A gestão de tempo no trabalho é pauta importantíssima. O colaborador que entende como e para que funciona esse fundamento, geralmente é mais produtivo, assume cargos de destaque e, inevitavelmente, tem facilidade para conquistar melhores salários.
Pense, por um instante, em como é feita a sua gerência de tempo aí no trabalho… Tem sido comum a sensação de que as suas tarefas “agarram”, mesmo o dia parecendo ser interminável? Falta concentração e ânimo para fazer a jornada fluir sem estresse?
Se tudo isso e outras energias ruins estão formando uma nuvem sobre a sua cabeça, fique sabendo que o relógio não tem sido seu amigo. Mas não se preocupe, pois, para tudo há solução! Neste artigo, te apresento 5 dicas rápidas para fazer uma melhor gestão de tempo. No final da conversa, você terá uma completa noção de como gerenciar suas horas de trabalho com eficiência, e, consequentemente, colher ótimos frutos.
Está pronto para o conhecimento que te ajudará a ser um profissional ainda mais qualificado?
Então, vamos nessa!
O que é gestão de tempo?
Bastante associado à produtividade, o termo “gestão de tempo” é prioridade no meio corporativo. Por definição, gerenciar o tempo no trabalho é o processo de organizar e planejar a divisão do tempo entre as atividades específicas que você precisa executar durante a curto, médio ou longo prazo.
Quando bem feita, essa administração possibilita uma maior produção em menos tempo, mesmo quando o prazo é pouco ou você trabalha sob pressão. Os benefícios de gerir o tempo com inteligência são incontáveis, conforme explicado na listinha abaixo:
- Menos estresse: elaborar e seguir um cronograma de tarefas, reduz a ansiedade;
- Mais tempo livre: sobraram mais horas para curtir momentos de lazer, hobbies ou outras atividades pessoais;
- Maior produtividade: o tempo gasto em atividades triviais tende a ser dedicado às tarefas mais importantes;
- Melhor reputação profissional: gestão do tempo induz o sucesso profissional e, consequentemente, é uma qualidade valorizada pelos empregadores;
- Capacidade de realizar objetivos: quem sabe monitorar o tempo, desenvolve facilidade para atingir metas e objetivos pessoais ou profissionais
Agora que você já observou a importância de saber fazer uma gestão de tempo inteligente, chegou a hora de conferir as melhores 5 dicas para dominar esse assunto.
1. Peça ajuda, sempre que necessário
Se você encontra dificuldades para realizar uma determinada tarefa, não tenha receio de pedir ajuda aos colegas. Tentar resolver tudo sozinho, não é prova de eficiência e indica falta de entrosamento para trabalho em equipe. E tudo isso é péssimo para a alta performance do time.
Ficar contemplando um projeto ou uma ordem de serviço em busca de resposta, só vai minar o seu tempo. No final do dia, a meta não foi cumprida e a frustração será sua companheira de travesseiro.
2. Faça pequenas pausas durante o expediente
Trabalhar na mesma posição, e de forma ininterrupta, não é bom para o seu corpo e nem para a sua mente. Para se manter saudável e concentrado – dois fundamentos indispensáveis para um bom rendimento no trabalho – procure fazer pausas de 5 ou 10 minutos a cada hora para momentos de abstração.
Esses pequenos intervalos são fundamentais para arejar as ideias e melhorar o seu desempenho. Aproveite esse tempo para andar um pouco, beber água, conversar sobre temas aleatórios com os colegas, fazer alongamentos, entre outras coisas. Se você passa a maior parte de sua jornada de pé, use essas pausas para sentar e relaxar as pernas.
Quando voltar às atividades, pode crer, você sentirá o revigor necessário para usar o seu tempo de maneira mais proveitosa no trabalho. Ah, e não se esqueça de religiosamente respeitar os intervalos interjornada e intrajornada.
3. Elimine os famigerados “ladrões de tempo”
Já teve a sensação de trabalhar e trabalhar, mas o expediente não ser suficiente para a realização das tarefas? Então, saiba que você não é vítima de um ser sobrenatural que entra pela janela e avacalha os ponteiros do relógio. Na real, há aberturas para os ladrões de tempo, ou seja, os maus hábitos que todos estamos sujeitos no dia a dia. A seguir, vamos conversar um pouco sobre eles:
- Procrastinação: adiar a execução de uma atividade que não gostamos, é mais comum do que parece. Acontece, que se “deixar para depois o que se pode fazer hoje” virar um hábito, você perderá o controle do seu trabalho. Estabeleça um prazo para cada uma de suas tarefas.
- Não saber dizer “não”: a “habilidade pra dizer mais sim do que não”, nem sempre funciona no meio corporativo. Quanto mais tarefas são assumidas, maior é a chance de deixá-las no meio do caminho. Aprenda a dizer “não” para o que tira sua rotina do prumo. Agindo com essa transparência, você também será “gente fina, elegante e sincera”.
- Distrações: são atividades triviais, mas que causam desatenção e interrupções ao longo do dia. As mais comuns, envolvem a internet. Para não cair nessa armadilha, desative o wi-fi quando suas tarefas não dependerem de conectividade com a web. Já pensou que se guardar o celular na gaveta, você o checará menos vezes? E caso o seu trabalho não envolva social media ou comunicação digital, evite navegar nas redes sociais durante o expediente.
4. Automatize tarefas
Automação é a melhor forma de enxugar o tempo gasto em tarefas mais simples. Se você responde a muitos e-mails por dia, crie um modelo que seja rapidamente editável. Não há a menor necessidade de começar a escrever do zero sempre que for responder clientes ou colegas.
E por falar em e-mail… há reuniões que podem ser resolvidas com algumas rápidas trocas de mensagens eletrônicas, concorda?
Para agilizar conversas em meios digitais, use os recursos de respostas automáticas disponíveis no WhatsApp e nas redes sociais. E quando o diálogo for por telefone, procure abordar os assuntos de um jeito mais sucinto e cirúrgico. Desta forma, ninguém envolvido gastará muito tempo na ligação.
No caso dos relatórios ou apresentações, experimente criar templates que precisem de poucas edições para serem montados. Na prática, você vai apenas atualizar as informações e dados.
5. Organize o ambiente de trabalho
O ambiente de trabalho bagunçado e desorganizado não provoca “caos criativo”. Na verdade, a desordem só torna os pensamentos mais dispersos e dão brechas para a perda de tempo. Com pequenos hábitos, no entanto, você consegue organizar o ambiente.
Experimente deixar uma lixeirinha ao lado de sua estação de trabalho, e crie a rotina semanal de esvaziá-a. Deixe na sua mesa somente os objetos e instrumentos que forem indispensáveis para a realização de suas tarefas.
Organize documentos, papéis e arquivos em caixas devidamente etiquetadas. Se você trabalha com computador, crie pastas para armazenar, categorizar, organizar e ranquear seus arquivos. Lembre-se de sempre usar títulos intuitivos, desses que ajudam a encontrar os respectivos conteúdos com facilidade.
Se você chegou até aqui, certamente percebeu que gestão de tempo não é tabu. Agora, é começar a colocar em prática! Falando nisso, não se esqueça de bater o seu ponto hoje! Mãos à obra, pois o dever nos chama.
