As demandas do setor de administração não são poucas, muito pelo contrário, é visto uma sobrecarga enorme entre os funcionários que acaba virando motivo de reclamação e problemas. Por isso, numa tentativa de facilitar o funcionamento, muitas empresas optam pela terceirização de serviços administrativos.
No entanto, poucos gestores entendem o que pode e o que não deve ser feito em relação a essa prática, tampouco as vantagens e desvantagens sobre ela. Por isso, o Genyo desenvolveu este artigo, visando estabelecer alguns conhecimentos para facilitar o desenvolvimento desta área.
Além de tópicos como estes, também é importante discorrer sobre quais são esses serviços administrativos a serem terceirizados, além de, claro, deixar explícito o que a lei informa sobre essa prática.
Serviços administrativos
Os serviços administrativos são aqueles voltados para a área administrativa, parece algo redundante, mas é exatamente isso que significa. Esses tipos de serviços, apesar de subestimados, são muito importantes e sem eles qualquer empresa não conseguiria se manter.
Para facilitar o entendimento, trouxemos abaixo alguns tipos de serviços administrativos para que você possa visualizar melhor e entender a partir de exemplos o que são eles:
Serviço de gestão de pessoas
Um dos serviços administrativos mais conhecidos é aquele que lida com a gestão de pessoas. Este está voltado para o direcionamento da equipe e organização, basicamente as pessoas que trabalham com isso devem prestar os seus serviços para o funcionário da empresa, sempre visando estimular o melhor deles para o trabalho.
Serviços de finanças
Assim como a administração de pessoas, a gestão financeira também é um serviço administrativo. De forma geral, é essa parte da empresa que irá cuidar do patrimônio, das receitas e das despesas. Organização e pontualidade são essenciais nessa área, já que lidar com dinheiro requer responsabilidade.
Serviços de logística
Quem disse que logística também não se enquadra na administração? Ter uma boa logística impacta de forma positiva na administração de transporte, materiais e muitas outras coisas. Reconhecer isso é o primeiro passo para que se tenha uma maior produtividade e com isso um maior lucro.
Além desses 3 tipos de serviços que discutimos acima, existem muitas outras áreas dentro da administração. No entanto, quais delas podem ser terceirizadas? Vejamos abaixo alguns tipos de serviços administrativos que comumente são terceirizados:
Terceirização de serviços administrativos
Antes de mais nada, precisamos entender o que é uma terceirização de serviço, assim podemos compreender melhor as próximas informações.
De maneira mais simples, terceirizar um serviço significa contratar uma empresa especializada no ramo para fornecer profissionais ideais. Dessa forma, a empresa contratante não precisa se preocupar em abrir processos seletivos e contratar profissional por profissional, já que a terceirizada irá fornecer isso de uma só vez.
Além disso, a burocracia é muito menor, a empresa contratante não terá que lidar com todos os profissionais que prestam serviço para ela. Ao contrário disso, ela terá que tratar apenas com a empresa terceirizada.
Pronto! Agora que já relembramos como é que funciona uma empresa terceirizada, podemos continuar com o assunto. Para isso, vamos conhecer alguns serviços administrativos que são comuns na terceirização:
Recepcionistas
A recepção é um local super importante em uma empresa, afinal, para onde eu devo ir? Onde fica a sala onde foi marcada a reunião? Qual é o andar da minha consulta? Todas essas informações rápidas podem ser dadas pela pessoa responsável por recepcionar o indivíduo.
Além disso, essa é uma profissão muito versátil, existente em diversas áreas, como a hospitalar, engenharia, clínica e por aí vai. Ademais, a atenção não é apenas para quem se apresenta presencialmente, mas também para os atendimentos por telefone e email.
Para isso, existe a possibilidade de terceirizar esse profissional e ficar despreocupado em relação a isso, afinal, a empresa terceirizada contratada deverá lidar com tudo que foi especificado no contrato.
Porteiro
A profissão de porteiro também é outro serviço administrativo que pode ser terceirizado, sendo um dos mais terceirizados do setor. Se você nunca percebeu, pessoas terceirizadas utilizam o uniforme da empresa contratada terceirizada, e não da empresa em que elas estão naquele momento.
Com isso, da próxima vez que passar por um porteiro, observe o que diz na farda dele. Apesar de ser uma função administrativa que pode ser terceirizada, ainda assim é possível contratar um profissional por conta própria. Dessa forma, o trabalhador será funcionário direto da sua empresa e você deverá se responsabilizar por ele.
Serviços de RH
Como trouxemos no tópico anterior, os profissionais de RH, além de atuarem em serviços administrativos, também podem ser terceirizados. Apesar disso, é importante ressaltar que deve-se pesquisar uma equipe de confiança.
Isso é importante pois o serviço de RH é muito mais intimista, e cuidar do corpo de trabalhadores de uma empresa requer muita competência. Para isso, contratar uma empresa terceirizada de boas referências é importante, mas isso nós abordaremos no último tópico.
Dentro dos serviços de RH, ainda podemos citar aquelas opções de terceirizar serviços. Um exemplo disso é optar por um sistema de registo de ponto eletrônico e digital, contratar empresas especializadas, mesmo que sua equipe de RH seja própria, é uma alternativa super válida e que muitos estão usufruindo.
Isso acontece pois, ao contrário da equipe de RH (sendo própria ou terceirizada) a empresa específica para trazer essa solução, como o Genyo, permite uma implementação de tecnologia rápida e eficiente. O melhor de tudo são as possibilidades de uso e resultados, que são garantidos e visíveis em pouco tempo de uso.
Assistência jurídica
Esta também é uma opção de terceirizados para quem não deseja complicações, afinal, uma assessoria é indispensável a depender da empresa, mas isso não quer dizer que precisamos nos preocupar ainda mais com novos funcionários.
Com isso, atendimentos rápidos e seguros, com qualidade e alto padrão são características fortes de empresas terceirizadas desse setor. E convenhamos, estes são pontos que toda empresa busca ter.
CLT e terceirização de serviços administrativos
Como o funcionário terceirizado possui diferenças entre um funcionário contratado diretamente, é claro que a CLT também iria separar os dois de forma legal. Com isso, vamos entender quais são essas divergências perante a lei.
Além disso, ainda houveram mudanças em relação às informações do terceirizado. Com isso, é preciso que a sua equipe de RH esteja atualizada perante às novas informações desse tema.
Com as novas disposições sobre a terceirização de serviços, nada impede que uma empresa terceirize as atividades de meio ou de fim de operação. Dessa forma, atualmente um funcionário que lida com as atividades finais para entrega daquele determinado produto ou serviço também pode ser um terceirizado, coisa que antigamente era proibida.
Lei n° 13.429/17 de 2017
Em primeiro plano, vale ressaltar que a lei em questão não modifica e tampouco desmerece a legislação trabalhista e CLT, não podendo ser utilizada para minimizar as relações de trabalho. Além disso, ela especifica de forma clara o que uma empresa prestadora de serviços a terceiros precisa ter para oferecer um funcionamento legal (art. 4 – B).
No entanto, ela permite certa flexibilidade, fazendo com o que o serviço terceirizado seja mais interessante para a empresa no que tange a contratação e manutenção do corpo de funcionários. Dessa forma, não deixando de contribuir para um melhor funcionamento da corporação e consolidação na área em que ela se encontra.
Vantagens e desvantagens de terceirizar serviços administrativos
Assim como tudo na vida, a terceirização de serviços administrativos também possui vantagens e desvantagens. Hoje trouxemos 3 de cada para que você possa ponderar e conseguir chegar a uma decisão em relação a essa temática:
Vantagens
Despreocupação e foco na missão
Com uma equipe de RH, por exemplo, que cuida de assuntos específicos da sua empresa, os profissionais que você contratou podem ficar mais à vontade para exercer as suas respectivas funções. Com isso sobra mais tempo para que tudo fique mais organizado.
Além disso, o alcance dos objetivos vai ser algo mais palpável, uma vez que não existe sobrecarga de funções neste departamento.
Economia
Como se sabe, contratar profissionais terceirizados acaba sendo mais barato do que optar pela contratação tradicional interna. Além disso, não existe burocracia caso aquele profissional que lhe foi direcionado não atenda o que foi estabelecido no contrato, a substituição é feita e nada disso envolve a empresa contratante diretamente.
Desempenho de qualidade
Todo e qualquer profissional vinculado a uma empresa de terceirização é qualificado e especializado, sendo essa uma das principais vantagens da contratação. Dessa forma, todo o serviço que será feito na sua área administrativa será com o maior nível de qualidade possível, claro, quando se trata de uma empresa de confiança.
Desvantagens
Problemas com o funcionário terceirizado
Em alguns casos, o sentimento de insatisfação pode fazer com que isso interfira no trabalho desempenhado pelo funcionário. Isso pode ser causado por demandas do próprio funcionário, mas também por um péssimo clima organizacional oferecido pela própria empresa.
Desenvolvimento de dependência
Um fator muito preocupante é quando se desenvolve dependência para com o serviço terceirizado, quando na verdade não se pode depender inteiramente de nenhum tipo de serviço, muito menos aqueles que não são CLT.
Para isso, é necessário sempre manter uma comunicação clara com os funcionários internos para que eles ofereçam um trabalho tão bom quanto o oferecido pelo pessoal terceirizado.
Dificuldade para introduzir a cultura da empresa
Fazer com que o funcionário terceirizado “vista a camisa da empresa” da mesma forma que ocorre com o CLT é algo mais difícil, já que o sentimento de pertencimento acaba não sendo o mesmo. Além disso, acaba sendo um problema também no controle da qualidade, já que o trabalho pode ir de encontro com a qualidade definida pela empresa.
Para solucionar isso, muitas empresas acabam não atribuindo determinadas funções para pessoas terceirizadas, como atividades finais ou então aquelas que lida diretamente com o cliente. No entanto, em relação aos serviços administrativos, esse problema não é tão recorrente
Como contratar uma equipe terceirizada?
Para contratar uma empresa terceirizada, seja para obter serviços administrativos ou outros, é preciso calma e pesquisa. Por isso, trouxemos algumas dicas para que essa contratação seja feita da melhor forma possível:
Selecione as informações do mercado
É claro que você pode conseguir informações sobre as suas opções de empresa, uma ótima via para conseguir isso é a internet. Hodiernamente, achar informações sobre alguém, principalmente feedbacks negativos, é muito mais fácil, não sendo complicado ter acesso a isso.
Além desse ponto positivo, o feedback para questões positivas também precisa ser valorizado. No entanto, é muito mais difícil obter esse, já que quando não gostamos de algo é automático reclamar e deixar um comentário negativo, mas quando gostamos acabamos esquecendo de avaliar positivamente.
Conheça a sua empresa
Você não conseguirá definir qual empresa terceirizada será a mais compatível se não possui informações intrínsecas da empresa que lidera, por isso o que se pede é conhecimento de todas as áreas do seu negócio. Além disso, essa necessidade não se refere apenas à contratação de empresas terceirizadas, mas também para qualquer tomada de decisão.
Avalie e compare as propostas
Assim como todo bom gestor, sabemos que há necessidade de realizar mais de um orçamento. Com isso, queremos dizer que é preciso avaliar bem as propostas que são dadas, para que o contrato seja fechado com aquela que mais ofertará benefícios.
Além disso, o custo benefício também pode ser avaliado, já que o menor preço de contratação pode ser um fator limitante para esse tipo de negócio.
Faça um alinhamento entre as expectativas e a realidade
Após comunicar a empresa realizada as suas necessidades, ou melhor, as necessidades da sua empresa, é preciso ouvir o que ela tem a dizer. Com isso, queremos dizer que nem sempre o que queremos será alcançado, não porque a empresa em questão não tem qualidade, mas porque às vezes tem coisas que precisam ser ajustadas para encaixar com o momento presente.
Essa pode ser uma das principais tarefas no momento de contratar uma empresa terceirizada para serviços administrativos, já que muito se espera de algumas decisões e precisamos ter em mente o que virá com aquele novo pessoal.
Conclusão
Com a leitura do artigo, foi possível compreender muito mais sobre a terceirização do serviço administrativo e como ele interfere positivamente no RH. Para isso, também temos o Genyo, que permite um serviço de tecnologia e qualidade para um registro de ponto sem problemas e que possa ajudar para que a empresa tenha uma dinâmica mais eficiente.
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