Todos os anos, milhões de brasileiros e empresas se deparam com certa dificuldade para fazer suas declarações tributárias. Afinal, além de um processo burocrático, pode parecer um pouco confuso para quem não entende muito de contabilidade. Além disso, existem diversos tipos de declarações, onde muitos acabam se perguntando o que é DCTFWeb, DACON, DCP, etc.
Felizmente, esse artigo vai te ajudar a esclarecer as principais dúvidas em relação à primeira dessas obrigações. Muito popular, ela desempenha um papel fundamental no controle das finanças de diversas organizações ao redor do país, especialmente em assuntos previdenciários.
Por esse motivo, todo bom gestor, líder e profissional de contabilidade deve conhecer a fundo seu funcionamento, principais características e seu cronograma. Assim, é possível evitar diversos problemas com a Receita Federal no futuro.
O que é a DCTFweb
Qualquer empresa, pessoa física ou jurídica que possui uma relação com a Receita Federal precisa declarar seus impostos, não é mesmo? Essa pode ser uma tarefa um pouco complicada, especialmente para quem não conhece o passo a passo. No entanto, o que muitos não lembram é da necessidade de também fazer a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb.)
instituída pela Instrução Normativa RFB nº 1.787/201 e posteriormente alterada pela Instrução Normativa RFB nº 2005/2021, esse é um tipo de relatório em que os brasileiros e empresas devem declarar, como o próprio nome já diz, as suas obrigações tributárias e previdenciárias, além de créditos e débitos.
Segundo especialistas, ela desempenha um papel importante em controlar as obrigações de cidadãos e instituições privadas, visto que ajuda no acompanhamento de quais estão sendo cumpridas de forma correta. Além disso, ajuda as organizações a ficarem por dentro de qualquer mudança nas leis tributárias, permitindo que possam se adequar para evitar problemas no futuro.
Ademais, vale destacar que recentemente ela passou a substituir a GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social e também o SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social.
Existe diferença entre DCTFWeb e DCTF?
Esses dois termos podem confundir bastante os contribuintes, mas quando se trata de DCTF e DCTFWeb, deve-se ter em mente que cada uma delas é focada em tributos e contribuições diferentes. Enquanto a DCTF é utilizada para declarar os tributos e contribuições federais não previdenciários como e IRPJ, IRRF, IPI, IOF, CSLL e PIS, a DCTFWeb é mais voltada para débito e contribuição previdenciária.
Outra diferença importante é a data limite de envio de cada uma delas, visto que a primeira é até o dia 15 do 2° mês subsequente aos fatos gerados e a segunda até o dia 15 do mês seguinte. Logo, é importante ficar bem atento a esse detalhe se deseja declará-las no tempo correto.
Além disso, nem todas as empresas são obrigadas a enviar as suas, então é importante conhecer as características de cada uma para saber se a sua faz parte ou não de um desses grupos.
Por que o DCTFweb é obrigatório?
Basicamente, o DCTFWeb deve ser entregue por qualquer contribuinte ou empresa responsável pela prestação dos serviços. Em alguns casos, ela também pode ser feita por um contador ou um escritório de contabilidade contratado. Além disso, segundo o art. 4º da Instrução Normativa RFB nº 2005/2021, são essas empresas obrigadas a declará-la:
- Empresas privadas em geral;
- Unidades gestoras de orçamento, que também precisam prestar contas.
- Consórcios quando contratam trabalhadores segurados pelo RGPS, compram produção rural de produtor rural pessoa física, patrocinam time de futebol profissional ou contratam empresa sujeita a retenção.
- As SCP.
- Entidades em geral;
- Organismos oficiais internacionais ou estrangeiros em funcionamento no Brasil, quando contratam trabalhadores segurados pelo RGPS.
- MEIs também precisam prestar atenção, quando contratam trabalhadores segurados pelo RGPS, compram produção rural de produtor rural pessoa física, patrocinam time de futebol profissional ou contratam empresa sujeita a retenção.
- Produtores rurais pessoa física, quando contratam trabalhadores segurados pelo RGPS ou vendem sua produção a adquirente domiciliado no exterior, a outro produtor rural pessoa física, a segurado especial ou a consumidor pessoa física, no varejo.
- Pessoas físicas que compram produtos rurais de produtor rural pessoa física ou de segurado especial para venda, no varejo, a consumidor pessoa física, também estão incluídas.
- E, por último, outras empresas que são obrigadas pela legislação a recolher as contribuições previdenciárias.
Cronograma de obrigatoriedade na entrega da DCTFWeb
Foi determinado que a entrega da declaração fosse dividida em diferentes etapas, onde elas são específicas para alguns grupos econômicos, bem semelhante ao modelo presente no eSocial. Com isso em mente, essas são as principais fases do cronograma de obrigatoriedade do DCTF WEB:
O Grupo 1, composto por empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões, a entrega foi feita em setembro de 2018, referente à competência de agosto de 2018. Já no Grupo 2, formado por entidades empresariais com faturamento em 2017 superior a R$ 4,8 milhões, a entrega foi exigida em maio de 2019, referente à competência de abril de 2019.
Nesse mesmo grupo, mas para entidades empresariais com faturamento em 2017 inferior a R$ 4,8 milhões, a entrega foi exigida em novembro de 2021, referente à competência de outubro de 2021.
Em seguida, o Grupo 3 é formado pelos empregadores que optaram pelo Simples Nacional e pessoas físicas, onde a entrega da DCTFWeb foi exigida em novembro de 2021 e também referente à competência de outubro do mesmo ano.
Por fim, o grupo 4 abrange órgãos públicos e organizações internacionais, a obrigação de entrega será exigida em novembro de 2022, referente à competência de outubro de 2022.
Até quando ele pode ser entregue?
Se você precisa entregar a DCTFWeb, é importante estar ciente que se divide em três tipos. O primeiro, conhecido como mensal, possui o prazo até o dia 15 do mês seguinte à ocorrência do fato gerador e trata das contribuições previdenciárias. Caso essa data seja em um feriado ou final de semana, ele deverá ser antecipado para o primeiro dia útil anterior ao dia 15.
Já a anual deve ser entregue até o dia 20 de dezembro de cada ano, com as informações do 13º . Caso a data não caia em um dia útil, a declaração deverá ser antecipada pelo contribuinte. Por fim, a DCTFWeb Diária deve ser entregue até o 2º dia útil após o fato gerador e é específica para os eventos esportivos.
Mudanças para 2023
Em de janeiro de 2023 houve uma alteração importante na forma de envio das obrigações contábeis para empresas sem atividade. A Instrução Normativa (IN) RFB n.º 2.094 trouxe essa novidade, que está detalhada no Manual de Orientação do e-Social, no Capítulo I – Item 12.
Agora, essas organizações precisam transmitir a declaração sem movimento apenas uma vez. Ou seja, caso ela não tenha tributos a declarar, não precisa mais entregar DCTFWeb anualmente em janeiro.
Na verdade, será apenas necessário informar novamente a situação de inatividade quando uma declaração com tributos for entregue. Logo, negócios que permanecem em um estado de inatividade só precisam transmitir a declaração uma única vez.
O que acontece com quem atrasa as entregas?
É importante ressaltar que a DCTFWeb é o meio pelo qual o contribuinte declara a dívida em relação ao recolhimento previdenciário. Caso essa declaração não seja feita, o contribuinte pode ficar impedido de emitir a Certidão Negativa de Débitos e ainda estará sujeito ao recebimento de uma multa por atraso na entrega da declaração (MAED).
Os valores dessa multa estão estabelecidos no artigo 14º da Instrução Normativa RFB nº 2005, de 29 de janeiro de 2021, que prevê:
I – de 2% (dois por cento) ao mês-calendário ou fração, incidente sobre o montante dos impostos e das contribuições informados na DCTF ou das contribuições informadas na DCTFWeb, ainda que integralmente pagos, no caso de falta de entrega da declaração ou de entrega depois do prazo, limitada a 20% (vinte por cento), observado o disposto no § 3º; e
II – de R$ 20,00 (vinte reais) para cada grupo de 10 (dez) informações incorretas ou omitidas.
- 1º Para efeito de aplicação da multa prevista no inciso I do caput, será considerado como termo inicial o dia seguinte ao término do prazo fixado para a entrega da DCTF ou da DCTFWeb e como termo final a data da efetiva entrega ou, no caso de não apresentação, a data da lavratura do auto de infração ou da notificação de lançamento.
- 2º Observado o disposto no § 3º, as multas serão reduzidas:
I – em 50% (cinquenta por cento), quando a declaração for apresentada depois do prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício; ou
II – em 25% (vinte e cinco por cento), se houver a apresentação da declaração no prazo fixado na intimação.
- 3º A multa mínima a ser aplicada será de:
I – R$ 200,00 (duzentos reais), em caso de omissão de declaração sem ocorrência de fatos geradores; ou
II – R$ 500,00 (quinhentos reais),nos demais casos.
Ademais, vale mencionar que a multa pode ser reduzida em 90% para contribuintes do MEI e em 50% para ME ou EPP optantes pelo Simples Nacional.
O que é EFD-Reinf?
Conhecer a EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Outras Informações Fiscais) é essencial para qualquer contador ou organização, visto que esse é um banco de dados que contém informações sobre retenções fiscais realizadas por empresas, principalmente sobre as retenções na fonte de IRPJ, CSLL, PIS, COFINS e outros tributos que são aplicáveis.
Através dela, o objetivo do governo brasileiro é padronizar o envio dessas informações entre os contribuintes da Receita Federal. Sua importância é ainda maior pelo fato de ser utilizada para declarar a DCTFWeb, onde muitas de suas informações podem ser utilizadas para calcular impostos.
Como transmitir DCTFWeb?
Se você precisa enviar a DCTFWeb, tem duas opções: a forma automática e a tradicional pelo e-CAC.
Pelo eSocial
A maneira automática é bem prática e pode ajudar as empresas a reduzirem suas obrigações. Porém, para utilizar essa opção o contribuinte não pode ter débitos suspensos no eSocial.
Para começar, envie o eSocial e a EFD-Reinf. Depois, acesse o sistema de geração da DCTFWeb pelo Atendimento Virtual (e-CAC) da Receita Federal do Brasil. Para entrar, é preciso ter um certificado digital ou, em casos específicos, um código de acesso.
Feito o login, o sistema recebe automaticamente os débitos e créditos correspondentes e gera a DCTFWeb. O próximo passo é transmitir a declaração, direta ou após a edição necessária para incluir ou alterar vinculações.
Caso encontre algum problema, existe uma opção chamada Evento S-1295 – Totalização para Pagamento em Contingência, que pode ser usada para gerar a DCTFWeb e fazer os pagamentos de contribuições sociais. Esse evento é uma medida de contingência que pode ser acionada caso o contribuinte tenha dificuldades para concluir os eventos periódicos.
Ao utilizar essa opção, o sistema irá calcular as contribuições sociais com base nos dados transmitidos até o momento da aceitação e enviará essas informações para a DCTFWeb, que fica localizada no ambiente e-Cac da Receita Federal. É possível, então, confessar a dívida e emitir o documento de arrecadação DARF Numerado.
Pelo e-CAC
Já para o e-CAC, o passo a passo é muito simples. Primeiro, você deverá acessar o site da Receita Federal e procurar pela opção “Atendimento Virtual e-CAC”. Em seguida, é clicar em acessar e selecionar o certificado digital. Com isso, dentro do portal, acesse “Reclamação de Declarações”, onde terá acesso a todas aquelas que ainda não foram emitidas.
Conclusão
Como foi visto, a DCTFWeb se provou uma ferramenta essencial para qualquer negócio no Brasil. Através dela, as empresas podem declarar alguns dos seus principais tributos de forma segura e precisa, o que traz mais praticidade no dia a dia. Além disso, podem utilizar a ferramenta para acompanhar novidades em relação às suas obrigações fiscais, reduzir custos de operações, etc.
No entanto, é importante conhecer com mais detalhes como funciona seu cronograma de declarações, quais os seus principais tipos e quais entidades são obrigadas a declará-las. Com isso em mente, caso façam parte de um desses grupos, um bom profissional de contabilidade ou alguém com experiência em dos sistemas em que ela pode ser entregue é capaz de evitar penalidades fiscais e emitir o documento com facilidade.
