É muito comum em empresas, que o superior peça que o seu funcionário fique cobrindo férias de um colega do mesmo setor. Esse tipo de coisa acontece por diversos motivos, seja no período de licença-maternidade, em viagens, cursos ou até mesmo durante o horário de almoço.
Antes de tomar essa decisão, é importante ter os conhecimentos necessários sobre o tema. Porque muitos gestores não sabem que em casos como este, o funcionário tem direito a receber um adicional no seu salário, o que chamam de salário por substituição. O não cumprimento é infração à lei.
Pensando em te ajudar, o Genyo preparou este artigo, que vai te mostrar tudo o que você precisa saber antes de colocar um funcionário cobrindo férias de outro. Aproveite a leitura até o final para ficar por dentro do assunto!
Afinal, o que é cobrindo férias?
De acordo com as leis trabalhistas, após um ano de trabalho, todo funcionário que atue em regime CLT, tem direito a tirar férias. É aí que entra um questionamento importante: como ficam as funções que esse funcionário exercia?
Bom, nestas situações, as empresas precisam se organizar para colocar um outro funcionário cobrindo essas funções, até porque, não teria como elas ficarem paradas por um mês esperando a volta do colaborador.
Por isso, muitas empresas utilizam outros funcionários cobrindo férias, ou até mesmo contratam alguém apenas para isso. Esse, inclusive, é um dos motivos pelos quais é importante ter um controle de férias eficiente.
Colocar cobrindo férias de outro é algo legal?
O Tribunal Superior do Trabalho (TST) tem uma súmula 159 que estipula as regras para substituir um funcionário, além de determinar como deve ser feita a remuneração nesses casos, em que o funcionário tem direito a receber um salário igual ao de quem cobrindo férias.
Mas, de acordo com a súmula, para que esse salário substituição possa ser pago, existem alguns requisitos que precisam ser cumpridos:
- Enquanto perdurar a substituição que não tenha caráter meramente eventual, inclusive nas férias, o empregado substituto fará jus ao salário contratual do substituído.
- Vago o cargo em definitivo, o empregado que passa a ocupá-lo não tem direito a salário igual ao do antecessor.
Como o salário substituição é calculado?
A primeira coisa que precisa ser feita, é deixar claro que o funcionário que vai substituir o seu colega não ganha dois salários. O que ocorre, é que o funcionário vai receber um adicional que iguale o seu salário ao do colega que saiu de férias, isso se eles já não receberem o mesmo valor.
Basicamente, se o substituto recebe de salário R$1 mil e o funcionário que ele irá cobrir as férias recebe R$2 mil, no mês em questão, o substituto vai receber a soma da diferença de seus salários. Ou seja, R$1 mil mais, totalizando R$2 mil.
Ainda ficou um pouco confuso? Vamos facilitar, então. De maneira geral, o que ocorre é que quando o funcionário substituto recebe um salário menor do que o de quem está cobrindo férias, no mês em questão ele vai receber o mesmo salário que o seu colega.
Ficou mais fácil assim, né?
Bom, você ainda pode estar se perguntando, e como isso fica no holerite do funcionário que está cobrindo as férias? A empresa vai precisar colocar a informação de que se trata de um salário substituição. É como se fosse uma bonificação naquele mês.
Como contratar um funcionário para ficar cobrindo férias?
Na hora de decidir quem vai ficar cobrindo as férias de um determinado funcionário, é necessário que o RH ou DP façam os seguintes procedimentos:
- Escolher um substituto;
- Corrigir a folha de pagamento;
- Anotar no livro de empregados;
- Fazer o termo aditivo para anexar ao contrato de trabalho do substituto;
- Escrever na CTPS, na parte de “Anotações Gerais”, quais foram os termos acordados e prazos.
Como fazer o controle de férias?
Segundo o passo a passo abaixo, dificilmente você vai errar!
1. Estabeleça prazos
Para que a empresa consiga ter um calendário de férias organizado, é fundamental que ele seja feito com antecedência. Por isso, é comum que se estabeleça um prazo para que os funcionários indiquem o período em que desejam tirar férias.
A partir daí, cabe aos gestores verificar se é possível que os funcionários se ausentem na data desejada, sem que isso traga prejuízos para a empresa. Por isso, muitas organizações negociam com seus funcionários as melhores datas para férias, assim ambos saem satisfeitos.
2. Deixe claro a política de férias
Para uma boa gestão é fundamental que se construa uma boa política interna. São normas e diretrizes que vão orientar os funcionários sobre o planejamento de férias.
É nesse documento que tem que estar clara a importância de ambos os envolvidos estarem satisfeitos. Às vezes, não é interessante para a instituição que muitos funcionários do mesmo setor saiam de férias ao mesmo tempo.
3. Entenda a situação da empresa
Existem alguns segmentos que têm muita sazonalidade, como por exemplo, empresas que precisam ter mais funcionários no verão, como é o caso de fábricas de sorvete.
Então, com certeza esse é um período em que a empresa vai precisar contratar colaboradores temporários, além de não conceder férias. Por esse motivo, o gestor precisa estar ciente desta situação para conseguir ter o número de funcionários necessários para dar conta da demanda.
Dessa forma, é importante ter um bom diálogo com os funcionários para que eles estejam cientes de que existem períodos em que não é possível sair de férias.
4. Tenha um substituto qualificado
Na hora de pensar em quem vai ficar cobrindo férias, é fundamental que o profissional substituto seja capacitado para exercer aquela função. Isso pode acontecer dando um treinamento adequado a um funcionário da empresa, ou contratando temporariamente alguém que tenha as qualificações necessárias.
Como forma de sanar esse problema, algumas empresas optam pelo rodízio de funções, que é quando todos os funcionários são treinados e capacitados sobre todas as funções que precisam ser desempenhadas naquele setor.
Isso porque, eles ficam períodos exercendo as funções de cada área. Dessa forma, caso um deles tenha que se ausentar, qualquer outro funcionário está apto a ficar cobrindo férias.
Mas, para que um único funcionário não fique sobrecarregado acumulando todas as funções de quem saiu de férias, e isto acabe prejudicando o seu rendimento, as tarefas podem ser divididas entre todos os colaboradores do setor.
Para isso, é importante que as escalas de trabalho estejam bem divididas, evitando assim que algum funcionário fique sobrecarregado.
5. Conheça as leis trabalhistas
Após todos os itens expostos acima é possível perceber a importância de se ter um controle de férias em uma empresa. Caso um colaborador acabe acumulando o seu período de férias, segundo a CLT ele não pode ter dois períodos consecutivos de férias.
Desse modo, se não for possível dar todo o período necessário, o gestor pode negociar com o funcionário. Existe a possibilidade de parcelar o período devido, sendo que a primeira parcela precisa ser de no mínimo 15 dias e as demais podem ser de 5 dias.
Isso evita que o trabalhador tenha acúmulo de férias e não gera problemas para a instituição.
Em 2017, com a Reforma Trabalhista, algumas mudanças referentes a férias foram instauradas, como:
- Quando um funcionário tirar férias, é preciso que ela comece 3 dias antes de feriados e/ou finais de semana;
- Se o trabalhador concordar, o período de férias pode ser dividido em até três partes sem justificativa;
- O trabalhador pode optar por fracionar suas férias, mas uma das partes precisa ter duração de no mínimo 14 dias, as outras no mínimo de cinco dias de duração cada;
Principais cuidados que o RH deve ter
Quando estamos falando dos trâmites envolvidos em colocar alguém cobrindo férias de funcionários, o RH precisa estar atento às etapas para concluir o processo sem ter que enfrentar problemas. Primeiro é preciso anotar na carteira de trabalho do colaborador substituto e no registro do funcionário que irá sair de férias.
Além disso, a empresa deve estar atenta ao pagamento correto do colaborador. Se não, ela pode sofrer um processo trabalhista, tendo em vista que as regras e jurisprudência favorecem ao trabalhador nesta situação.
Um outro ponto que precisa ser destacado, é o desvio de função. Para evitar que isso aconteça, é necessário garantir que quem ficar cobrindo férias do seu funcionário, realize as mesmas funções que ele faria.
Ah! Vale salientar que se a empresa optar que um colega cubra as férias de outro, ele tem o direito de recusar. Por isso, tudo tem que ser muito bem conversado para que seja bom para os dois lados.
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O que pode ocorrer se as férias dos funcionários forem negligenciadas?
Como dissemos ao longo deste texto, negligenciar o planejamento de férias dos funcionários pode trazer sérias consequências, inclusive financeiras. Por isso, planejar de maneira adequada vai evitar que a empresa passe por problemas.
Para que você consiga ter uma real noção das consequências que negligenciar as férias dos seus funcionários pode gerar, veja abaixo alguns dos possíveis efeitos.
Sobrecarga do funcionário
Hoje em dia está mais do que claro a importância que a qualidade de vida tem na rotina de um ambiente de trabalho. Um funcionário que não descansa, pode se sentir sobrecarregado e isso acabar afetando a sua produtividade e gerando possíveis problemas de saúde que levem ao seu afastamento.
Além disso, sem o descanso necessário, o funcionário pode acabar ficando chateado com a empresa e desenvolvendo comportamentos negativos que podem até mesmo influenciar outros colegas e deixar o clima na organização desagradável.
Sem falar nos problemas que a empresa pode enfrentar caso o funcionário desenvolva algum tipo de doença ocupacional.
Atualmente, garantir um clima organizacional benéfico e colaborativo, tem sido um dos maiores desafios enfrentados por qualquer RH e DP. As consequências quando isso não acontece é de um alto número de funcionários estressados. E isso reflete diretamente no desempenho de suas funções.
Funcionários desmotivados
Muitas vezes, quando um funcionário solicita férias para um determinado período, é porque ele coincide com as férias de seus amigos e/ou familiares. Imagina como esse funcionário iria ficar caso, por falta de planejamento do RH, ele não fosse autorizado a sair de férias naquele período?
Que motivação ele teria para trabalhar em uma empresa que não se preocupa e nem tem o cuidado de ter um controle de férias adequado para os seus funcionários?
Ter que pagar férias dobradas
Essa é a consequência mais temida das empresas que não fazem um controle de férias eficiente. Isso porque, há um gasto alto que poderia ter sido evitado.
Por não terem um bom planejamento de férias, muitas empresas se veem sem muitas opções para conseguir dar conta das férias e folgas de seus funcionários. E como última, e pior opção para elas, acabam tendo que o dobro por isso, para evitar processos trabalhistas.
Por esse motivo, ter conhecimento sobre os direitos e deveres dos seus funcionários e até mesmo da sua empresa, pode evitar que erros sejam cometidos na hora de fazer o planejamento de férias.
Conclusão
Depois de ler todo o texto você consegue perceber o quanto é importante ter um bom controle de férias para poder ter tranquilidade quando precisar de alguém cobrindo férias de seus funcionários?
Isso evita problemas trabalhistas e de saúde, além de poupar gastos desnecessários com férias dobradas.
Uma excelente forma para garantir que a sua empresa tenha um controle de férias eficiente, é escolher o Genyo como o seu sistema de controle de ponto eletrônico digital.
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