Em algum momento da sua vida você já deve ter passado por algum processo de integração em um ambiente novo. Ao adentrar o mundo do trabalho essas situações continuam sendo recorrentes. Por isso, ter conhecimento sobre o que é onboarding digital é uma ótima forma de aprender sobre o funcionamento da corporação e integrar os novos funcionários ao novo ambiente.
Quando você é novo em algum local, seja na escola ou no trabalho, é normal que nos primeiros dias se sinta um pouco retraído e tenha dificuldade em fazer novas amizades. Assim, esse o processo do onboarding é uma ótima oportunidade para quebrar o gelo, aproximar os funcionários e melhorar o clima entre eles.
Todavia, como o trabalho presencial teve que se readequar em muitas situações para o formato online, em decorrência da pandemia da Covid-19, muitas empresas precisaram adotar o formato digital desse processo do onboarding.
Desse modo, essa ferramenta é muito útil para criar um ambiente laboral mais harmonioso e saudável e reflete em inúmeros benefícios à empresa e ao desenvolvimento das suas atividades, mesmo que de forma online.
Porém, apesar de ser algo que é beneficial tanto para os líderes quanto para os liderados, muitas empresas ainda não tem conhecimento da importância de começar a aplicar essa ferramenta e nem por onde começar.
Visto isso, nós da equipe Genyo elaboramos esse artigo com todas as informações que você precisa saber sobre o onboarding. Durante a leitura você vai entender o que é, quais os objetivos, qual a importância, como começar a aplicar em sua empresa e muito mais!
O que é o onboarding digital?
Antes de definirmos o que é o onboarding digital, primeiro é necessário trazer o conceito de onboarding. Assim, o onboarding é o processo de integração de um novo funcionário na empresa.
É a forma da gestão recebê-lo e passar as informações e treinamentos necessários para que ele consiga se adaptar à cultura da empresa e começar a contribuir para o sucesso do negócio o mais rápido possível.
Esse processo pode variar de empresa para empresa, mas geralmente inclui etapas como a apresentação do novo colaborador à equipe, a explicação das políticas e procedimentos da empresa, a familiarização com a cultura organizacional e a realização de treinamentos específicos relacionados à função que será desempenhada.
Desse modo, o onboarding digital, nada mais é do que esse processo de integração de novos colaboradores, só que utilizando ferramentas digitais.
Ou seja, ao invés do processo ser feito de forma presencial, nesse formato, a integração é feita por meio da tecnologia e plataformas onlines que oferecem informações, treinamentos e os recursos necessários para que o novo membro consiga iniciar sua função de forma eficiente.
Entre algumas ferramentas usadas durante o onboarding digital estão os vídeos explicativos, manuais digitais, treinamentos onlines, webinars, chatbots, entre outros recursos que conseguem auxiliar na garantia de uma integração e socialização mais rápida e eficaz.
Assim, o onboarding digital pode ser de grande utilidade principalmente para as corporações que possuem funcionários operando remotamente ou que trabalham em diferentes localizações pelo país, ajudando assim, no rompimento de barreiras de distância.
Somado a isso, esse formato online também ajuda na economia de tempo para o funcionário e de recursos financeiros para a empresa.
Desse modo, quando essa ferramenta é aplicada da maneira correta, pode fazer toda a diferença na experiência do novo colaborador na empresa. Ela pode aumentar a produtividade do colaborador desde o início, garantir que ele compreenda as expectativas da empresa e diminuir a probabilidade de conflitos ou mal-entendidos futuros.
Qual o objetivo do onboarding digital?
O processo de onboarding, seja ele presencial ou no formato digital, tem 5 objetivos claros que devem ser seguidos a risca para que a aplicação dessa ferramenta funcione de forma correta. Confira a seguir quais são eles:
- Informar quais são as políticas internas da empresa: é de suma importância que antes de iniciar as suas funções dentro da corporação, o novo funcionário tenha total conhecimento de todas as normas relativas aos seus trabalhos, sejam elas legais, sociais e de segurança. Isso irá assegurar uma menor probabilidade de ocorrência de problemas futuros em decorrência da quebra de regras.
- Transmitir a filosofia e valores da corporação: esse objetivo é fundamental para garantir que todos os funcionários estejam sempre alinhados desde o momento da contratação. Ou seja, é essencial para que todos tenham o conhecimento de quais são os valores, objetivos, missões, metas e visões da empresa em que começarão a trabalhar.
- Detalhar as funções da vaga: um bom plano de onboarding digital também envolve estabelecer um pequeno treinamento para esclarecer quais serão todas as tarefas e atividades que o novo colaborador deverá executar, além de quais ferramentas serão utilizadas.
- Apresentar o líder e a equipe: outro objetivo essencial é que todos os novos funcionários conheçam desde o primeiro momento da contratação as pessoas com quem irão compartilhar a rotina laboral, assim como a função de cada uma delas dentro da equipe. Essa etapa do processo é muito importante, pois garante uma maior integração e estreitamento de laços entre o colaborador e os demais membros de sua equipe.
- Estabelecer objetivos e métricas: por fim, mas não menos importante, o funcionário precisa ser informado desde o início do processo de integração sobre quais são os objetivos da empresa, que indicadores de desempenho serão utilizados e quem será o superior responsável por avaliá-lo periodicamente.
Importância do onboarding digital para as corporações
Agora que já esclarecemos o que é o processo de onboarding digital, é importante entender qual a sua importância dentro das corporações. Afinal, as etapas desse processo conseguem descontrair e tirar um pouco a seriedade do ambiente de trabalho.
Elas oferecem aos colaboradores uma oportunidade de serem mais espontâneos, darem risadas e fazer outras atividades que não sejam as suas obrigatórias do dia a dia.
Além disso, elas conseguem trazer muitas informações sobre os membros de uma equipe. Isso é algo muito importante para eles, por conta da identificação, assim como para a corporação, que pode analisar a composição dos setores.
Ademais, essas atividades também podem ser utilizadas como um objeto de estudo da gestão de recursos humanos, pois também servem justamente para identificar novos perfis dos candidatos para algum processo seletivo.
Isso ajuda também no direcionamento de promoções para cargos superiores da empresa e no desenvolvimento de uma cultura organizacional da organização. Desse modo, fica claro que essa ferramenta é importante e pode ser usado por todos os departamentos, trazendo benefícios tanto para os líderes quanto para os liderados.
Visto isso, veja algumas das principais vantagens que implantar o onboarding pode trazer para a sua empresa:
Melhora a comunicação interna
O processo de onboarding é uma ótima oportunidade de promover uma melhor comunicação entre todos os membros de uma equipe. Assim, quando uma empresa começa a investir nessas atividades de integração e, consequentemente, na comunicação interna, é certo que a sua produtividade irá aumentar gradativamente.
Isso acontece pelo fato de que quando os funcionários percebem que a organização se preocupa em investir em meios para torna os processos e mudanças ocorridas em algo compartilhado, eles se sentem mais valorizados e enxergados.
É criado um sentimento de pertencimento a empresa. Assim, com o conhecimento de tudo o que está se passando no ambiente de trabalho, a produtividade da equipe será afetada positivamente.
Com essas mudanças, os colaboradores se sentem mais motivados em se dedicar mais nas suas tarefas laborais e buscar meios de aprimorar as suas funções. Consequentemente, esse engajamento influencia diretamente nos resultado da empresa, a qual atinge as principais metas mais rápido.
Promoção da imagem da empresa
Dentro do universo empresarial, é normal que o maior objetivo de qualquer empresa é crescer do mercado de trabalho e ganhar mais visibilidade do público.
Logo, fica claro que se aquela corporação vira um lugar em que muitas pessoas almejam trabalhar, por ter um processo de comunicação claro e inclusivo, e atividades que visam a integração dos funcionários, possivelmente, é porque já alcançou um patamar elevado no mercado.
Dessa forma, quando os funcionários criam uma identidade e uma sensação de pertencimento com a empresa, é normal contribuir para construiu uma imagem positiva sobre ela dentro e fora do ambiente de trabalho.
Afinal, o trabalhador é a ferramenta chave na construção de uma organização de qualidade. Ele é o principal fator capaz de fazer o nível da empresa subir ou diminuir.
Por isso, é muito importante que a empresa volte investimentos e atenção para que os meios de integração de seus colaboradores dentro do ambiente de trabalho estejam sempre incluindo a todos e estreitando os laços entre eles.
Melhora o clima organizacional
Outro benefício perceptível em uma empresa que se preocupa em fornecer um meio de integração de qualidade, é a criação de um clima organizacional agradável.
Com essa implantação, os trabalhadores se sentem mais confiantes, valorizados e seguros dentro de seu cargo. As oportunidades oferecidas para os funcionários expressarem suas ideias e interesses crescem, contribuindo para amenizar o clima de tensão e competição na organização.
Redução do tempo de adaptação
O processo de onboarding digital ajuda a reduzir o tempo que um novo funcionário leva para se adaptar à cultura, aos procedimentos e às políticas da empresa. Com isso, ele se torna produtivo mais rapidamente e pode começar a contribuir para o sucesso do negócio em um período menor.
Maior retenção de talentos
Outro benefício muito perceptível é a retenção de talentos na empresa. A adoção dessa ferramenta de forma eficiente pode ajudar a reter talentos, pois um funcionário que se sente bem-vindo e bem integrado na empresa é mais propenso a permanecer nela a longo prazo.
Somado a isso, ao se sentir mais motivado a permanecer na empresa, é normal que também busque se aperfeiçoar cada vez mais em suas tarefas e assim, consequentemente, trazendo mais resultados para a corporação.
Integração à cultura organizacional
Outro benefício desse processo é que ele permite que o novo colaborador entenda a cultura, a missão e os valores da empresa, o que pode ajudá-lo a se sentir mais integrado e motivado a contribuir para o sucesso da organização.
Diminuição de conflitos
Por último, mas não menos importante, um processo de onboarding bem estruturado pode ajudar a diminuir conflitos e mal-entendidos futuros, pois o novo colaborador recebe informações claras sobre as políticas e procedimentos da empresa desde o início.
Como inserir o onboarding digital na corporação?
Realizar o onboarding dos funcionários de forma digital é uma etapa fundamental para garantir a integração e o sucesso dos novos colaboradores na empresa. Apesar de parecer ser uma tarefa complexas, na verdade, é bem simples quando a gestão detém do conhecimento básico com organização.
Aqui estão algumas etapas para ajudá-lo a realizar um processo de onboarding eficiente:
- Identifique quais são as etapas do processo de integração de novos funcionários na sua empresa e quais delas podem ser realizadas de forma digital. Por exemplo, a apresentação da empresa, a assinatura de documentos e a realização de treinamentos teóricos podem ser feitas virtualmente.
- Escolha as ferramentas digitais que serão utilizadas no processo de onboarding, considerando as necessidades da sua empresa e dos seus novos membros. Algumas opções são: plataformas de videoconferência, softwares de gestão de documentos eletrônicos e sistemas de gestão de aprendizagem.
- Crie um cronograma para o processo de onboarding digital, definindo as datas e prazos para cada etapa do processo. Comunique aos novos colaboradores o cronograma e as ferramentas que serão utilizadas, para que eles possam se preparar para o processo.
- Desenvolva materiais de treinamento e apresentação da empresa que sejam adequados ao formato digital, como vídeos, apresentações e manuais online.
- Certifique-se de que os novos funcionários tenham acesso às ferramentas e materiais necessários para o onboarding digital, como contas de acesso e senhas.
- Acompanhe o processo de onboarding digital e faça ajustes, caso necessário. Solicite feedback desses membros para saber se o processo foi eficiente e se há pontos a serem melhorados.
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