A procrastinação no trabalho é um sério problema que atinge diversos trabalhadores. Muitas pessoas acreditam que essa procrastinação atua como uma espécie de força superior, que impede a realização das tarefas.
No entanto, a procrastinação existe causa e pode ser trabalhada para seu controle e diminuição. Para isso, é preciso entender como as emoções e a psicologia estão envolvidas na realização das atividades.
Além disso, a procrastinação também está relacionada com o controle de tempo, gerenciamento de atividades, inseguranças, salário, cargos e muitas outras. Confira abaixo como lidar com esse grande problema nas empresas e o que fazer para se tornar mais produtivo!
O que é a procrastinação?
O termo procrastinação deriva do latim, da palavra procrastinatus, onde “pro” significa algo como “à frente” ou “antes”, e “crastinatus” é a palavra para “de amanhã”. Sendo assim, procrastinação significaria “antes de amanhã”.
Dessa forma, a procrastinação é o ato de adiar, deixar para amanhã ou depois, delongar, atrasar prazos, de algo que pode ser feito no momento. Essa ação de protelar uma atividade pode ser feita sobre qualquer situação, desde uma tarefa no trabalho, até uma simples ida ao mercado.
Poucas pessoas não entendem, mas procrastinar é algo natural de todo ser humano, no entanto, a partir do momento que a procrastinação passa a atrapalhar o andamento e a produtividade de uma pessoa, além de afetar a saúde, levando a ansiedade e estresse, ela passa a ser um sério problema.
O que se sabe, é que pelo menos 95% da população já procrastinou em algum momento. Dessa porcentagem, ao menos 20% evoluíram para uma procrastinação crônica, que é quando ela se torna um problema bem mais significativo.
Quando esse hábito atinge o trabalho, se torna um problema ainda mais negativo, afetando o relacionamento interpessoal entre colegas e patrão, seus resultados na empresa e a consequência na maioria das vezes é a demissão. Mais para frente iremos falar um pouco mais sobre esse assunto.
Como é a procrastinação no trabalho?
Cada pessoa vai ter um gatilho próprio que leva a procrastinação no trabalho. Muitas vezes esse problema está relacionado a auto sabotagem, falta de concentração e excesso de distrações.
Por esse motivo, alguns hábitos podem ser incluídos para treinar e tornar a procrastinação menos presente. Os fatores para a procrastinação ainda podem existir no ambiente organizacional, no entanto, um profissional treinado conseguirá se manter firma para não procrastinar.
O que causa a procrastinação no trabalho?
Como falamos anteriormente, certos gatilhos podem ser responsáveis por levar a procrastinação no trabalho. Apenas um deles estando presentes já pode predispor o atraso de atividades. Visualizar e entender esses problemas, facilitam o trabalho e promovem um menor gasto de tempo e energia, conheça-os:
Insegurança
A insegurança na realização de atividades é um sério problema. O medo paralisa as pessoas, e como alternativa, elas tendem a prolongar a atividade, pois tem dúvidas quanto a capacidade da conclusão.
Somado a isso, a vergonha de solicitar auxílio prejudica ainda mais, fazendo com que uma simples função necessite do dobro do tempo para ser finalizada.
Falta de prioridade
A maioria das pessoas procrastinam pois não estabelecem prioridades na realização de atividades. Dessa forma, elas passam longos períodos realizando atividades menores, como responder e-mails, e não se foca nas atividades de grande porte, como a construção de um projeto.
Assim, vai alongando o tempo, e quando percebe, procrastinou além do limite. Uma dica para manter o controle das atividades, priorizando aquelas mais importantes é utilizar um sistema que forneça o registro de atividades, como o Genyo.
Essa plataforma é um sistema de ponto eletrônico digital, que conta com uma excelente ferramenta de registro de atividades. Com isso, o profissional consegue registrar o que está em andamento, o que já foi concluído e o que é prioridade, reduzindo assim o nível de procrastinação. Conheça mais sobre o Genyo aqui, em nosso site!
Psicológico abalado
Sobrecarga, problemas conjugais e questões de saúde levam a um abalo psicológico considerável. Dessa forma, é comum nos casos em que há a existência desses problemas, também ocorrer o desvio de foco no trabalho. Desenvolver a inteligência emocional é necessário para se manter produtivo sem procrastinar.
Desmotivação
A desmotivação pode partir de diversos fatores, como a insatisfação salarial, conflitos frequentes, falta de reconhecimento, bullying no trabalho e muitos outros. Tudo o que afeta a motivação também irá afetar diretamente o nível de procrastinação no trabalho.
Sobrecarga
Você provavelmente já deve ter ouvido falar da Síndrome de Burnout, essa importante doença ocupacional tem ganhado destaque nestes últimos anos devido ao aumento de casos de sobrecarga de tarefas, pressão profissional e prazos cada vez mais curtos.
Essa bomba relógio leva ao desgaste físico e mental do profissional, causando além da procrastinação também ansiedade, tremor, enxaqueca, depressão e outros problemas de saúde.
Outros fatores internos e externos
Por fim, muitos outros fatores individuais de cada profissional (internos) ou do ambiente em que ele está (externo), vão se relacionar com a procrastinação no trabalho.
Os principais fatores internos são: o perfeccionismo, excesso de confiança em realizar atividades em prazos apertados, traumas, fuga de atividades desconfortáveis e o vício em redes sociais.
Como fatores externos, podemos citar: ambiente organizacional tóxico, falta de feedback, desorganização, salário baixo, ambiente insalubre, ausência de um plano de carreira bem delimitado e a cultura organizacional de procrastinação.
Prejuízos de procrastinar no trabalho
Você provavelmente já deve imaginar a quantidade de malefícios que a protelação no trabalho pode provocar. Quando se atrasa um processo o prejuízo é não só para a empresa, mas também para o profissional, que estará sempre na corda bamba e se submetendo a um estresse e cobrança desnecessária.
Um cenário de procrastinação favorece:
- Acumulo de atividades;
- Produtividade em baixa;
- Absenteísmo e atrasos;
- Turnover;
- Alto nível de estresse entre colegas;
- Perda de confiança;
- Imagem prejudicada;
- Não cumprimento de prazos.
Como saber se está sendo procrastinador
Muitas vezes quem procrastina não enxerga isso com facilidade. Isso impossibilita com que o problema seja resolvido e diminua o atraso das funções e atividades. Por isso, é preciso ter atenção a algumas características que todo profissional procrastinador realiza, confira:
Dificuldade para chegar no horário
O profissional constantemente tem dificuldade para chegar no horário, com atrasos frequentes, mesmo morando perto do trabalho. Isso ocorre por que muitas vezes ele adia os alarmes que coloca e se recusa a deixar a cama.
Se você deseja fazer um melhor controle de horário de chegada, para avaliar aqueles profissionais que indicam sinais de procrastinação, contrate um sistema de ponto digital, como o Genyo.
Através dele é possível ter acesso facilmente as Métricas Gerenciais, onde demonstra quais profissionais são os mais atrasados, quais são mais pontuais e quais estão faltando. Confira aqui em nosso site todas suas funcionalidades!
Falta foco
Está a todo o tempo demonstrando está atarefado, no entanto, não possui foco para priorizar nenhuma atividade. Junto a isso, constantemente o profissional é flagrado no mundo da lua, deixando suas demandas para trás em prol de algo banal.
Uso exagerado do celular
Como falamos anteriormente, um fator interno que pode levar a procrastinação no trabalho é o uso das redes sociais. Por esse motivo, caso você identifique um profissional que está a todo tempo com o celular nas mãos, mesmo enquanto executa outras tarefas, é um sinal de um perfil procrastinador.
Como ajudar os profissionais a procrastinarem menos
Uma boa liderança está sempre preocupada com a produtividade de seus colaboradores. Dessa forma, combater a procrastinação é um ponto de extrema importância.
Incluir os bons hábitos não é complicado, a principal dificuldade está na manutenção e na boa recepção pelos profissionais. Confira a seguir o que fazer para solucionar a procrastinação no trabalho!
Inclua a gestão de tempo e atividades
Como falamos, não saber administrar o tempo no trabalho é a porta de entrada para a procrastinação. Por esse motivo, disponha de ferramentas úteis para fazer a gestão do tempo, como a técnica Pomodoro.
Junto a isso, também adote ferramentas para o controle de atividades. Dentre as existentes, o Genyo é a que mais se destaca, mesclando o controle de ponto o registro de atividades. Dessa maneira, os profissionais conseguem registrar com maior precisão o que está sendo feito, criando uma sequência lógica para as atividades.
Torne o ambiente e processos organizados
Criar um ambiente organizado não diz respeito apenas a estrutura física de um local, mas também incentivar com que todos os processos e procedimentos ocorram com base em uma sequência agradável para os profissionais.
Por esse motivo, revise sempre que necessário os processos, visando torna-lo mais organizado e que estimule a produtividade.
Distribua as responsabilidades
Determinar a realização de uma atividade por um profissional capacitado e que tem facilidade para tal é preciso. Por esse motivo, inclua a gestão de competências em sua empresa, para avaliar o perfil de cada funcionário e poder distribuir corretamente todas as responsabilidades.
Evite as distrações
Se existe algo ou alguém que está sempre roubando a atenção da empresa, é hora de dar um jeito nisso. Sites podem ser bloqueados para o acesso pelo computador da empresa, e pedido para que os profissionais mantenham o celular no modo silencioso.
Junto a isso, caso um profissional tenha aquele perfil de gostar de conversar, tirando sempre a atenção de seus colegas, uma alternativa é transferi-lo para um setor mais afastado, onde reduza o seu contato com os demais profissionais.
Tenha atenção aos imprevistos
Falamos anteriormente como o excesso de atividades pode levar a procrastinação, assim como os prazos curtos e irreais. Por isso, é importante ter atenção especial com a possibilidade de imprevistos surgirem.
Dessa forma, constantemente realize a gestão de riscos, para proteger o profissional contra os imprevistos que irão levar a procrastinação e o não cumprimento dos prazos.
Alinhe as metas da empresa
Muitos trabalhadores não conseguem se sentir pertencentes ao trabalho e não enxergam a importância de suas atividades com as metas e objetivos da empresa. Essa falha na comunicação também leva a procrastinação.
Por esse motivo, alinhe as metas da empresa com as atividades dos profissionais que são mais procrastinadores. Assim, agregue valor ao trabalho daquele colaborador, deixando claro a importância de sua tarefa.
Setorize as tarefas
Quando pensamos em um grande projeto muitas vezes cometemos o erro de não o dividir em processos e etapas. Ao passarmos para os colaboradores tarefas grandes, a tendência é que elas não sejam priorizadas e cumpridas.
Por esse motivo, para tudo funcionar bem, devemos dividir em partes as tarefas, tornando a “digestão” lenta. O profissional que procrastina se sentirá mais engajado ao cumprir pequenas metas.
Conheça os picos de produtividade
Avalie a energia de seus colaboradores. Qual é o momento em que todos estão a pleno vapor? Qual momento eles aparentam estar mais cansados e pouco produtivos?
Geralmente, logo após o almoço é um momento de maior cansaço pois o corpo ainda está realizando a digestão, portanto, não priorize tarefas complicadas de serem concluídas durante esse horário.
Se no período da manhã os profissionais estão mais relaxados e atentos, é hora de colocar as tarefas importantes, que necessitam de maior atenção e agilidade para ser realizada.
Ofereça recompensas para acabar com a procrastinação no trabalho
Recompensar um profissional por realizar tarefas com agilidade, dentro do prazo programado e sem procrastinação, é uma atitude que vai tornar toda a equipe mais produtiva.
Por exemplo, os profissionais ou equipes que mais respeitem o prazo poderão ganhar um bônus no salário, maior tempo de horário de almoço ou 1 dia de folga extra. Essas pequenas recompensas tornam os profissionais mais engajados e menos procrastinadores.
Ofereça apoio psicológico
No início deste texto falamos brevemente da importância de ter um bom controle emocional e psicológico para resistir a procrastinação. Por esse motivo, sempre que for necessário convide um profissional para poder conversar sobre suas angustias, se está passando por um momento de estresse ou problema pessoal.
Essa escuta ativa, humaniza as relações no trabalho, e previne a procrastinação. Adotar uma atitude positiva no trabalho é uma característica bastante valorizada por todos profissionais.
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