A RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) é o cadastro anual do Ministério do Trabalho e Emprego que reúne vínculos, remunerações e dados de cada estabelecimento do país, base das estatísticas de emprego formal e do abono salarial. Pela Portaria Consolidada MTE nº 1, de 17 de dezembro de 2025, a obrigação é cumprida pelo eSocial, e a RAIS 2026 não tem declaração anual separada.
O que é RAIS e por que ela não acabou com o eSocial
Quem trabalha em Departamento Pessoal há alguns anos ainda associa essa obrigação ao ritual de fevereiro e março: gerar o arquivo no GDRAIS, transmitir, guardar o recibo. Esse ritual acabou. A obrigação, não.
Para entender o que é RAIS hoje, vale separar duas coisas. Uma é a declaração, o formulário que a empresa enviava uma vez por ano. A outra é a base de dados, o retrato do mercado de trabalho formal que o governo monta a partir dessas informações. A declaração anual foi extinta para quem envia eventos ao eSocial. A base continua existindo e continua sendo usada.
Segundo o Sumário Executivo da RAIS ano-base 2025, publicado pelo MTE em maio de 2026, o cadastro foi instituído pelo Decreto nº 76.900, de 1975, é regulamentada hoje pelo Decreto nº 10.854, de 2021, e pela Portaria Consolidada MTE nº 1/2025, e segue obrigatória para todos os estabelecimentos do setor público e privado, inclusive os que não tiveram empregados no ano.
Na prática, esse cadastro serve a três frentes que afetam diretamente a empresa e o empregado:
- identificação dos trabalhadores com direito ao abono salarial do PIS/Pasep;
- estatísticas oficiais de emprego, remuneração e estabelecimentos, usadas em políticas públicas;
- cruzamento de dados pela fiscalização do trabalho, inclusive sobre cotas de aprendizes e de pessoas com deficiência.
Por isso a pergunta “o que é RAIS” mudou de natureza. Ela deixou de ser uma tarefa do calendário e passou a ser uma consequência: se o eSocial está certo, a base anual está certa. Se o eSocial tem buraco, a base herda o buraco.
RAIS eSocial: a declaração anual virou rotina mensal
A troca do GDRAIS pelo eSocial foi gradual. A Portaria SEPRT nº 1.127/2019 iniciou a substituição a partir do ano-base 2019, e cada grupo do eSocial migrou em um momento diferente. O artigo 20 da Portaria Consolidada MTE nº 1/2025 registra até que ano-base cada grupo ainda usa o GDRAIS Genérico, o que permite reconstruir a linha do tempo:
| Grupo do eSocial | GDRAIS Genérico vale até | RAIS pelo eSocial desde |
|---|---|---|
| Grupos 1 e 2 | Ano-base 2018 | Ano-base 2019 |
| Grupo 3 | Ano-base 2021 | Ano-base 2022 |
| Grupo 4 (órgãos públicos e organizações internacionais) | Ano-base 2022 | Ano-base 2023 |
Desde o ano-base 2023, portanto, todos os grupos cumprem a RAIS eSocial. O GDRAIS (programa gerador da declaração da RAIS) sobrevive apenas na versão Genérica, para regularizar anos-base anteriores à migração de cada grupo, e exige certificado digital padrão ICP-Brasil, exceto na RAIS negativa.
O que mudou de verdade foi o modelo mental. Antes, o DP tinha um prazo anual para conferir e consolidar tudo. No modelo RAIS eSocial, cada evento enviado no mês já é a declaração. O sumário do MTE resume a lógica: o envio dos eventos de remuneração (S-1200) e de desligamento (S-2299) cumpre, por si só, a obrigação anual para os quatro grupos, e a base é alimentada a partir dos eventos mensais.
O artigo 19 da Portaria Consolidada detalha o que precisa chegar ao eSocial e quando. Para empregados, os prazos são estes:
| Informação | Prazo no eSocial |
|---|---|
| CPF, nascimento, admissão, categoria, CBO, salário contratual e tipo de contrato | Até o dia anterior ao início das atividades |
| Local de trabalho, horário contratual, condição de pessoa com deficiência ou reabilitado, etnia e raça | Até o dia 15 do mês seguinte ao início das atividades |
| Data e motivo do desligamento, aviso prévio e verbas rescisórias | Até o décimo dia após o desligamento |
| Remunerações mensais, com parcelas e descontos discriminados | Até o dia 15 do mês seguinte ao vencido |
| Alterações contratuais, transferências, reintegrações e afastamentos temporários | Até o dia 15 do mês seguinte à ocorrência |
Repare na lista: horário contratual, afastamentos, parcelas de remuneração. São dados que nascem na jornada do empregado, muito antes de virar folha. Esse ponto volta mais adiante.
RAIS 2026: o que vale para o ano-base 2025
A RAIS 2026 corresponde aos vínculos e remunerações de 1º de janeiro a 31 de dezembro de 2025. Para esse ano-base não houve abertura de prazo de entrega, programa novo para baixar ou declaração a transmitir. A informação já estava no eSocial, mês a mês, e foi dali que o MTE extraiu os dados.
É o erro mais comum nas buscas sobre o tema: procurar o “prazo da RAIS 2026” como se ele existisse. O prazo que vale é o de cada evento do eSocial, conforme a tabela acima. Um S-1200 de março de 2025 enviado com atraso é, na prática, uma declaração entregue com atraso.
O sumário executivo publicado em maio de 2026 já mostra o resultado consolidado do ano-base 2025:
| Indicador do ano-base 2025 | Resultado |
|---|---|
| Vínculos formais ativos em 31/12/2025 | 59.970.945 |
| Variação em relação a 31/12/2024 | +5,0% (2.838.789 vínculos) |
| Estabelecimentos com empregados | 4,8 milhões (+2,1%) |
| Remuneração média em dezembro | R$ 4.434,38 |
| Estabelecimentos declarantes sem vínculo ativo em 31/12 | 562.262 |
Esses números importam para a empresa por um motivo prático: eles saem exatamente dos eventos que o DP transmite. Se a remuneração de um empregado foi informada errada, ela entrou errada na estatística e entrou errada no cálculo do direito dele ao abono.
Ainda existe declaração pelo GDRAIS em 2026?
Só para trás. O GDRAIS Genérico continua disponível para declarações e retificações de anos-base anteriores à migração de cada grupo, conforme a tabela da seção anterior. Para o ano-base 2025, qualquer correção é feita retificando os próprios eventos no eSocial.
Quem precisa estar informado no eSocial
A antiga lista de “quem entrega” continua válida, só que agora ela descreve quem precisa estar corretamente informado no eSocial. O artigo 19 da Portaria Consolidada abrange, com prazos próprios para cada categoria:
- empregados regidos pela CLT, inclusive aprendizes, intermitentes e contratados por prazo determinado;
- servidores públicos não regidos pela CLT e militares;
- trabalhadores temporários da Lei nº 6.019/1974;
- diretores não empregados;
- dirigentes sindicais remunerados pela entidade sindical;
- trabalhadores cedidos;
- avulsos portuários e não portuários;
- estagiários e médicos residentes;
- cooperados de cooperativas de trabalho e de produção;
- trabalhadores autônomos, incluindo transportadores autônomos.
Para o empregador comum, a regra de bolso é simples: todo CNPJ ou CPF que contrata e envia folha ao eSocial já está dentro da obrigação. O cuidado está nas categorias periféricas, como estagiários e autônomos, que costumam ficar fora da conferência mensal porque não passam pelo mesmo fluxo da folha CLT.
RAIS negativa: o que muda para empresa sem empregados
A RAIS negativa é a declaração do estabelecimento que não teve empregados no ano-base. O sumário do MTE lembra que ela é exigida desde 1995. Com o eSocial, ela também deixou de ser um formulário à parte.
O parágrafo 2º do artigo 19 da Portaria Consolidada determina que o obrigado em situação “sem movimento”, conforme definida no Manual de Orientação do eSocial, informe esse fato até o dia 15 do mês seguinte ao início da situação, à constituição da empresa ou ao início da obrigatoriedade dos eventos periódicos, conforme o caso.
Na rotina, isso significa enviar o fechamento dos eventos periódicos indicando que não há remuneração a declarar. É esse evento de fechamento que sustenta a RAIS negativa da empresa, e é a falta dele que costuma gerar pendência em CNPJs inativos, holdings sem folha e filiais recém-abertas.
Dois erros aparecem com frequência na RAIS negativa:
Achar que empresa parada não tem obrigação
A obrigação continua para todo estabelecimento, inclusive sem empregados. O que mudou foi o meio. Um CNPJ ativo que nunca informou a situação sem movimento ao eSocial fica sem recibo de RAIS negativa, e isso aparece quando a empresa precisa comprovar regularidade em licitação, financiamento ou due diligence.
Encerrar o vínculo e esquecer o fechamento
A empresa que demitiu o último empregado em junho precisa ter o desligamento enviado no prazo e os fechamentos do período corretos. Sem isso, o sistema não reconhece a passagem para a situação sem movimento, e o histórico do ano fica inconsistente.
Como comprovar a entrega da RAIS sem o antigo recibo anual
Antes, o recibo do programa anual encerrava o assunto. Agora, a comprovação tem duas camadas. A primeira é o número do recibo eletrônico que o eSocial devolve a cada evento recebido e validado. A segunda é o recibo anual propriamente dito, que pode ser emitido por solicitação do declarante quando algumas condições do ano-base são atendidas.
Os parágrafos 3º e 4º do artigo 19 da Portaria Consolidada definem essas condições:
| Tipo de recibo | Condições no ano-base |
|---|---|
| Recibo da RAIS | Ao menos um trabalhador ativo no eSocial em pelo menos um dia do ano, ainda que afastado; evento de fechamento de folha em ao menos uma competência com trabalhador ativo; nenhum registro preliminar de trabalhador sem o evento complementar, quando houver remuneração informada para ele |
| Recibo da RAIS negativa | Nenhum trabalhador ativo e nenhum evento de remuneração no ano; último evento periódico enviado é um fechamento de folha indicando ausência de remuneração, ainda que enviado em ano-base anterior |
Há um detalhe que o DP precisa saber antes de usar esse documento em auditoria: segundo o parágrafo 5º do mesmo artigo, os recibos são emitidos por CNPJ básico ou CPF e não comprovam a regularidade das informações prestadas. O recibo prova que a empresa está dentro do sistema. Não prova que os dados estão certos.
Para conferir quais eventos sustentam essa comprovação, o mapa dos principais eventos do eSocial ajuda a localizar onde cada informação anual é enviada.
Não informar a RAIS dá multa?
Dá. O artigo 21 da Portaria Consolidada estabelece que o empregador que não prestar as informações na forma e no prazo previstos, ou que as apresentar com incorreções ou omissões, fica sujeito à multa do artigo 25 da Lei nº 7.998/1990.
Essa lei fixa a multa entre 400 e 40.000 BTN (Bônus do Tesouro Nacional), graduada segundo a natureza da infração, sua extensão e a intenção do infrator, e aplicada em dobro em caso de reincidência, oposição à fiscalização ou desacato à autoridade.
O ponto que muitas empresas não percebem é que a multa deixou de depender de um prazo anual. Como a obrigação é cumprida evento a evento, a omissão também acontece evento a evento: um desligamento não informado, uma remuneração mensal que nunca foi enviada, um registro preliminar que ficou sem complemento.
E existe um custo que não aparece no auto de infração. Um empregado que deixa de receber o abono por falha da empresa tende a cobrar o valor na Justiça do Trabalho, e a discussão passa a ser sobre o que o empregador informou, ou deixou de informar, ao governo.
Abono salarial: onde o erro de declaração aparece primeiro
O abono salarial do PIS/Pasep é o termômetro mais rápido da qualidade dos dados que a empresa envia. A mesma Lei nº 7.998/1990 condiciona o benefício, entre outros requisitos, a pelo menos 30 dias de trabalho no ano-base e a cadastro no PIS/Pasep há pelo menos cinco anos, com valor proporcional aos meses trabalhados.
Em junho de 2026, o MTE deu uma nova oportunidade a empregadores que perderam o prazo original: dados do ano-base 2024 enviados ao eSocial até 20 de junho de 2026 foram processados para pagamento em 15 de outubro de 2026, a trabalhadores com remuneração média de até R$ 2.766,00 naquele ano.
A lição para a RAIS 2026 é direta. O ciclo atual paga em 2026 o abono referente a 2024, e os dados de 2025 tendem a alimentar o benefício pago em 2027. Corrigir agora os eventos de 2025 é mais barato do que explicar, daqui a um ano, por que um empregado ficou de fora do calendário.
Controle de ponto eletrônico: a RAIS começa no espelho de ponto
A declaração anual parece um assunto de folha e de eSocial, mas boa parte do que ela registra nasce antes, na marcação de jornada. O horário contratual é informação obrigatória. As remunerações mensais precisam vir com as parcelas discriminadas, o que inclui horas extras, adicional noturno, descanso semanal remunerado e descontos por falta. Os afastamentos têm prazo próprio de envio.
Tudo isso depende de um registro de jornada confiável. Pelo artigo 74, parágrafo 2º, da CLT, estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores são obrigados a anotar entrada e saída em registro manual, mecânico ou eletrônico.
O roteiro de quando o registro de ponto é obrigatório e de como implantá-lo detalha essa regra por número de empregados.
O caminho do erro é previsível. Uma marcação esquecida vira falta indevida, a falta reduz a remuneração no S-1200, a remuneração errada entra na base anual e o cálculo do abono do empregado sai distorcido. Ninguém errou na declaração. Errou no ponto, três etapas antes.
É nesse começo da cadeia que um controle de ponto eletrônico faz diferença. A Genyo opera como REP-P (registrador eletrônico de ponto via programa), nos termos da Portaria 671/2021, e entrega ao DP marcações com foto e localização, tratamento de afastamentos e cálculo automático de horas extras, adicional noturno e banco de horas.
No fechamento, o espelho de ponto conferido vira base para a folha, com assinatura eletrônica dos relatórios de ponto pelo próprio colaborador, o que reduz contestação e retrabalho antes de o dado seguir para o eSocial.
Onde o DP mais erra na RAIS pelo eSocial
Com a declaração diluída em eventos mensais, os problemas também ficaram mais difíceis de enxergar. Quatro falhas respondem pela maior parte das pendências.
Registro preliminar que nunca foi complementado
O registro preliminar permite admitir rápido, mas o evento complementar precisa vir depois. Se houver remuneração informada para um trabalhador que só tem o registro preliminar, a própria Portaria Consolidada impede a emissão do recibo daquele ano-base.
Fechamento de folha esquecido
Sem o evento de fechamento dos periódicos, a competência fica aberta e as remunerações daquele mês não se consolidam. Em empresas sem movimento, a ausência desse fechamento é exatamente o que derruba a RAIS negativa.
Desligamento fora do prazo
O desligamento tem prazo de dez dias, contados excluindo o dia da saída e incluindo o do vencimento. Desligamentos lançados semanas depois mantêm o vínculo ativo na base e distorcem tanto a base anual quanto o Novo CAGED do período.
Rubricas mal classificadas
Uma hora extra cadastrada como verba indenizatória, ou um adicional lançado sem a natureza correta, altera a remuneração considerada para o abono e para as estatísticas. A revisão periódica da tabela de rubricas é o tipo de tarefa que ninguém agenda e todo mundo paga depois.
Quando o empregado questiona o que foi declarado, o caminho é a consulta feita pelo trabalhador na Carteira de Trabalho Digital, onde as anotações processadas pelo eSocial ficam disponíveis. Se ele encontrar divergência ali, a correção começa no DP.
Rotina mensal para a declaração anual sair certa
Como a obrigação passou a ser mensal, a conferência também precisa ser. Um roteiro curto, executado antes de cada fechamento, resolve a maior parte das pendências antes que elas virem multa ou abono perdido:
- conferir se todas as admissões do mês têm o evento completo, e não apenas o registro preliminar;
- verificar se os desligamentos foram enviados em até dez dias, com motivo e verbas rescisórias;
- confrontar o espelho de ponto fechado com as rubricas de horas extras, adicional noturno e faltas da folha;
- checar se os afastamentos do mês foram informados no prazo próprio;
- confirmar o envio do evento de fechamento dos periódicos de todos os CNPJs, inclusive os sem movimento;
- arquivar os números de recibo do eSocial de cada competência, para uso em auditoria ou fiscalização.
Feito todo mês, esse roteiro substitui com vantagem a antiga correria de fevereiro. Feito só quando aparece um problema, ele vira retificação em lote de um ano inteiro, com risco de perder prazos de abono pelo caminho.
FAQ
O que é RAIS?
É a Relação Anual de Informações Sociais, cadastro do Ministério do Trabalho e Emprego com vínculos, remunerações e dados dos estabelecimentos. O cadastro serve de base para estatísticas oficiais de emprego e para a identificação do direito ao abono salarial.
Ainda é preciso entregar a RAIS em 2026?
Não existe mais declaração anual separada para quem envia eventos ao eSocial. A obrigação continua, mas é cumprida mês a mês pelos eventos de admissão, remuneração, afastamento, desligamento e fechamento de folha.
Qual o prazo da RAIS 2026?
Não há prazo único. Para o ano-base 2025, valem os prazos de cada evento do eSocial, como o dia 15 do mês seguinte para remunerações e o décimo dia após o desligamento para dados de rescisão.
O que é RAIS negativa?
É a declaração do estabelecimento que não teve empregados no ano-base. Hoje ela é cumprida no eSocial, informando a situação sem movimento por meio do fechamento dos eventos periódicos sem remuneração.
Como comprovar a entrega da RAIS pelo eSocial?
Pelos recibos eletrônicos de cada evento e pelo recibo anual, que pode ser solicitado quando a empresa cumpre as condições do ano-base. Esse recibo é emitido por CNPJ básico ou CPF e não atesta que as informações estão corretas.
Qual a diferença entre RAIS e CAGED?
O CAGED registra admissões e desligamentos e alimenta as estatísticas mensais do Novo CAGED. A relação anual consolida o retrato de vínculos, remunerações e estabelecimentos. As duas obrigações são cumpridas hoje pelo eSocial.
Não informar a RAIS dá multa?
Sim. Omissões ou incorreções sujeitam o empregador à multa do artigo 25 da Lei nº 7.998/1990, de 400 a 40.000 BTN, aplicada em dobro na reincidência.
Como o trabalhador consulta a RAIS?
Pela Carteira de Trabalho Digital, no aplicativo ou no portal gov.br, onde ficam as anotações do contrato processadas a partir do eSocial. Divergências devem ser levadas ao empregador para retificação dos eventos.
