Em um mundo cada vez mais digitalizado em seus processos gerenciais, onde as práticas de negócios evoluem rapidamente, adaptar-se à era da virtualização se tornou prioridade.
Com isso, quando analisamos o mercado e suas inovações, nos deparamos com uma tecnologia que se tornou amplamente utilizada: a assinatura eletrônica e digital.
Isso ocorreu porque ela revolucionou a maneira como lidamos com documentos importantes, assinaturas, validações e, consequentemente, com os processos gerenciais.
Para compreender melhor como se deu este cenário, falaremos neste artigo sobre a importância das assinaturas digital e eletrônica nos processos empresariais e os benefícios que oferecem.
Além disso, abordaremos ainda as diferenças entre assinatura eletrônica e digital e as leis que regulamentam sua utilização.
Leia até o final e descubra como migrar da assinatura física para a eletrônica pode potencializar o seu negócio.
Assinatura Eletrônica e Digital: entendendo as diferenças
Antes de começarmos a falar sobre os benefícios da assinatura eletrônica nos processos gerenciais, é importante entender a diferença entre uma assinatura eletrônica e a assinatura digital.
Imagine ter a liberdade de assinar documentos importantes sem caneta e papel, em um piscar de olhos.
Isso é exatamente o que a assinatura eletrônica oferece. Ela é uma forma geral de validar um documento ou acordo online.
Assim, ela pode ser feita de várias formas, como digitar o nome, clicar em um botão de aceitação ou até mesmo usar uma imagem de assinatura, sendo comumente utilizada em meios que envolvam alguma transação e compartilhamento de dados digitais.
Ela também se divide em diferentes tipos, sendo a assinatura digital uma das formas da assinatura eletrônica.
Nesse sentido, uma assinatura digital é mais avançada e segura.
Isso porque cada traço da sua assinatura é transformado em código, selado com uma camada de criptografia.
Além disso, a assinatura digital usa chaves criptográficas – uma chave pública, que é compartilhada com todos, e uma chave privada, que é mantida em segredo.
O que garante a autenticidade do signatário e a integridade do documento.
Ambas têm validade jurídica no Brasil, graças à legislação vigente.
Regulamentações brasileiras para assinatura eletrônica e digital
A Medida Provisória 2.200-2 de 2001 tem como intuito criar regras para usar a assinatura eletrônica e digital em documentos e transações online no Brasil.
Assim, ela busca regular essas tecnologias para garantir a segurança e autenticidade delas.
Segundo a MP, a assinatura eletrônica é legalmente igual à assinatura feita à mão em papel, contanto que seja criada de forma segura.
A medida também estabelece regras para fazer, checar e validar essas assinaturas eletrônicas, para garantir que sejam reais e íntegras.
A MP diz que a assinatura digital precisa usar um certificado digital dado por uma Autoridade Certificadora credenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
Esse certificado digital garante que a assinatura é verdadeira e o documento não mudou depois de assinado.
A MP criou ainda a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que decide as regras para dar e checar certificados digitais, e também supervisiona as Autoridades Certificadoras.
Assim, com a MP 2.200-2, as assinaturas eletrônica e digital se tornaram opções seguras e práticas para documentos e transações online, trazendo muitos benefícios para a sociedade e a economia.
Integração da assinatura eletrônica e digital nos processos gerenciais
Os processos gerenciais sustentam o funcionamento fluido e eficaz de uma organização.
Assim, eles abrangem uma série de atividades, desde o planejamento estratégico até a execução de tarefas diárias.
Por isso, todos devem alcançar metas e objetivos definidos.
Além disso, os processos gerenciais não apenas garantem que a empresa atue de maneira coordenada, mas também quando bem desenhados e executados, ajudam a otimizar recursos, melhoram a tomada de decisões e aumentam a produtividade.
Sendo assim, a adoção da assinatura eletrônica nos processos gerenciais oferece ainda mais eficiência e agilidade.
Isso porque, contratos, acordos e documentos podem ser assinados remotamente.
O que consequentemente, elimina a necessidade de encontros presenciais e reduz consideravelmente o tempo necessário para finalizar transações.
A seguir listamos alguns exemplos de automatização e simplificação de processos gerenciais:
Contratos e Acordos Empresariais
É possível integrar a assinatura eletrônica em contratos entre empresas, parceiros comerciais e fornecedores. Isso permite que as partes revisem, assinem e compartilhem documentos essenciais de maneira rápida e remota. Por exemplo, um contrato de prestação de serviços pode ser negociado e assinado eletronicamente, eliminando a necessidade de trocas de papel.
Aprovação de Documentos Internos
Em empresas com várias filiais ou equipes distribuídas, a assinatura eletrônica agiliza a aprovação de documentos internos. É possível assinar digitalmente políticas internas, relatórios financeiros e propostas, permitindo uma circulação mais rápida e uma tomada de decisões mais ágil.
Recursos Humanos e Gestão de Pessoal
Processos gerenciais relacionados à gestão de pessoal, como admissões, promoções, avaliações, controle e fechamento de ponto, podem se beneficiar da assinatura eletrônica e digital. Documentos como contratos de trabalho, termos de confidencialidade, avaliações de desempenho, controle de ponto e fechamento de ponto eletrônico, podem ser assinados digitalmente, reduzindo a papelada e simplificando a administração de recursos humanos.
3 benefícios de adotar a assinatura eletrônica e digital em processos gerenciais:
Redução de Custos e Sustentabilidade
A assinatura eletrônica e digital elimina despesas associadas à impressão, envio postal e armazenamento físico de documentos. Além disso, contribui para a redução do consumo de papel, alinhando-se a práticas mais sustentáveis.
Agilidade e Produtividade
Agora é possível finalizar processos que anteriormente levavam dias em minutos. Isso otimiza a produtividade dos colaboradores e evita atrasos desnecessários.
Rastreabilidade e Auditoria
As plataformas de assinatura eletrônica geralmente oferecem recursos de rastreamento detalhados, permitindo que as partes interessadas saibam quando o documento foi enviado, recebido e assinado. Isso é valioso para auditorias e histórico de transações.
Processos gerenciais otimizados
A assinatura eletrônica e digital revolucionou a forma como lidamos com documentos e processos gerenciais.
Elas contam com validade jurídica e os benefícios que oferecem são tangíveis.
Por isso, se tornam uma ferramenta indispensável para empresas que buscam otimizar suas operações.
Além disso, integrada aos processos gerenciais, ela simplifica horas de trabalho e melhora significativamente a precisão de registros.
Ao adotar a assinatura eletrônica, as empresas promovem eficiência e modernização dos fluxos de trabalho e, consequentemente, elevam seu negócio a novos patamares.
Veja outras notícias empresariais para seu crescimento profissional no blog da Genyo.
