Estrutura Analítica do Projeto: O que é EAP e como montar

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é uma ferramenta essencial no gerenciamento de projetos, proporcionando uma representação visual e resumida de cada etapa necessária para a execução eficaz do projeto.

Como apontam estudos recentes, o sucesso de um projeto é avaliado pela qualidade, pontualidade e grau de satisfação do cliente.

Portanto, a EAP não é apenas uma definição de escopo, mas um planejamento que embasa todo o processo de gerenciamento.

Desmembrando o projeto em partes menores e mais gerenciáveis, a EAP melhora a estimativa de prazos e custos, além de facilitar o controle da execução.

Incluindo elementos hierárquicos que vão desde as entregas até as sub-entregas, a estrutura analítica proporciona uma visão clara e organizada das responsabilidades e prazos.

Por isso, a correta montagem da EAP é um passo crucial para assegurar que as metas organizacionais sejam alcançadas, promovendo maior engajamento entre as partes envolvidas.

Com isso em mente, confira abaixo o que é Estrutura Analítica do Projeto, como montar e como usar essa metodologia na sua empresa!

O que é a Estrutura Analítica do Projeto

A Estrutura Analítica do Projeto, conhecida como EAP, é uma ferramenta utilizada no gerenciamento de projetos.

O conceito de EAP refere-se a uma representação gráfica que organiza o escopo de um projeto de forma hierárquica.

A visualização de projeto em forma de árvore permite que o projeto como um todo seja dividido em entregas e pacotes de trabalho menores, facilitando o entendimento e a gestão de cada etapa envolvida.

Ao mapear e controlar todo o trabalho do projeto, esta estrutura ajuda a definir as atividades necessárias, promove uma visão comum entre as partes interessadas, e mantém um controle rigoroso sobre o andamento do projeto.

A construção da EAP deve ser feita de forma que cada nível represente 100% do trabalho a ser realizado, garantindo a eficácia na divisão de tarefas.

Existem diferentes maneiras de estruturar uma EAP: por fases, por entregas, por subprojetos ou usando uma abordagem híbrida.

Independentemente do formato, o objetivo permanece o mesmo: oferecer uma compreensão clara das fases do projeto e das responsabilidades atribuídas a cada membro da equipe.

Para potencializar a visualização de projeto, é importante seguir regras, como a limitação da duração dos pacotes de trabalho a um mínimo de oito horas e um máximo de oitenta horas.

Assim, a EAP se torna uma parte vital no planejamento e no gerenciamento de projetos, contribuindo para a organização das tarefas de forma clara e concisa, adaptando-se à complexidade e ao tamanho de cada projeto.

Importância da EAP no gerenciamento de projetos

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) desempenha um papel de inegável importância na gestão de projetos dos mais variados portes e segmentos.

Seu uso proporciona uma visão abrangente das atividades e entregas envolvidas, promovendo não apenas a clareza, mas também a eficiência na execução dos planos.

A importância da EAP na organização dos processos não pode ser subestimada, pois permite o controle eficaz de projetos, minimizando riscos e erros que podem comprometer o sucesso.

Os benefícios da EAP são visíveis ao considerar a redução de custos e a melhoria na comunicação entre os membros da equipe.

Com uma EAP bem estruturada, é possível identificar e prevenir potenciais riscos e falhas antes que se tornem problemas significativos.

Essa ferramenta hierárquica facilita a visualização das atividades e entrega, garantindo que todos os processos estejam alinhados com os objetivos do projeto.

A execução da EAP garante que cada pacote de trabalho contenha apenas as atividades necessárias, evitando excessos que podem tornar o gerenciamento confuso.

As diretrizes para sua construção estabelecem que cada componente deve ter um tempo de duração entre 8 e 80 horas, evitando que o detalhamento se torne excessivo ou que tarefas sejam muito extensas.

Sob o mesmo ponto de vista, integrar a EAP com o cronograma de projetos cria um panorama mais amplo do gerenciamento, onde o controle do tempo e a análise de indicadores se tornam mais efetivos.

Os aspectos acima demonstram que a importância da EAP não é apenas técnica, mas também estratégica na busca pela otimização, praticidade e assertividade nos projetos.

Ao empregar a EAP, as organizações têm a chance de melhorar o sucesso no gerenciamento de projetos em diversas áreas.

Diferença entre EAP, cronograma e escopo

A estrutura analítica do projeto (EAP), o cronograma e a definição de escopo são três elementos cruciais nos termos de gerenciamento de projetos.

Cada um desempenha um papel distinto e interrelacionado, contribuindo para a eficácia na entrega de projetos.

A EAP, que é um diagrama hierárquico, organiza o trabalho em pacotes, facilitando a visualização e o gerenciamento das atividades do projeto.

Ela serve como base para a definição de escopo, assegurando que todos os aspectos do projeto sejam claros e mensuráveis.

O cronograma, por outro lado, documenta as atividades do projeto, incluindo suas datas de início e término.

Essa ferramenta serve para monitorar o progresso e identificar atrasos, estabelecendo prazos que são fundamentais para o sucesso do projeto.

Ao contrário da EAP, o cronograma apresenta as atividades de forma sequencial, permitindo uma visão clara do fluxo de trabalho.

A seguir, um quadro comparativo destaca a diferença EAP e cronograma, bem como a definição de escopo:

Agora que você já sabe quais são as diferenças entre EAP, cronograma e escopo, continue lendo para entender como montar a estrutura analítica do projeto na prática.

Como montar uma estrutura analítica do projeto

Para montar uma Estrutura Analítica do Projeto, o primeiro passo é mapear os requisitos do projeto e entender as necessidades das partes interessadas.

O próximo passo envolve a criação do Termo de Abertura do Projeto.

Este documento guia toda a elaboração da EAP e deve incluir informações cruciais, como a justificativa do projeto, objetivos, descrição do produto, stakeholders, entregas, critérios de aceitação e estimativas de tempo e custo.

Com esses elementos bem definidos, fica mais fácil avançar para a decomposição do projeto em partes menores, onde cada parte é transformada em pacotes de trabalho.

Os passos para criar EAP precisam considerar a melhor forma de organização. A estrutura pode ser montada por fases, entregas, subprojetos ou equipes. O importante é que a EAP seja clara e fácil de entender. 

Abaixo, temos um passo a passo prático para montar a Estrutura Analítica do Projeto:

• Definir e detalhar as entregas do projeto.
• Dividir cada entrega em componentes separados.
• Subdividir cada componente em tarefas menores atribuíveis a indivíduos específicos.
• Identificar e priorizar dependências entre as atividades para o gerenciamento eficaz do tempo.
• Delegar responsabilidades de acordo com as prioridades estabelecidas.

O uso de softwares de gerenciamento de projetos pode simplificar todo o processo, proporcionando mais eficiência e alinhamento entre as equipes.

Componentes da Estrutura Analítica do Projeto

Os componentes da EAP incluem o nível mais alto, que representa o projeto completo, seguido pelos níveis que detalham os pacotes de trabalho necessários para alcançar os objetivos definidos.

Cada pacote de trabalho deve ser cuidadosamente delineado, incluindo estimativas de tempo, recursos e suas relações dentro do escopo do projeto.

Os principais componentes da EAP podem ser divididos em:

• Níveis hierárquicos que organizam as tarefas de forma lógica e intuitiva.
• Pacotes de trabalho que correspondem a entregas específicas, seguindo a Regra dos 100%, que assegura que 100% do trabalho necessário esteja incluído no escopo.
• Estrutura visual, que ajuda na comunicação do progresso e identificação de possíveis atrasos.

A recomendação é ter um mínimo de três níveis na EAP, com a possibilidade de adicionar mais em casos onde os projetos são de alto custo ou risco.

Embora não exista uma fórmula rígida para os níveis de decomposição, as melhores práticas indicam que uma estrutura com até nove níveis pode ser utilizada em situações específicas, como em engenharia de sistemas.

Os elementos principais da EAP são cruciais para assegurar que o planejamento, programação e orçamento estejam adequadamente alinhados.

Uma EAP bem elaborada não só simplifica a gestão, mas também melhora a comunicação e o entendimento entre os membros da equipe.

Estratégias para a elaboração da EAP

A elaboração de EAP pode ser feita de diversas maneiras, dependendo das necessidades específicas de cada projeto.

Entre as estratégias de EAP, a decomposição inicial por fases, subprodutos ou sistemas funcionais é bastante comum.

Este método permite uma visão clara do que precisa ser realizado em cada etapa do ciclo de vida do projeto, facilitando a organização e o acompanhamento.

Utilizar um modelo que agrupe subprodutos em uma hierarquia de até três níveis é uma prática recomendada para garantir uma estrutura lógica.

Quando o número de subprodutos no nível filho da EAP ultrapassa oito, é importante agrupá-los, criando um novo nível na estrutura.

Isso não só facilita a visualização, mas também torna o gerenciamento mais eficiente.

Os pacotes de trabalho, localizados nos níveis mais baixos da EAP, também são protagonistas na elaboração de EAP.

Eles servem como a base para definir atividades, atribuir responsabilidades e estimar custos, além de serem cruciais na avaliação de riscos.

Abaixo, temos mais estratégias para a montagem bem sucedida da EAP:

• A validação da EAP deve ser realizada após seu refinamento, garantindo que todas as partes envolvidas estejam alinhadas.
• Não é necessário que a EAP seja simétrica, permitindo variações na profundidade de detalhamento de cada subproduto.
• Elementos contratados por empresas externas podem permanecer em um nível mais superficial, com a responsabilidade de decompô-los recaindo sobre o fornecedor.

Utilizar diferentes modelos de EAP pode ser um excelente caminho para adaptar as estratégias de acordo com a complexidade do projeto.

A EAP atua como um insumo fundamental para a execução de atividades como Planejamento de Recursos, Estimativa de Custos, Orçamento de Custos, Gerenciamento de Riscos e Definição de Atividades.

Com um planejamento adequado, cada processo do projeto pode ser melhor articulado e detalhado.

Regras para a construção da EAP

A construção da EAP demanda a observância de algumas regras fundamentais para garantir sua eficácia.

Entre as regras da EAP, destaca-se a regra dos 100%, que determina que a soma do trabalho nos níveis inferiores deve equivaler a 100% do que é apresentado no nível superior.

Outro ponto indispensável é a regra do 8-80. Essa diretriz sugere que os pacotes de trabalho tenham duração entre 8 e 80 horas.

A adoção dessa prática evita o detalhamento excessivo de tarefas, facilitando à equipe a gerência e a execução das atividades.

As boas práticas EAP incluem a definição clara do objetivo do projeto e a construção dos pacotes de entrega baseando-se em substantivos, o que traz mais clareza na execução das entregas.

Um aspecto adicional no processo de construção da EAP é a criação de um dicionário da EAP. Esse dicionário contém informações detalhadas sobre cada pacote de trabalho, incluindo seu objetivo, prazo e recursos necessários.

A hierarquia da EAP permite decompor o projeto em partes específicas, facilitando a estimativa de tempo e custos de cada atividade.

Os elementos de cada nível recebem códigos únicos para melhor rastreamento, promovendo uma abordagem organizada e um acompanhamento eficaz do progresso do projeto.

Dicionário da EAP e sua importância

O dicionário da EAP oferece informações detalhadas sobre cada pacote de trabalho da EAP.

Ele serve como um guia completo e assegura que todos os membros da equipe compreendam as responsabilidades e entregáveis envolvidos.

Localizado no terceiro nível da estrutura analítica do projeto, o dicionário da EAP deve ser estruturado para melhor entendimento.

Cada pacote de trabalho se relaciona com atividades específicas e deve contar com um dicionário correspondente.

Isso fica ainda mais relevante quando consideramos a necessidade de os stakeholders terem uma explicação clara sobre as definições de pacotes de trabalho.

Veja um modelo prático na tabela abaixo:

A documentação da EAP e seu dicionário devem ser vistos como documentos dinâmicos, sujeitos a revisões à medida que novas informações surgem.

A equipe do projeto precisa participar ativamente da identificação das atividades e na discussão do dicionário, promovendo uma elaboração eficaz da EAP.

Combinar o dicionário da EAP com a matriz RACI pode oferecer mais clareza sobre as responsabilidades de cada membro da equipe.

Essa ferramenta auxilia na comunicação e na geração de estimativas precisas para a duração das atividades, tornando o gerenciamento de projeto mais eficiente e transparente.

Exemplos práticos de EAP em diferentes setores

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) encontra aplicação em diversas indústrias, demonstrando sua adaptabilidade e eficácia no gerenciamento de projetos.

A seguir, apresentamos exemplos de EAP em diferentes setores, ressaltando a importância da sua aplicação para garantir o sucesso dos projetos.

Construção Civil:

• Neste setor, a EAP facilita o planejamento de etapas críticas como fundação, estrutura e acabamentos.
• Cada fase é detalhada, o que permite identificar rapidamente possíveis atrasos e alocar recursos de forma eficaz.

Desenvolvimento de Software:

• A EAP é utilizada para organizar as etapas de programação, testes e implementação.
• Isso garante que todas as funcionalidades sejam entregues com qualidade e no prazo, aumentando a assertividade nos resultados do projeto.

Marketing:

• No marketing, a estrutura analítica ajuda a dividir campanhas em ações específicas, como pesquisa de mercado, criação de conteúdo e análise de resultados.
• Esse alinhamento aumenta a eficiência da equipe e melhora a comunicação interna.

A aplicação da EAP tem mostrado benefícios significativos, incluindo a economia de tempo e recursos.

Projetos que utilizam modelos de EAP tendem a ter maior clareza nas responsabilidades e uma comunicação mais eficaz entre os membros da equipe.

A segurança na tomada de decisão é aprimorada, com informações valiosas de projetos anteriores servindo como base para novos empreendimentos.

Veja a tabela abaixo com um exemplo simplificado de EAP em um projeto de construção civil:

Os exemplos de EAP mostram que, independentemente do setor, a estrutura analítica é uma boa ferramenta para organizar trabalhos complexos, auxiliar na visualização de entregas e, acima de tudo, otimizar processos.