O RH (Recursos Humanos) e o DP (Departamento Pessoal) são dois órgãos distintos das empresas que possuem funções que se encontram em diversos momentos. Apesar de se tratarem de partes diferentes de uma mesma engrenagem, o RH e o DP são partes de uma mesma engrenagem que mantém a empresa ativa. Contudo, o RH e o DP são funções antigas que eram exercidas, geralmente, por funcionários mais antigos da empresa que a conheciam em detalhes.
Em um primeiro momento, as atividades eram exercidas manualmente, com armazenamento de dados de maneira arcaica. Porém, com a digitalização do mercado, o volume de dados e informações que uma empresa armazena e processa é muito elevado. Isso tem alterado o perfil desses dois órgãos das empresas e tem feito com que o perfil dos funcionários que executam as funções seja alterado.
Empresas que não se adequam a essa realidade podem parar no tempo. Param no tempo, sobretudo, porque o RH e DP ditam o ritmo e o perfil das novas contratações da empresa.
Gostaria de saber como fazer para não permitir que o RH e o DP da sua empresa parem? Então, continue a leitura.
Qual a função do RH da sua empresa?
O RH e o DP são departamentos que podem ser confundidos dentro da empresa. É comum fazer essa confusão entre as suas atividades porque, até mesmo dentro das empresas, existe um estímulo à fusão da ideia dos dois. Por fim, quando estão fundidos, é comum que sejam chamados apenas de RH, dando a impressão de que são, no fundo, a mesma coisa.
Contudo, os dois são distintos. O RH e o Departamento Pessoal se dissociam por, principalmente, três motivos. São eles: (1) a natureza do trabalho; (2) o foco do trabalho e (3) as funções e atribuições. Ou seja, o RH e o DP são distintos na raiz das suas ideias. Não podem ser iguais porque possuem atribuições, foco e modo de trabalho diferentes.
O departamento orientado para os recursos humanos acumula funções voltadas para o desenvolvimento da equipe enquanto habilidades humanas. Assim, esse setor é responsável por entender quais as demandas e necessidades específicas dos funcionários e traçar estratégias para alcançar esses objetivos.
Uma das maneiras de conseguir isso é através de feedbacks oportunos em intervalos de tempo regulares que permitam o funcionário entender onde pode melhorar. Além disso, o RH pode entender a dinâmica de cada funcionário Com isso, poderá vê-lo como uma peça que pode ser alocada em um local específico a fim de maximizar os resultados da empresa.
Ou seja, o RH está próximo, em contato íntimo com todos os funcionários das empresas administrando seus talentos e permitindo que sejam explorados ao máximo. Sem o RH, os treinamentos que são necessários para cada um dos funcionários como indivíduos deixariam de existir e passariam a ser tratados como desnecessários.
Assim, o RH forma um elo firme entre os talentos que a empresa apresenta e os objetivos a serem alcançados.
Qual a função do DP da sua empresa?
O Departamento Pessoal, por sua vez, tem uma função burocrática. Envolto em atividades que permeiam documentos e planilhas para serem preenchidas, o DP assume as funções administrativas legais que precisam ser articuladas pela empresa. Isso significa que o contato que a empresa terá com órgãos do governo será organizado pelo DP.
Por exemplo, é comum que o governo necessite de registros que são produzidos pela empresa a fim de consultar dados da vida dos funcionários. Ou ainda, é necessário que alguns dados acerca de faturamento, gastos e outras informações sobre a saúde financeira sejam explorados por órgãos governamentais. Esses dados devem ser providos pelo DP.
Uma das atividades mais importantes do DP de uma empresa é validar documentos que são internos da empresa. Um exemplo disso são os atestados médicos. Os atestados médicos são documentos emitidos por profissionais de saúde que liberam o funcionário de suas funções laborais por um período pré-determinado.
Contudo, esses documentos podem sofrer fraudes e podem ser utilizados com o intuito explícito de lesar a empresa. Com isso, é importante que o DP possua as habilidades técnicas necessárias para receber esse documento, mapeá-lo e arquivá-lo. Assim, pode-se fazer a análise posterior do histórico de um funcionário.
Outra atividade que o DP realiza com muita frequência é o preenchimento do Esocial. O Esocial é um software habilitado pelo governo federal que tem como objetivo aglutinar as informações das empresas em um único local. Logo, evita-se que várias repartições públicas entrem em contato com a empresa na busca de informações.
Assim, é necessário que o funcionário do departamento pessoal da empresa seja alguém dotado de capacidade técnica para interagir com ferramentas de TI. A ideia de um funcionário velho e parado do tempo não combina mais com as necessidades atuais.
Como identificar que o DP e o RH da sua empresa estão desatualizados?
O RH e o DP são dois departamentos representados nos filmes americanos como um amontoado de papéis velhos e antigos. Para combinar com o cenário, o computador é do modelo mais antigo possível e o funcionário tem um ar de fundador da empresa. Tudo isso cria uma ideia fictícia que são departamentos atrasados geridos por pessoas atrasadas.
No entanto, nunca houve tanta necessidade de propor uma gestão tão tecnológica como hoje. Com as digitalizações, há um número mínimo de papéis impressos nos armários, enquanto há a necessidade de computadores cada vez mais tecnológicos. É necessário entender se o sistema de gestão da sua empresa está atualizado para o século XXI.
A primeira coisa que precisa ser observada para analisar se o RH e o DP estão preparados são as respostas que fornecidas para os desafios. Ou seja, os problemas práticos do século XXI precisam de respostas rápidas e resolutas. Se, no entanto, o tempo de resposta do departamento é elevado é necessário intervir para otimizar a celeridade das atividades.
A burocracia é algo necessário. Ter o mínimo de burocracia evita que haja erros por ausência protocolar. Porém, quando a burocracia se torna muito grande, tende-se a diminuir a eficiência do setor. Logo, uma maneira de mapear o desempenho dos setores é definir o quão burocrático eles são. Por que precisam do tempo que levam para resolver problemas?
Além disso, quão ágil esse grupo atua de maneira a responder demandas externas da empresa? Quão fácil é para este departamento interagir com outras empresas ou com órgãos públicos? Há uma manipulação satisfatória da tecnologia?
Entender essas questões e trabalhar para melhorar seus resultados é a chave para saber se o seus órgãos gestores são atualizados para o século XXI.
Ferramentas de tecnologia que não permitirão que seu RH e o DP parem!
Os softwares são a porta de entrada para a automatização dos processos da empresa. Com a utilização de ferramentas de qualidade, é possível ganhar tempo e dinheiro permitindo que os funcionários gastem seu tempo nas atividades mais dinâmicas. Assim, uma parte do trabalho burocrático pode ser realizado pelas máquinas.
Um desses softwares é o RH Gestor. Esse software trabalha auxiliando na em diversas atividades do RH. Uma das suas habilidades é o trabalho de recrutamento e seleção de talentos para a empresa. Após fazer o processo seletivo desses funcionários é a hora de realizar toda a parte de treinamento e capacitação que pode ser feita pela plataforma.
Com esse recrutamento e seleção, é possível realizar uma capacitação periódica sem a necessidade de montar grandes espaços para eventos. É comum, nas empresas, que essas atividades prescindam de uma grande quantidade de dinheiro porque envolvem a contratação de palestrantes, alimentação, limpeza e espaço físico.
Outra ferramenta muito útil para o processo de automatização dos setores de gestão da empresa é a SAP SuccessFactors. Esse modelo de gestão automatizada norte americano tem sede em São Francisco. A proposta é dar protagonismo ao colaborador dando a eles uma visão mais ampliada do processo de gestão.
Através da concentração das estratégias em uma única nuvem, o SAP atua de maneira integrada a fim de otimizar as estratégias através de módulos. Esses módulos são integrados e mostram o impacto que cada contratação de funcionário terá para o desfecho final dos objetivos empresariais.
O principal objetivo do SAP é calibrar adequadamente a gestão do RH de maneira a diminuir a burocracia ao mínimo possível que não comprometa a qualidade. Ajustando a burocracia, entende-se o posicionamento de cada funcionário e a relação empresarial onde ele será melhor aproveitado.
Melhore a comunicação interna da sua empresa e não permita que seu RH e DP parem
Uma das estratégias mais eficientes para impulsionar o crescimento dos departamentos de gestão de uma empresa está na ideia de melhorar a comunicação interna. A tentativa é a mesma já explicada em outros temas: diminuir a burocracia e aumentar a celeridade da empresa. O home office tem sido um ensaio para a melhora da comunicação das firmas.
Com o advento do Home office, muita coisa da comunicação interna das empresas tem passado por uma evolução que tem tido impacto em outras áreas. O home office obriga que a comunicação entre os diversos departamentos seja integrada, pois, se assim não for, não haverá trabalho eficiente. Logo, a comunicação na era do home office pode ser uma escola.
Por exemplo, para melhorar a comunicação entre os departamentos e os funcionários pode-se institucionalizar a utilização de diversos aplicativos. Há alguns anos, os aplicativos eram vistos como meio de conversa informal e não apresentavam formalidade para serem utilizados no cotidiano.
Assim, quando havia a necessidade de utilizar uma comunicação mais expressiva, recorria-se aos e-mails. Hoje, essa realidade é diferente. Atualmente, há diversas modalidades de mensagens rápidas que podem ser utilizadas como recursos para comunicação entre departamento e funcionários. Logo, reduz-se a burocracia.
Alguns desses aplicativos são o Whatsapp, o Telegram, o Microsoft Teams, ou ainda o Google Meet. Alguns para mensagens instantâneas e outros para a realização de reuniões online. No caso dos aplicativos de reuniões, permitem que haja uma comunicação em tempo real e em que é possível fazer projeções em tela de arquivos.
Assim, as reuniões podem ser realizadas em horários pré-determinados e não surpreendem por atrasos. O Rh e o DP estão com um controle maior das situações adversas que podem surgir.
Como o Genyo pode dinamizar as atividades da sua gestão?
Já foi discutido que para dinamizar as atividades da gestão de uma empresa é necessário que haja funcionários aptos a manipular tecnologia. Além disso, é necessário que haja um controle adequado de tudo o que acontece na empresa a fim de prever necessidades e antecipá-las.
Contudo, há uma dificuldade nisso. Quando a tecnologia disponível na empresa é muito baixa há um risco grande de fraude. É o que acontece, por exemplo, com as empresas que fazem uso de registros manuais. Porém, quando a tecnologia é muito avançada, dificulta-se a interação homem-máquina e os funcionários podem sentir dificuldade de atuar.
Além disso, quando trata-se de controle de pontos manuais, sobretudo em trabalhos de home office, há um descontrole quanto ao modelo de registro manual. Nesse tipo de registro é possível fazer anotações fantasiosas que podem lesar financeiramente ou até juridicamente a empresa.
É possível fazer um registro de que o funcionário entrou na empresa no horário de trabalho, quando na realidade o dado é falso. Funcionários que faltam podem ser advertidos formalmente. Bem como os funcionários que chegam atrasados constantemente. Logo, anotar esses dados falsos limita a empresa a reagir judicialmente.
Para resolver esse problema, o Genyo propõe os registradores de ponto eletrônico que substituem os registros manuais. Os registros eletrônicos são mais confiáveis e podem ser utilizados como documentos de valor legal com respaldo superior aos registros à mão.
Portanto, os registradores de ponto eletrônico do genyo são a melhor ferramenta que pode ser adicionada ao seu arsenal de gestão.Com ele, o RH e o DP darão saltos incríveis de organização.
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