Assinatura eletrônica e digital e sua importância nos processos gerenciais

A assinatura eletrônica e digital revolucionou a forma como as empresas lidam com processos gerenciais. Confira os motivos em nosso artigo. Veja mais neste artigo!
Sumário
processos gerenciais

Em um mundo cada vez mais digitalizado em seus processos gerenciais, onde as práticas de negócios evoluem rapidamente, adaptar-se à era da virtualização se tornou prioridade.

Com isso, quando analisamos o mercado e suas inovações, nos deparamos com uma tecnologia que se tornou amplamente utilizada: a assinatura eletrônica e digital.

Isso ocorreu porque ela revolucionou a maneira como lidamos com documentos importantes, assinaturas, validações e, consequentemente, com os processos gerenciais.

Para compreender melhor como se deu este cenário, falaremos neste artigo sobre a importância das assinaturas digital e eletrônica nos processos empresariais e os benefícios que oferecem.

Além disso, abordaremos ainda as diferenças entre assinatura eletrônica e digital e as leis que regulamentam sua utilização.

Leia até o final e descubra como migrar da assinatura física para a eletrônica pode potencializar o seu negócio.

Assinatura Eletrônica e Digital: entendendo as diferenças

Antes de começarmos a falar sobre os benefícios da assinatura eletrônica nos processos gerenciais, é importante entender a diferença entre uma assinatura eletrônica e a assinatura digital.

Imagine ter a liberdade de assinar documentos importantes sem caneta e papel, em um piscar de olhos.

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Isso é exatamente o que a assinatura eletrônica oferece. Ela é uma forma geral de validar um documento ou acordo online.

Assim, ela pode ser feita de várias formas, como digitar o nome, clicar em um botão de aceitação ou até mesmo usar uma imagem de assinatura, sendo comumente utilizada em meios que envolvam alguma transação e compartilhamento de dados digitais.

Ela também se divide em diferentes tipos, sendo a assinatura digital uma das formas da assinatura eletrônica.

Nesse sentido, uma assinatura digital é mais avançada e segura.

Isso porque cada traço da sua assinatura é transformado em código, selado com uma camada de criptografia.

Além disso, a assinatura digital usa chaves criptográficas – uma chave pública, que é compartilhada com todos, e uma chave privada, que é mantida em segredo.

O que garante a autenticidade do signatário e a integridade do documento.

Ambas têm validade jurídica no Brasil, graças à legislação vigente.

Regulamentações brasileiras para assinatura eletrônica e digital

A Medida Provisória 2.200-2 de 2001 tem como intuito criar regras para usar a assinatura eletrônica e digital em documentos e transações online no Brasil.

Assim, ela busca regular essas tecnologias para garantir a segurança e autenticidade delas.

Segundo a MP, a assinatura eletrônica é legalmente igual à assinatura feita à mão em papel, contanto que seja criada de forma segura.

A medida também estabelece regras para fazer, checar e validar essas assinaturas eletrônicas, para garantir que sejam reais e íntegras.

A MP diz que a assinatura digital precisa usar um certificado digital dado por uma Autoridade Certificadora credenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

Esse certificado digital garante que a assinatura é verdadeira e o documento não mudou depois de assinado.

A MP criou ainda a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que decide as regras para dar e checar certificados digitais, e também supervisiona as Autoridades Certificadoras.

Assim, com a MP 2.200-2, as assinaturas eletrônica e digital se tornaram opções seguras e práticas para documentos e transações online, trazendo muitos benefícios para a sociedade e a economia.

Integração da assinatura eletrônica e digital nos processos gerenciais

Os processos gerenciais sustentam o funcionamento fluido e eficaz de uma organização.

Assim, eles abrangem uma série de atividades, desde o planejamento estratégico até a execução de tarefas diárias.

Por isso, todos devem alcançar metas e objetivos definidos.
Além disso, os processos gerenciais não apenas garantem que a empresa atue de maneira coordenada, mas também quando bem desenhados e executados, ajudam a otimizar recursos, melhoram a tomada de decisões e aumentam a produtividade.

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Sendo assim, a adoção da assinatura eletrônica nos processos gerenciais oferece ainda mais eficiência e agilidade.

Isso porque, contratos, acordos e documentos podem ser assinados remotamente.

O que consequentemente, elimina a necessidade de encontros presenciais e reduz consideravelmente o tempo necessário para finalizar transações.

A seguir listamos alguns exemplos de automatização e simplificação de processos gerenciais:

Contratos e Acordos Empresariais

É possível integrar a assinatura eletrônica em contratos entre empresas, parceiros comerciais e fornecedores. Isso permite que as partes revisem, assinem e compartilhem documentos essenciais de maneira rápida e remota. Por exemplo, um contrato de prestação de serviços pode ser negociado e assinado eletronicamente, eliminando a necessidade de trocas de papel.

Aprovação de Documentos Internos

Em empresas com várias filiais ou equipes distribuídas, a assinatura eletrônica agiliza a aprovação de documentos internos. É possível assinar digitalmente políticas internas, relatórios financeiros e propostas, permitindo uma circulação mais rápida e uma tomada de decisões mais ágil.

Recursos Humanos e Gestão de Pessoal

Processos gerenciais relacionados à gestão de pessoal, como admissões, promoções, avaliações, controle e fechamento de ponto, podem se beneficiar da assinatura eletrônica e digital. Documentos como contratos de trabalho, termos de confidencialidade, avaliações de desempenho, controle de ponto e fechamento de ponto eletrônico, podem ser assinados digitalmente, reduzindo a papelada e simplificando a administração de recursos humanos.

3 benefícios de adotar a assinatura eletrônica e digital em processos gerenciais:

Redução de Custos e Sustentabilidade

A assinatura eletrônica e digital elimina despesas associadas à impressão, envio postal e armazenamento físico de documentos. Além disso, contribui para a redução do consumo de papel, alinhando-se a práticas mais sustentáveis.

Agilidade e Produtividade

Agora é possível finalizar processos que anteriormente levavam dias em minutos. Isso otimiza a produtividade dos colaboradores e evita atrasos desnecessários.

Rastreabilidade e Auditoria

As plataformas de assinatura eletrônica geralmente oferecem recursos de rastreamento detalhados, permitindo que as partes interessadas saibam quando o documento foi enviado, recebido e assinado. Isso é valioso para auditorias e histórico de transações.

Processos gerenciais otimizados

A assinatura eletrônica e digital revolucionou a forma como lidamos com documentos e processos gerenciais.

Elas contam com validade jurídica e os benefícios que oferecem são tangíveis.

Por isso, se tornam uma ferramenta indispensável para empresas que buscam otimizar suas operações.

Além disso, integrada aos processos gerenciais, ela simplifica horas de trabalho e melhora significativamente a precisão de registros.

Ao adotar a assinatura eletrônica, as empresas promovem eficiência e modernização dos fluxos de trabalho e, consequentemente, elevam seu negócio a novos patamares.

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