O controle de férias bem feito é indispensável para o bom andamento da gestão de pessoas de uma empresa. Uma programação justa e clara dos períodos de descanso, inevitavelmente, é um triunfo para manter os colaboradores motivados e engajados com a rotina de trabalho.
Dar férias aos funcionários, no entanto, vai muito além de assinar alguns papéis e ficar algumas semanas sem manter contato com a pessoa. Na verdade, há uma série de procedimentos que facilitam esse gerenciamento – que é tão importante quanto o controle de ponto. Afinal de contas, o ritmo e a qualidade do trabalho não podem cair de produção quando uns forem aproveitar os merecidos dias de relaxamento, concorda?
No post de hoje, você confere 7 dicas infalíveis para fazer o controle de férias com eficiência e leveza. Um destes procedimentos, se me permite um spoiler, vai revolucionar a forma como você gerencia os processos de períodos de descanso.
Vamos lá?
Como fazer um controle de férias eficiente?
Esse tipo de controle pode soar como uma tarefa burocrática. Mas quando há conhecimento acerca da relevância da pauta férias na relação entre empregador e colaborador, esse pensamento mais pragmático muda completamente de tom.
Por essas e outras, aqui estamos para te passar 7 dicas infalíveis para você gerenciar as férias dos funcionários com eficiência. Veja só como são simples os processos abaixo.
1. Tenha um histórico das férias gozadas
Solicite um histórico detalhado dos períodos de férias gozados por todos os funcionários. Essa informação você consegue junto à contabilidade ou nos arquivos do departamento responsável por fechar a folha de pagamento. De preferência, peça um documento com as seguintes informações:
- nome do funcionário;
- período aquisitivo (de/até);
- dias de férias gozados.
Esses dados te ajudarão a enxergar muita coisa importante. Entre outras informações indispensáveis, uma delas te ajuda a zelar pela saúde financeira da empresa. Veja bem: se um funcionário não tirar férias no período previsto em lei, a firma pode ser acionada judicialmente e ser alvo de processo trabalhista por parte do colaborador com vencimentos atrasados.
2. Defina a política de férias da empresa
Com a Reforma Trabalhista de 2017, a questão das férias ficou um pouco mais flexível. Entre outras mudanças, os 30 dias de descanso podem ser divididos em até três períodos; desde que nem um deles dure menos que cinco dias corridos, e pelo menos um deles seja maior que 14 dias corridos.
A regra abrange funcionários com idades menores que 18 e maiores de 50 anos. A divisão de férias não pode ser imposta por nenhuma das partes. Recomenda-se uma negociação que fique interessante para trabalhador e empresa.
Apesar da flexibilidade, o empregador tem a possibilidade de definir a política de férias da empresa. Exemplo prático: o regulamento interno pode decidir que as férias tenham início às segundas ou terças, haja vista que a lei determina que o período sempre comece três dias úteis antes do final de semana.
3. Coloque as políticas de férias ao alcance de todos
Depois que estabelecer as políticas de férias, a empresa deve deixá-las acessíveis a todos os funcionários. Não precisa ser um documento gigantesco e detalhado: basta pincelar os principais pontos e explicá-los com clareza, transparência e agilidade.
São várias as possibilidades para manter os colaboradores informados sobre essas diretrizes. Entre outras, você pode usar um mural de recados, enviar newsletter e – claro – expressar verbalmente em reuniões específicas. Informação, nunca é demais.
4. Defina prazos
O departamento de gestão de pessoas pode determinar um prazo para que os funcionários apresentem seus pedidos de férias. Essa medida ajuda a minimizar os impactos que as ausências causarão na produtividade.
O período de descanso deve ser acordado com bom senso. É preciso dar um tempo hábil para o colaborador se programar para desfrutar seu período de descanso, de fato. Em contrapartida, a empresa deve montar a agenda de forma que não comprometa o rendimento. No caso do comércio varejista, por exemplo, novembro e dezembro não são os meses mais indicados para funcionários gozarem férias.
5. Prepare a equipe para lidar com as ausências
Quem sai de férias é o funcionário, não é o setor. Na prática, isso quer dizer que as tarefas do colaborador que foi curtir seu período de descanso não podem ficar à deriva.
Para continuar realizando suas atividades sem danos colaterais, a empresa precisa designar outro profissional para cuidar dos processos e afazeres do colega ausente. Sendo assim, antes do período de férias do empregado se iniciar, recomenda-se que o supervisor da área que será afetada pela ausência defina quem ficará encarregado pelo trabalho do empregado que entrará em recesso.
Em alguns casos, há treinamentos para que as atividades continuem seguindo seu fluxo. Um período médio de 15 dias de antecedência pode ser o suficiente para que as férias de um não tragam colapso para os demais.
6. Cuidado para não sobrecarregar setores
Quando um funcionário sai de férias, é normal que algum outro profissional assuma as tarefas. Afinal de contas, o setor não pode parar. É comum que as obrigações do empregado ausente sejam realocadas para algum outro funcionário que, além de ter de lidar com as próprias tarefas, também cuidará do trabalho do colega. Se essa solução caseira gerar acúmulo de funções e intolerável queda de rendimento, a empresa pode optar por contratar funcionários temporários para suprir as demandas.
7. Conte com a tecnologia voltada à gestão de pessoas
Dentre seus vários benefícios, a Web 4.0 nos proporciona a tecnologia que permite a automatização de uma série de processos. Não há motivos para investir tempo e capital intelectual em tarefas que podem ser resolvidas com alguns poucos toques no teclado de um computador ou na tela de um dispositivo smart.
Nesse cenário, a gerência de períodos de descanso pode ser feita de forma automatizada. Para isso, você precisa de um software orientado à área de gestão de pessoas. O Controle de Ponto Digital Genyo também cumpre essa função de gerenciamento! Nessa nossa próxima conversa, você confere todas as vantagens de fazer o controle de férias digital.
