Metodologia 5S: Como aumentar a eficiência da sua empresa utilizando esta técnica?

A Metodologia 5S é uma técnica japonesa que aumenta a produtividade. Mas como você pode utilizá-la para melhorar o rendimento da sua empresa. Veja mais neste artigo!
Sumário
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A Metodologia 5S é uma metodologia de trabalho que eleva a qualidade e a produtividade dos funcionários das empresas. Sua influência sobre o rendimento da equipe é tão expressiva que consegue ajustar até mesmo o humor dos funcionários

Isso é importante porque melhorar o humor aumenta a qualidade de vida dos colaboradores e a satisfação com a atividade executada. Trata-se, portanto, de um método que impacta diretamente nos resultados finais da empresa.

Mais do que isso, trata-se de mecanismos ativos, simples e de baixos custos que irão revolucionar o ambiente empresarial. Com isso, forma-se um espaço organizado e produtivo, ideal para a execução de um trabalho eficiente e de qualidade.

Mas, em que pilares se apoia a metodologia 5S? Confira a leitura e descubra os métodos escondidos atrás dos conceitos desenvolvidos por esta metodologia.

O Surgimento da Metodologia 5S e sua chegada ao Brasil

Surgido no Japão, em um período após a segunda guerra mundial, a metodologia 5S aparece como uma estratégia de modelo de controle de qualidade. Este modelo visava a reconstrução da indústria de um país que apresentava-se em crise devido aos efeitos da guerra.

Após as bombas atômicas lançadas pelos Estados Unidos da América no Japão, a rendição japonesa foi precedida pela instalação de um caos nacional. Indústrias, estradas, instituições públicas encontravam-se devastadas como consequências da guerra e um centro de organização foi criado para auxiliar na retomada do país.

No ambiente industrial, o modelo 5S se apresentou como uma metodologia adequada para o crescimento e desenvolvimento do parque industrial nacional japonês.

Com a alavancagem significativa gerada pela implementação do método, diversas partes do mundo passaram a executar o modelo em suas empresas. No Brasil, a técnica chegou em meados dos anos 90 e passou a ser referência em administração e qualidade de execução.

O que são 5S na empresa?

O 5S é uma metodologia de gestão criada no Japão que tem como objetivo melhorar a organização, limpeza e padronização nas empresas.

O nome 5S tem raiz nas iniciais de cinco palavras japonesas: Seiri (utilização), Seiton (organização), Seiso (limpeza), Seiketsu (normalização) e Shitsuke (disciplina). A seguir, veremos o conceito em volta dessas palavras e como fazer para para implementar o 5S em uma empresa. De antemão, saiba que o esqueminha abaixo representa a ordem de aplicação de S:

  1. Seiri (utilização): identificar e descartar itens desnecessários no ambiente de trabalho, mantendo apenas o que é realmente necessário para a realização do trabalho;
  2. Seiton (organização): organizar os itens necessários de forma eficiente, de modo que possam ser facilmente acessados e utilizados pelos colaboradores;
  3. Seiso (limpeza): manter o ambiente de trabalho limpo e organizado, incentivando os colaboradores a manterem a limpeza e a ordem;
  4. Seiketsu (normalização): estabelecer padrões para a organização e limpeza do ambiente de trabalho, garantindo que esses padrões sejam seguidos pelos colaboradores;
  5. Shitsuke (disciplina): incentivar os colaboradores a seguirem os padrões estabelecidos e a manterem a disciplina na organização e limpeza do ambiente de trabalho.

A implementação do 5S pode trazer vários benefícios para as empresas, incluindo maior produtividade, melhoria na qualidade dos produtos e serviços e aumento da satisfação dos colaboradores. Para entender quais vantagens essa metodologia pode proporcionar, continue por aqui.

Benefícios alcançados pela implantação da Metodologia 5S

Aplicar os sensos pregados pela Metodologia 5S propõe uma mudança não só nos aspectos físicos da empresa, mas também na mentalidade dos funcionários. Dessa maneira, praticar a metodologia 5S tem efeitos não só na realidade imediata da empresa, como também na vida integral dos colaboradores.

Um grande benefício que pode ser alcançado com a implantação da metodologia 5S é a prevenção de acidentes. Em um ambiente desorganizado, os objetos espalhados podem causar acidentes sistemáticos por choques mecânicos diretos que podem ocorrer pela confusão no local.

Além disso, a organização proposta permite que haja um aumento do espaço físico, permitindo que haja uma melhora das relações interpessoais. Ter um ambiente em que é possível isolar os seus pertences inibe discussões desnecessárias e perda de tempo na busca por objetos perdidos.

Mais do que isso, a limpeza do ambiente reduz os riscos de criação de insetos e animais vetores de doenças infecto-contagiantes. É muito comum, em empresas em que há a produção e o consumo de alimentos, criatórios naturais de insetos que trazem risco à saúde.

Estes vetores são fontes desencadeantes de diversas doenças e podem lesar não só a saúde dos humanos, como também podem danificar produtos e utensílios. Animais podem se alojar em locais onde se armazenam água e alimentos, bem como podem roer fios condutores, danificando as máquinas.

Atualmente, a pandemia tem se mostrado importante por expor como um ambiente que aplica a metodologia 5S tem aumentado a qualidade do ambiente de trabalho . Neste caso, exacerba-se os efeitos benéficos de uma limpeza sistemática do local, que aumenta a segurança biológica dos funcionários da empresa.

Dessa forma, percebe-se que há benefícios em implantar a metodologia 5S nas empresas dos mais diversos segmentos. No entanto, como transformar estes benefícios em aumento de produtividade? Confira!

O aumento da produtividade causado pela implantação do 5S

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A associação de todos os benefícios gerados pela implantação do modelo 5S para a sua empresa é um iminente aumento de produtividade. Com uma equipe bem organizada, munida de ferramentas adequadas, a tendência natural da empresa é de ampliação da eficiência e da produtividade.

Um dos grandes motivos disso acontecer é por um controle adequado de estoque que ocorre porque, com o método, os produtos encontram-se catalogados. É muito comum, em empresas desorganizadas, que os funcionários tenham dificuldades de acessar os produtos que estão presentes no estoque.

Mais do que isso, a perda de controle sobre o estoque faz com que os insumos terminem inesperadamente e haja uma deficiência na produção. Dessa forma, clientes são afastados por não estarem sendo bem atendidos e a receita da empresa diminui pela não conversão das vendas.

Além disso, há um aumento considerável dos custos quando não há uma padronização dos setores da empresa e quando as manutenções não são realizadas adequadamente. Quando a metodologia 5S é aplicada, todas as manutenções são realizadas nos períodos corretos, pois existe organização.

Esta organização das demandas  que precisam ser sanadas e a execução dos serviços nos períodos estipulados irão diminuir os custos, pois promoverão manutenções preventivas.

Além disso, um ambiente que apresenta os sensos estabelecidos pela metodologia 5S estimula uma boa convivência entre funcionários e permite que haja uma automotivação. Estes fatores são essenciais para o desenvolvimento de um ambiente saudável de trabalho que permita a expansão da criatividade e produtividade dos funcionários.

Por fim, com a melhora da organização da empresa, pode-se melhorar o clima organizacional, por melhorar a percepção que os membros têm sobre a instituição. Se estabelece, portanto, a consolidação de um ambiente laboral ideal para estimular as atividades entre a equipe da empresa.

A ampliação do conceito 5S para além da instituição de trabalho

Após a implementação da metodologia 5S e o estabelecimento dos bons hábitos por parte dos funcionários, a adesão a este estilo de vida se expande. Esta expansão de bons costumes irá migrar do setor de trabalho para a vida social dos colaboradores, permitindo que se tornem cidadãos mais eficientes.

Trata-se, portanto, da formação de um grupo de cidadãos mais produtivos para a vida em sociedade e mais aptos para a resolução de problemas. Como efeito, os funcionários estarão cada vez mais adaptados a uma vida de disciplina que permitirá à empresa desenvolver suas habilidades.

Um exemplo clássico disso é o funcionário que precisa manter o seu ambiente de trabalho limpo devido a metodologia 5S, aplicada pela gestão da empresa. Após sair deste ambiente de trabalho e ir para as ruas, esta pessoa terá dificuldade em jogar lixo em espaços públicos, por exemplo.

Outro exemplo interessante é o desenvolvimento do autocontrole que ocorre pela implantação de um sistema de atitudes que melhora os hábitos de trabalho. Um funcionário, por exemplo, que é autocontrolado, tende a desenvolver hábitos que protegem sua saúde por estarem mais aptos a atividades que exigem disciplina.

Em consonância com isso, uma vida equilibrada e disciplinada promove aumento do estado de saúde físico, psíquico e emocional da equipe de uma instituição.  Trata-se da percepção do colaborador como um ser integral que tem necessidades que atravessam sua rotina de trabalho e que precisam ser bem conduzidas.

O estímulo à disciplina, à organização, a limpeza são, dessa maneira, um recurso útil para organizar a vida dos funcionários até mesmo no ambiente extra-laboral.

No entanto, quais são os principais passos que precisam ser dados por uma empresa a fim de implantar essa metodologia com sucesso?

Como implantar a Metodologia 5S na sua empresa

A gestão de pessoas apresenta desafios que precisam ser resolvidos a fim de haver uma boa implementação do sistema 5S na empresa. Isso porque a maior resistência à efetivação do modelo deverá vir deste fonte, haja vista que envolve mudança de hábitos enraizados na vida dos colaboradores.

O primeiro passo para que consiga-se aplicar a metodologia é definir uma liderança carismática que irá determinar em quais pontos a empresa precisa se ajustar. Trata-se de uma etapa diagnóstica que será fundamental para a compreensão do estado da instituição e como os funcionários percebem este estado.

Em um segundo momento, deve-se fazer a divulgação formal para os funcionários acerca das intenções da empresa, explicando ao grupo porque são necessárias mudanças. Todo o processo deve ser discutido e divulgado a fim de conscientizar toda a equipe acerca da necessidade de adesão à iniciativa da gestão.

Assim, deve-se ter em mente que os funcionários são personagens imprescindíveis na execução da implantação.

Posteriormente, deverão ser preparados treinamentos com profissionais habilitados que possam fornecer informações e esclarecimentos para os membros do grupo. Estas informações deverão ser precisas a fim de não deixarem margem para dúvidas, sendo de vital importância a listagem das ações que serão realizadas.

Após isso, recomenda-se a formulação de um material de referência que possa ser consultado com facilidade pelos membros em casos de dúvidas posteriores. Este material deverá ser produzido com as informações que foram passadas nos treinamentos que foram propostos à equipe pela empresa.

Por fim, deverão ser implantadas paulatinamente as ações propostas, a fim de que o grupo possa se adaptar e não sofrer demasiadamente com alterações abruptas. É necessário que a todo tempo sejam recolhidos os feedbacks dos colaboradores a fim de traçar rotas aplicáveis para a realidade da empresa.

Depois da implementação da Metodologia 5S

Após a implementação definitiva da Metodologia 5S, deve-se ter vigilância constante para que os padrões anteriores não voltem a predominar. Trata-se da aplicação do Shitsuke, ou seja, da disciplina aplicada pela empresa para que os outros 4 S’ s anteriores não retornem ao estado original.

Periodicamente devem ser feitas revisões e estímulos no interior da empresa para que a conscientização estabelecida no treinamento se mantenha ativa na execução das tarefas. Com o passar do tempo, os novos hábitos se consolidarão e os resultados positivos  irão impor uma maneira mais eficiente de trabalhar.

Por fim, propõe-se que haja a formulação de relatórios periódicos que permitam entender a evolução da empresa com critérios objetivos. Mensurar as conquistas é um estímulo para que se permaneçam nas mudanças, bem como é uma maneira de fundamentar adequadamente mudanças de direção, se necessário.

Os critérios da implementação não devem ser entendidos como permanentes em nenhum momento, haja vista que as realidades da empresa mudam constantemente. Até porque, os impactos gerados pela tecnologia na execução dos trabalhos são reais e alteram a maneira de executá-lo periodicamente.

Portanto, deve-se constantemente revisar os parâmetros para a observar a viabilidade da sua manutenção na formatação atual da empresa.

Em suma, a Metodologia 5S pode aumentar a eficiência da sua empresa por eliminar diversos empecilhos que são facilmente instaláveis no dia a dia. Para saber mais sobre outras dicas de gestão empresarial, acesse o site do Genyo e conecte-se com os conceitos mais importantes para otimizar a administração da sua empresa!

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