tomadas de decisão.

Potencialidades de um Sistema ERP

• Redução de até 20% no tempo investido em controle de entregas e fechamento de envios
• Aumento de produtividade com compartilhamento de informações entre áreas
• Potencial de redução de custos na gestão de compliance, fechamento contábil e fiscal
• Acompanhamento fácil e rápido de processos de compra, recebimento e estoque
• Maioria dos softwares ERP opera na nuvem para armazenamento seguro de dados
• Possibilidade de identificar e bloquear entradas suspeitas com automatização de firewalls
• Enfoque na integridade de informações para garantir conformidade com obrigações fiscais
• Eliminação de trocas de arquivos com conciliação automática para maior agilidade e segurança financeira
• Automatização de processos de manufatura para impulsionar resultados e reduzir custos
• Agilidade nas compras e ressuprimentos com processos automatizados
• Maior eficiência logística com gestão automatizada de armazenagem
• Otimização de processos comerciais para garantir boas experiências de compra para os clientes

Essas são apenas algumas das potencialidades que um sistema ERP pode oferecer para a gestão empresarial.

Com sua capacidade de integrar e unificar informações, o ERP se torna uma ferramenta poderosa para otimizar processos, reduzir custos e impulsionar o crescimento da empresa.

Como funciona um Sistema ERP?

Um Sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é uma ferramenta de gestão empresarial que integra e automatiza processos em diferentes áreas de uma empresa.

O funcionamento desse sistema envolve a centralização de informações em módulos específicos, como finanças, estoque, produção e recursos humanos.

Esses módulos interagem entre si, compartilhando dados e possibilitando uma visão abrangente das operações.

Ao implementar um ERP, as empresas podem diminuir o tempo investido em atividades de controle de entregas e fechamento de envios, proporcionando uma redução de até 20% nesses processos.

Da mesma forma, o compartilhamento de informações entre áreas aumenta a produtividade, tornando a comunicação interna mais eficiente.

O ERP permite a automatização de processos em todos os departamentos, eliminando tarefas repetitivas e reduzindo erros.

O processo de automação traz agilidade e segurança às transações financeiras, graças à conciliação automática e ao armazenamento seguro de dados criptografados na nuvem.

Na prática, o sistema ERP automatiza tarefas repetitivas, como faturamento, emissão de relatórios e gestão de estoque. Isso reduz erros e aumenta a eficiência, permitindo uma gestão integrada e segura dos dados.

Vantagens e benefícios do ERP

A adoção de um software ERP traz diversas vantagens e benefícios para as empresas. Um ERP, vale reforçar, é um software de gestão que funciona como a espinha dorsal das operações empresariais, integrando diferentes áreas e registrando investimentos, entradas e saídas.

Ao automatizar e unificar processos financeiros, o ERP proporciona uma série de vantagens competitivas e oportunidades de crescimento.

Uma das principais vantagens do ERP é a otimização e automação de processos, o que reduz erros e aumenta a eficiência.

Em vez de realizar operações financeiras manualmente, utilizando planilhas no Excel ou sistemas obsoletos, o ERP traz modernidade para as operações empresariais, permitindo o acesso a dados na nuvem e a automação de tarefas.

Outra funcionalidade essencial do ERP é a automatização do fluxo de caixa, que reduz a necessidade de envolvimento humano e gera projeções e relatórios precisos em tempo real.

Com isso, o ERP otimiza o planejamento financeiro e fornece informações seguras e volumosas para embasar decisões estratégicas.

A segurança dos dados também é aprimorada com a utilização de um ERP, já que o acesso às informações é controlado, reduzindo riscos de perda ou acesso não autorizado.

Além disso, a flexibilidade na análise e gestão oferecida pelo ERP em nuvem permite o acesso aos dados de qualquer lugar e dispositivo, otimizando a produtividade e possibilitando uma tomada de decisão mais informada.

A integração proporcionada pelo ERP facilita a comunicação entre setores, permitindo o compartilhamento adequado de informações financeiras e evitando retrabalho ou divergências de dados.

Nessa mesma perspectiva, o ERP reduz erros e problemas financeiros, automatizando tarefas, apontando equívocos e diminuindo falhas humanas.

Como o ERP atua na segurança de dados?

A segurança de dados é uma preocupação fundamental para as empresas nos dias de hoje. Com o aumento das violações de dados e ataques cibernéticos, investir em medidas de segurança adequadas tornou-se essencial para proteger as informações empresariais.

E é nesse contexto que o ERP desempenha um papel crucial.

Uma plataforma ERP centralizada armazena e gerencia todos os dados relevantes da empresa, proporcionando maior controle e segurança.

Esses sistemas têm recursos avançados de gerenciamento de acesso e autenticação, garantindo que apenas usuários autorizados tenham permissão para visualizar e manipular as informações.

A criptografia é uma das principais medidas de segurança utilizadas pelos sistemas ERP. Ela consiste na codificação dos dados, tornando-os inacessíveis para pessoas não autorizadas.

Desse modo, mesmo que ocorra um acesso não autorizado, as informações estarão protegidas por essa camada adicional de segurança.

Junto com a criptografia, os sistemas ERP oferecem recursos de monitoramento e detecção de atividades suspeitas. Ou seja: facilitam a identificação de qualquer tentativa de acesso não autorizado, protegendo os dados sensíveis da empresa.

Vale lembrar que os fornecedores de sistemas ERP estão constantemente lançando atualizações e patches de segurança para garantir que o software esteja sempre protegido contra as ameaças mais recentes.

Quais são os tipos de ERP?

No mercado atual, existem centenas ou até mesmo milhares de soluções ERP disponíveis, cada uma adequada a diferentes necessidades empresariais.

Os tipos de ERP podem variar de acordo com a indústria, o porte da empresa e as funcionalidades oferecidas. Confira alguns exemplos abaixo:

ERP Backoffice para E-Commerce

• Um dos principais tipos de ERP é o ERP Backoffice para E-Commerce, que foca na automação de processos para negócios de comércio eletrônico.
• Esse tipo de ERP oferece recursos específicos para gerenciar as atividades relacionadas a vendas online, controle de estoque, gestão financeira e outras funcionalidades essenciais para o e-commerce.

ERP Legado

• Outro tipo de ERP é o ERP Legado, que consiste em sistemas mais antigos, com funcionalidades rígidas e pouco personalizadas.
• Muitas empresas ainda utilizam essa versão “ancestral” de ERP e enfrentam desafios de atualização e adaptação às novas demandas do mercado.

ERP Engessado

• Além disso, existe o ERP Engessado, um tipo de sistema que oferece pouca flexibilidade e possibilidade de personalização.
• Ele é utilizado principalmente por empresas que possuem processos muito específicos e não necessitam de mudanças constantes no sistema.

ERP Verticalizado

• Mais uma categoria é o ERP Verticalizado, que é desenvolvido para atender setores específicos, como indústrias, distribuidoras, varejo, serviços e outros segmentos.
• Esses sistemas ERP oferecem funcionalidades e módulos direcionados às necessidades de cada setor, proporcionando uma gestão mais eficiente e personalizada.

ERP em Nuvem

• Por fim, temos o Sistema ERP em Nuvem, que tem se tornado cada vez mais popular.
• Esse tipo de sistema oferece vantagens como acesso remoto, escalabilidade e menor investimento em infraestrutura.

A escolha do tipo de ERP mais adequado para a empresa depende das suas necessidades, do setor em que atua e das funcionalidades desejadas.

É importante avaliar as opções disponíveis e buscar um sistema ERP que atenda às especificidades do negócio, proporcionando maior eficiência e produtividade.

Como implementar sistema ERP passo a passo

A implementação de um sistema ERP requer um planejamento completo e estratégico, levando em consideração as expectativas dos usuários, requisitos de negócios, orçamentos e cronogramas de projetos.

Para atingir o sucesso na implementação, a melhor tática é seguir um processo bem definido e contar com recursos experientes.

Muitas organizações estão migrando seus aplicativos corporativos locais para soluções em nuvem modernas.

Essa mudança tem sido impulsionada por diversos motivos, como a necessidade de alterar a estrutura de custos, reduzir o risco de obsolescência tecnológica, impulsionar o crescimento, aumentar a agilidade operacional, melhorar a resiliência e a eficiência.

Uma das fórmulas para uma implementação bem-sucedida do ERP é a realização de um planejamento minucioso, independentemente se é um único processo ou todos os processos financeiros sendo movidos para a nuvem.

Em termos mais práticos, essa estratégia envolve a definição do projeto, formação da equipe, desenho do projeto, implementação e comunicações.

A equipe do projeto desempenha um papel de inegável importância na implementação do ERP. Nesse sentido, deve-se contar com um gerente de projeto dedicado, consultores de processos de negócios e analistas de dados para garantir que todas as etapas sejam realizadas com eficiência.

Algumas dicas para fazer uma migração bem-sucedida para um ERP na nuvem incluem não subestimar a conversão de dados, realizar testes sob condições extremas, envolver parceiros e fornecedores nos testes e obter feedbacks para garantir que todas as partes interessadas estejam alinhadas.

Durante a implementação do projeto, é necessário configurar, integrar, avaliar dados e relatórios, e avaliar extensões. Os passos adicionais em relação à implementação de uma solução on-premises garantem que o ERP na nuvem esteja totalmente alinhado com os processos da empresa.

Na tabela abaixo, você pode conferir como a adoção de um bom sistema de ERP pode beneficiar a sua empresa:

Como você já sabe, a implementação de um sistema ERP traz inúmeros benefícios para o negócio, como a automação da gestão, melhoria da eficiência operacional, visibilidade e controle em uma única plataforma.

Similarmente, o ERP integra atividades operacionais e departamentos, reduzindo erros, retrabalho, duplicidade e outros conflitos.

Ao escolher um sistema de ERP, é fundamental considerar a necessidade de personalização e os módulos específicos para cada área, como controle financeiro, gestão de estoque, controle de produção, logística, gestão de recursos humanos, entre outros.

ERP em diferentes tipos de empresas

O sistema ERP pode ser utilizado em empresas de diferentes portes, oferecendo soluções adaptadas às necessidades específicas de cada uma.

A seguir, veremos como o ERP pode ser aplicado em micro e pequenas empresas, médias empresas e grandes empresas.

ERP em micro e pequenas empresas

• Para micro e pequenas empresas, a implementação de um sistema ERP pode representar o primeiro passo para uma organização completa das atividades e dados.
• Com um ERP, essas empresas podem aumentar a eficiência e produtividade ao automatizar processos, melhorar a comunicação interna e obter uma visão integrada do negócio.

ERP em médias empresas

• Nas médias empresas, o sistema ERP pode aprimorar as análises empresariais e permitir uma atuação mais estratégica dos colaboradores.
• Com um ERP, essas empresas podem eliminar processos manuais, melhorar a gestão de estoque, controle financeiro e acompanhar em tempo real os indicadores de desempenho.
• Ao ter acesso a informações precisas e atualizadas, as médias empresas podem tomar decisões mais embasadas, identificar oportunidades de crescimento e otimizar a alocação de recursos.

ERP em grandes empresas

• Para grandes empresas, o ERP pode oferecer recursos mais robustos e personalizados para lidar com operações complexas.
• Com um ERP, essas empresas podem gerenciar processos de produção, controlar a cadeia de suprimentos, automatizar fluxos de trabalho e integrar os departamentos de forma eficiente.
• Os grandes ERPs mundiais são voltados para atender especificamente às demandas de organizações de grande porte, oferecendo módulos diversos, atualizações contínuas e suporte técnico especializado.
• Apesar do custo e complexidade de uso mais elevados, as grandes empresas encontram no ERP uma ferramenta poderosa para potencializar sua eficiência operacional e alcançar os resultados desejados.

Independentemente do porte da empresa, a implementação de um sistema ERP oferece vantagens significativas para a gestão empresarial.

Ao automatizar processos, integrar informações e proporcionar uma visão abrangente do negócio, o ERP contribui para a eficiência operacional, redução de erros e tomada de decisões mais assertiva.