Saiba como realizar um controle de ponto eficaz para BPO e outsourcing!

Você sabe como realizar um bom controle de ponto para BPO e outsourcing? Descubra aqui como fazer de forma correta e evitar problemas! Veja mais neste artigo!
Sumário
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Você já ouviu falar em controle de ponto para BPO e outsourcing? Bem, cada vez mais as empresas têm buscado maneiras de continuar crescendo no mercado e ultrapassando seus concorrentes, sem precisar ter altos custos com isso, principalmente aqueles custos voltados para algumas tarefas especializadas de alto valor financeiro.

Neste sentido, surge a necessidade das empresas (independentemente de seu tamanho) contratarem serviços “Business Process Outsourcing” (BPO) ou terceirizados (outsourcing).

Mas como realizar o controle de ponto para BPO e outsourcing de maneira eficaz? Em uma realidade em que diversos empresários têm contratado esses serviços para potencializar o avanço de sua companhia, é importante ter tudo fresco em mente. Confira as nossas dicas logo abaixo!

O que é o BPO e outsourcing?

A sigla para Business Process Outsourcing, que em português significa Terceirização de Processos de Negócios, é basicamente uma etapa seguinte da terceirização dos serviços como conhecemos atualmente.

Assim, no BPO a empresa contratada fica responsável por realizar uma atividade de maneira integral, com profissionais especializados. Portanto, ela irá cuidar do desenvolvimento do modelo de serviço, planejamento e operacionalização, além de também agregar maior conhecimento e tecnologia ao processo.

O surgimento dessa modalidade surgiu justamente pela necessidade de os negócios conseguirem se expandir e conquistar resultados mais relevantes, sem haver um gasto excessivo para especialização e planejamento.

No caso do outsourcing, ele é um serviço já há muitos anos em operação no mundo todo. No Brasil, sua grande expansão ocorreu na década de 90, e de forma geral o serviço se baseia na contratação de empresas para desenvolver um trabalho que a empresa contratante não desempenha.

Neste sentido, seja a contratação de mão de obra, equipamentos ou até mesmo de um espaço, a terceirização se desenvolveu e está presente em praticamente todas as empresas. Vale ressaltar que a terceirização ocorre para atividades-meio, enquanto o BPO tem influência da atividade-fim.

Quais as principais diferenças entre essas duas modalidades?

Confira abaixo quais são elas!

Atividades-meio e atividade-fim

Como dito anteriormente, a terceirização cuida de atividades-meio, ou seja, aquelas atividades que auxiliam no bom funcionamento da empresa, mas não tem ligação com o produto final. É o caso de serviços de limpeza, paisagismo, portaria, segurança, etc.

No caso do BPO ocorre de maneira diferente, os serviços prestados são integrais, cuidando de todas as etapas daquele setor. É como dividir parte do seu processo com outra empresa.

Um exemplo é quando uma instituição contrata uma empresa de contabilidade por meio da modalidade BPO. A atividade de contabilidade poderia ser algo desenvolvido pela contratante, entretanto ela passa a responsabilidade para a contratada exercer de maneira mais eficaz e com melhores resultados.

Custos

Se tratando dos gastos para implementar cada tipo de serviço, o valor do outsourcing será na maioria das vezes inferior ao BPO.

Entretanto, o custo de um serviço não pode ser contabilizado apenas pelo valor monetário. Seguindo essa linha de raciocínio, o BPO consegue trabalhar com maior otimização de atividades, através da organização e especialização.

Nesse sentido, é possível que o investimento em BPO possua menor gastos, quando é feito um paralelo com tempo, produtividade e produto final desejado. Isso irá variar muito do intuito de cada contratante.

Diferentes resultados

O serviço de BPO o foco principal é que o resultado do serviço seja um trabalho mais otimizado, participando de todo processo com mão-de-obra especializada. Já na terceirização, a busca é um resultado mais simples e específico.

Ambas podem ser uma mão na roda para melhorar a qualidade de uma empresa e reduzir custos, no entanto o BPO, por ter uma participação mais ativa na atividade-fim consegue sugerir e aperfeiçoar boa parte daquele setor responsável, principalmente pelo implemento de tecnologia.

Qual é mais vantajoso?

Ambas modalidades conseguem gerar vantagens para a empresa. Se tratando do BPO, ele é uma decisão mais estratégica, portanto a melhoria do produto final ocorre de maneira mais clara.

Junto a isso, essa estratégia pode ter um custo-benefício mais interessante, já que pode ser considerado como um investimento no seu produto final. Isso também se dá ao fato de que a empresa contratada é formada por especialistas, o que é mais uma vantagem do BPO.

Desta forma, a produtividade da empresa é elevada, visto que a equipe da contratante consegue focar no core business do seu negócio, deixando a responsabilidade de outros setores para a empresa BPO.

Por fim, isso também influencia na diminuição dos erros de aprendizado, já que a empresa BPO não está realizando aquele tipo de serviço a qual foi contratada pela primeira vez, evitando assim atrasos no trabalho.

Do outro lado está o outsourcing, que também potencializa que a equipe interna foque no core business, deixando algumas questões secundárias a cargo da empresa terceirizada.

Na terceirização de serviços, as empresas retiram boa carga de responsabilidades da contratada, otimizando o tempo de trabalho dos gestores e demais profissionais. Entretanto, é preciso uma maior fiscalização para saber se está sendo cumprido o que foi acordado nessa relação.

E por último, um dos focos principais da terceirização é poder prever de forma mais sensível os custos, já que o valor que é pago para a empresa contratada não se altera com frequência. Mesmo nos casos de faltas, rescisões, férias, etc., tudo isso fica a cago da empresa outsourcing.

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Controle de ponto mais indicado para essas modalidades

Agora que já exemplificamos as principais questões relacionadas a estas duas modalidades, uma dúvida paira no ar: “como fazer o controle de ponto para BPO e outsourcing em minha empresa?”.

Primeiramente é preciso estabelecer que de acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), toda empresa que possuir no mínimo 20 funcionários deve manter um sistema de controle de pontos, e isso vale inclusive para empresas que terceirizam seus serviços.

Nesse caso, controle de ponto para BPO e outsourcing deve ser de obrigação dessas empresas, assim como realizar o monitoramento e controle da jornada de trabalho de seus funcionários, não sendo de responsabilidade da contratante fiscalizar esse serviço.

Mas como fazer esse controle, visto que funcionários em BPO ou terceirizados não estão diariamente na sede da empresa a qual de fato possui o vínculo empregatício, e a contratante não tem por obrigação realizar este controle?

Assim, a alternativa mais vantajosa é fazer o controle de ponto para BPO e outsourcing a distância como no caso da Genyo, entenda:

Ponto digital eletrônico

O ponto digital eletrônico da Genyo é uma das alternativas mais inteligentes para este tipo de serviço, visto que ele favorece o registro de ponto do funcionário através do seu celular, computador ou tablet.

Neste caso, no controle de ponto para BPO e outsourcing não é necessário que a empresa disponha de uma máquina de registro de pontos dentro da empresa contratante!

Assim, através deste sistema, o funcionário é notificado dentro do aplicativo para registrar seu ponto sempre na hora certa em um aparelho confiável pela empresa, podendo ser feito até mesmo nos casos em que não há conexão com a internet.

Para as empresas BPO e outsourcing essa forma de registro é excelente, visto que é possível:

  • Receber a localização do local em que o colaborador estava no momento do registro de ponto, auxiliando no controle principalmente em atividades externas;
  • Se preciso, receber uma foto do colaborador no momento do ponto, dando mais segurança na marcação;
  • É possível no mesmo sistema cadastrar todas as unidades de trabalho em que os funcionários BPO ou outsourcing estão em atuação;
  • Construir escalas de trabalho diversas para as diferentes empresas em atuação;
  • Receber relatórios de banco de horas, horas extras, horas noturnas e dezenas de outros serviços.

Quais setores podem ser contemplados com o BPO?

Se tratando do outsourcing, como já é um tipo de sistema mais conhecido e com atuação nas mais diversas áreas, vamos focar na atuação da BPO e como um sistema de controle de pontos pode auxiliar nesses locais.

BPO em Recursos Humanos

No setor de gestão de pessoas, a empresa contratada toma responsabilidade de todo processo de recrutamento, passando pela fase de divulgação da vaga, delimitação de qualidades buscadas, análise de currículos e entrevista.

Para o RH, ter um relógio de ponto fixo na empresa pode não ser tão vantajoso, já que é um aparelho que demanda maior atenção, construção de diversas planilhas para controle e maior dificuldade no fechamento da folha de pagamento.

No entanto, com o controle de ponto digital Genyo, só é preciso um aparelho para que os funcionários registrem seus próprios pontos de entrada e saída, de maneira que auxilia na agilidade para a empresa BPO.

BPO na Contabilidade

É cada vez mais comum solicitar esse serviço para tomar a frente da contabilidade de uma empresa. Assim, a contratada fica responsável por cuidar das questões financeiras, assim como seus contratos, registros e patrimônio.

Para auxiliar em seu serviço, a empresa BPO em uso de sua função de propor medidas que otimizem e facilitem o serviço, podem sugerir e implementar um sistema de controle de pontos mais eficaz, visto que a Genyo possibilita personalizar os custos das horas extras e noturnas, calculando tudo de forma automática!

BPO na Administração

Muitas empresas têm buscado contratar o BPO para administrar uma filial de uma marca, principalmente visando usufruir dos profissionais qualificados que essas empresas oferecem.

Neste caso, o BPO vai ter controle sobre as compras, pagamento de impostos, caixa da empresa, organização da equipe, planejamento de estratégias e diversas outras questões.

Ter a Genyo com seu próprio sistema de AI (inteligência artificial) que facilita no fechamento de ponto, criação de diferentes escalas e confecção automática de planilhas, com dados de funcionários mais pontuais e com maiores custos para empresa, são uma mão na roda na hora de administrar uma companhia!

Outros setores

Além desses 3 principais, já tem se tornando comum ver uma empresa atuando como BPO nos setores de assistência tecnológica (cuidando do suporte tecnológico à toda equipe), transporte de mercadorias (responsável pela gestão e logística do deslocamento do produto final), controle de qualidade (fiscalização das normas, auditoria, inspeção e controle), vendas (a frente da organização de todo processo até a venda de um produto), e muitos outros!

Devo escolher o BPO ou outsourcing?

É preciso em primeiro momento conhecer qual é a real necessidade de sua companhia, pois como foi dito, cada opção vai ser melhor direcionada e alocada em setores diferentes.

Passar o controle de uma área de sua empresa para outra não é uma tarefa tão simples, e deve ser avaliado todos os benefícios e malefícios dessa decisão. Como sabemos, a terceirização pode levar ao distanciamento dos funcionários com a empresa, o que pode gerar insatisfação e uma piora do serviço.

Por isso, acompanhe como anda o mercado, o que seus maiores concorrentes têm feito, e como essa decisão irá impactar em seu cliente, que é o foco de toda organização com fins lucrativos.

Dessa forma, se você busca uma mão de obra específica para uma determinada função mais operacional, que tem como intuito uma atividade-meio, onde passar a responsabilidade e dessa tarefa para outra empresa vai diminuir a sobrecarga dos gestores, a melhor opção é o outsourcing.

Entretanto, se você pensa em um processo que irá impactar diretamente seu produto final, que necessita de uma equipe especializada para realizar diversas funções, o caminho é buscar o BPO.

Além disso, os números vêm indicando que adotar o sistema BPO tem melhorado consideravelmente o desempenho das empresas, com aumento da receita, agilidade do serviço, crescimento e qualidade do produto final, o que corrobora ainda mais com sua aplicação.

Quais cuidados preciso ter com o BPO e outsourcing?

Saber escolher uma empresa BPO é o ponto chave, visto que ela precisa ter além de todo conhecimento qualificado para a tarefa a ser executada, é preciso que ela também conheça o seu mercado.

De nada adianta ter um bom parceiro com profissionais capacitados, se não há experiência em seu nicho. Dessa forma as medidas implementadas podem não ter o real impacto desejado, levando a erros constantes.

Portanto, antes de sair terceirizando todos seus setores, realize uma boa análise de cada possível contratada, e só assim conclua qual delas mais irá se adaptar a sua realidade.

No caso das terceirizadas, sempre prefira empresas mais transparentes, que deixem claro todos seus procedimentos, maneira de atuação e organização interna.

Além disso, tenha cuidado com aquelas que oferecem o mesmo serviço por um preço bem mais inferior do mercado. Normalmente quando o preço está muito aquém do esperado, o serviço prestado não condiz com o estabelecido em contrato.

Por fim, se tratando do contrato, este deve ser bem redigido e quanto mais minucioso e detalhado, mais respaldo e segurança você terá.

Se você quer se aprofundar ainda mais no controle de ponto eletrônico totalmente digital, e descobrir suas outras aplicações além do BPO e outsourcing, confira o site da Genyo!

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